Business case locatie kunstgrasveld

Transcriptie

1 Steller : R.J.J. Coli Team : Maatschappij Datum : Onderwerp : Business case locatie kunstgrasveld Aanleiding In de afgelopen jaren is gebleken dat de sportvelden bij het Rijnlands Lyceum niet de gewenste kwaliteit voor trainings- en speelcapaciteit kunnen bieden voor zowel het Rijnlands Lyceum als voor de gebruikers van het sportpark De Voscuyl. Om dit te verbeteren is bij alle betrokkenen en dus ook bij de gemeente al enkele jaren een kunstgrasveld gewenst. De gemeenteraad heeft in 2012 al een budget van vrijgemaakt voor de realisatie van een kunstgras voetbalveld. Er speelde toen het voornemen om een groot kunstgrasveld aan te leggen met belijning voor twee voetbalvelden waarop, met dispensatie van de KNVB, wedstrijden gespeeld mochten worden. Na inmeting en inventarisatie onder de gebruikers van de Rijnlandsvelden bleek dat het bestaande budget, voor het realiseren van één groot volwaardig kunstgrasveld niet toereikend was. Daarnaast is vanwege van een onmogelijke gefaseerde aanleg en de financiële consequenties daarvan het kunstgrasveld nooit gerealiseerd. Van het budget is destijds besteedt aan onderzoek, waardoor een budget resteert van De wens voor een kunstgrasveld is, net als bij de gebruikers, aan gemeentezijde altijd blijven bestaan. In de coalitieagenda is hierover het volgende opgenomen: In overleg met de Voscuylgebruikers wordt een business case gemaakt. Hierin wordt de aanleg van een kunstgrasveld in het gemeentelijke sportpark op de locatie van het hoofdveld in gebruik bij VV Oegstgeest en op de locatie van het Rijnlandsveld met elkaar vergeleken. We streven ernaar tijdens de zomer 2014 de aanleg van een kunstgrasveld op één van de twee locaties uit te voeren. Deze memo geeft vorm aan de business case, gericht op de locatiekeuze van het kunstgrasveld. Over de inhoud van deze business case zijn enkele gesprekken gevoerd met een afvaardiging van de Voscuylgebruikers, namelijk bestuursleden van VV Oegstgeest. Zij steunden tijdens de gesprekken op het inrichtingsplan dat wordt onderschreven door alle gebruikers van sportpark De Voscuyl (bijlage 1). Er kan gesteld worden dat er daadwerkelijk in overleg met de gebruikers tot een business case gekomen is. Kaders Alvorens er wordt ingegaan op de business case wordt eerst een overzicht gegeven van de kaders. Doelstelling De realisatie van een kunstgrasveld dat voldoet aan de richtlijnen van de KNVB, op de beste locatie op sportpark De Voscuyl, zodanig gesitueerd dat de Voscuylgebruikers alsmede het onderwijs haar sportactiviteiten optimaal kunnen blijven uitvoeren. Mogelijke locaties De locaties om een kunstgrasveld te realiseren zijn het de sportvelden van Rijnlands Lyceum en het hoofdveld van VV Oegstgeest.

2 2/5 Financiën Investeringsbudget Budgetraming Rijnlands Lyceum Budgetraming hoofdveld (inclusief BTW) (inclusief BTW) (inclusief BTW) Toelichting budgetraming: - Alle bedragen zijn inclusief BTW, omdat deze niet kan worden verrekend; - De budgetramingen gaan uit van een realisatie in april/mei 2015, een financieel voordelig seizoen; - De budgetraming van het Rijnlandsveld valt 8.000,- hoger uit dan het aanwezige budget. Deze geringe negatieve afwijking biedt echter nog voldoende basis om een eventuele aanbesteding op te starten. - Op opbouw van de budgetramingen voor de twee locaties verschillen. De verschillen worden veroorzaakt door: o Een kunstgrasveld op het Rijnlands veld krijgt een kleinere maatvoering (100x64 meter) dan het kunstgrasveld op de locatie hoofdveld zou krijgen (105x69 meter). De ruimte is namelijk beperkter; o Voorzieningen die nodig zijn voor een volwaardig sportveld (te denken aan ballenvangers, hekwerken, enzovoort) moeten voor het Rijnlands veld worden aangeschaft. Op de locatie hoofdveld zijn ze aanwezig en kunnen ze hergebruikt worden. Ondanks de verschillen zijn beide opties gericht op het realiseren van een volwaardige sportvoorziening met de vereiste zaken die daarvoor nodig zijn (nieuw of door middel van hergebruik). Dat zou op beide locaties gerealiseerd kunnen worden. Beleidsregels verlichting Veldverlichting is een vereiste om te komen tot een intensief te gebruiken kunstgrasveld. Verlichting is een verenigingsaangelegenheid. Multifunctioneel gebruik als uitgangspunt Er sprake is van een tekort aan wedstrijd- en trainingscapaciteit en er zijn in de nabije omgeving geen mogelijkheden om dat capaciteitstekort door medegebruik op te lossen. Een kunstgrasveld kan tenminste 1200 uur per jaar gebruikt worden. Het veld daardoor ook voor andere dan verenigingsactiviteiten in te zetten. Door de aanleg van een kunstgrasveld is op het sportpark een multifunctioneler ruimtegebruik realiseerbaar. Onderhoud De huidige onderhoudskosten van een natuurgrasveld zijn ongeveer , bestaande uit eigen uren van het Team Beheer en Onderhoud en inkoop bij derden. De onderhoudskosten van een kunstgrasveld zijn ongeveer De besparing op inhuur derden is direct in te boeken ( 2.000). De eigen uren van het Team Beheer en Onderhoud die worden bespaard kunnen niet direct worden ingeboekt ( 2.000). Deze uren zullen ingezet worden op andere onderhoudsactiviteiten. De netto besparing komt daarmee op ongeveer ( 2.000) per jaar. Bovenstaande bedragen zijn op basis van ramingen, maar geven een goed beeld van de werkelijkheid.

3 3/5 Huuropbrengsten De huurprijs voor één kunstgrasveld zal ongeveer het dubbele van de huur van één natuurgrasveld bedragen gelet op de investering en gebruikscapaciteit. De bestuursleden van VV Oegstgeest (afvaardiging Voscuylgebruikers) zijn hierover geïnformeerd, maar hierover dient nog wel nader gesproken te worden met alle gebruikers. De business case Op basis van de kaders wordt vastgesteld dat de business case niet in hoeft te gaan op de vraag of er een kunstgrasveld moet komen en of het financieel mogelijk is. Gemeentelijke besluitvorming en de gegeven kaders zijn daarover helder. De business case zal zich specifiek richten op de locatiekeuze. De twee genoemde locaties zijn gescoord op onderstaande criteria om te komen tot een intensief te gebruiken kunstgrasveld en dus een volwaardige sportvoorziening. De criteria zijn gescoord volgens de volgende systemethiek: ++ zeer positief + positief 0 neutraal - negatief -- zeer negatief Locatie Rijnlands Lyceum Locatie Hoofdveld Kwalitatief 1 Veldverlichting aanwezig Multifunctioneel gebruik Na aanleg geen belemmering voor overig gebruik Inrichtingsplan Voscuylgebruikers Sociale veiligheid Kwaliteit sportvoorziening Start werkzaamheden -- + Financieel 8 Onderhoudskosten dalen + + Toelichting scores 1. Beide locaties scoren positief op verlichting. Op de locatie Rijnlands Lyceum staat reeds verlichting. Op de locatie hoofdveld staat nog geen verlichting, maar deze wordt aangelegd indien de gemeente kiest voor deze locatie. VV Oegstgeest heeft haar meewerkkracht uitgesproken door de verantwoordelijkheid te nemen voor de aan te leggen verlichting. Dit is mede conform de beleidsregel dat verlichting een verenigingsaangelegenheid is. 2. Beide locaties scoren positief op multifunctioneel gebruik. De ondergrond kunstgras is per definitie multifunctioneel, heeft een hogere gebruiksintensiteit, heeft een constante kwaliteit en is te gebruiken door meerdere gebruiksgroepen. 3. Indien het kunstgrasveld wordt aangelegd op de locatie Rijnlands Lyceum vormt de aanleg van één kunstgrasvoetbalveld een belemmering en weerstand voor het gebruik van specifieke onderwijsvormen door het voortgezet onderwijs van het Rijnlands Lyceum en tevens voor de Oegstgeester Golf Club (OGC), omdat het gehele terrein omgeven wordt door een hek en betonnen kantopsluiting. Deze locatie scoort daarom zeer negatief. Een kunstgrasveld op het

4 4/5 hoofdveld bij VV Oegstgeest vormt geen belemmering, omdat het onderwijs en OGC geen gebruik maken van het veld en deze als ware stand alone is gesitueerd. Deze locatie scoort daarom positief. 4. Een kunstgrasveld op de locatie hoofdveld past volledig in het inrichtingsplan van de Voscuylgebruiker. Het plan is opgesteld door een werkgroep bestaande uit leden van Vv Oegstgeest, UDO, CKV Fiks en OGC. Daarnaast hebben Dansschool Nico & Joke de Jong, Pecos, Scouting Derja en Stichting Biljart Centrum Oegstgeest, welke ook zijn gevestigd op sportpark De Voscuyl, hun steun uitgesproken voor deze keuze. 5. De locatie hoofdveld biedt voor VV Oegstgeest een groot voordeel als trainingslocatie in het kader van sportveilig klimaat, door de betere sociale controle dichter bij het clubhuis. 6. Bij de realisatie op het hoofdveld worden veel bestaande attributen hergebruikt, zoals bijvoorbeeld ballenvangers, hekwerk, straatwerk en doelen etc. Het veld krijg daarnaast een oppervlakte van 105x69 meter. Er komt een hoogwaardige sportvoorziening en daarom scoort deze positief. Bij de realisatie op de locatie Rijnlands Lyceum zullen er minder attributen worden aangeschaft en krijgt het veld een oppervlakte van 100x64 meter. Er zal een volwaardige sportvoorziening komen, maar deze scoort op kwaliteit sportvoorziening minder goed dan een veld op de locatie hoofdveld. 7. Voor de locatie Rijnlands Lyceum kan pas worden gestart met werkzaamheden na half juni in verband met het gebruik door het onderwijs. Deze periode werkt voor de aanbesteding kostenverhogend, omdat er dan veel vraag is en beperkt aanbod in leveranciers. Voor de realisatie op de locatie hoofdveld geldt dat niet, omdat er in april/mei een veld gerealiseerd kan worden. 8. De onderhoudskosten dalen op beide locaties. Kunstgras is aanzienlijk onderhoudsvriendelijker dan natuurgras. Op de locatie Rijnlands Lyceum is door het aangrenzende natuurgrasveld de kans op vervuiling van het kunstgrasveld aanwezig. Dit zal op de langere termijn nadelige gevolgen kunnen hebben voor de onderhoudsstaat. Het veld op de locatie hoofdveld is stand alone gesitueerd en zal daarom niet vervuild worden door gebruikers van natuurgrasvelden. Ondanks dit verschil scoren beide locaties positief op de dalende onderhoudskosten. Conclusie en advies Op basis van de scores kan geconcludeerd worden dat de locatie hoofdveld de beste locatiekeuze is. Belangrijke factoren zijn de goede inpassing in het inrichtingsplan van de Voscuylgebruikers, de getoonde meewerkkracht van de VV Oegstgeest, waarvan het bestuur heeft aangegeven de kosten voor de verlichting te willen dragen en de hoge kwaliteit van de sportvoorziening die kan worden gerealiseerd. Een kanttekening is dat bij de realisatie van een kunstgrasveld op de locatie hoofdveld er een restant boekwaarde van het huidige natuurgrasveld (+/ ) als gevolg van deze keuze in één keer moeten worden afgeschreven. Deze afschrijving zal bij het aanbieden van de jaarrekening 2014 aan de gemeenteraad moeten worden voorgelegd om deze ten laste te brengen van het te verwachten positieve jaarrekeningresultaat Een belangrijke afweging voor de definitieve keuze is draagvlak bij de Voscuylgebruikers. De passage over het kunstgrasveld in de coalitieagenda is daar duidelijk is, want daarin wordt het gesteld dat in overleg met de Voscuylgebruikers een business case moet worden opgesteld. Dat is gebeurd en mede uit het overleg komt naar voren dat keuze voor de locatie hoofdveld de beste keuze is. Er is veel draagvlak voor deze locatie bij alle gebruikers. Daarnaast geeft deze inpassing een goede impuls aan het inrichtingsplan van het sportpark, gericht op de langere termijn en een duurzame toekomst van sportpark De Voscuyl. De benodigde afboeking van de restant boekwaarde van het huidige natuurgrasveld is op de korte termijn een financiële belemmering, maar zou een

5 5/5 dergelijk lange termijn investering niet in de weg moeten staan. Het advies luidt dan ook om het gewenste kunstgrasveld op de locatie hoofdveld aan te leggen. Bijlagen 1. Inrichtingsplan sportpark De Voscuyl