van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Transcriptie

1 1/10 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 71/2016 van 14 september 2016 Betreft: Aanvraag van het Departement Werk & Sociale Economie van de Vlaamse Overheid om toegang te bekomen tot informatiegegevens uit het Rijksregister en om het Rijksregisternummer te gebruiken in het kader van de administratieve verwerking van aanvragen inzake het Vlaams zorgkrediet (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Departement Werk & Sociale Economie van de Vlaamse Overheid ontvangen op 25/07/2016; Gelet op de bijkomende toelichting en documentatie ontvangen op 19/08/2016; op 22/08/2016 en op 12/09/2016. Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 19/08/2016;

2 Beraadslaging RR 71/2016-2/10 Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 12/09/2016; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 14/09/2016, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG. 1. Het Departement Werk & Sociale Economie van de Vlaamse overheid, hierna de aanvrager, vraagt om toegang te bekomen tot informatiegegevens uit het Rijksregister en om het Rijksregisternummer te gebruiken in het kader van de administratieve verwerking van aanvragen inzake het Vlaams zorgkrediet. 2. Hiertoe wenst de aanvrager mededeling te bekomen van de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 (naam en voornaam), 2 (geboortedatum), 3 (geslacht), 5 (hoofdverblijfplaats), 6 (datum van overlijden), 8 (burgerlijke staat), 9 (samenstelling van het gezin), 13 (wettelijke samenwoning), 15 (ascendenten in de eerste graad) en 16 (afstammelingen in rechtstreekse, dalende lijn in de eerste graad), WRR, evenals de automatische mededeling van toekomstige wijzigingen aan voormelde gegevens, en het Rijksregisternummer te gebruiken. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 3. De aanvrager werd reeds voor een aantal doeleinden gemachtigd om toegang te hebben tot een aantal informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken Het onderzoek van het Comité kan zich er bijgevolg toe beperken na te gaan of: 1 KB van 29 juni 1993 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van de administratie Werkgelegenheid van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap voor het vervullen van taken met betrekking tot de programma s voor wederterwerkstelling; beraadslaging RR nr. 27/2008 van 4 juli 2008; beraadslaging RR nr. 54/2008 van 10 december 2008; beraadslaging RR nr. 11/2009 van 18 februari 2009; beraadslaging RR nr. 53/2010 van 22 december 2010; beraadslaging RR nr. 58/2010 van 22 december 2010; beraadslaging RR nr. 08/2012 van 11 januari 2012; beraadslaging RR nr. 38/2012 van 9 mei 2012; beraadslaging RR nr. 44/2012 van 9 mei 2012; beraadslaging RR nr. 80/2012 van 17 oktober 2012; beraadslaging RR nr. 47/2015 van 29 juli 2015 en beraadslaging RR nr. 48/2016 van 22 juni 2016.

3 Beraadslaging RR 71/2016-3/10 het nagestreefde doeleinde waarvoor onderhavige mededeling en het gebruik worden gevraagd welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR; de mededeling van de gevraagde gegevens en het gebruik van het Rijksregisternummer toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn in het licht van dit doeleinde (artikel 4, 1, 3, WVP). A. DOELEINDE 5. Het door de federale overheid gecreëerde systeem van loopbaanonderbreking voor de publieke sector biedt de betrokken werknemers de mogelijkheid om -met het oog op een beter evenwicht tussen beroep en privéleven- hun arbeidsprestaties volledig of gedeeltelijk te onderbreken, met ontvangst van een uitkering van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA), die instaat voor het operationaliseren van het stelsel, die na onderzoek beslist over het toekennen of weigeren van het recht op de onderbrekingsuitkeringen en die de onderbrekingsuitkeringen daarna ook effectief aan de betrokkenen uitbetaalt. 6. In het kader van de Zesde Staatshervorming werden de Gemeenschappen en de Gewesten met ingang van 1 juli 2014 bevoegd om voor hun overheidspersoneel (voor de statutaire en contractuele personeelsleden van de openbare besturen, de lokale en provinciale besturen, de Gemeenschappen en de Gewesten en het Onderwijs) een eigen stelsel van loopbaanonderbreking uit te werken. De bevoegdheid over loopbaanonderbreking is echter niet als dusdanig overgeheveld naar de Gemeenschappen en de Gewesten. De deelstaten hadden voordien al de bevoegdheid om specifieke verlofstelsels voor hun ambtenaren te ontwikkelen en het federaal stelsel van loopbaanonderbreking zal blijven bestaan voor de uitkeringen van de federale ambtenaren. 7. Concreet blijft de bestaande federale regelgeving over de loopbaanonderbreking na de Zesde Staatshervorming van toepassing en kan de federale overheid ook na 1 juli 2014 nog aanpassingen doorvoeren die een impact hebben op het Vlaams overheidspersoneel. De Gemeenschappen en de Gewesten beschikken echter over de bevoegdheid om voor hun overheidspersoneel de bestaande federale regelgeving te vervangen door eigen regelgeving. 8. De Vlaamse Regering wil het stelsel van loopbaanonderbreking hervormen tot een stelsel van zorgverlof. Zij heeft een akkoord bereikt om vanaf september 2016 voor de Vlaamse

4 Beraadslaging RR 71/2016-4/10 openbare sector een zorgkrediet in te richten, waarbij zorgmotieven (zoals zorg voor kinderen of zieke familieleden en palliatieve bijstand) het recht op onderbreking bepalen. 9. Het Besluit van de Vlaamse Regering van 26 juli 2016 tot toekenning van onderbrekingsuitkeringen voor zorgkrediet, dat uitvoering geeft aan het Vlaams stelsel van loopbaanonderbreking, kent de uitoefening van de bevoegdheid dienaangaande toe aan de aanvrager, die zal instaan voor de administratieve verwerking van aanvragen van personeelsleden van de Vlaamse publieke sector die hun arbeidsprestaties willen onderbreken, het beslissen over toekenning of weigering van het recht op onderbrekingsuitkeringen (na onderzoek) en het maandelijks uitbetalen van deze uitkeringen De aanvrager wenst, met het oog op de administratieve verwerking van de aanvragen inzake het Vlaams Zorgkrediet, mededeling te bekomen van voormelde informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken van de betrokkenen. 11. Gelet op wat voorafgaat stelt het Comité vast dat het door de aanvrager beoogde doeleinde welbepaald en uitdrukkelijk omschreven is (artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR). De verwerking die eruit voortspruit is gerechtvaardigd op basis van artikel 5, 1 ste lid, c) en artikel 7, 2, e), WVP. 12. Aangezien de aanvrager een beroep zal doen op een verwerker/onderaannemer, wijst het Comité erop dat daarbij de vereisten van artikel 16 WVP moeten worden nageleefd. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Ten overstaan van de gegevens 13. Conform de aanvraag en de aanvullende inlichtingen wenst de aanvrager mededeling te bekomen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 (naam en voornaam), 2 (geboortedatum), 3 (geslacht), 5 (hoofdverblijfplaats), 6 (datum van overlijden), 8 (burgerlijke staat), 9 (samenstelling van het gezin), 13 (wettelijke samenwoning), 15 (ascendenten in de eerste graad) en 16 (afstammelingen in rechtstreekse, dalende lijn in de eerste graad), WRR, evenals de automatische mededeling van toekomstige wijzigingen aan voormelde gegevens. 2 Zie artikelen 16, 23 en 24 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 26 juli 2016.

5 Beraadslaging RR 71/2016-5/ Toegang tot de gegevens naam en voornaam, geslacht en geboortedatum moet de aanvrager in staat stellen om de juistheid van de haar verstrekte gegevens te controleren. 3 Deze gegevens, in combinatie met het Rijksregisternummer laten toe de betrokkene, zonder enige marge van vergissing, correct te identificeren. 15. Toegang tot het gegeven hoofdverblijfplaats laat toe, indien nodig, op een correcte manier contact op te nemen met de betrokkenen en deze in schriftelijk in kennis te stellen van de door de aanvrager genomen beslissingen inzake het Vlaams zorgkrediet Een toegang tot het gegeven datum van overlijden stelt de aanvrager in staat de uitkering tijdig stop te zetten wanneer de betrokkene komt te overlijden. Op deze manier wordt vermeden dat onrechtmatige betalingen plaatsvinden die op hun beurt moeten worden teruggevorderd. 17. Toegang tot de gegevens burgerlijke staat, wettelijke samenwoning, samenstelling van het gezin, ascendenten in de eerste graad en afstammelingen in rechtstreekse, dalende lijn in de eerste graad laat de aanvrager toe na te gaan of de betrokkene in aanmerking komt voor het bekomen van een onderbrekingsuitkering voor zorgkrediet 5, enerzijds, en de hoogte van de uitkering correct te bepalen 6, anderzijds. 18. De aanvrager wenst tevens de eventuele wijzigingen van voormelde gegevens te ontvangen zodat hij steeds met de meest actuele gegevens van de betrokkenen kan werken. Dit laat o.a. toe een uitkering onmiddellijk te stoppen ingeval van overlijden, evenals te allen tijde op correcte wijze in contact te treden met de betrokkene. 19. Opdat de automatische mededeling van deze wijzigingen proportioneel zou verlopen, moet deze mededeling beperkt zijn tot de personen m.b.t. dewelke de aanvrager over een actief dossier beschikt. Dit vereist het werken met een verwijzingsrepertorium. De aanvrager geeft aan hiervoor beroep te zullen doen op de Vlaamse Dienstenintegrator. 3 Zie artikelen 16 en 17 van het besluit van de Vlaamse Regering van 26 juli 2016 tot toekenning van onderbrekingsuitkeringen voor zorgkrediet. 4 Zie artikelen 23 en 29 van het besluit van de Vlaamse Regering van 26 juli 2016 tot toekenning van onderbrekingsuitkeringen voor zorgkrediet. 5 De zorgmotieven die worden weerhouden voor de toekenning van een onderbrekingsuitkering zijn: de zorg voor een kind tot en met de leeftijd van 12 jaar, de zorg voor een zwaar ziek gezins- of familielid tot de 2 e graad, palliatieve zorgen en de zorg voor een gehandicapt kind (zie artikelen 3 t.e.m. 6 van het besluit van de Vlaamse Regering van 26 juli 2016 tot toekenning van onderbrekingsuitkeringen voor zorgkrediet). 6 Aan een alleenstaande ouder met kinderlast zal een verhoogde onderbrekingsuitkering worden toegekend (zie artikel 12 van het besluit van de Vlaamse Regering van 26 juli 2016 tot toekenning van onderbrekingsuitkeringen voor zorgkrediet).

6 Beraadslaging RR 71/2016-6/ Het Comité oordeelt, rekening houdend met de door de aanvrager verschafte toelichting, dat een toegang tot de gevraagde informatiegegevens, evenals de automatische mededeling van toekomstige wijzigingen aan deze gegevens, proportioneel, terzake dienend en niet overmatig zijn, gelet op het nagestreefde doeleinde (artikel 4, 1, 3,WVP). B.2. Ten overstaan van het Rijksregisternummer 21. De aanvrager wenst het Rijksregisternummer van de betrokkenen te verwerken met het oog op een correcte identificatie. 22. Het Rijksregisternummer is een uniek nummer dat toelaat iemand zonder enige marge van vergissing of twijfel correct te identificeren, zeker wanneer het gecombineerd wordt met andere gegevens zoals de naam en voornamen, geboortedatum en de woonplaats. Vergissingen die te wijten zijn aan homonymie of foutieve schrijfwijze worden aldus uitgesloten. Het gebruik van het Rijksregisternummer bij de raadpleging van het Rijksregister heeft daarenboven het voordeel dat onmiddellijk de gegevens van de juiste persoon getoond worden. Niet alleen bespaart dit tijdrovend zoekwerk in het Rijksregister, het is tevens privacybeschermend. 23. Het Comité is bijgevolg van oordeel dat het gebruik van het Rijksregisternummer, in het licht van het opgegeven doeleinde, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. B.3 Ten overstaan van de frequentie van de toegang/het gebruik en de duur van de machtiging 24. De aanvrager wenst een permanente toegang gelet op het feit dat er voortdurend aanvragen inzake het Vlaams zorgkrediet kunnen worden ingediend en er continu controles, betalingen evenals terugvorderingen moeten kunnen plaatsvinden. Het Comité is van oordeel dat een permanente toegang gepast is daar voortdurend nieuwe dossiers binnenkomen en bestaande dossiers moeten opgevolgd en gecontroleerd worden (artikel 4, 1, 3, WVP). 25. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat de regelgeving inzake het Vlaams zorgkrediet niet in de tijd beperkt is. In het licht hiervan is een machtiging van onbepaalde duur gepast (artikel 4, 1, 3, WVP).

7 Beraadslaging RR 71/2016-7/10 B.4. Ten overstaan van de bewaartermijn 26. Uit het Besluit van de Vlaamse Regering van 26 juli 2016 tot toekenning van onderbrekingsuitkeringen voor zorgkrediet (artikelen 8 en 9) blijkt dat de toekenning van deze uitkering mogelijk is -met al dan niet opeenvolgende periodes- voor maximaal 18 maanden bij voltijdse onderbreking, 36 maanden bij halftijdse onderbreking en 90 maanden bij onderbreking met een vijfde. Voor de berekening van de maximumduur wordt gerekend vanaf 2 september Om de werkzaamheden inzake het zorgkrediet op correcte manier uit te voeren wenst de aanvrager de gevraagde informatiegegevens en het Rijksregisternummer te kunnen bewaren gedurende de gehele loopbaan van de persoon in kwestie. 27. Het Comité stelt vast dat de toekenning van onderbrekingsuitkeringen voor zorgkrediet door de aanvrager mogelijk is gedurende de gehele loopbaan van de betrokkene. Van zodra de loopbaan voorbij en de betrokkene gepensioneerd is of wanneer de betrokkene overleden is en er geen openstaande betwistingen meer zijn, dienen de gegevens gearchiveerd of vernietigd te worden conform het archiefdecreet van 9 juli In de mate dat de aanvrager handelt overeenkomstig de hierboven vermelde richtlijnen, handelt hij conform artikel 4, 1, 5, WVP. B.5. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden 29. De aanvrager meldt dat de gevraagde informatiegegevens uit het Rijksregister enkel intern zullen worden gebruikt. 30. Het Rijksregisternummer daarentegen, aangevuld met een aantal gegevens inzake loopbaanonderbreking, zal volgens de aanvraag niet uitsluitend intern gebruikt worden; maar zal ook kunnen worden meegedeeld aan volgende instellingen met het oog op het realiseren van hun respectievelijke reglementaire bevoegdheden: - het Agentschap voor onderwijsdiensten en het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen en - een aantal instellingen van sociale zekerheid (RVA, FAMIFED, NIC, RIZIV, RSVZ, FOD Sociale Zekerheid, Fonds voor Beroepsziekten).

8 Beraadslaging RR 71/2016-8/ De aanvrager geeft aan dat voormelde voorgenomen elektronische mededelingen van persoonsgegevens, waaronder het Rijksregisternummer, het voorwerp uitmaken van een machtiging van de Vlaamse Toezichtcommissie. 7 Het Comité neemt er akte van. B.6. Netwerkverbindingen 32. De aanvrager maakt melding van het tot stand komen van netwerkverbindingen via de KSZ met die instellingen van sociale zekerheid waarvan de aanvrager gegevens mag ontvangen ingevolge de machtiging verstrekt bij Beraadslaging nr. 16/031 van de afdeling Sociale Zekerheid van het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid van 5 april 2016 met betrekking tot de mededeling van persoonsgegevens uit het netwerk van de sociale zekerheid aan het Vlaams Departement voor Werk en Sociale Economie voor het toekennen van onderbrekingsuitkeringen voor zorgkrediet. Deze netwerkverbindingen roepen geen bijzondere bedenkingen op Het Comité vestigt er volledigheidshalve nog de aandacht op dat: - indien er later andere netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; - het Rijksregisternummer slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. C. BEVEILIGING C.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 34. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld aan het Comité. Hij is al bij het Comité gekend als consulent inzake informatiebeveiliging van de aanvrager en aldus ook aanvaard. C.2. Informatiebeveiligingsbeleid 35. Uit de door de aanvrager meegedeelde documenten blijkt dat zij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikt en dat ook praktisch op het terrein uitwerkt. Het Comité neemt er akte van. 7 Beraadslaging VTC nr. 27/2016 van 27 juli 2016 en Beraadslaging VTC nr. 28/2016 van 27 juli Zie ook beraadslaging RR nr. 36/2006 van 20 december 2006 en beraadslaging RR nr. 54/2008 van 10 december 2008, evenals beraadslaging nr. 08/031 van de afdeling Sociale Zekerheid van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid van 3 juni 2008.

9 Beraadslaging RR 71/2016-9/10 C.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en het Rijksregisternummer gebruiken en de lijst van deze personen 36. Volgens de aanvraag zullen de meegedeelde gegevens alleen gebruikt worden door de medewerkers van de aanvrager; het betreft in eerste instantie de personeelsleden van de afdeling Werkgelegenheidsbeleid die belast zijn met de behandeling en opvolging van de aanvragen en de periodieke betalingen inzake het Vlaams zorgkrediet; het betreft tevens de personeelsleden van de afdeling Toezicht en Handhaving met het oog op het vervullen van diens toezicht- en controletaken. 37. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die de meegedeelde gegevens gebruiken. Deze lijst moet voortdurend bijgewerkt worden en ter beschikking gehouden worden van het Comité. 38. De personen die op deze lijst voorkomen moeten bovendien een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid en veiligheid van de informatiegegevens te bewaren. OM DIE REDENEN, Het Comité, 1 machtigt het Departement Werk & Sociale Economie van de Vlaamse overheid, voor onbepaalde duur, om voor het doeleinde vermeld onder punt A, op permanente wijze, - mededeling te krijgen van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 (naam en voornaam), 2 (geboortedatum), 3 (geslacht), 5 (hoofdverblijfplaats), 6 (datum van overlijden), 8 (burgerlijke staat), 9 (samenstelling van het gezin), 13 (wettelijke samenwoning), 15 (ascendenten in de eerste graad) en 16 (afstammelingen in rechtstreekse, dalende lijn in de eerste graad), WRR, evenals de automatische mededeling van toekomstige wijzigingen aan voormelde gegevens; - het Rijksregisternummer te gebruiken. 2 bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die via de vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité werden verstrekt (aanduiding van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op vragen betreffende organisatie van de beveiliging),

10 Beraadslaging RR 71/ /10 het Departement Werk & Sociale Economie een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité moet toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. 3 bepaalt eveneens dat wanneer het Comité het Departement Werk & Sociale Economie een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon