Flex4all@SABIC-Europe Ronald Kerpershoek Records Manager Legal Affairs
SABIC Saudi Basic Industries Corporation Started from scratch in 1976, produced first tons in 1983 49 million tons produced in 2006 Broad chemical and polymers product portfolio Turn-over of almost 19 bln Is 70% owned by Saudi government and 30% by private sector 19.000 Employees in 22 countries Operating profit almost 4.5 bln in 2006 Basic Chemicals Intermediates Polymers Fertilizers Metals
SABIC today is number 4 global polyolefins player Global ranking 10.000 PE PP 8.000 6.000 4.000 2.000 BASELL DOW EXXONMOBIL SABIC SINOPEC INEOS TOTAL PC PETROCHINA BOREALIS 0 FORMOSA Source SABIC 2007
SABIC Europe Geleen, the Netherlands Teesside, UK Gelsenkirchen, Germany Sittard, the Netherlands SABIC s first acquisition outside Saudi Arabia
550 brain cells working smarter not harder 6
Foto atrium naar boven
Foto zicht op plaza 2 de etage
4 de etage
Flex4all: Implementatie 3 pillars of change Wat? E-WORK bij bij SABIC: 24/7 24/7 locatie- locatie-en en papieronafhankelijk papieronafhankelijk In In het het kantoor: Digitaal Digitaalarchief archiefvia via Livelink Livelink Draadloos Draadloosnetwerk Follow-me printing printing DECT of of GSM GSM telefoons telefoons Buiten Buitenhet het kantoor: Via Via internet: internet: I-Pass, I-Pass, UMTS UMTS Network access: access: Citrix, Citrix, VPN VPN 1 locatie onafhankelijk 24/7 toegang 2 papier onafhankelijk Livelink 3 open office Gedrag
Flex4all: Implementatie 3 pillars of change Hoe? Project Project gestart gestartin in Dec. Dec. 2004 2004 met met ± ± 100 100 medewerk(st)ers medewerk(st)ers en en 7 expert expert teams: teams: 1. 1. Mens Mens & organisatie organisatie 2. 2. Informatievoorziening 1 2 3 3. 3. ICT ICT infrastructuur infrastructuur 4. 4. Werkomgeving Werkomgeving 5. 5. Facilitair Facilitairmanagement 6. 6. Gebouw Gebouw locatie onafhankelijk papier onafhankelijk open office 7. 7. Communicatie Communicatie 24/7 toegang Livelink Gedrag
2005 Evaluatie planning Nieuwe bewonders zijn klaar voor verhuizing Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec 1. Tool selectie 3. Realisatie basis architectuur tool 11. Livelink implementatie met 3 roll out teams 2. Beleid en procedures 5. inventarisatie (detail) 7. Scan service 6. Vitaliseren 9. Train de trainer 8.Helpdesk roll out pilot Holiday Onderzoek naar gebruikers buiten hoofdkantoor Trainen gebruikers buiten hoofdkantoor 10. Roll out plan Project plan : Roll out & implementatie fase 1
SABIC Nieuwe Manier van Werken 1
Beschikbare opslagruimte papier per persoon Uitgangspunt is 0 m 1 team-archief, tenzij 0,5 m 1 Bibliotheek onderhanden werk 0,4 m 1 Persoonlijke stukken ( locker ) Team-archief < 1 m 1 Doel vitaliseren... meer dan alleen maar opruimen
Doel vitaliseren 1. ontwikkelen van een (folder)structuur voor procesgeörienteerde teamarchieven 2. ontmantelen persoonlijke archieven (vernietigen of overdragen) 3. vaststellen van: a. de eigenaar b. permissies c. bewaarmotieven ( en termijnen) Eerst vitaliseren, dan pas digitaliseren!
folderstructuur = ruggegraat voor: opslag en toegang + eenduidige permissies + bewaartermijnen
Stappen vitaliseren 8 beheer teamarchief afstemmen & borgen 1 benoem vitaliseringsteam 7 indelen teamarchief bepaal globale 2 high level structuur bepaal eigenaar 6 en detailindeling opruimen kasten 3 vitaliseringsteam vitaliseren 5 afdeling bepaal definitieve 4 high level structuur
te beoordelen document(en) / mappen Bewaren of weggooien? zijn wij de eigenaar? ja plicht om te bewaren? nee juridische afweging nee toegang afstemmen met eigenaar ja noodzaak om te bewaren? ja nee informatiewaarde? business afweging nee ja
Resultaat vitaliseren 2005-2006 circa. 3.000 m 1 weggegooid: 300 kantoorkasten (1.500 m 1 ) opheffen intern depot (1.100 m 1 ) opgeruimd vanuit extern depot (500 m 1 ) gescande documenten (110 m 1 ) circa 1.100 m 1 overgebracht naar extern depot
Resultaat vitaliseren 2005-2006 weggooien van 40 m 3 document gerelateerde zaken (mappen, bakjes, showtassen, etc.) grote hoeveelheden overtollig meubilair
SABIC Nieuwe Manier van Werken 2
Doel digitaliseren implementatie LiveLink. opslaan van actuele relevante documenten (géén applicaties) waar nodig delen van relevante informatie, inclusief e-mails vermijden van opslag dubbele c.q. overtollige documenten digitaal maken overgebleven papieren documenten in gebruik nemen digitale archief
Aanpak digitaliseren 11. Nazorg 1. Kick off 10. Migratie 2. Demo Livelink 9. Training 8. Check Go Live Doorlooptijd: +/- 12 weken 3. Verzamelen gegevens 7. Functionele Test 4. Functioneel Ontwerp 6.Configureer Livelink 5. Goedkeuring Afdeling
Personal Workspace Enterprise Workspace Work in Progress Livelink Workspaces Published Items
Folder structure
Browser view Livelink
per folder / document kan afhankelijk van de rechten een functiemenu worden geactiveerd
audittrail van het document
bewaarmotief en termijn van het document
versies van het document
Explorer view Livelink
Outlook integratie met Livelink
Groei documenten in Livelink
Gebruikers activiteit in Livelink 1
Toepassen bewaartermijnen RM Classificatie X Folder Structuur Bewaartermijn
Structuur RM classificatie bewaarmotieven hoofdmotief hoofdmotief hoofdmotief submotief submotief submotief submotief RS 2+20 RS 2+3 RS 2+5 RS 2+8
Link folder structuur bewaartermijnen RM Classificatie gebaseerd op bewaarmotieven Folderstructuur WiP / Publish Bewaarmotieven - time-based - event-based - permanent