VERGADERDATUM STUKDATUM AFDELING NAAM STELLER EIGENAAR. 29 maart 2017 Maart 2017 Waarderen en KCC Jolanda de Bond Boba Tomic

Transcriptie

1 Algemeen bestuur VERGADER STUK AFDELING NAAM STELLER EIGENAAR Maart 2017 Waarderen en KCC Jolanda de Bond Boba Tomic AGENDAPUNT Voorstel Het algemeen bestuur neemt kennis van de evaluatie van de in 2016 afgehandelde bezwaren en de vervolgacties die daar uit voortvloeien. Samenvatting Bezwaarschriften geven waardevolle informatie over de kwaliteit van het proces. GBLT heeft er daarom voor gekozen om een evaluatie uit te voeren over de in 2016 afgehandelde bezwaarschriften. Daarbij is als uitgangspunt genomen met welke reden de bezwaarschriften zijn toegewezen of afgewezen. Met name de toegewezen bezwaren geven informatie over mogelijke verbeteringen in het proces. Deze bezwarenevaluatie is uitgevoerd om te leren van wat er fout gaat en vooral ook om te bepalen waar we als organisatie verbeteringen kunnen doorvoeren en om daarbij een prioritering aan te brengen. Onderstaand de belangrijkste aanbevelingen die uit de analyse volgen: - Verbeter het proces van herwaardering en marktanalyse; - Onderzoek hoe het gegevensbeheer van objectkenmerken verbeterd kan worden; - Start een leanproject om de aanslagen watersysteemheffing eigenaren opgelegd aan een onjuiste belastingplichtige nader te analyseren om tot procesverbeteringen te komen; - Onderzoek de mogelijkheid tot het sturen van een informatieformulier aan nieuwe bedrijven (kosten/batenanalyse); - Tijd beschikbaar (blijven) stellen om kennis te delen, werkwijzen uit te wisselen en afstemming te zoeken (verbetergroepen aanslagoplegging en bezwaarafhandeling); - Onderzoek de mogelijkheid om bij gemeentelijke gebruikersheffingen aanslagen voor woon- en bedrijfsruimte te splitsen. Het MT van GBLT gaat prioriteiten aangeven in de aanbevelingen en de planning hiervan. Daarnaast zal de aanjager Lean binnen GBLT bepalen wat in leanprojecten opgepakt kan worden en welke prioriteit de projecten krijgen, afhankelijk van welk project naar verwachting het meeste voordeel met zich mee zal brengen. Behandelen in vergadering d.d. Voorbesproken De bezwarenevaluatie is besproken in het MT d.d. 14 februari 2017

2 Toelichting De bezwarenevaluatie is uitgevoerd in een aantal categorieën, te weten bezwaren tegen de WOZ-waarde, bezwaren gemeentelijke belastingen en bezwaren tegen de waterschapbelastingen. Bij de waterschapbelastingen is onderscheid gemaakt in zuiveringsheffingen en watersysteemheffing ingezetenen (gebruikersbelastingen woonruimten), watersysteemheffing eigenaren (eigenarenbelasting) en de zuiveringsheffing bedrijfsruimten. Per categorie zal een korte samenvatting van de analyse gegevens worden met conclusies en aanbevelingen. In de bijlage zijn enkele grafieken opgenomen die de ontwikkelingen van aantallen bezwaarschriften afgelopen jaren weergeven. Bezwaren tegen de WOZ-waarde Tegen de vastgestelde waarde van de woonruimte is in 2016 tegen 2,06 % van het totaal aantal woningen, van de zes bij GBLT aangesloten gemeenten, bezwaar gemaakt. Voor de niet-woningen (onder andere bedrijfspanden) ligt dat percentage op 8,39%. Deze percentages liggen boven het voorlopige landelijke gemiddelde van respectievelijk 1,3% en 4,0% (bron Waarderingskamer publicatie juli 2016). Bij een vergelijking met gemeenten van gelijke grootte als de gezamenlijke GBLT-gemeenten liggen de percentages in dezelfde orde van grootte. Hierbij dient daarnaast opgemerkt te worden dat de herwaardering voor de gemeenten Dronten, Nijkerk en Leusden door een externe partij is uitgevoerd. Ontevredenheid van GBLT over de kwaliteit van de door de externe partij uitgevoerde werkzaamheden (marktanalyse, herwaardering, bezwaar en beroep) is reden geweest om de samenwerking met deze partij te beëindigen. In totaal is 41% van de WOZ-bezwaren gegrond verklaard. Tegen de vastgestelde waarde van de woonruimte is in 2016 tegen 2,06 % van het totaal aantal woningen, van de zes bij GBLT aangesloten gemeenten, bezwaar gemaakt. Voor de niet-woningen (onder andere bedrijfspanden) ligt dat percentage op 8,39%. Deze percentages liggen boven het voorlopige landelijke gemiddelde van respectievelijk 1,3% en 4,0% (bron Waarderingskamer publicatie juli 2016). Bij een vergelijking met gemeenten van gelijke grootte als de gezamenlijke GBLT-gemeenten liggen de percentages in dezelfde orde van grootte. Hierbij dient daarnaast opgemerkt te worden dat de herwaardering door een externe partij is uitgevoerd. Ontevredenheid van GBLT over de kwaliteit van de door hen uitgevoerde werkzaamheden is reden geweest om de samenwerking met deze partij te beëindigen. In totaal is 41% van de WOZ-bezwaren gegrond verklaard. In het kader van de verbetering van de kwaliteit van de waardering van woningen en niet-woningen is onderzocht wat de redenen zijn van de verlaging van de WOZ waarde bij de bezwaren over het belastingjaar Uit deze analyse zijn drie hoofdredenen naar voren gekomen op basis waarvan een bezwaarschrift wordt toegekend, te weten: 1. Op basis van de onderlinge waardeverhouding met transactiecijfers van vergelijkbare objecten; 2. Op basis van onjuist geregistreerde objectkenmerken; 3. Op basis van het gerealiseerde eigen transactiecijfer/huurcijfer. De volgende aanbevelingen volgen uit deze analyse: 1. Om minder bezwaren toe te kennen op basis van vergelijkingsobjecten moet het proces van herwaardering verbeterd worden. Hierbij is het gewenst om in de huidige waardering gebruik te gaan maken van groepen vergelijkingsobjecten om tot een meer verfijnde waardering te komen. Vanuit het transitieplan voor de afdeling Waarderen heeft er in 2016 al een kwaliteitsimpuls plaatsgevonden voor de waardering, wat ook bevestigd is door de Waarderingskamer tijdens de inspectie van afgelopen januari Er is afscheid genomen van een externe leverancier die de herwaardering uitvoerde. Om deze optimalisering verder uit te voeren is er plan van aanpak gemaakt, dat in 2017 wordt uitgevoerd. 2. Uit de analyse is naar voren gekomen dat het vastleggen van de (primaire en secundaire) objectkenmerken meer aandacht verdient. Hierbij moet gedacht worden aan bijvoorbeeld inhoud, oppervlakte, bouwjaar en onderhoud. In het 1 e kwartaal van 2017 wordt een plan van aanpak opgesteld om te komen tot een beter gegevensbeheer van deze objectkenmerken.

3 3. Als derde aandachtspunt komt het eigen transactiecijfer in relatie tot de beschikte WOZ waarde naar voren. In de marktanalyse wordt onderzocht hoe het verkoopcijfer/huurcijfer tot stand is gekomen. Om minder bezwaren toe te kennen op basis van de gerealiseerde transactiecijfers moet het proces van de marktanalyse geoptimaliseerd worden. De afgelopen jaren heeft dit proces erg onder druk gestaan, waardoor het tot stand komen van de transactiecijfers onvoldoende grondig onderzocht is. Om tot een verbetering van deze marktanalyse te komen, gaat GBLT in 2017 weer maandelijkse inlichtingenformulieren verzenden. Daarnaast wordt onderzoek gedaan naar softwarematige ondersteuning en wordt extra capaciteit ingezet op marktanalyse. Bezwaren watersysteemheffing eigenaren Tegen 0,47% van het aantal opgelegde aanslagregels watersysteemheffing eigenaren is in 2016 bezwaar gemaakt. Er is een stijging in afgehandelde bezwaren in 2016 te zien. Dit reden hiervan is de verwerking van de natuurbezwaren. De aangehouden bezwaren natuur over de jaren 2009 tot en met 2015 van particulieren zijn grotendeels in 2016 afgehandeld. Buiten de natuurbezwaren om heeft verreweg het merendeel van de bezwaren als reden geen eigendom. In 2016 betreft dit 38% van de bezwaren waarvan 57% gegrond wordt verklaard. De tweede categorie van bezwaren betreft de bezwaren in verband met een onjuiste WOZ-waarde. Dit zijn belastingplichtigen die wel bericht van de gemeente hebben ontvangen, maar nog geen vermindering van de watersysteemheffing eigenaren van GBLT. Conclusie en aanbeveling Om het aantal bezwaren watersysteemheffing eigenaren te vermindering en de kwaliteit van aanslagoplegging te verbeteren is een grote slag te maken door het aantal gegrond verklaarde bezwaarschriften geen eigenaar terug te brengen. Geadviseerd is om een Leanproject te starten waarin de aanslagen watersysteemheffing die opgelegd worden aan een onjuiste eigenaar nader te onderzoeken om tot verbeteringen in het proces te komen en het aantal onjuiste aanslagen terug te dringen. Om het aantal bezwaren over de WOZ-waarde terug te dringen is het van belang om de termijn tussen vaststelling van de herziene WOZ-waarde bij de gemeente en de vermindering van de aanslag watersysteemheffing eigenaren zo kort mogelijk te laten zijn. Hierbij is GBLT afhankelijk van het moment van aanlevering van de gegevens door de gemeente. Bezwaren woonruimten Bij de woonruimtebezwaren richten de bezwaren zich tegen de watersysteemheffing ingezetenen en de zuiveringsheffing woonruimten (de gebruikersbelastingen). Het bezwarenpercentage ligt op 0,61% van het totaal aantal opgelegde aanslagregels. Bij de woonruimtebezwaren is een daling te zien in de periode 2014 tot en met De woonruimtebezwaren voor de waterschapsbelasting hebben vaak als oorzaak een onjuiste koppeling met de Basisregistratie personen (Brp) of dat er geen sprake is van een zelfstandige woonruimte. Dit betreffen de panden met kamerverhuur, recreatieterreinen en zorginstellingen. Conclusie en aanbevelingen Voor woonruimteaanslagen is een goede koppeling met de Brp noodzakelijk. Er zijn continu verbeterslagen gemaakt, maar er zijn ook nog steeds verbeteringen te realiseren. Er is een daling te zien in het aantal bezwaarschriften, die daar aan toe te schrijven is. De bezwaarschriften geven input om de koppeling continu verder te optimaliseren (onder andere in scrumsessies). Daarnaast is een interne verbetergroep gestart om kennis te delen, werkwijzen af te stemmen (best practice) en werkafspraken te maken. Het advies is om hier in 2017 tijd beschikbaar voor te houden om van elkaar te leren en de goede dingen te doen en de kwaliteit te verhogen. Binnen deze groep zijn recreatieterreinen en zorgwoningen/ zorginstellingen een belangrijk thema zijn

4 Bezwaren zuiveringsheffing bedrijfsruimte Bij de zuiveringsheffing bedrijfsruimte is een toename in aantal bezwaarschriften waar te nemen tussen 2014 en Het aantal bezwaren in 2016 ligt in de lijn van Het bezwarenpercentage bij de aanslag zuiveringsheffing bedrijfsruimte ligt op 7%. Bedrijfsbeëindiging is verreweg de meest voorkomende reden van bezwaar. Het aantal gegronde bezwaren naar aanleiding van bedrijfsbeëindigingen is in %, in % en in % van het totaal aan afgehandelde bezwaren/verminderingen. Daarnaast zijn het niet hebben van een zelfstandige bedrijfsruimte en onjuist waterverbruik veel voorkomende bezwaarredenen. Door de automatisering van de koppeling met Kamer van Koophandel is een sterkte stijging van bezwaren geen zelfstandige bedrijfsruimte te zien. Dit komt omdat de gegevens in Kamer van Koophandel niet altijd actueel zijn en niet alle ingeschreven bedrijven ook daadwerkelijk een zelfstandige bedrijfsruimte hebben. Conclusie en aanbevelingen Het percentage bezwaren zuiveringsheffing bedrijfsruimte ligt het hoogst. Dit heeft voor een belangrijk deel te maken met de kwaliteit van het Nieuw Handelsregister. Er zijn inmiddels diverse acties uitgezet om de kwaliteit van de bedrijfsaanslagen te verbeteren. In 2017 worden de voorlopige aanslagen bedrijven later gedraaid, zodat de mutaties van eind 2016 eerst verwerkt kunnen worden. Daarnaast worden extra controles uitgevoerd bij bedrijven die vanuit het Nieuw Handelsregister van de Kamer van Koophandel gekoppeld worden. Voorgesteld is om, naast het verbeteren van de gegevensverwerking vanuit het Nieuw handelsregister, nieuwe bedrijven eerst een vragenformulier te sturen voordat een aanslag wordt opgelegd. Verdere kwaliteitsslagen kunnen gemaakt worden door aanslagen meteen in het jaar volgend op het heffingsjaar definitief te maken en indien nodig toelichting op de berekening van de definitieve aanslag te geven. Bezwaren gemeentelijke heffingen Het bezwaarpercentage bij de gemeentelijke heffingen ligt op 4,5%. Uit de analyse blijkt dat de bezwaren met name gaan over de rioolheffing, onroerendzaakbelasting en de afvalstoffenheffing. Dit zijn de belastingen waar de meeste aanslagen voor worden opgelegd. Van deze bezwaren wordt ongeveer 75% toegekend. Daarbij zien we een aantal uitschieters naar boven. Zo worden de bezwaren toeristenbelasting, parkeerbelasting en hondenbelasting nagenoeg allen toegekend. De controleerbaarheid bij parkeer- en hondenbelasting is lastig, omdat niet in alle gevallen een bewijs beschikbaar is. Daarnaast zijn de kosten van de naheffingsaanslag parkeerbelasting niet door de gemeente onderbouwd en deze is daarmee niet rechtsgeldig. Conclusie en aanbevelingen Bij de gemeentelijke heffingen worden relatief weinig aanslagen opgelegd en komen er in verhouding tot de waterschapsbelastingen ook weinig bezwaarschriften op. De diversiteit is groot, omdat GBLT veel verschillende gemeentelijke belastingen oplegt. Ongeveer 75 % van de bezwaren wordt toegekend, met uitschieters naar boven. Een mogelijke verbeterslag die bij de gemeentelijke heffingen gemaakt kan worden, is splitsing van gebruikersbelastingen voor woonruimten en bedrijfsruimten. Deze splitsing zorgt ervoor dat de woonruimte- en bedrijfsruimtebelastingen elk op een afzonderlijk biljet komen en dat er verschillende belastingplichtigen aan gekoppeld kunnen worden en bezwaren over onjuiste tenaamstelling verminderd worden. In 2017 wordt dit nader onderzocht. Daarnaast is een goede koppeling met de Basisregistratie personen van belang, zoals ook vermeld bij de bezwaren woonruimten.

5 Personele consequenties Afhankelijk van de uit te voeren aanbevelingen, zal hiervoor capaciteit beschikbaar moeten worden gesteld. Financiële consequenties Zie personele consequenties Juridische consequenties Geen I&A consequenties Zie personele consequenties Communicatie consequenties Niet van toepassing Andere uitvoeringsconsequenties en risico s Geen Resultaten en evaluatie Verbetering van de kwaliteit van aanslagoplegging en vermindering van het (procentuele) aantal bezwaarschriften. Bijlagen Grafieken met ontvangen bezwaren in de periode 2014 tot en met 2016

6 Grafieken ontvangen bezwaarschriften

7 Bezwaren watersysteemheffing eigenaren Toegewezen Totaal Bezwaren woonruimten Toegewezen Totaal

8 Bezwaren bedrijfsruimten Toegewezen Totaal