Het Functioneringsgesprek

Het Functioneringsgesprek

Augustus 2010 Het Functioneringsgesprek Inleiding Een functioneringsgesprek heeft tot doel de kwaliteit van het werk te verhogen en daarnaast zorgt het voor een verhoging van de motivatie van de medewerker. Tijdens de dagelijkse werkzaamheden is er meestal niet veel tijd om dit soort zaken te bespreken. Het gevolg hiervan is, dat bijvoorbeeld irritaties tussen de bedrijfsleider en een medewerker niet worden uitgesproken, maar ook dat complimenten niet altijd worden gewisseld. Tijdens een functioneringsgesprek wordt een medewerker niet beoordeeld: ze zijn bedoeld om eens rustig een aantal onderwerpen te bespreken en via afspraken een optimaal functioneren van de medewerker te bewerkstelligen. In een functioneringsgesprek staat verbetering centraal. Samen met uw werknemer bespreekt u de huidige werkpraktijk om knelpunten op te sporen. Voor de geconstateerde problemen bedenkt u samen oplossingen. Dit met het doel om behalve het functioneren van de werknemer te verbeteren, ook de onderlinge samenwerking in de toekomst beter te laten verlopen. In een functioneringsgesprek komen meestal de volgende punten aan de orde: - de aard en het niveau van het werk - de beleving van het werk (onder andere samenwerking met collega s) - factoren die goed functioneren verhinderen - toekomstplannen Een functioneringsgesprek vindt minimaal één keer per jaar plaats. Aan een functioneringsgesprek nemen altijd twee partijen deel; een werknemer en zijn leidinggevende. De verhoudingen tussen beide partijen zijn tijdens een functioneringsgesprek gelijkwaardig; er is sprake van tweerichtingsverkeer. Als werknemer geeft u net zo uw mening en draag je suggesties aan, als je dat als leidinggevende doet. De leidinggevende maakt aantekeningen tijdens het gesprek en verwerkt dit na afloop tot een verslag. Mocht u vragen hebben over functioneringsgesprekken, bijvoorbeeld over de werkwijze van het formulier, dan kunt u contact opnemen met het ZLTO Contactcentrum via 073-2173 000 of kijk op www.zlto.nl/arbeid. Inhoud Werkwijze functioneringsgesprekken... 3 1. Voorbereiding... 3 2. Fasen en het verloop van een functioneringsgesprek... 3 2.1 Startfase... 3 2.2 Algemene fase... 3 2.3 Bespreekfase... 3 2.4 Afrondingsfase... 4 2.5 Verslagleggingfase... 4 Bijlage 1. Voorbeeld uitnodiging... 5 Bijlage 2. Formulier functioneringsgesprek... 6 *) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van 2 dit document zou kunnen voortvloeien.

Augustus 2010 Het Functioneringsgesprek Werkwijze functioneringsgesprekken Tips: - Wanneer besloten wordt om binnen het bedrijf te starten met functioneringsgesprekken, is het goed om de medewerkers hierover te informeren. Beleg hiervoor een aparte bijeenkomst (besteed bijvoorbeeld het werkoverleg hieraan). Ook externe adviesbureaus kunnen de medewerkers een toelichting geven op dit onderwerp. - Het is verstandig dat alle leidinggevenden vooraf een training volgen in het voeren van functioneringsgesprekken. Op deze manier kan in een veilige omgeving eens geoefend worden in het voeren van een dergelijk gesprek. De LTO Noord werkgeverslijn organiseert af en toe deze trainingen voor zeer lage tarieven. Informeer even wanneer de volgende is. 1. Voorbereiding - Kondig het gesprek op tijd aan. Geef de medewerker minstens een week voor het gesprek het formulier functioneringsgesprekken (onderdeel 3), zodat de medewerker zich voor kan bereiden. - Ga ook zelf niet het gesprek zonder voorbereiding in, maar denk na over het functioneren van de medewerker over de afgelopen periode. Gebruik als basis hiervoor het formulier functioneringsgesprekken (onderdeel 3) en het verslag van het voorgaand gesprek. 2. Fasen en het verloop van een functioneringsgesprek Het functioneringsgesprek verloopt in vijf fasen, namelijk: 2.1 Startfase - Begin om het ijs te breken en om de medewerker op zijn/haar gemak te stellen met naar iets over de thuissituatie te vragen (dit kan ook problemen opleveren als het heel slecht gaat of als er grote problemen zijn waar je geen weet van hebt) Beter is het om een onderwerp aan te snijden dat de medewerker interesseert. - Verduidelijk en licht toe wat het doel en de motivatie van het functioneringsgesprek is o wat willen we bereiken en waarom o hoe lang duurt het gesprek o op welke wijze wordt het gesprek gevoerd. 2.2 Algemene fase Kom terug op het vorige gesprek. Zijn de gemaakte afspraken gerealiseerd, zo niet, waarom niet. 2.3 Bespreekfase Bespreek de onderwerpen zoals genoemd op het formulier functioneringsgesprekken. Laat de medewerker altijd beginnen met het geven van inbreng. Discussieer met de medewerker over wederzijdse verwachtingen en zoek bij eventuele problemen met de medewerker naar voor hem uitvoerbare oplossingen en mogelijkheden. Per onderwerp vraag je de medewerker een score te geven: hoe waardeert de medewerker het onderwerp op een schaal van 1 tot 10? Geef ook zelf een score, zowel een verschil als zelfde score geeft onderwerp tot gesprek. *) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van 3 dit document zou kunnen voortvloeien.

Augustus 2010 Het Functioneringsgesprek 2.4 Afrondingsfase - Vat alle gemaakte afspraken samen; - Vraag aan de medewerker of hij zelf tevreden is met het verloop van het gesprek; 2.5 Verslagleggingfase - Maak aan de hand van gespreksnotities verslag van het functioneringsgesprek. - Vat de actiepunten uit het gesprek in een samenvatting samen onder het kopje overig - Geef de medewerker een concept. Vraag de medewerker of er opmerkingen op het verslag zijn en verwerk deze. - Laat het verslag voor akkoord ondertekenen. - Sla het verslag op in het personeelsdossier. Tips: Tips voor tijdens het gesprek DOEN: Aandachtig luisteren, eventueel aantekeningen maken Vertellen wat je zelf waarneemt en hoe je dat ervaart Vat regelmatig samen, inclusief eventuele denkfouten en tegenstrijdigheden (spiegelen); Controleer of de boodschap duidelijk overkomt; Respecteer de meningen, ideeën en gevoelens van de medewerker; Vraag, indien de medewerker daar zelf niet mee komt, om een aantal punten te noemen die hij als positief ervaart en aantal punten die hij als negatief ervaart. Neem de tijd om oorzaken van problemen te onderzoeken Stimuleer de medewerker om zelf met oplossingen te komen Maak duidelijke afspraken welke actie ondernomen gaat worden (onderwerp, wie neemt initiatief en op welke manier, ofwel wat, wie en wanneer). Een functioneringsgesprek gaat niet alleen over te verbeteren punten: geef ook altijd aan wat goed is aan het functioneren van de medewerker. Leg de resultaten en de afspraken kort en schriftelijk vast NIET DOEN: Zonder voorbereiding het gesprek aangaan Van de hak op de tak springen In de verdediging gaan bij kritiek Elkaar niet uit laten praten Vooringenomen reageren Tijdens het gesprek gestoord worden Vaag blijven U verantwoordelijk voelen voor de oplossing van problemen van de medewerker waar u zelf niets aan kunt doen Het gesprek beëindigen zonder een korte evaluatie te houden *) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van 4 dit document zou kunnen voortvloeien.

Augustus 2010 Het Functioneringsgesprek 1. Voorbeeld uitnodiging Datum: Onderwerp: functioneringsgesprek Beste, Zoals je weet is het binnen ons bedrijf gebruikelijk om één keer per jaar met alle medewerkers een functioneringsgesprek te houden. Graag wil ik met jou een gesprek houden op om uur. Het gesprek zal ongeveer een uur in beslag nemen. Het functioneringsgesprek is een hele goede gelegenheid om te bespreken hoe het gaat op je werk, wat goed gaat, maar ook wat beter kan. Als bijlage vind je een lijst met gespreksonderwerpen. Ik raad je aan om de lijst van te voren in te vullen en en dit mee te nemen naar het gesprek. Wanneer je vooraf nog vragen hebt, aarzel dan niet om deze te stellen. Met vriendelijke groet, *) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien. 5

2. Formulier functioneringsgesprek ( pagina 1/2) 1. Functioneren Waarover ben je tevreden in je functie? En wat te doen om dit zo te houden? Welke zaken zijn er na jouw laatste functioneringsgesprek in de praktijk opgepakt of verbeterd en welke niet? Waarover ben je ontevreden in je huidige functie? En wat te doen om dat te veranderen? Werkgever Is de leidinggevende tevreden over de invulling van de functie, in productiviteit, kwaliteit en inzicht? 2. Leiding Wat vind je van de algehele leiding op het bedrijf? Hoe is het contact met de leidinggevende? Werkgever Is de leidinggevende tevreden over het contact? Is de leidinggevende tevreden met de houding en instelling van de medewerker? 3. Samenwerking en sfeer Wat vind van de sfeer op het bedrijf? Wat is je eigen rol hierin? Hoe verloopt de samenwerking met andere collega s? 4. Toekomst Wat zou je willen bereiken in de toekomst of welke andere functie zou je willen vervullen? Welke opleiding, cursus of training zou je willen volgen en met welk doel? Wat wordt er afgesproken? Score m.w. (1t/m 10) Score l.g. (1 t/m 10) Score m.w. (1t/m 10) Score l.g. (1 t/m 10) Score m.w. (1t/m 10)

Augustus 2010 Het Fu 5. Verbeteren Welke knelpunten (klachten, irritaties) zijn er, die invloed kunnen hebben op jouw werk ofwel: Waar heb je inde praktijk last van en hoe kunnen deze knelpunten naar jouw mening opgelost worden? Is er voldoende inspraak en overleg binnen het bedrijf? En maak je hier gebruik van? Wat wordt er afgesproken? 6. Veiligheid en fysieke klachten Wordt er veilig gewerkt? Heb je wel eens te maken met fysieke of mentale klachten ten gevolge van het werk? Zijn er arbeidsomstandigheden (bijv. lawaai, veiligheid, comfort, klimaat) die naar jouw mening verbetering behoeven / verbeterd kunnen worden? Wat wordt er afgesproken? Score m.w. (1t/m 10) Score werkdrukbeleving Leidinggevende Worden de veiligheidsvoorschriften voldoende nageleefd door de werknemer? 7. Overig Welke zaken wil je in dit gesprek nog meer aan de orde stellen? *) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien. 7

Augustus 2010 Het Fu *) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien. 8