INFORMATIEBERICHT GEMEENTESECRETARIS Decretale graad (statutair) klasse 4 Het gemeentebestuur van Zedelgem gaat over tot de aanwerving van gemeentesecretaris (m/v). Functie De secretaris is het hoofd van het personeel en de verbindingsfiguur tussen het beleid en de administratie. Hij/zij is verantwoordelijk voor de coördinatie van de activiteiten van de gemeentelijke diensten. Hij/zij bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening en de efficiënte werking van de gehele organisatie. De secretaris ondersteunt het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad bij het realiseren van de beleidsdoelstellingen. Salaris: bruto geïndexeerd jaarsalaris minimum 55.725,76 Aanbod een boeiende job met verantwoordelijkheid een aangename en eigentijdse werkomgeving een aantrekkelijk loon met bijkomende extralegale voordelen. zedg-se-doc-20130228 (informatiebericht secretaris) pagina 1
VOORWAARDEN Aan deze voorwaarden (de selectie en de medische geschiktheid uitgezonderd) moet voldaan zijn op de uiterste datum voor de indiening van de kandidaturen. Algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden voldoen aan de algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden: een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren (wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen); de burgerlijke en politieke rechten genieten; medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie (De medische geschiktheid van de kandidaat, moet in overeenstemming met artikel 27 van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers, vaststaan voor de effectieve tewerkstelling bij de gemeente). voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; voldoen aan de specifieke vereisten voor de functie: houder zijn van een academisch gericht masterdiploma of een diploma van het universitair of daarmee gelijkgesteld onderwijs of van het hoger onderwijs buiten de universiteit van het lange type en dat toegang geeft tot niveau A Belg zijn slagen voor de selectieprocedure. EXAMENPROGRAMMA Het examenprogramma voor secretaris werd als volgt vastgesteld: Een schriftelijk gedeelte bestaande uit: Dit gedeelte bestaat uit minimaal 1 gevalstudie (15/30 punten) en minimaal 1 competentieproef (15/30 punten). een gevalstudie: omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt. een competentieproef: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst. zedg-se-doc-20130228 (informatiebericht secretaris) pagina 2
Een mondeling gedeelte Dit gedeelte bestaat uit een grondig sollicitatiegesprek (20/40 punten). Een assessment Dit gedeelte bestaat uit: een gestructureerde vragenlijst (persoonlijkheidstest, cognitieve proef, vaardigheidsproef); een zelfevaluatie; een proef die leiderschaps- en managementcapaciteiten test; een diepte-interview. De score van het assessment is 'niet geschikt', 'minder geschikt', 'geschikt', 'heel geschikt'. Om als geslaagd te worden beschouwd moeten de kandidaten voor elke selectieproef 50% behalen en voor het geheel 60%. Bij het assessment moet de kandidaat minstens 'geschikt' bevonden worden. De selectiecommissie maakt voor elke selectietechniek een verslag op. Het verslag vermeldt per kandidaat het resultaat. De selectiecommissie maakt bij de afsluiting van de selectieprocedure een eindverslag op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat. De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het resultaat van de selectie. Kandidaten hebben op hun verzoek toegang tot de selectieresultaten in overeenstemming met de bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Geslaagde kandidaten worden opgenomen in een wervingsreserve van drie jaar. SELECTIECOMMISSIE De selecties worden uitgevoerd door een selectiecommissie. Voor de samenstelling van de selectiecommissies gelden de volgende algemene regels: 1. de selectiecommissie bestaat uitsluitend uit deskundigen; 2. elke selectiecommissie bestaat uit ten minste drie leden 3. ten minste de helft van de leden zijn deskundigen die extern zijn aan het eigen gemeentebestuur; 4. de selectiecommissie bestaat bij voorkeur uit leden van verschillend geslacht; 5. de leden van de gemeenteraad en van het college van burgemeester kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen gemeentebestuur; 6. bij afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie voltallig over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. Onder deskundig wordt verstaan dat de leden van de selectiecommissie over de specifieke deskundigheden moeten beschikken om de kandidaten te beoordelen op de voor de functie vastgestelde selectiecriteria. Met toepassing van het eerste lid komen in aanmerking voor deelname aan een selectiecommissie: 1. deskundigen in de personeelsselectie; zedg-se-doc-20130228 (informatiebericht secretaris) pagina 3
2. personen extern aan de gemeente, die daartoe wegens hun professionele activiteit en specialisatie geschikt bevonden worden; 3. personeelsleden van andere overheden, de toezichthoudende overheid uitgezonderd, en, binnen de grenzen van het toegelaten aantal interne commissieleden, personeelsleden van het eigen bestuur, met een graad die minstens van gelijke rang is als de vacante functie. Psychotechnische proeven en persoonlijkheidstests worden afgenomen door een selectiebureau of door een persoon die daartoe bevoegd is en erkend is in overeenstemming met het decreet van 13 april 1999 met betrekking tot de private arbeidsmarktbemiddeling in het Vlaamse Gewest en het besluit van de Vlaamse Regering van 8 juni 2000 ter uitvoering van dat decreet. De leden van de selectiecommissies respecteren de volgende gedragsregels en wettelijke voorschriften bij selecties: 1. onafhankelijkheid; 2. onpartijdigheid; 3. non- discriminatie op grond van zogenaamd ras of huidskleur, nationaliteit of etnische achtergrond, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, gezondheidstoestand, voorkomen, handicap, geloof of levensbeschouwing, burgerlijke staat, politieke overtuiging, zoals bepaald in de non-discriminatiewetgeving; 4. respect voor de vertrouwelijkheid van de gegevens van de kandidaten en voor hun private levenssfeer; 5. geheimhouding van de vragen en, als dat van toepassing is, respect voor de anonimiteit van de proeven; 6. verbod op belangenvermenging. Bij familieverwantschap tot in de derde graad tussen een lid van de selectiecommissie en een kandidaat, worden de passende maatregelen getroffen om de onpartijdigheid van de selectieprocedure te garanderen. De selectiecommissie wijst in haar midden een voorzitter, die de selectieprocedure leidt, aan. De voorzitter wordt in zijn taak bijgestaan door een secretaris die niet deelneemt aan de eigenlijke selectieactiviteiten en aan de beoordeling van de kandidaten. De leden en de secretaris van de selectiecommissie worden nominatief door het college van burgemeester en schepenen aangewezen. De selectieprocedures toetsen de bekwaamheid of geschiktheid van de kandidaten en resulteren in een opsomming in volgorde van behaalde punten van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. De meest geschikte kandidaat wordt echter gekozen op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering in overeenstemming met de bepalingen van de Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen van 29 juli 1991. De selectie voor de aanwerving van gemeentesecretaris werd uitbesteed aan CC Select, een erkend extern selectiebureau. zedg-se-doc-20130228 (informatiebericht secretaris) pagina 4
FUNCTIEBESCHRIJVING GEMEENTESECRETARIS 1. Plaats in het organogram De gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de organisatie, rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen en wordt geëvalueerd door een bijzondere gemeenteraadscommissie. 2. Doel van de functie De gemeentesecretaris is algemeen directeur, hij/zij stuurt de organisatie in haar geheel aan. Hij/zij is strategisch adviseur, die de gemeenteraad en het college adviseert bij het uitstippelen en uitvoeren van het gemeentelijk beleid. Hij/zij is de scharnier tussen het politieke bestuur en de ambtelijke organisatie. 3. Kernresultaatgebieden 3.1. Secretaris van de politieke organen 3.1.1 Taken de installatievergadering van de gemeenteraad inhoudelijk voorbereiden de vergaderingen van gemeenteraad en college bijwonen de dossiers van gemeenteraad en college doornemen de notulen van gemeenteraad en college opmaken inlichtingen verstrekken over dossiers aan burgemeester, schepenen en gemeenteraadsleden de burgemeester, het college en de gemeenteraad adviseren en inhoudelijk ondersteunen de gemeenteraad, het college en de burgemeester administratief ondersteunen in samenwerking met de dienst secretariaat 3.1.2 Bevoegdheden (*) in ontvangst nemen van akten die verband houden met de installatie van de politieke organen verantwoordelijk voor de redactie van de notulen van gemeenteraad en college medeondertekening van de goedgekeurde notulen medeondertekening van alle reglementen, verordeningen, beslissingen, akten en briefwisseling van de gemeenteraad, van het college en van de burgemeester zedg-se-doc-20130228 (informatiebericht secretaris) pagina 5
3.2. Leiding van de ambtelijke organisatie 3.2.1 Taken zorgen voor een efficiënte en effectieve werking van de organisatie in haar geheel vlotte werking faciliteren door te voorzien in de gepaste middelen (personeel, budget, ICT en materiële middelen) in samenwerking met de diensthoofden van de betrokken diensten coördineren van de samenwerking tussen de verschillende afdelingen en diensten organiseren van de interne communicatie via interne overlegstructuren beheer van het archief in samenwerking met de archivaris 3.2.2 Bevoegdheden zeggenschap over de ondersteunende processen die de vlotte en eenvormige werking van de organisatie mogelijk maken voorzitterschap van het managementteam voorzitterschap van het diensthoofdenoverleg installeren van dienstoverschrijdende projectgroepen ondertekenen van alle briefwisseling met mogelijkheid tot delegatie 3.3. Link tussen politiek bestuur en ambtelijke organisatie 3.3.1 Taken dossiers van de diensten doornemen ter voorbereiding van college en gemeenteraad beslissingen van gemeenteraad en college terugkoppelen naar de diensthoofden de afsprakennota tussen politiek bestuur en ambtelijke organisatie opmaken constructieve samenwerking tussen mandatarissen en personeel faciliteren 3.3.2 Bevoegdheden bijkomende informatie opvragen bij de diensten om de dossiers voor het college en de gemeenteraad correct en volledig te kunnen toelichten bepalen van de manier waarop de terugkoppeling van gemeenteraad en college naar de diensten gebeurt afsluiten van de afsprakennota met het college en de burgemeester zedg-se-doc-20130228 (informatiebericht secretaris) pagina 6
3.4. Hoofd van het personeel 3.4.1 Taken rechtstreekse leiding van de diensthoofden met uitzondering van de financieel beheerder functionele leiding over de financieel beheerder i.v.m. de taken beschreven in het gemeentedecreet aanvragen van personeel die kaderen binnen dagelijks personeelsbeheer goedkeuren uitstippelen personeelsbeleid in samenwerking met de personeelsdienst 3.4.2 Bevoegdheden hiërarchische zeggenschap over de diensthoofden met uitzondering van de financieel beheerder evaluator van de diensthoofden met uitzondering van de financieel beheerder zeggenschap over dagelijks personeelsbeheer budgethouder voor zaken van dagelijks personeelsbeheer uitvoeren van tuchtonderzoek opstellen voorontwerp van organogram, personeelsformatie en rechtspositieregeling 3.5. Kwaliteitsmanagement 3.5.1 Taken het kwaliteitssysteem en het intern controlesysteem organiseren het kwaliteitshandboek coördineren de werking van de gemeentelijke diensten optimaliseren in samenwerking met de diensthoofden rapporteren aan gemeenteraad en college over het intern controle systeem 3.5.2 Bevoegdheden hiërarchische zeggenschap over de processen van de diensten 3.6. Opvolgen van de beleidscyclus 3.6.1 Taken de strategische nota van het meerjarenplan opstellen en de input van de diensten coördineren de beleidsnota bij het budget opstellen en de input van de diensten coördineren de verklarende nota bij de budgetwijziging opstellen en de input van de diensten coördineren overleg met de financieel beheerder over de financiële nota bij meerjarenplan, budget, budgetwijziging zedg-se-doc-20130228 (informatiebericht secretaris) pagina 7
de gemeenteraad en het college adviseren bij beleidsbeslissingen de beleidsuitvoering door de diensten opvolgen rapporteren aan het college over de uitvoering van het beleid 3.6.2 Bevoegdheden inbreng opvragen bij alle diensten medezeggenschap over de inbreng van de diensten 3.7. Financieel beheer 3.7.1 Taken uitvoeren girale betalingen (dubbele handtekening) na betaalbaarstelling door het college aanstellen van ambtenaren belast met de inning van geringe dagontvangsten goedkeuren kasreglement toekennen van kasprovisies goedkeuren van de uitgaven die verband houden met dagelijks personeelsbeheer 3.7.2 Bevoegdheden verantwoordelijk voor de chartale verrichtingen budgethouder inzake dagelijks personeelsbeheer 3.8 Opvolgen van niet-dienstgebonden en dienstenoverschrijdende beleidsdossiers 3.8.1 Taken projectmanagement van strategische dossiers vb. brandweerhervorming, PPS rusthuis, bijwonen van vergaderingen en organiseren van overleg 3.8.2 Bevoegdheden adviseren operationele zeggenschap in het kader van het dossier 3.9 Public relations 3.9.1 Taken de gemeente vertegenwoordigen bij officiële gelegenheden contacten met externe partners vergaderingen op regionaal, provinciaal en Vlaams niveau 3.9.2 Bevoegdheden deelnemen aan vergaderingen en bijeenkomsten zedg-se-doc-20130228 (informatiebericht secretaris) pagina 8
4. Competenties 4.1. Technische kennis / vaardigheden kennis van gemeentedecreet en andere relevante regelgeving kennis van de werking van het bestuur kennis van managementtechnieken kennis van softwarepakketten nodig voor de functie communicatieve vaardigheden 4.2. Gedragscompetenties Niveau Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Competentie Voortgangscontrole elementair voldoende X X X Visieontwikkeling X X X Organisatiebewustzijn X X X Interactief gedrag Teamwerk en samenwerking X X X Leiderschap Leiding geven X X X Probleemoplossend gedrag Waardegebonden gedrag Besluitvaardigheid X X X Klantgerichtheid X X X Resultaatsgerichtheid X X X Loyauteit X X X Integriteit X X X grondig (*) Ter verduidelijking: Bevoegdheid : het recht tot het uitoefenen van bepaalde handelingen Medezeggenschap : het recht mee te doen in besprekingen en bij besluitvorming -> Inspraak, gekoppeld aan de plicht van advies te geven over bepaalde onderwerpen Zeggenschap : het recht om over iets te beslissen -> hiërarchische zeggenschap : i.f.v. de verantwoordelijkheid over de algemene gang van zaken binnen de eigen dienst/afdeling -> operationele zeggenschap : over werkopdrachten (wat moet gedaan worden) -> functionele zeggenschap : over zaken die te maken hebben met het juist hanteren van specialistische kennis en vaardigheden (hoe iets moet gedaan worden) zedg-se-doc-20130228 (informatiebericht secretaris) pagina 9
KANDIDAATSTELLING Interesse in deze functie? Alle inlichtingen i.v.m. de diploma- en toelatingsvoorwaarden, de functieomschrijving en het examenprogramma kan je terugvinden op www.ccselect.be (onder de knop vacatures lokale besturen ). Voor alle andere inlichtingen kan je contact opnemen met CC Select (02.467.35.40 - michpompen@ccselect.be). Je kandidatuur met curriculum vitae, kopie van je diploma en een uittreksel uit het strafregister, stuur je uiterlijk tegen 25 maart 2013 via aangetekend schrijven (poststempel geldt als bewijs) aan: Gemeentebestuur Zedelgem, P/A CC Select - Vliegvelddreef 9-1082 Brussel. zedg-se-doc-20130228 (informatiebericht secretaris) pagina 10