1 van 5 BELEID TER VOORKOMING VAN NEPOTISME 1. TREFWYDTE Hierdie beleid is van toepassing op alle personeellede (permanent, tydelik, voltyds, deeltyds) en alle studente. In die verdere bewoording sluit personeellede dus ook studente in, waar toepaslik. 2. DOELSTELLING Die doelstelling van die beleid is om: 2.1 onregverdige begunstiging te voorkom; en 2.2 situasies te voorkom wat kan lei tot konflik van belange. 3. RAAMWERK WAARBINNE DIé DOKUMENT INPAS Die Raad van die Universiteit Stellenbosch het op 13 Desember 2000 n Diensbillikheidsplan aanvaar. Daarvolgens sal, onder andere, daarna gestreef word om onbillike arbeidspraktyke, met inbegrip van onbillike diskriminasie uit te skakel. Nepotisme word gesien as n vorm van onbillike diskriminasie. 4. WOORDOMSKRYWINGS Vir die doel van hierdie beleid word die volgende woordomskrywings aanvaar: 4.1 Nepotisme is die onregverdige begunstiging van nabye familielede, lede van n huishouding en nabye vriende soos omskryf in 4.4. 4.2 Nabye familie sluit in: die persoon self en bloed- en aanverwante persone tot in die tweede graad (byvoorbeeld eggeno(o)te (ook lewensmaat), kind, ouer, broer, suster, grootouers, kleinkinders, skoonfamilie ens).
2 van 5 4.3 Lede van n huishouding sluit in: alle individue wat op n gereelde basis n personeellid se woning deel. 4.4 Vir doeleindes van hierdie beleid beteken nabye vriende, persoonlike verhoudinge wat n objektiewe en verantwoordbare professionele verhouding moeilik maak. 4.5 Aankoper verwys na enige personeellid wat goedere en/of dienste namens die Universiteit verkry. 5. ONUS Die onus om bogenoemde verhoudinge te verklaar lê op werknemers van die Universiteit. Indien onsekerheid bestaan, moet die Hoofdirekteur: Strategiese Inisiatiewe en Menslike Hulpbronne geraadpleeg word sodat konsekwente optrede ten opsigte van die inhoud en gees van die beleid verseker word. 6. ONDERLINGE DIENSVERHOUDING 6.1 Personeellede mag nie regstreeks of onregstreeks betrokke wees by die inisiëring van, of deelname aan, besluite oor direkte diensvoorwaardes (bv. aanvanklike aanstelling, bevordering, salaris, werkstoedeling, toekenning van navorsingsfondse, verlof, ens.) ten opsigte van lede van nabye familie of huishouding, of nabye vriende nie. 6.2 In gevalle waar personeellede oorweeg word om in diens geneem of bevorder te word in posisies waar n lid van hulle nabye familie of huishouding of nabye vriende in die normale gang van sake besluite neem, of n beduidende rol speel in besluitneming, ten opsigte van hul direkte diensvoorwaardes, sal in oorleg met die Hoofdirekteur: Strategiese Inisiatiewe en Menslike Hulpbronne, die besluitnemingsbevoegdheid of -rol aan iemand anders toegewys word, indien redelikerwys moontlik. n Skriftelike aanbeveling moet in hierdie verband deur die Omgewingshoof voorgelê word. Die Hoofdirekteur: Strategiese Inisiatiewe en Menslike Hulpbronne neem die finale besluit oor hierdie aanbeveling voor enige aanstelling gemaak kan word.
3 van 5 6.3 In die geval waar personeellede oorweeg word om in diens geneem of bevorder te word in posisies waar hulle blootgestel word aan die nabye toesighoudende outoriteit van n lid van hulle nabye familie of huishouding of nabye vriende, sal in oorleg met die Hoofdirekteur: Strategiese Inisiatiewe en Menslike Hulpbronne, die nabye toesighoudende outoriteit aan iemand anders binne die omgewing toegewys word, indien redelikerwys moontlik. n Skriftelike aanbeveling moet in hierdie verband deur die Omgewingshoof voorgelê word. Die Hoofdirekteur: Strategiese Inisiatiewe en Menslike Hulpbronne neem die finale besluit oor hierdie aanbeveling voor enige aanstelling gemaak kan word. 7. STUDIELEIERS EN PROMOTORS In gevalle waar dit onvermydelik is dat n personeellid vir n nabye familielid of huishoudingslid of nabye vriend as studieleier, medestudieleier, promotor of medepromotor moet optree, moet daar benewens hom/haar ook n onverbonde studieleier, mede-studieleier, promotor of medepromotor vir daardie student wees. n Skriftelike aanbeveling sal in hierdie verband deur die Omgewingshoof voorgelê word. Die toepaslike akademiese liggaam is verantwoordelik vir die finale besluit. 8. KOOP VAN GOEDERE EN/OF DIENSTE 8.1 Voordat n kooptransaksie ten opsigte van goedere en/of dienste plaasvind waarby nabye familie of huishoudingslede as leweransiers betrokke is, moet die tersaaklike persoonlike verbintenis deur n aankoper, of besluitnemer oor die transaksie, aan die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste verklaar word. Versuim om die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste in te lig, sal ooreenkomstig die Universiteit se dissiplinêre kode hanteer word. Op elke rekwisisie moet die persoon wat die rekwisisie goedkeur, homself/haarself vergewis dat daar geen nepotisme plaasgevind het of kon plaasgevind het nie. 8.2 Nadat die aankoper/besluitnemer die tersaaklike persoonlike verbintenis met die leweransier(s) aan die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste verklaar het, moet die aankooptransaksie deur n onverbonde personeellid gehanteer word.
4 van 5 8.3 Indien die prosedure soos voorgeskryf in par. 8.2 onuitvoerbaar is, kan die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste toestemming gee dat die betrokke aankoper/besluitnemer die transaksie verder mag hanteer nadat hy/sy vasgestel het: 8.3.1 dat die goedere/dienste nie op voordeliger terme deur n ander leweransier verskaf kan word nie; 8.3.2 dat dieselfde produkspesifikasie aan ander potensiële leweransiers voorgelê is; 8.3.3 dat van die betrokke leweransier dieselfde leweringsvoorwaardes en nasorgdiens geverg word as van enige ander onafhanklike leweransier; en 8.3.4 dat binnekennisbehandeling nie in die betrokke transaksie n rol speel nie. 8.4 By n geslote tenderaksie word die prosedure voorgeskryf in parr. 8.1 tot 8.3 vervang deur die volgende: 8.4.1 Die aankoper/besluitnemer verklaar sy/haar persoonlike verbintenis met een of meer van die potensiële leweransiers aan die paneel van beoordelaars. 8.4.2 Die aankoper/besluitnemer onttrek hom/haar van verdere deelname aan die tenderproses/komitee. 8.4.3 Die voorsitter van die tenderkomitee mag nieteenstaande par. 8.4.2 besluit dat die aankoper/besluitnemer wat sy/haar persoonlike verbintenis verklaar het, steeds aan die proses mag deelneem. Die voorsitter sal n besluit neem oor die aard van die deelname. 9. VERKOOP VAN GOEDERE Voordat n verkooptransaksie ten opsigte van goedere plaasvind waarby nabye familie of huishoudingslede betrokke is, moet die tersaaklike persoonlike verbintenis deur die verkoper, of besluitnemer oor die transaksie, aan sy/haar Dekaan/Omgewingshoof verklaar word.
5 van 5 Die verkooptransaksie moet dan deur n onverbonde personeellid hanteer word, tensy die betrokke Dekaan/Omgewingshoof toestemming verleen dat die betrokke verkoper/ besluitnemer die transaksie verder mag hanteer (uittreksel uit die Beleid t.o.v. die verkoop van bate-items). 10. ANDER SITUASIES Uiteraard kan nie alle spesifieke situasies waar nepotisme n rol kan speel, in hierdie beleid gelys word nie. Waar sulke situasies opduik, moet die beginsels wat uit die vorige paragrawe blyk die grondslag van die beleid te wees, eweseer toegepas word. IRO151-Beleid ter voorkoming van Nepotisme (Januarie 2011)