1/ /11 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 38/2015 vann 17 juni 2015 Betreft: Machtigingsaanvraag van de Directie Sociale Economie van het Departementt Economische Ontwikkeling van het Operationeel Directoraat-generaal Economie, Werk en Onderzoek van de Waalse Overheidsdienst om toegang te krijgen tot verschillende gegevenss van het Rijksregister en het nummer ervan te gebruiken in het raam van zijnn opdrachten in verband met de inschakelingsbedrijven (RN-MA-2015-135) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 19922 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 177 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tott de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Directie Sociale Economie van het Departement Economische Ontwikkeling van het Operationeel Directoraat-generaal Economie, Werk en Onderzoek van de Waalse Overheidsdienst ontvangen op 30/03/2015; Gelet op de bijkomende vragen diee op 11/05/ /2015 aan deze d directiee gesteld werden en de bijkomende informatie die verstrekt werd op 27/05/2015, 29/05/2015 en 08/06/2015;
Beraadslaging RR 38 /2015-2/11 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 29/05/2015; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 17 juni 2015, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag van de Directie Sociale Economie van het Departement Economische Ontwikkeling van het Operationeel Directoraat-generaal Economie, Werk en Onderzoek van de Waalse Overheidsdienst, hierna "de aanvrager" strekt ertoe deze te machtigen om toegang te krijgen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (de geboorteplaats uitgezonderd), 5, 6 (de plaats van overlijden uitgezonderd), 8, 9, 13 tot 16 van de WRR en om het Rijksregisternummer te gebruiken in het raam van de procedures voor erkenning en subsidiëring van de inschakelingsbedrijven. 2. In het raam van de effectieve invoering van de gewestelijke reglementering betreffende de inschakelingsbedrijven bevindt de aanvrager zich in een proces van invoering van papierloze en geautomatiseerde dossierverwerking. 3. Hiertoe wenst de Directie Sociale Economie verschillende nieuwigheden in te voeren: - geautomatiseerde fluxen met gegevens betreffende de werknemers van de inschakelingsbedrijven: deze fluxen zouden de administratie toelaten te beschikken over de gegevens van de authentieke bronnen, wat de behandeling van de dossiers zou vereenvoudigen en een rechtstreekse toegang tot de informatie zou toelaten; - de aanvrager vervult eveneens een controleopdracht: teneinde deze tot een goed einde te brengen wenst hij een toegang tot de gegevens van het Rijksregister om de gegevens te verifiëren die hem door werknemers en werkgevers worden doorgegeven. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR)
Beraadslaging RR 38 /2015-3/11 4. De machtiging om toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, WRR wordt verleend door het Comité "aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie" (artikelen 5, 1 ste lid, 1 en 8 van de WRR). 5. Het Decreet van het Waals Gewest van 20 november 2008 betreffende de sociale economie wil de sociale economiebedrijven onder meer dynamiseren via de inschakelingsbedrijven. Het decreet van 19 december 2012 houdende erkenning en subsidiëring van de inschakelingsbedrijven en het Besluit van de Waalse Regering van 31 januari 2013 tot uitvoering van het decreet van 19 december 2012 houdende erkenning en subsidiëring van de inschakelingsbedrijven verlenen aan de aanvrager het beheer inzake inschakelingsbedrijven. 6. Gelet op wat voorafgaat kan de aanvrager op basis van de artikelen 5, eerste lid, 1 en 8, 1 van de WRR aanspraak maken om gemachtigd te worden om het Rijksregisternummer te gebruiken en om toegang te krijgen tot de gevraagde gegevens. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 7. Op basis van artikel 4 van de WVP vormen de gevraagde gegevens en het Rijksregisternummer persoonsgegevens waarvan de verwerking slechts is toegestaan voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen daarenboven toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn in het licht van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. DOELEINDEN 8. De aanvrager strekt ertoe toegang te krijgen tot sommige gegevens van het Rijksregister en om het Rijksregisternummer te gebruiken voor het uitvoeren van de wettelijke opdracht van erkenning en subsidiëring van de inschakelingsbedrijven. 9. In het raam van de erkenningsprocedure of de hernieuwing ervan zal de toegang tot sommige gegevens van het Rijksregister de aanvrager toelaten te controleren of het bedrijf beantwoordt aan de erkenningsvereisten van het decreet van 19 december 2012 houdende erkenning en subsidiëring van de inschakelingsbedrijven. Ingeval van niet-naleving van deze voorwaarden dient de administratie over te gaan tot een schorsing of intrekking van de erkenning.
Beraadslaging RR 38 /2015-4/11 10. In het raam van de subsidiëringsprocedure zal de toegang tot de gegevens van het Rijksregister de aanvrager toelaten de werknemer te volgen, en dit zelfs bij verandering van bedrijf, maar ook kennis te nemen van elementen die toelaten zijn statuut van kwetsbare of uiterst kwetsbare werknemer vast te stellen, wat voor de werkgever recht geeft op een subsidie. De toegang tot deze gegevens zal de aanvrager eveneens toelaten te controleren of de subsidies wel degelijk werden verleend volgens de modaliteiten van het decreet en, indien dit niet het geval is, de betaling te schorsen. 11. De aanvrager verduidelijkte dat de informatie met betrekking tot de inschakelingsbedrijven en hun werknemers momenteel wordt verkregen via verschillende kanalen: - de inschakelingsbedrijven zelf moeten hem een aantal documenten bezorgen (arbeidscontracten voor de werknemers, behoorlijk ingevuld erkenningsformulier, behoorlijk ingevulde subsidieaanvraag, behoorlijk ingevulde werknemersfiches, ); - een attest wordt hem overgemaakt door FOREM (attest A63 van inschrijving als werkzoekende) teneinde het statuut van kwetsbare of uiterst kwetsbare werknemer te verifiëren; - de multifunctionele aangiften (DMFA) ontvangt hij van de RSZ; - attesten worden hem bezorgd door de sociale secretariaten (individuele rekeningen). 12. Volgens de bijkomende informatie van de aanvrager bestaan de gevolgen van de geplande geautomatiseerde verwerking uit een vereenvoudiging van de procedure, zowel voor de bedrijven als voor zijn administratie. Zo zal de aanvrager sneller en makkelijker de informatie verkrijgen die hij nodig heeft voor de behandeling van de erkenningen en subsidiëringen. Tevens zullen de bedrijven geen vervelende procedures meer moeten doorlopen en een heleboel documenten aan de aanvrager bezorgen. 13. In een tweede fase vervult de aanvrager eveneens een voorafgaande controleopdracht naar de erkennings- en subsidiëringsvoorwaarden. Zo moet de aanvrager bijvoorbeeld het statuut verifiëren van de kwetsbare of uiterst kwetsbare werknemers alvorens de subsidies te storten. Hij dient eveneens het aantal door de werknemers gepresteerde uren te verifiëren aangezien de subsidie wordt toegekend in functie van dit aantal uren, 14. Het Comité noteert dat het Besluit van de Waalse Regering van 31 januari 2013 tot uitvoering van het decreet van 19 december 2012 houdende erkenning en subsidiëring van de inschakelingsbedrijven melding maakt van de mogelijkheid voor de minister, bevoegd voor de sociale economie, om het beginsel van de eenmalige inzameling van gegevens toe te passen en het aanvragende bedrijf vrij te stellen van het verstrekken van de documenten aangezien deze documenten in het bezit zijn van de Administratie of de Inspectie via de toegang tot het Rijksregister, de Kruispuntbank van Ondernemingen en de Kruispuntbank
Beraadslaging RR 38 /2015-5/11 van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (artikel 2, 1, 4 de en 5 de lid en artikel 5, 2 de lid). Dit besluit vermeldt eveneens dat de controle van de referentiebezetting in het raam van de subsidiëringsprocedure verzekerd wordt door de aanvrager, rekening houdend met de gegevens die hij onder meer via een toegang tot het Rijksregister verkrijgt (artikel 20, 5, 1 ste lid). 15. Gelet op wat voorafgaat stelt het Comité vast dat het door de aanvrager beoogde doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is zoals bedoeld in de artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, 2 de lid van de WRR. 16. Het Comité noteert dat de hiervoor vermelde opdrachten van openbare dienst, die de gevraagde gegevens van het Rijksregister vereisen, duidelijk zijn afgelijnd en opgelegd in het voormeld decreet van het Waalse Gewest van 19 december 2012 en het voormelde besluit van de Waalse regering van 31 januari 2013 dat het voormelde decreet uitvoert. Bijgevolg kaderen de door de aanvrager geplande verwerkingen in de gevallen die toegelaten zijn door de WVP, die in haar artikel 5, e) bepaalt dat persoonsgegevens mogen worden verwerkt wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van openbaar belang of die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag, die is opgedragen aan de verantwoordelijke voor de verwerking of aan de derde aan wie de gegevens worden verstrekt. C. PROPORTIONALITEIT 17. Artikel 4, 1, 3 van de WVP bepaalt dat de persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig mogen zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor ze werden verkregen en waarvoor ze verder worden verwerkt. C.1. Betreffende de gegevens 18. De aanvrager wenst een toegang tot de gegevens van het Rijksregister en hun historiek, vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (de geboorteplaats uitgezonderd), 5, 6 (de plaats van overlijden uitgezonderd), 8, 9, 13 tot 16 van de WRR, namelijk: - voor wat de werknemers van de inschakelingsbedrijven betreft: de naam en voornamen; de geboortedatum; het geslacht; de hoofdverblijfplaats; de datum van overlijden;
Beraadslaging RR 38 /2015-6/11 de gezinssamenstelling; de verblijfstoestand van de vreemdelingen; - voor wat de de leden van de raad van bestuur van de inschakelingsbedrijven betreft: de naam en voornamen; de burgerlijke staat; de wettelijke samenwoonst; de vermelding van de ascendenten in de eerste graad; de vermelding van de erfgenamen in rechte lijn van de eerste graad. 19. De naam en voornamen, geboortedatum, geslacht, hoofdverblijfplaats, datum van overlijden, gezinssamenstelling, verblijfstoestand van de vreemdelingen, worden gevraagd wat de werknemers van de inschakelingsbedrijven betreft teneinde toe te laten om het statuut van kwetsbare of uiterst kwetsbare werknemer te evalueren. 20. Betreffende de naam en voornamen, deze kaderen in de controle van de identificatiegegevens van werknemers vermeld op de momenteel door de werkgever ingevulde fiche 1. De geboortedatum laat de aanvrager toe de leeftijd te kennen van de werknemer die een criterium vormt voor de classificering van de werknemers (kwetsbare of uiterst kwetsbare werknemer 2 ). Het geslacht van de werknemer kennen laat toe te weten of de werknemer een arbeidscontract heeft aanvaard in een sector of een beroep waarin de wanverhouding van de geslachten hoger is dan minstens 25 procent dan de gemiddelde wanverhouding van de geslachten in het geheel van de economische sectoren en deel uitmaken van het ondervertegenwoordigde geslacht 3. Het overlijden van een werknemer stelt een einde aan de subsidie die wordt ontvangen door het inschakelingsbedrijf 4. De hoofdverblijfplaats en de gezinssamenstelling zullen toelaten de gegevens van het contract en van het inschrijvingsattest als werkzoekende van de FOREM (A63) te verifiëren en na te gaan of een kwetsbare werknemer wel degelijk gezinshoofd is van een eenoudergezin 5. De verblijfssituatie van de vreemdelingen laat de aanvrager toe na te gaan of de door het inschakelingsbedrijf aangeworven vreemde werknemers over een verblijfsvergunning en een arbeidskaart beschikken. 1 Deze werknemersfiche werd door de aanvrager ingevoerd conform artikel 18, 1, 1 ste lid van het besluit van de Waalse regering van 31 januari 2013. 2 Conform artikel 1, 1, b) van het decreet van 19 december 2012. 3 Artikel 1, 1, d) van het decreet van 19 december 2012 4 Overeenkomstig artikel 8 artikel van het decreet van 19 december 2012 wordt immers een subsidie verleend per werknemer. 5 Criterium bepaald in artikel 1, 1, c) van het decreet van 19 december 2012.
Beraadslaging RR 38 /2015-7/11 21. De gegevens naam en voornamen, burgerlijke staat, wettelijke samenwoonst, afstamming en erfgenamen worden gevraagd met betrekking tot de leden van de raad van bestuur van de inschakelingsbedrijven. 22. Artikel 2, 1, 4 van het decreet van 19 december 2012 bepaalt dat om erkend te worden als inschakelingsbedrijf, het inschakelingsbedrijf onder de leden van zijn raad van bestuur uitsluitend natuurlijke personen mag hebben die geen echtgenoten, noch geen wettelijke samenwonenden van andere bestuurders binnen bovengenoemde raad zijn en die tussen elkaar geen verwantschapsband in de eerste en tweede graden hebben, met een minimum van vijf personen. De toegang tot de gevraagde gegevens zal de aanvrager toelaten deze voorwaarden te controleren met betrekking tot de leden van de raad van bestuur. 23. De aanvrager vraagt eveneens de historiek van de gegevens sedert 31/01/2013, datum van inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2012 houdende erkenning en subsidiëring van de inschakelingsbedrijven. Hij verduidelijkt dat hij immers sedert die datum de dossiers van inschakelingsbedrijven behandelt en hij de door deze bedrijven sedert die datum doorgegeven gegevens moet kunnen controleren in het raam van het beheer en de controle van de dossiers. Aangezien de terugvordering van onterechte subsidies niet onderworpen is aan een specifieke verjaringstermijn, stelt het Comité de relevantie vast van het machtigen van een dergelijke historiek. Gelet op de gemene verjaringstermijn van 10 jaar zal de historiek van de gegevens vanaf 1 februari 2023 beperkt worden tot 10 jaar, te rekenen vanaf de datum van de raadpleging. 24. De aanvrager wenst eveneens de invoering van een geautomatiseerde verbinding met het Rijksregister met het oog op het automatisch ontvangen van elke wijziging die aan de gevraagde gegevens zou worden aangebracht. De aanvrager legt uit dat hij hiervan op de hoogte moet zijn teneinde rekening te kunnen houden met de wijzigingen aan de gegevens van de werknemers of de leden van de raad van bestuur van de inschakelingsbedrijven. Dergelijke wijzigingen kunnen een impact hebben zowel op het niveau van de erkenning als van de subsidiëring (wijziging, intrekking, schorsing). 25. Om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit dient de aanvrager bij voorkeur te beschikken over een verwijzingsrepertorium dat hij zelf opricht (of door zich aan te sluiten bij een bestaand verwijzingsrepertorium van een dienstenintegrator zoals de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) of de Kruispuntbank voor de Uitwisseling van Gegevens (BCED) van de Federatie Wallonië-Brussel). Dit repertorium fungeert als filter opdat de aanvrager enkel die informatie zou ontvangen die relevant is voor de behandeling van zijn dossiers. Bij gebrek hieraan kan de aanvrager de Rijksregisternummers van alle personen
Beraadslaging RR 38 /2015-8/11 van wie een actief dossier bestaat bij zijn diensten aan het Rijksregister meedelen teneinde per kerende uitsluitend van die personen de geactualiseerde gegevens te ontvangen. 26. Gelet op deze verklaringen oordeelt het Comité dat een toegang tot de gevraagde gegevens proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is in het licht van het beoogde doeleinde en conform artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.2. Betreffende het Rijksregisternummer 27. Het gebruik van het Rijksregisternummer wordt gevraagd als identificatiemiddel van personen in door de aanvrager beheerde dossiers wat bijgevolg een eenduidige identificatie van personen zal toelaten. Het nummer zal eveneens toelaten de personen op eenvormige wijze te volgen bij verandering van bedrijf en dienen als uniek identificatiemiddel voor de uitwisseling van informatie tussen administraties. 28. Het Comité oordeelt dat het gebruik van het Rijksregisternummer conform artikel 4, 1, 3 van de WVP is. C.3. Betreffende de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 29. De aanvrager vraagt een permanente toegang tot de gevraagde gegevens aangezien de hij voor onbepaalde duur bevoegd is voor de toepassing van de reglementering inzake inschakelingsbedrijven op zijn grondgebied. 30. Het Comité stelt vast dat het doeleinde waarvoor de aanvrager een toegang wenst zich situeert in het raam van zijn opdrachten die niet beperkt zijn in de tijd. In het licht van dit element oordeelt het Comité dat een permanente toegang en een machtiging voor onbepaalde duur gepast zijn en conform artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.4. Betreffende de bewaringstermijn 31. De gevraagde bewaringstermijn voor de gegevens betreffende de werknemers van de inschakelingsbedrijven stemt overeen met de duur van tewerkstelling van een werknemer in de structuur van een inschakelingsbedrijf. Deze periode zal de aanvrager toelaten over informatie van een werknemer te beschikken en deze te controleren gedurende zijn hele periode van tewerkstelling in de voormelde structuren.
Beraadslaging RR 38 /2015-9/11 32. Wat de gegevens betreft van de leden van de raad van bestuur wordt de bewaringstermijn gevraagd voor een termijn overeenstemmend met de duur van de aanwezigheid van de administrateur in de schoot van het bedrijf. 33. Het Comité besluit dat voor zover de aanvrager deze termijnen eerbiedigt, hij handelt conform artikel 4, 1, 5 van de WVP. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 34. De gegevens zijn uitsluitend bestemd voor intern gebruik door de dossierbeheerders van de aanvrager in het raam van het onderzoek van de dossiers en zullen niet meegedeeld worden aan derden, behalve op vraag van het Departement controle van het Operationeel Directoraat-generaal Economie, Werk en Onderzoek van de Waalse Overheidsdienst en de behoorlijk gemachtigde gerechtelijke instanties. 35. Het Comité neemt hiervan akte en stelt vast dat de mededelingen door hun aard verbonden zijn met het doeleinde van de verwerking van de aanvrager. C.6. Netwerkverbindingen 36. Uit de door de aanvrager meegedeelde inlichtingen blijkt dat er geen enkele informatie zal uitgewisseld worden met derden op basis van het Rijksregisternummer als primaire sleutel en dat er bijgevolg geen netwerkverbinding tot stand komt. 37. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het Rijksregisternummer in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog waarop zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 38. De aanvrager beschikt over een consulent inzake informatiebeveiliging.
Beraadslaging RR 38 /2015-10/11 39. Het Comité stelt vast dat de aangeduide persoon reeds aanvaard werd in het raam van voorgaande beraadslagingen. 40. Uit de door de aanvrager verstrekte documenten blijkt dat hij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikt. D.2. Personen die het Rijksregisternummer gebruiken en de lijst van deze personen 41. Volgens de aanvrager is de toegang tot de gegevens beperkt tot de dossierbeheerders die belast zijn met het onderzoek van de erkennings- en subsidiedossiers alsook met de controle ervan. 42. Het Comité preciseert dat een lijst moet opgesteld worden van de personen die het Rijksregisternummer gebruiken. Deze lijst moet voortdurend bijgewerkt worden en ter beschikking van het Comité gehouden worden. 43. De personen die op die lijst voorkomen moeten bovendien een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid en veiligheid van de informatiegegevens te bewaren. 44. De aanvrager moet de nodige maatregelen te treffen om de loggings te registreren zodat de toegangen tot het Rijksregister gedurende ten minste 10 jaar gecontroleerd kunnen worden (wie had toegang tot welke gegevens, wanneer en om welke redenen). OM DEZE REDENEN Het Comité 1 machtigt de aanvrager om voor de verwezenlijking van het onder punt B vermelde doeleinde en onder de voorwaarden bepaald in onderhavige beraadslaging, voor onbepaalde duur toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (de geboorteplaats uitgezonderd), 5, 6 (de plaats van overlijden uitgezonderd), 9 en 14 van de WRR voor wat de werknemers van de inschakelingsbedrijven betreft, en in artikel 3, eerste lid, 1, 8, 13, 15 et 16 van de WRR voor wat de de leden van de raad van bestuur van de inschakelingsbedrijven betreft, met inbegrip van hun historiek sedert 31/01/2013 beperkt vanaf 1 februari 2023 tot 10 jaar te rekenen vanaf de datum van de raadpleging en de wijzigingen, en om het Rijksregisternummer te gebruiken;
Beraadslaging RR 38 /2015-11/11 2 bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die via de vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité werden verstrekt (aanduiding van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op vragen betreffende de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité moet toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren; 3 bepaalt eveneens dat wanneer het Comité de aanvrager een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. Voor de Wnd. Administrateur, afw. De Voorzitter, (get.) An Machtens Wnd. Afdelingshoofd ORM (get.) Mireille Salmon