Vergunningprocessen herinrichten? Overweeg een pragmatische workshop-aanpak

Transcriptie

1 Vergunningprocessen herinrichten? Overweeg een pragmatische workshop-aanpak Stephan Nijveld Gemeente Venlo Ted Twaalfhoven - ENGAGE BWT Congres, 29 oktober 2015

2 Moeten we processen herzien? Achtergrond Nieuwe wet Samenwerking Fusies Uitbesteden Kostenbesparingen Nieuwe systemen VAKKENNIS Focus op WAT er moet gebeuren Uitbesteden en REGIE VOEREN Uitzoeken en vaststellen HOE het moet gebeuren. Nieuwe vormen van samenwerking! Het succes wordt bepaald in de uitvoering! Sturen op de inhoud? En sturen op het proces?

3 Procesmanagement in fabrieken? Fysiek! 1. Productcel, 2. Medewerkers mandaat geven, 3. JIT, 4. MRP, 5. Standardisatie, 6. Continu verbeteren Kwaliteit BUFFER 80% Bankwerken Machinale Werk voorbereidng Kwaliteit 10% van tijd van iedere? medewerker?? Brainstormtafel Process team Ovens Ingenieur Planning Kwaliteit Maar Bankwerken Hoe doe je dat Lassen Kwaliteit in Iedere een ochtend administratieve organisatie???

4 Processen bespreek maken in administratieve organisatie Geen betrokkenheid in diepgang Iedereen anders Moet leren tekenen Kost tijd Anders dan brown paper Niet zelf gemaakt Nooit up to date

5 Wat willen we wel? Workshop Betrokkenheid Diepgang / Verder gaan Huiswerk meenemen Continu Verbeteren Handboek 1 omgeving Hulp voor Beginners Krachtig voor Experts

6 Slimme hulpmiddelen voor het beter begrijpen, verbeteren en delen van processen

7 Principes van Lean (OpEx, WCM, TOC, 6Ʃ, Kaizen, etc.) 2 3 Klantreis Feiten & data 1 Team Empowerment mandaat 4 5 Verbeterconcepten Continu verbeteren

8 Hidden Factory: Uitzonderingen ontstaan in de uitvoering? In organisaties waar veel mensen werken: Taak instructies zijn slechts correct voor 60-90% van de gevallen in iedere individuele taak. Clean case Happy Flow? Happy Few! Klant tevredenheid Prijs & kosten Servicetijd kwaliteit Risico Medewerker tevredenheid Etc 74% van de aanvragen Ik kan uw file niet vinden Dit is momenteel niet op voorraad Ik kan die afdeling nu niet bereiken U kunt het beste bellen met.. Kosten Doorlooptijd Kwaliteit De som van de uitzonderingen is (meestal) groter dan het aantal in 1x goed Uitzonderingen essentieel voor uitvoering en regie.

9 Brown Paper Powerpoint Visio De organisatie Workshops Generiek Processen BPM - tools BPA - tools IT / Beheer Specialist

10 Ervaringen van Gemeente Venlo Stephan Nijveld Vergunning aanvraag Dakkapel - HUIDIG

11 Ervaringen van Gemeente Venlo Stephan Nijveld Vergunning aanvraag Dakkapel - HUIDIG

12 Ervaringen van Gemeente Venlo Stephan Nijveld Vergunning aanvraag Dakkapel - FLITS

13

14 Welke was de aanpak? Wie waren betrokken? Hoe lang duurde het?

15 Vakmensen Het gaat om de inhoud. Randvoorwaarden. Iedereen weet hoe het moet. De kwaliteit wordt bepaald in de uitvoering. Iedere keer voordat we aan het werk gaan bespreken we hoe we het gaan doen.

16 Procesworkshop is Essentieel voor goed krijgen van processen HOE? Tips & Trucs voor een goede procesworkshop (whitepaper via 1. Alle rollen, van aanvraag tot levering 2. Kick-off: Wat is het doel? 3. Eerst samen HUIDIGE situatie tekenen 4. Nieuwe sessie: inzicht in het proces 5. Discussie over verbetermethodes (lean?) 6. Ontwerp nieuwe situatie 7. Uitvoeren 8. Na 1 maand.. Opnieuw!

17

18 ENGAGE ontwerpcriteria Betrokkenheid & empowerment Workshop centraal Intuïtief Grafische iconen Snel en goed Begrijpen en focus De verborgen fabriek 1 enkel scherm Modelleren van het proces Van verschillende kanten bekijken Laten zien & verbergen Aftakkingen, loops, uitzonderingen Drill down Business focus Lean focus. (VA/NVA, bottlenecks etc.) Impact analyse Evaluatie, vergelijken en verbeteren in het diagram Handboek Direct delen op het internet Kosten, flexibiliteit en pay as you go SaaS

19 Overzicht ENGAGE-producten/-modules Feedback Feedback Modeler Delen / Autoriseren Viewer TeamBoard Tables Upload Brainstorm Aanbieden Publisher Publiceren / Autoriseren

20 ENGAGE bij 63 gemeenten (50% groei dit jaar) Partners Gebruikers Conferentie Ronde Tafels Kennisbank GemProBieb NVVB NCOD, Quint Wellinton, Telengy, Verbeterplaats, Keygroep, MVR & Partners, UNC Plus Delta, BMS Jaarlijks alle gebruikers. Parallelsessies gemeenten. Nieuw. Courante onderwerpen. Inrichten sociaal domein. ZTC. Best-practices van gemeenten; om te delen met elkaar. Procesmodellen Burgerzaken ook in ENGAGE format beschikbaar.

21 Vragen? Opmerkingen? Live demo!

22 Voor meer informatie: Met dank aan: ENGAGE Process Suite Engage Ted Twaalfhoven Gemeente Venlo Stephan Nijveld Teamleider Regie Vergunningen en Meldingen