Hosting & support contract FOCUSTOOL TRACK YOUR GOALS & BEHAVIORS 1. Inleiding FocusTool biedt online software voor het bijhouden van voortgang op doelen en gedrag voor teams.om meer grip te krijgen op gewenste resultaten. Het wordt toegepast bij organisaties waarbij meerdere teams bepaald gedrag willen ontwikkelen om een gekozen doel te bereiken. De basisformule wat per team wordt bijgehouden is: 1 FOCUSDOEL 2 GEDRAGINGEN 1 TOEZEGGING Om een betrouwbare tooling dienstverlener te zijn, streven wij naar: Beschikbaar : hoge beschikbaarheid van website en opgeslagen gegevens. Robuust : fool-proof / bestendig tegen vreemde invoer en gebruik. Veilig : gebruiker hebben toegang middels bijbehorende rechten. Intuïtief : goede user interface en overzichtelijk. Motiverend : aansprekende en stimulerende weergaven.
1. Dedicated Hosting FocusTool wordt geleverd met dedicated hosting. Dit betekent op een server waar geen andere websites ook op gehost worden. Hierdoor kunnen we meer bezoekers tegelijk aan en hebben we geen last van bezoekers van andere websites. Hosting = het 24x7 uur online beschikbaar stellen van de applicatie en data van alle klanten. Hieronder valt ook onderhoud van bestaande software en hardware. 3. Setup Setup = het aanmaken en online zetten van een nieuw project. Dit kan handmatig team voor team of op basis van de daarvoor aangeleverde Excel bestanden. De interne coach verzamelt alle gegevens en is verantwoordelijk voor het kwalitatief zo goed mogelijk aanleveren van deze bestanden. FocusTool biedt het csv format en een omschrijving voor het invullen van de bestanden. 4. Support Support = het afhandelen van alle vragen/opmerkingen, betreffende het gebruik van het tool door medewerkers, leiders en coaches. Tevens voorziet FocusTool in een geactualiseerde handleiding in Nederlands en Engels, te downloaden van de website. Alle gemelde problemen worden zo snel mogelijk beantwoord, maar uiterlijk in 1 werkdag. Indien het niet mogelijk is om binnen een probleem binnen een dag op te lossen, wordt dit gemeld.
5. Development Development = het ontwikkelen van nieuwe functionaliteit of het aanpassingen van bestaande functionaliteit in het tool en het communiceren hierover via de interne coaches. Voor het development proces onderhoud FocusTool goede contacten met de interne coaches en business partners om af te stemmen over behoeften aan nieuwe functies. Geplande updates worden uiterlijk een week voor de live datum gemeld. Ongeplande fixes worden direct gemeld aan de interne coaches en business partners. 6. Opleiding Opleiding = het opleiden van gebruikers in het effectief gebruiken van het tool. Naast support kan FocusTool ook uitleg en training geven in het gebruik van het tool. Diverse toepassingen zijn hierbij denkbaar: aan nieuwe leiders tijdens workshop, op trainingslocatie. aan coaches, tijdens een coaches training. een ingelaste sessie om vragen te beantwoorden. 7. Beschikbaarheid We streven natuurlijk naar maximale beschikbaarheid. Gepland onderhoud of doorvoeren van updates zal buiten reguliere kantoortijden plaatsvinden. Met behulp van Icinga wordt automatisch gecontroleerd of de server online is. Afgelopen jaar was de website 99.8% beschikbaar.
8. Pakket FocusTool gaat in de toekomst bij hosting & support een onderscheid tussen een basis pakket en een premium pakket: Basis pakket: dit zijn alle reguliere functies die nodig zijn voor de voortgang van doelen, gedrag en acties per week per team. Premium pakket: dit is het basis pakket, aangevuld met extra functies voor organisaties die hier meer uit willen halen. In 2015 is er alleen basis hosting. Vanaf 2016 kan een klant kiezen voor het premium pakket en heeft dan extra opties: evaluatie voor alle gebruikers per ronde, waardering tonen van top teams op openingsscherm coaches feedback checklist per leider (brons/zilver/goud) persoonlijke melding bij inloggen automatisch email reminders 9. Tarieven # Gebruikers over alle projecten Setup kosten eenmalig Basis Hosting per gebruiker per maand 0 100 gebruikers 250,- 6,- 100 250 gebruikers 400,- 5,- 250 500 gebruikers 550,- 4,- 500+ gebruikers 700,- 3,- Wat is een gebruiker? Een gebruiker = een unieke in het systeem gedefinieerd persoon, toegewezen aan een van de projecten van de organisatie. elke gebruiker moet een uniek e-mailadres hebben. een gebruiker kan toegewezen worden aan meerdere teams. het is aan de leiders om bij teams te bepalen wie gebruikers worden. gedefinieerde gasten en coaches zijn ook gebruikers. elke gebruiker heeft toegang tot het systeem.
10. Bepalingen Eigendom Iedere klant blijft altijd eigenaar en verantwoordelijk voor zijn eigen data. Na afloop van een ronde kan een klant op verzoek een export van ingevoerde data aanvragen of laten verwijderen. Zonder verzoek blijft elke ronde in het reguliere backup proces bewaard. Beveiliging Om risico s te beperken wordt software up-to-date gehouden en worden veiligheidsupdates geïnstalleerd. Tevens wordt de website gehost in https:// Dit betekent dat al het dataverkeer versleuteld verzonden wordt. Back-upschema Om dataverlies te voorkomen, wordt in het volgende back-up schema voorzien: gedurende de laatste 7 dagen wordt per 24 uur een back-up bewaard. Data ouder dan een week wordt per week een back-up bewaard. Internationaal Vanwege Europese regelgeving moet bedrijfsgegevens op een server in het eigen land opgeslagen worden. Focustool voorziet in server hosting per land waar de overeenkomst gesloten wordt. Nederland ICT FocusTool hanteert de algemene voorwaarden van Nederland ICT. In juni 2014 introduceerde Nederland ICT haar nieuwe algemene voorwaarden: de Nederland ICT Voorwaarden. Deze algemene voorwaarden bevatten spelregels voor het contact tussen leveranciers en opdrachtgevers bij het leveren van producten/ diensten o.a. op het gebied van IT, SaaS oplossingen, kantoor technologie en (de ontwikkeling van) programmatuur en websites. De Nederland ICT Voorwaarden zijn de opvolger van de ICT Office Voorwaarden.
11. Facturatie Facturatie Facturatie vindt plaats per ronde, in week 4. Dan is een ronde voldoende gestart, zodat wijzigingen wat betreft teamindeling en daadwerkelijke aantal gebruikers stabiel is. Mocht achteraf blijken die week geen gemiddeld beeld gaf van een ronde, dan kan dit op verzoek in een volgende ronde gecorrigeerd worden. Opzegtermijn Een klant kan per ronde besluiten om te stoppen. Zonder tegenbericht is de verwachting een verlenging. Een nieuwe ronde kan gestart worden door de externe consultant of door een interne coach. Bij een voortijdige afbreking van een ronde wordt tot en met de laatste actieve week gefactureerd. Contractgegevens FocusTool Leuvensestraat 86 2587 GK Den Haag KVK 27188812 Haaglanden BTW NL142110085.B01 IBAN NL53INGB0654290741 Contactpersoon: Ronald van Westering ronald@focustool.nl +31.6.557.57.164