P+O-congres Efficiënt en effectief werken volgens Lean provinciebestuur West-Vlaanderen Hilde Vandromme Karolien Demeyer
Inleiding sprekers Hilde Vandromme, bestuursdirecteur Personeel & HRM diensthoofd provinciebestuur West-Vlaanderen hildeke.vandromme@west-vlaanderen.be Karolien Demeyer, adviseur Personeel & HRM - projectverantwoordelijke provinciebestuur West-Vlaanderen karolien.demeyer@west-vlaanderen.be
Inleiding Provinciebestuur West-Vlaanderen 820 personeelsleden Hoofdbestuur IVA SDP/IVA SBR Agentschappen 46 locaties Activiteiten : streekhuizen domeinen waterlopen vergunningen mobiliteit ruimtelijke planning -
Situering Leantraject binnen provinciebestuur West-Vlaanderen Organisatie-overkoepelend project Horizon 17 Interne controle : zicht krijgen op de taakbeheersing van het personeel dmv doorlichting naar effectief en efficiënt werken
Situering Leantraject binnen provinciebestuur West-Vlaanderen Doelstelling : verkennen en uitproberen Leanmethodiek via twee pilootprojecten en opstart van een Leanteam Externe begeleiding door Möbius Periode januari juni 2016 Indien positief : uitrol van de leanmethodiek in de volledige organisatie (verschillende coördinatieteams)
Situering Leantraject binnen provinciebestuur West-Vlaanderen 2 pilootprojecten : * gebouwendienst : meldingen kleine defecten * dienst Externe relaties en Europese programma s : intern goedkeuringsproces Europese projecten Deelnemers : projectmedewerkers van de betrokken dienst die een taak hebben in het proces en de klanten
Situering Leantraject binnen provinciebestuur West-Vlaanderen leanteam van leanambassadeurs leden : sleutelfiguren uit de verschillende coördinatieteams taak : globale opvolging beide pilootprojecten en rol bij de uitrol van de leanfilosofie in de organisatie
Wat is lean? Maximale waarde voor de klant realiseren met zo min mogelijk verspillingen Verbetering op verschillende niveaus Verschillende methodieken : * model van 5S * verbeterbord * brown paper sessies * A3-methodiek *
Wat is lean? Leanprincipes : Klant Detecteren van verspilling Flow : laat het product/dienst stromen Pull Continu verbeteren
2 leanpilootprojecten Gebouwendienst : meldingen kleine defecten deelnemers : diensthoofd gebouwen personeelsleden betrokken sectie klanten (indiener meldingen + vertegenwoordiger interne hersteldienst) Dienst Externe relaties en Europese programma s deelnemers : diensthoofd EE personeelsleden betrokken sectie klanten (prov. indiener projecten + vertegenwoordiger dienst Financiën en dienst Personeel)
2 leanpilootprojecten Korte opleidingssessie voor alle deelnemers Introductie leanprincipes via het Lean Asteria Game Inzichten creëren/waarom-vraagstelling introduceren
2 leanpilootprojecten Screeningsfase : huidige manier van werken in kaart brengen gegevensverzameling : interview metingen op de werkvloer brown paper sessie : proces uittekenen en visualiseren (value stream mapping)
Brown paper sessie value stream mapping
2 leanpilootprojecten In kaart brengen verspillingen Formuleren verbetervoorstellen : A3-methodiek visgraatmethode Opstellen acties en bepalen van de impact Verdelen van de taken
Visgraatmethode
Impact bepalen acties
Leanteam = lean-ambassadeurs sleutelfiguren uit verschillende coördinatieteams Verbeterbord : Creëren van een kader : top -> down (humus) Verbeteren = * het klein maken -> snel resultaat met weinig inspanningen (quick wins) * visualiseren * kennis delen * fun to do aangenaam kader creëren
verbeterbord
5 S efficiënte werkplek 5 S voor een efficiënte werkplek : een plaats voor alles en alles op zijn plaats Scheiden Schikken Schoonmaken Standaardiseren In Stand houden
Resultaat 5 S
Globale conclusies van de deelnemers LEAN = gezond verstand (blijven) gebruiken huidige aanpak/manier van werken durven in vraag stellen/benoemen ruimte creëren voor de zaken die er toe doen, relevant zijn, klein maken van verbeterpunten verbeteren = perpetuum mobile
Globale conclusies van de deelnemers Slaagkansen LEAN duidelijke visie/richting nodig gelinkt aan een organisatie brede strategie tijd investeren om tijd te winnen begeleiding nodig door iemand met veel vuur en passie voor LEAN groot draagvlak creëren (Top->down)
Globale conclusies van de deelnemers Slaagkansen LEAN het zijn de medewerkers zelf die hun processen verbeteren tijdig en volledig communiceren naar alle actoren in het proces scope afbakenen enthousiasme - geloof - gedragenheid
Toekomst lean binnen provinciebestuur Toonmoment : info aan alle diensthoofden en geïnteresseerden Leanteam : * kleine projecten binnen eigen coördinatieteam * verdere competentie-ontwikkeling op het vlak van lean * klankbord
Toekomst lean binnen provinciebestuur MAT : inzetten op grotere projecten in de loop van 2017 Ervaringen en resultaten koppelen aan andere trajecten, o.a. * personeelsbehoeftenplanning * outputgerichte organisatie * nieuwe systeem van evalueren * Leancultuur
Vragen?