Aan: kernteam CMLS4HH Van: Gert Grift (mede namens decaan en vice-decanen) cc.: Karen Maex, Hubertus Irth, Peter van Tienderen, Yvonne Kops, Maaike Lürsen, Rudi Rust, Kirstin de Boer, Hanneke van Doorn, Mariska Enneking Betreft: Knelpunten uit tussenrapportage kernteam Datum: 28 augustus 2014 Aansluitend op de bespreking van vrijdagmiddag 22 augustus hierbij een korte reactie op de in de tussenrapportage van het kernteam opgenomen knelpunten. Governance We waarderen de wens van het kernteam om de inhoudelijke samenwerking zo snel en veel mogelijk bestuurlijk te faciliteren. Gezien de voorgeschiedenis is bestuurlijke integratie de komende periode echter niet mogelijk. Tot in ieder geval 2018 blijft de bestaande organisatie dominant en blijven de nieuwe departementen virtueel. Dit betekent dat de bestaande bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de afdelingen (VU) en instituten (UvA), en van de leiding van die eenheden, in stand blijven. Als de samenwerking een succes blijkt kan na 3 jaar begonnen worden met de omzetting van de bestaande naar een nieuwe organisatie. Om de samenwerking in de overgangsperiode mogelijk te maken en te stimuleren moeten de afdelingen/instituten afspraken met de leerstoelgroepen maken, waarin de onderlinge verhoudingen worden vastgelegd. Deze afspraken zullen tenminste betrekking moeten hebben op de financiën, het personeelsbeleid (o.a. invulling vacatures) en de onderzoeksprogrammering en moeten de leerstoelgroepen voldoende ruimte geven om de samenwerking met de collega s van de andere faculteiten vorm te geven. Dit geldt zowel voor SILS, als voor MCB en Scheikunde. Als de afspraken gereed zijn, kan vervolgens een samenwerkingsovereenkomst tussen de betrokken groepen worden opgesteld. De instelling van een managementteam en/of de benoeming van een coördinator kan onderdeel zijn van de samenwerkingsovereenkomst. Managementteam en coördinator kunnen echter alleen besluiten nemen die passen binnen het afsprakenkader met de afdeling/het instituut en (zwaarwegende) adviezen geven aan en voorstellen formuleren voor de instituutsdirecteur/het afdelingshoofd. Binnen SILS is een concept afsprakenkader in bespreking. Als dat is vastgesteld, zullen MCB en Scheikunde bezien of binnen hun afdeling vergelijkbare afspraken gemaakt kunnen worden. Aansluitend kan het kernteam een samenwerkingsovereenkomst gaan opstellen. Gert Grift zal bij deze acties helpen en de komende weken alvast met juristen van UvA en VU de formele opties voor een samenwerkingsovereenkomst verkennen. De positie van de biofysici en bioinformatici is onderwerp van de besprekingen met de kernteams op 10 en 17 mei.
Onderwijs We onderschrijven het standpunt dat alvorens verkenningscommissie 2 aan de slag kan, voor de biomedische opleidingen een tussenstap nodig is. Samen met het TDO zal z.s.m. een overleg met de partners van VUmc en AMC worden voorbereid. De locatieopties zijn een belangrijk agendapunt voor deze bespreking en moeten vooraf goed worden afgestemd (kernteam, TOD, besturen). We onderschrijven de opmerkingen van het kernteam over de bekostiging. Een financieel model voor gezamenlijke opleidingen is in concept gereed en wordt op dit moment als proof of concept doorgerekend voor de bachelor scheikunde. Het streven is de verschillen in bekostiging weg te nemen, maar dit zal zeker twee jaar duren. In de tussentijd zullen we er voor zorgen dat de verschillen niet leiden tot strategisch gedrag en suboptimale inhoudelijke keuzes: financiële plussen en minnen voor de leerstoelgroepen die door de samenwerking ontstaan, zullen op faculteits- en/of universitair niveau worden gecompenseerd. Hiervoor is het belangrijk dat er geen omvangrijke structurele verschuivingen in het aantal ingeschreven studenten per instelling ontstaat. Op het bovenstaande zal één uitzondering worden gemaakt. Als FALW en FEW overgaan op bekostiging op basis van feitelijke docenteninzet (rapport projectgroep van Steen), zullen de effecten niet automatisch worden gecompenseerd, omdat hiermee niet alleen harmonisatie met de FNWI wordt beoogd, maar ook een beleidsmatig wenselijke verandering van financiële prikkels. Personeel De personeelsplanning en in het bijzonder de invulling van stafvacatures is een belangrijk onderdeel van het strategisch plan, omdat de mogelijkheden om de accenten in het onderzoek te verleggen daar sterk mee samenhangen. Als er de eerste jaren geen of weinig ruimte ontstaat, kunnen de AAAmiddelen enig soelaas bieden (overbruggingsfinanciering), maar dat geldt evenzeer voor de andere departementen. Wij zien geen reden om aan CLMS4HH, vanwege de pioniersrol, een groter aandeel van de AAA-gelden toe te wijzen, of uit een andere bron extra middelen ter beschikking e stellen. Huisvesting en daarmee gerelateerde bedrijfsvoering We onderschrijven de stelling dat verschillen in de bekostiging en verrekening van infrastructuur (o.a. vierkante meter prijzen) en overhead de inhoudelijke keuzes m.b.t. de samenwerking en het werken in O 2 niet mogen beïnvloeden. Er wordt hard gewerkt aan harmonisatie van de systemen en regelgeving met name het feit dat de VU per 1/1/2015 overgaat naar een fullcost systeem is daarbij een essentiële stap maar het duurt zeker nog enige tijd tot dit gerealiseerd is. In de tussentijd zullen de financiële effecten voor de betrokken groepen, afdelingen en instituten op het niveau van de faculteit en/of de universiteit worden gecompenseerd, of opgevangen. Het IT-concept voor O 2 is inmiddels gereed (inclusief een concrete plateauplanning en systeemkeuzes) en zal de komende maand aan de gebruikers worden voorgelegd. Omdat het concept niet alleen betrekking heeft op standaard (kantoor)automatisering maar ook op specifieke research gebonden aspecten, zullen de gebruikers van VU, UvA en VUmc de komende maand nauw betrokken worden.
De betrokken SILS groep is in overleg met de proefdierenfaciliteit van de VU; er lijken geen belemmeringen voor de overkomst van de muizen. Voor eventuele verrekeningsverschillen geldt de algemene opmerking aan het begin van deze paragraaf. Er worden vooraf geen middelen voor eventuele schade aan onderzoeksprojecten en apparatuur gereserveerd. We gaan er vanuit dat alles wordt gedaan om die schade te vermijden. Indien onverhoopt toch schade optreedt, zal per geval worden bezien of compensatie nodig is. N.a.v. de recente discussie over de microscopie zal de komende twee weken met alle betrokkenen worden overlegd, waarbij de verschillende opvattingen en opgaven zullen worden geobjectiveerd. Dit moet leiden tot een definitief voorstel. Gert Grift zal dit proces begeleiden. De overige huisvesting gerelateerde punten worden opgepakt door de projectorganisatie voor O 2, Rob Leurs heeft die onderwerpen recent nog eens onder de aandacht van Kirstin de Boer gebracht.
Overzicht door kernteam gesignaleerde knelpunt met verantwoordelijken en status In bijgevoegde tabel is voor de knelpunten (bullets in CMLS4HH tussenrapportage) nog eens aangeven wie verantwoordelijk is en wat de status is. Onderwerp Verantwoordelijk Status Governance Bestuursmodel KM/PvT/HI/GG Loopt (SILS afspraken in concept gereed, daarna vergelijkbare afspraken voor VU en vervolgens samenwerkingsovereenkomst). Tijdslijnen bewaken KM/GG Gebeurt permanent. Inzicht in financiële situatie GG/YK/ML/RR Loopt (bij SILS gereed, VU groepen volgen). Positie Biofysica en Bioinformatici KM/PvT/HI/GG Wordt 10 en 17 september met betrokken kernteams besproken. Onderwijs Bekostiging TDO/YK/ML/RR/GG Bestuurlijke uitspraak: harmonisatie op termijn, tot die tijd geen voor- of nadelen, tenzij beleid; Bekostigingsmodel wordt uitgerekend voor bachelor scheikunde. Locatie TDO/KM/GG Voor 2 e verkenningscommissie formuleren kernteam en TDO locatievoorstel. Positie andere partijen (m.n. VUmc en AMC) Personeel Vrijkomen en invullen staffuncties Huisvesting Vierkante meterprijzen (incl. services) Trillingsonderzoek en klimaatbeheersing TDO/KM/GG KM/HI/PvT/YK/ML/RR PO O 2/YK/ML/RR PO O 2 Na locatievoorstel afstemming met VUmc en AMC. AAA-toewijzing 2013 is afgerond; ronde 2014 loopt; geen additionele middelen beschikbaar. Bestuurlijke uitspraak: geen voor of nadelen groepen; Directeuren bedrijfsvoering operationaliseren huisvestingsconvenant. Meetresultaten zijn gedeeld met de groep Gadella en biofysici. Voor biofysici wordt een PvE voor inpassing opgesteld (sept) Proefdieren PO O 2/ML/YK Loopt (overleg met UPC VU);
Bestuurlijk uitspraak over verschillen in verrekening: geen nadeel voor onderzoekers. IT-infrastructuur PO O 2 Concept gereed, wordt besproken met gebruikers; Aparte bijeenkomsten over research aspecten. Investeringen in valorisatie lab. PO O 2 Onderzocht wordt of valorisatielab onderdeel kan zijn van labhotel OI2, gezien de overlappende ambities Compensatie voor schade aan onderzoeksprojecten KM/HI/PvT/YK/ML/RR Wordt achteraf per geval bekeken. Inventariseren en analyseren behoeften infrastructuur en apparatuur PO O 2 Analyse bestaande apparatuur loopt (Dimio bv), incl. check op aansluiting in OI2 en bijbehorende verhuisplanning. Infrastructuur microscopie PO O 2/GG Analyse beschikbare apparatuur afgerond. Uitkomst analyse en eerdere inventarisatie SILS-gebruik staan ter discussie en worden gevalideerd; AAA-middelen gereserveerd. Infrastructuur NMR/MS PO O 2, YK, GG Investeringsvoorstel voor NMR ligt bij YK voor afstemming met S&F en POI2 KS HI PvT YK ML RR GG PO 2 = Karen Maex = Hubertus Irth = Peter van Tienderen = Yvonne Kops = Maaike Lürsen = Rudi Rust = Gert Grift = Projectorganisatie O 2