STAPPENPLAN SEPA DD
INHOUDSOPGAVE 1. inleiding 1 2. stappenplan 2 2.1. Incassant-ID 2 2.2. Mandaten 2 2.3. Inrichting UNIT4 Multivers Extended 2 2.3.1. Betalingscondities 2 2.3.2. Volgnummers 3 2.3.3. Incassoparameters 3 2.3.4. Onderhoud landen 4 2.3.5. Onderhoud banken 5 2.3.6. Genereren incassomandaten 6 2.3.7. Aanmaken incassomandaten 7 2.3.8. Importeren mandaten 8 2.3.9. Facturatie 8 2.3.10. Ter incasso stellen 9
1. INLEIDING Vanaf 1 februari 2014 krijgen we te maken met een nieuw betalingsinstrument voor het afhandelen van incassobetalingen. SEPA Direct Debit is een betaalinstrument waarmee bedrijven in de SEPA landen via automatische incasso betalingen kunnen afwikkelen, waaronder grensoverschrijdende betalingen. Het is de opvolger van het huidige incasseren in Nederland en een nieuwe manier van incasseren van bedragen in euro's in en tussen 32 Europeseextended landen. Op dit moment vindt SEPA zijn toepassing in de 27 EUlidstaten en IJsland, Liechtenstein, Noorwegen, Zwitserland en Monaco. Er zijn drie systemen voor automatische incasso beschikbaar: SEPA Direct Debit CORE (dit is de basisversie), SEPA Direct Debit COR1 (dit is een aanvulling op de basisversie waarvoor een kortere tijdscyclus geldt) en SEPA Business to Business Direct Debit (of B2B; dit is de zakelijke versie). Niet alle banken bieden echter de mogelijkheid om COR1 en B2B te gebruiken dus als u dit systeem wilt gebruiken dient u dit eerst met uw bank en de bank van de debiteur af te stemmen. Stappenplan SEPA DD PAGINA 1 van 11
2. STAPPENPLAN 2.1. Incassant-ID Voordat gebruik gemaakt kan worden van de mogelijkheden van SEPA DD dient de incassant eerst een Europees incasso contract af te sluiten met zijn bank. Bij dit contract hoort een Incassant-ID dat bij iedere incasso-opdracht wordt meegestuurd. De contractgegevens worden later vastgelegd in UNIT4 Multivers Extended. 2.2. Mandaten Mandaten zijn de vervanger van de huidige incassomachtingingen. Bestaande machtigingen blijven geldig, maar moeten aangevuld worden met de volgende gegevens: Incassant-ID Kenmerk (bijvoorbeeld reden van betaling) IBAN en BIC gegevens van geincasseerde Datum van ondertekening (voor bestaande machtigingen is dit 1-11-2009) 2.3. Inrichting UNIT4 Multivers Extended 2.3.1. Betalingscondities Applicatiebeheer Onderhoud Administratie Betalingscondities Wanneer in de betalingsconditie gekozen wordt voor de optie Incasso dan komt een extra veld beschikbaar en kan de incassovorm bepaald worden (B2B, CORE, COR1). Wanneer gekozen wordt voor de optie n.v.t. dan zal de incasso-opdracht worden aangemaakt met het oude Clieop-formaat. Stappenplan SEPA DD PAGINA 2 van 11
2.3.2. Volgnummers Applicatiebeheer Onderhoud Administratie Volgnummers Voor het genereren van mandaten dient een nieuwe volgnummerreeks aangemaakt te worden van het soort mandaatnummers: 2.3.3. Incassoparameters Applicatiebeheer Parameters Financieel Incasso Er dient altijd een mandaat gekoppeld te zijn aan een factuur om deze te kunnen incasseren. In de incassoparameters kan aangegeven worden wat de vervolgstappen kunnen zijn bij het ontbreken van een mandaat: Stappenplan SEPA DD PAGINA 3 van 11
2.3.4. Onderhoud landen Applicatiebeheer Onderhoud Algemeen Landen Geef per land aan of er gebruik gemaakt wordt van SEPA betalingen: Stappenplan SEPA DD PAGINA 4 van 11
2.3.5. Onderhoud banken Applicatie Onderhoud Basisgegevens Administratie Banken/Postbank Op het tabblad [Algemeen] wordt het vinkje Incasso aangezet in het SEPA kader. Vervolgens kan de informatie van het Europese Incasso Contract ingevuld worden. (Voor uitleg van de diverse velden zie de release notes van AW SPE). Stappenplan SEPA DD PAGINA 5 van 11
2.3.6. Genereren incassomandaten Applicatie Onderhoud Incasso Genereren Incasso mandaten Bestaande incassomachtigingen blijven geldig, echter alleen voor gebruik bij CORE en COR1 incasso s. Op basis van de bestaande betalingsconditie bij de debiteur kunnen mandaten gegenereerd worden. Stappenplan SEPA DD PAGINA 6 van 11
2.3.7. Aanmaken incassomandaten Applicatie Onderhoud Incasso Incasso mandaten Nieuwe mandaten worden in dit programma vastgelegd. (Voor uitleg van de diverse velden zie de release notes van AW SPE). 2.3.7.1. Mandaatkenmerken Met de fuctie mandaatkenmerken is het mogelijk om een link naar het ingescande mandaat vast te leggen. Op die manier kan het getekende mandaat eenvoudig worden opgeroepen met het camera-icoon naast de mandaatreferentie: Stappenplan SEPA DD PAGINA 7 van 11
2.3.8. Importeren mandaten Met het importprofiel [mandaten] is het mogelijk om mandaten van een externe bron te importeren in UNIT4 Multivers Extended. 2.3.9. Facturatie Tijdens het aanmaken van de factuur zal automatisch het mandaat gekoppeld worden als er slechts één mandaat aanwezig is. Zijn er meerdere actieve mandaten of kan er geen geldig mandaat gevonden worden, dan zal hiervan tijdens de factuurrun een melding gegeven worden. Deze meldingen worden ook vastgelegd in een logbestand: Stappenplan SEPA DD PAGINA 8 van 11
Wanneer deze situatie zich voordoet dan kan achteraf het juiste mandaat gekoppeld worden aan de factuur. (Applicatie Onderhoud Facturering) en kan de factuur alsnog afgedrukt en/of financieel verwerkt worden afhankelijk van de parameterinstellingen (zie paragraaf 2.3.3) Er kunnen alleen mandaten geselecteerd worden met een van de volgende statussen: Actief Geaccepteerd, eerste inning moet nog plaastvinden Volgende inning is de laatste 2.3.10. Ter incasso stellen Het ter incasso stellen gebeurt vervolgens met de volgende stappen: (de)selecteren voor incasso. Stappenplan SEPA DD PAGINA 9 van 11
Ter incasso stellen: Fiatteren incasso opdracht: Stappenplan SEPA DD PAGINA 10 van 11
Vervaardigen incasso-opdracht: Vanwege de pre-notificatietermijn van 14 dagen wordt een waarschuwing gegeven wanneer een incassoopdrcht wordt gemaakt voor een factuur die nog niet geincasseerd mag worden: Vervolgens wordt het incasso-bestand aangemaakt, dat aangeboden kan worden aan de bank: Stappenplan SEPA DD PAGINA 11 van 11