0 ALGEMENE REGELS TEN AANZIEN VAN MANDAAT

Transcriptie

1 ALGEMENE REGELS

2 0 ALGEMENE REGELS TEN AANZIEN VAN MANDAAT In dit hoofdstuk wordt in het eerste onderdeel nader ingegaan op de wettelijke voorschriften met betrekking tot mandaat. In het tweede gedeelte is het mandaatreglement opgenomen Wettelijke bepalingen uit de Awb Sinds 1 januari 1998 zijn er wettelijke voorschriften over mandaat. Deze bepalingen zijn opgenomen in hoofdstuk 10, titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Begripsomschrijving In artikel 10:1 Awb is de definitie van mandaat opgenomen. Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan een besluit te nemen. Het bestuursorgaan dat het mandaat verleent, wordt in het vervolg mandaatverlener genoemd en degene die het mandaat ontvangt, wordt hierna de gemandateerde genoemd. Het rechtsgevolg van mandaat is dat het besluit dat krachtens mandaat is genomen rechtens geldt als een besluit van het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan blijft derhalve verantwoordelijk. Een besluit, waarbij de grenzen van het mandaat zijn overschreden, kan in bepaalde gevallen toch aan het bestuursorgaan worden toegerekend. In zo'n geval beschermt het vertrouwensbeginsel degene die op de aanwezigheid van een geldig mandaat vertrouwt en mocht vertrouwen. Hiervan is sprake als aan twee voorwaarden is voldaan: 1. het bestuursorgaan moet door zijn gedrag het vertrouwen hebben gewekt van het bestaan van een rechtsgeldig mandaat en 2. de wederpartij moet in redelijkheid op de gewekte schijn van bevoegdheid hebben mogen afgaan. In andere gevallen kan gesteld worden dat de beslissing onbevoegd genomen is en dus onrechtmatig is en niet in stand kan blijven. Over de vraag of bij het ontbreken van een toereikend mandaat, het bestuursorgaan achteraf het namens hem genomen besluit alsnog kan bekrachtigen, is (nog) geen eenduidig antwoord. Hierover is geen eenduidige lijn in de rechtspraak. Hoofdregel Artikel 10:3, lid 1 Awb geeft de hoofdregel dat een bestuursorgaan mandaat kan verlenen, tenzij: a. bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of b. de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet. ad a: wettelijk voorschrift bepaalt anders Bij wettelijk voorschrift kan worden bepaald dat mandaat van een bepaalde bevoegdheid niet mogelijk is. Een dergelijke uitzondering is zeldzaam. Meestal zal uit een samenstel van wettelijke bepalingen moeten worden afgeleid dat mandaat niet is toegestaan. In artikel 10:3, lid 2 is een aantal algemene wettelijke uitzonderingen opgesomd. In dit artikel is bepaald dat voor een aantal besluiten mandaat niet is toegestaan, namelijk: a. het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften; b. het nemen van besluiten waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet; c. het beslissen op een beroepschrift; d. het vernietigen of onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

3 ad b: de aard van de bevoegdheid verzet zich Er zijn twee gevallen waarin de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet: 1. de bevoegdheid heeft een zodanig karakter dat de besluitvorming moet plaatsvinden door het door de wetgever aangewezen bestuursorgaan. Voorbeelden hiervoor zijn het geven van noodbevelen, het opleggen van disciplinaire straffen, het aanwijzingen geven op grond van de WRO; Ook de aan toezichthouders opgedragen bevoegdheden kunnen niet door hen worden gemandateerd; 2. de aard van de bevoegdheid verzet zich niet tegen mandaat, maar in het concrete geval is mandaat gelet op de aard van de bevoegdheid niet toegestaan. Bijvoorbeeld als de bevoegdheid niet in de sfeer van de normale werkzaamheden ligt of als de gemandateerde zelf belanghebbende is. Artikel 10.3, lid 3 bepaalt dat het mandaat tot het beslissen op een bezwaarschrift niet wordt verleend aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen. Algemeen/bijzonder mandaat Artikel 10:5 Awb bepaalt dat een bestuursorgaan een algemeen mandaat of een mandaat voor een bepaald geval kan verlenen. Voor het algemeen mandaat is voorgeschreven dat dit schriftelijk wordt verleend. Dit mandaatbesluit is te beschouwen als een algemeen mandaatbesluit. Naast de in dit besluit opgenomen mandaten kan dus nog een bijzonder mandaat worden verleend. Instructie/inlichtingen Artikel 10:6 Awb bepaalt dat de mandaatgever de gemandateerde in het algemeen of per geval instructies kan geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Daarnaast verschaft de gemandateerde de mandaatgever op diens verzoek inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheid. Het in 0.2 opgenomen Mandaatreglement is te beschouwen als een instructie als bedoeld in dit artikel. De in het reglement opgenomen bepalingen zijn een nadere uitwerking van de bepalingen van de Awb en moeten door de gemandateerde, naast de wettelijke bepalingen, in acht worden genomen bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden. Naast de mogelijkheid om in incidentele gevallen om inlichtingen te verzoeken, is het zinvol het bestuursorgaan inlichtingen te verschaffen over de uitoefening van de mandaten. Een aparte bijlage over de uitoefening van mandaten bij de Maraps en de jaarrekening lijkt daarvoor een efficiënte manier. Bevoegdheid Artikel 10:7 Awb bepaalt dat de mandaatverlener bevoegd blijft de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. Op zich is deze bepaling inherent aan de figuur van mandaat. Aan de andere kant is het van belang hier terughoudend mee om te gaan, omdat er anders onduidelijke situaties kunnen ontstaan. In het reglement zijn ten aanzien hiervan nadere "spelregels" opgenomen. Ondermandaat In artikel 10:9 Awb is bepaald dat de mandaatverlener kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend. Op ondermandaat zijn de artikelen van de Awb van overeenkomstige toepassing. Uitgangspunt bij het opstellen van het nieuwe mandaatbesluit is, evenals bij het oude mandaatbesluit, dat de bevoegdheden zoveel mogelijk moeten worden ondergemandateerd om zo de bevoegdheden te leggen bij die functionarissen, die ook feitelijk de beslissing namens het bestuursorgaan nemen. Dit uitgangspunt laat onverlet de opdrachtgever-opdrachtnemer verhouding tussen de verschillende eenheden.

4 Hierbij is wel, in verband met de verantwoordelijkheden, de hiërarchische structuur van de gemeentelijke organisatie gevolgd. Het bestuursorgaan verleent het mandaat aan de directie, met daarbij de uitdrukkelijke toestemming deze mandaten onder te mandateren. Hiertoe dient de directie wel een apart besluit te nemen, maar daarbij kan hij verwijzen naar dit besluit, omdat in het overzicht de ondermandaten al zijn vermeld. Dit geeft het bestuursorgaan inzicht over of en hoever de bevoegdheden zijn ondergemandateerd en geeft belanghebbenden de mogelijkheid te onderzoeken of een besluit bevoegd is genomen. Gelet hierop is het van groot belang dat het mandaatbesluit volledig en actueel is. Daarom is een melding van de directeur van zijn besluit tot ondermandaat en de eventuele wijzigingen daarvan van groot belang. Wijze van ondertekenen Artikel 10:10 Awb bepaalt dat een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. Ingeval van ondermandaat dient derhalve het oorspronkelijk bevoegde orgaan te worden vermeld. Bij ondermandaat is het niet verplicht en ook niet noodzakelijk alle tussenschakels te vermelden. In het mandaatreglement is dit verder uitgewerkt. Ondertekeningsmandaat Zoals uit de definitie blijkt, gaat het bij het verlenen van een mandaat om het nemen van besluiten. Dat impliceert ook de ondertekening van dat besluit. Degene die de beslissing neemt, ondertekent dat besluit ook. Parafen als blijk van instemming of het gebruik van stempels van handtekeningen van bestuursorganen of andere functionarissen zijn hiermee in strijd. Een bestuursorgaan kan ook bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet. Uit het besluit moet dan wel blijken dat het besluit door het bestuursorgaan zelf is genomen. Dat kan bijvoorbeeld door in het besluit te vermelden dat (bijvoorbeeld) burgemeester en wethouders op... hebben besloten dat... In het Mandaatbesluit is in onderdeel 1.1 de bevoegdheid opgenomen tot het voeren van correspondentie ter zake van de uitvoering van raads- of collegebesluiten. Dit kan als een algemeen ondertekeningsmandaat worden gezien. Andere rechtsvormen Mandaat betreft een publiekrechtelijke vertegenwoordigingsbevoegdheid. Artikel 10:12 Awb bevat een zogenaamde schakelbepaling. Dat wil zeggen dat de bepalingen van de Awb van overeenkomstige toepassing zijn bij het aan personen, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid geven van: - een volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en - een machtiging tot het verrichten van handelingen die een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, zoals feitelijke handelingen, niet schriftelijke beslissingen. Voor deze bepaling is gekozen om ervoor te zorgen dat binnen een bestuursorgaan één regeling van toepassing is. De bepalingen van de Awb gaan voor de bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek. De bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek kunnen wel toepassing vinden, zolang ze niet in strijd zijn met de bepalingen van de Awb. Mede om deze reden en om te zorgen voor een zo volledig mogelijk overzicht van bevoegdheden die namens de bestuursorganen worden uitgeoefend, is ervoor gekozen zoveel mogelijk ook de volmachten en de machtigingen in het mandaatbesluit op te nemen. Het Mandaatreglement geldt dan ook voor de uitoefening van die bevoegdheden. Daar waar sprake is van een volmacht is, is dat aangegeven met een v. In het mandaatbesluit zijn zoveel mogelijk alleen mandaten opgenomen met betrekking tot het nemen van besluiten. Hier en daar zijn ook wel bevoegdheden opgenomen die niet als een besluit te kwalificeren zijn. Die vallen dan gelet op de schakelbepaling wel onder de artikelen van de Awb en ook onder de instructie.

5 Beheer De Concernstaf is verantwoordelijk voor het beheer van het mandaatbesluit. Dat betekent dat de afdeling Bedrijfsvoering van de Concernstaf geïnformeerd moet worden over voorstellen tot wijziging van het besluit. De Concernstaf zorgt dan voor de verwerking in het besluit. 0.2 Het Mandaatreglement Naast de bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht gelden ten aanzien van de uitoefening van de in het mandaatbesluit opgenomen mandaten de volgende bepalingen. Daar waar in het reglement het begrip gemandateerde wordt gebruikt, wordt mede verstaan de ondergemandateerde. 1. Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden wordt het omtrent die bevoegdheden bepaalde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, richtlijnen, beleidsregels en algemeen vastgesteld beleid door de gemandateerde in acht genomen. 2. In het geval van afwezigheid van de gemandateerde kunnen de mandaten worden uitgeoefend door zijn plaatsvervanger De gemandateerde dient bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid ervan bewust te zijn dat het krachtens mandaat genomen besluit geldt als een besluit van het bestuursorgaan en dat het in bepaalde gevallen gelet op de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan van belang is terzake te overleggen In het geval een krachtens mandaat te nemen besluit voorzienbaar belangrijke politieke, beleidsmatige of financiële gevolgen heeft of zou kunnen hebben, overlegt de gemandateerde over zijn voorgenomen besluit met het terzake verantwoordelijke lid van het college van burgemeester en wethouders Indien de gemandateerde en het betreffende collegelid overeenstemming bereiken over het te nemen besluit kan de gemandateerde het besluit zelf nemen Indien er geen overeenstemming wordt bereikt dan wel één van beiden of beiden het wenselijk of noodzakelijk achten, wordt het krachtens mandaat genomen besluit ter besluitvorming voorgelegd aan het bestuursorgaan In een krachtens mandaat genomen besluit wordt vermeld namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. Degene die het besluit in mandaat neemt, ondertekent het besluit namens het bestuursorgaan. De tussenschakels in verband met ondermandaat worden in het besluit niet vermeld De ondertekening is dan als volgt: - naam bestuursorgaan; - namens deze(n); - handtekening; - naam van de gemandateerde; - functieaanduiding.