voorstel aan dagelijks bestuur Onderwerp Besluiten per bekend maken

Transcriptie

1 voorstel aan dagelijks bestuur routing met data: overleg portefeuillehouder : dagelijks bestuur : commissie wb : commissie bcwvm : algemeen bestuur : steller : mr. Geert Vogels MMO afdeling : Vergunningen en Handhaving portefeuillehouder : Rein Dupont beslissing dagelijks bestuur: paraaf: afdelingshoofd secretaris agendapunt: vergaderdatum: openbaar: ja Onderwerp Besluiten per bekend maken Aanleiding In uw vergadering van 14 april 2010 heeft u de voorkeur uitgesproken om de afkondiging van zomerpeil peilgestuurde drainage per bekend te maken. Belangrijke argumenten zijn service, kostenbesparing en snelheid. U heeft verzocht om na te gaan in hoeverre het mogelijk is om het besluit tot afkondiging van het zomerpeil via de mail rechtsgeldig bekend te maken. Voorstel 1. Op termijn op groepen gerichte besluiten afhankelijk van de keuze per klant - per bekend maken of per brief. 2 a. Hiervoor medewerking van betrokkenen te vragen 2 b. Hiervoor organisatorische voorwaarden in te vullen 3. De komende drie jaar (?) op groepen gerichte besluiten zowel per als per brief bekend te maken. 4. Dit als pilot te zien voor verdere communicatie per Inleiding Het is in beginsel mogelijk om besluiten per bekend te maken. Daarbij moet wel worden voldaan aan bepaalde voorwaarden. Deze voorwaarden liggen niet uitsluitend op juridisch terrein; de medewerking van betrokkenen is vereist én het geven van invulling aan de organisatorische voorwaarden is minstens zo belangrijk. Hetgeen hiervoor is opgemerkt geldt ook voor correspondentie in het algemeen. Meer informatie is opgenomen in de bijlage. Dit betreft ook de top 10 aan activiteiten, die nodig zijn om de doelstelling te realiseren. Beoogd effect Verbetering dienstverlening aan klanten in termen van service en snelheid onder gelijktijdige reductie van kosten (briefpapier, envelop, porto)

2 Komen tot gedeeld beeld over toepassingsmogelijkheden Aanzet tot uitwerking om verkeer (op termijn) een volwaardig alternatief te laten zijn van correspondentie per brief. Argumenten (t.b.v. besluitvorming conform voorstel) Zolang niet wordt voldaan aan de voorwaarden is verkeer geen volwaardig alternatief van correspondentie per brief. Financiële toelichting Activiteiten maken deel uit van project e-dienstverlening. Communicatie Vragen wat de doelgroep wil: per post of per . Keuzemogelijkheid bieden; per mail of per post. Uw besluit (uitwerking verkeer) wordt breed gecommuniceerd binnen de organisatie als eerste stap om organisatie bewust te maken van deze ontwikkeling. In deze fase is nog geen externe communicatie voorzien over uw besluit. Personeel en organisatie Bij uitwerking projectvoorstel zijn verschillende organisatieonderdelen betrokken. Uitvoering en planning Uitvoering vindt plaats binnen het project e-dienstverlening (onder leiding van de secretaris-directeur). Evaluatie/controle Via voortgangsrapportage project e-dienstverlening. 2

3 Actiepunten digitaal bestuursverkeer 1. Inleiding In de vergadering van het dagelijks bestuur d.d. 14 april 2010 is de voorkeur uitgesproken om een bepaald besluit per bekend te maken. Belangrijke argumenten zijn service, kostenbesparing en snelheid. Verzocht is om na te gaan in hoeverre het mogelijk is om een besluit via rechtsgeldig bekend te maken. Bij de beantwoording van de door het dagelijks bestuur geformuleerde vraag is geconstateerd dat bekendmaking van besluiten per verbonden is aan voorwaarden. Deze voorwaarden liggen niet uitsluitend op juridisch terrein; de medewerking van betrokkenen is vereist én het geven van invulling aan de organisatorische voorwaarden is minstens zo belangrijk. In deze notitie wordt ingegaan op de voorwaarden (paragraaf 3 en 4) en inzicht gegeven in de toepassing in de praktijk (paragraaf 5). Om een en ander in perspectief te plaatsen wordt eerst kort ingegaan op het landelijk beleid (paragraaf 2). 2. Landelijk beleid Een dienstbare overheid stelt klanten 1 centraal. Verbetering van de dienstverlening aan klanten is de inzet van het Nationaal UitvoeringsProgramma Dienstverlening en e-overheid, kortom het NUP. Dit programma is eind 2008 door rijk, provincies, gemeenten, waterschappen overeengekomen. Klanten vragen van de overheid betere dienstverlening met minder regels en lagere administratieve lasten. Dat betekent een snelle, efficiënte en klantgerichte overheid. Hiervoor zijn goede (elektronische) instrumenten nodig. Betere dienstverlening vraagt o.a. dat dienstverlening door de overheid op meer manieren toegankelijk moet zijn. Dat betekent (voor de overheid): alle kanalen open. Klanten bepalen zelf langs welk kanaal (internet, telefoon, loket, post, fax) zij de overheid benaderen. Dat impliceert een goede infrastructuur van de e-overheid. Voor meer informatie: Uw vraag past volledig binnen het landelijk beleid. 1 Het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid spreekt over burgers en bedrijven ; om leesbaarheid te verhogen zijn burgers en bedrijven vervangen door klanten. 3

4 3. Juridische aspecten bij besluiten 3.1 Communicatie van overheid naar klant Als hoofdregel geldt dat een besluit 2 van een bestuursorgaan pas werkt nadat het is bekendgemaakt. In de Algemene wet bestuursrecht is aangegeven dat een besluit gericht tot een of meer klanten 3 wordt bekendgemaakt door toezending of uitreiking. Voor de mogelijkheden voor het op digitale wijze bekendmaken van besluiten is de Wet elektronisch verkeer van belang. Deze wet is op 1 juli 2004 in werking getreden. In de wet is gekozen voor een ruime, dynamische uitleg van het begrip schriftelijk. Een schriftelijk document kan op papier staan, maar noodzakelijk is dat niet. Het schriftelijk document kan ook een elektronisch document zijn. De ruime uitleg van het begrip schriftelijk betekent niet dat in alle gevallen waar in wet- en regelgeving wordt gesproken over schriftelijkheid, per definitie (ook) de elektronische weg beschikbaar is. Een bestuursorgaan kan een bericht dat tot een of meer klanten is gericht, langs elektronische weg verzenden voor zover de klant kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is. Het hangt van de omstandigheden van het geval af welke de meest aangewezen vorm is. De wijze waarop een klant dat kenbaar kan maken is in beginsel vormvrij. De klant zal duidelijk moeten hebben laten weten dat hij voor een bepaald bericht of een bepaald soort berichten langs elektronische weg kan worden bereikt. In dat geval kan een bekendmaking of mededeling op de klassieke wijze (toezenden van papier) achterwege blijven. Elektronisch verkeer is overigens niet mogelijk indien dit bij of krachtens wettelijk voorschrift is bepaald, of een vormvoorschrift zich tegen elektronische verzending verzet. Actie 1 Communicatie per van overheid met klant vraagt dus communicatie met de klant. Strategie ontwikkelen, waarbij wij stelselmatig klanten vragen wat zij willen én werken aan uitbouw van adressen van klanten. Actie 2 Belangrijk is te constateren dat nog niet aansluit bij ieders behoefte. Willen wij (op termijn) in de communicatie met groepen van klanten op ruimere schaal gebruiken dan moeten wij dit promoten door ten minste de voordelen van de klant te benadrukken; de geesten rijp maken. Gebruik door klant stimuleren. Vraag die hierbij beantwoord moet worden is welke middelen met het oog op welke doelgroepen moeten worden ingezet. 2 De Algemene wet bestuursrecht definieert een besluit als een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. 3 De Algemene wet bestuursrecht spreekt over belanghebbenden ; om leesbaarheid te verhogen is het begrip belanghebbenden vervangen door klanten. 4

5 3.2 Communicatie van klant naar overheid Actie 3 De Algemene wet bestuursrecht bepaalt Een bericht kan elektronisch naar een bestuursorgaan worden verzonden voor zover het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend.. Uw bestuur heeft nog niet kenbaar gemaakt dat de klant elektronisch met uw bestuur kan communiceren 4 5. Standpunt voorbereiden over de vraag per wanneer de klant elektronisch met uw bestuur kan communiceren. De vraag of de klant elektronisch met uw bestuur kan (lees: moet kunnen) communiceren wordt bevestigend beantwoord. Communicatie is tweewegverkeer en het kan niet zo zijn dat de regels in de ene richting anders zijn dan voor de andere richting. 4. Intern organisatorische aspecten 4.1 Beheersing Actie 4 Actie 5 Actie 6 Actie 7 Actie 8 Onze organisatie is nog niet in staat om inkomende en uitgaande elektronisch communicatie in voldoende mate te beheersen. Er zijn procedures opgesteld met het oog op beheersing van inkomende en uitgaande communicatie. Bezien moet worden of en in hoeverre de procedures moeten worden bijgesteld bij ruime(re) toepassing van elektronische communicatie. Medewerkers moeten bewust worden gemaakt van de specifieke eisen, die elektronische communicatie aan hun gedrag stelt. Bijzonder punt van aandacht bij elektronische communicatie vormt de ondertekening. Hiertoe wordt ook de relatie met bevoegdheid gerekend. Beheer en ontsluiting van de bestanden is niet eenduidig belegd. Systemen die elektronische communicatie ondersteunen zijn in ontwikkeling. Met de invoering van DMS (DocumentManagentSysteem) in 2011 zetten wij een grote stap. 4.2 Volledigheid / betrouwbaarheid bestanden Gebruik van kan pas op grote schaal worden toegepast indien de contactgegevens volledig en betrouwbaar zijn. De contactgegevens, waarover de organisatie beschikt, zijn onvolledig. Wij beschikken bijvoorbeeld bij de grondwateronttrekkers in circa 35% van de gevallen over adressen. Voor andere doelgroepen is dit beduidend minder. Actie 1 en 2 (zie hiervoor) zijn gericht op uitbouw van adressen van klanten. 4 Voor het indienen van aanvragen om vergunning op grond van de Waterwet hoeft u dit niet te bepalen. Aan het OmgevingsloketOnline (in praktijk ook aangeduid als OLO ) wordt volgens de huidige inzichten in 2011 een module toegevoegd, die het digitaal indienen van deze vergunningaanvragen mogelijk maakt. 5 Er is een algemeen adres info@wpm.nl waarop algemene vragen van klanten binnenkomen. 5

6 Actie 9 Door de relatief hoge mutatiegraad in adressen kunnen vraagtekens worden geplaatst bij de betrouwbaarheid van de bestanden. Bij uitbouw van adressen van klanten terdege rekening houden met dynamiek. 5. Toepassing in de praktijk Voor de toepassing in de praktijk kan een onderscheid worden gemaakt tussen 1 op 1 communicatie en communicatie met groepen. Voor zover wij beschikken over betrouwbare adressen kunnen wij in 1 op 1 communicatie gebruik maken van mits de klant heeft verklaard dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is. Voor communicatie met groepen van klanten ligt dit anders. Het is een utopie om te veronderstellen dat wij (op termijn) kunnen beschikken over alle adressen. In de communicatie met groepen van klanten kan hooguit sprake zijn van communicatie per én per brief; het is immers wel de bedoelingen dat alle klanten kennis nemen van het besluit. Is het gewenst om met een groep klanten zowel schriftelijk als per te communiceren dan leidt dit tot extra handelingen voor de organisatie (en daardoor extra kosten). Actie 10 Gelet op extra kosten bepalen welk percentage/aantal adressen vereist is voordat besluit / informatie ook per wordt bekend gemaakt. Als minder dan 70% van onze doelgroep gebruik van maakt, is het verdedigbaar om alleen aan te merken als service. 6. Slotopmerking Op onderdelen bestaat een afhankelijkheidsrelatie tussen de actiepunten. Voortgang actiepunten van intern organisatorische aard vormt randvoorwaarde voor oppakken (volgende fase) van extern gerichte acties. Hiermee moet rekening worden gehouden bij de processturing en - bewaking. 6