Gebruikershandleiding Versie 2.8 november 2012
Inhoud 1 Voor toegang tot Shell Card Online e-invoicing Service... 3 1.1 Inloggen in Shell Card Online... 3 1.2 Wat als u uw wachtwoord bent vergeten... 3 2 Inloggen in e-invoicing... 5 2.1 Eerste keer inloggen in e-invoicing... 5 2.2 Functie FACTUREN (hoe zoekt u een factuur)... 6 2.3 Om uw factuur te zien... 7 2.4 Uw factuur downloaden... 8 2.5 Hoe een download verificatierapport te downloaden.... 12 3 Hulp... 17 3.1 Toegang krijgen tot de gebruikershandleiding... 17 3.2 Functie Contact opnemen :... 18 3.3 Functie Zelf beheren : uw gebruikersgegevens... 19 3.4 Foutmelding bij het weergeven webpagina of een trage webpagina... 21 3.5 Correcte weergave Shell Card Online... 22 2/23
1 Voor toegang tot Shell Card Online e-invoicing Service 1.1 Inloggen in Shell Card Online U gaat naar www.shell.be/shellcardonline en klikt op Ga direct naar Shell Card Online. Uw gebruikersnaam is uw e-mailadres. Wanneer u de eerste keer wilt inloggen heeft u een systeem gegenereerd wachtwoord van ons ontvangen per e-mail. Vervolgens wordt er gevraagd om uw wachtwoord te wijzigen. Uw nieuwe wachtwoord moet tussen de 8 en 12 karakters bevatten, waaronder 1 speciaal teken (!@#$%^&*()), 1 hoofdletter en 1 cijfer. Spaties worden niet geaccepteerd. Een voorbeeld is Wachtwoord1@. Log hier in Afb. 1: Aanlogscherm Shell Card Online 1.2 Wat als u uw wachtwoord bent vergeten Als u uw wachtwoord vergeet, probeer dan de "wachtwoord vergeten"-functie op de login pagina. Dit zal een nieuw systeem gegenereerd wachtwoord aanmaken welke naar uw e-mailadres wordt verstuurd. 3/23
Wachtwoord vergeten Afb. 2: Ben mijn wachtwoord vergeten voor het Shell Card Online login screen Vul gebruikers-id of e-mailadres in Afb.3: Nieuw wachtwoord aanvragen In beide schermen dient u uw User id in te voeren en op "Verzenden" te klikken. U ontvangt onmiddellijk een nieuw wachtwoord via e-mail. Als u het wachtwoord niet ontvangt adviseren wij u om uw ongewenste post inbox van uw e-mail te controleren. 4/23
2 Inloggen in e-invoicing Wanneer u aanlogt in Shell Card Online dan ziet u het volgende scherm. U dient op e- Invoice te klikken in het Toegang tot toepassing portaal. e-invoicing kiezen Afb. 4: De Homepage van Shell Card Online 2.1 Eerste keer inloggen in e-invoicing De eerste keer dat u gebruik maakt van de e-invoicing functionaliteit wordt u gevraagd belangrijke gegevens te bevestigen, zoals uw e-mailadres en telefoonnummer. U dient vervolgens op bevestigen te klikken. Afb. 5: Gegevens bevestigen in Shell Card Online 5/23
Vervolgens wordt u gevraagd om belangrijke informatie te lezen over de service. Neem alstublieft even de tijd om deze informatie te lezen voor u verdergaat. Afb.6: Belangrijke informatie over de e-invoicing service Klik op de link Algemene Voorwaarden een PDF-document wordt geopend en kan worden gedownload als referentie. 2.2 Functie FACTUREN (hoe zoekt u een factuur) Door op de knop "Facturen" te klikken in de grijze balk komt u in het volgende scherm: Afb. 7: Eenvoudig zoeken 6/23
In zoekresultaat zult u automatisch uw laatste 10 facturen zien. Of u kunt zoekcriteria invoegen in het Eenvoudig Zoeken menu: Factuurnummer Factuurstatus (nieuw, weergegeven, gedownload, hersteld) Uitgiftedatum Vervaldatum Brutobedrag Externe rekening ID Super Siras rekening ID U kunt de status van een factuur herkennen aan het 'factuurpictogram': Nieuwe factuur Factuur is weergegeven Factuur is gedownload Factuur wordt gewist Afb. 8: Verschillende factuurpictogrammen 2.3 Om uw factuur te zien Als u uw factuur alleen wilt zien, klik dan op het Factuurnummer of pictogram bij factuurstatus om het in Adobe Reader te openen. 7/23
Downloaden Alleen weergeven Afb. 9: Uw factuur zien 2.4 Uw factuur downloaden Vink de factuur aan die u wilt downloaden en druk dan op de "Download"-knop U kunt één, meerdere of alle facturen tegelijk selecteren. Ten minste één factuur uit de resultatenlijst moet worden geselecteerd 8/23
Om te downloaden: vink de vakjes aan en druk op "Downloaden". Afb. 10: Uw factuur downloaden Na het selecteren van de factuur die u wilt downloaden, verschijnt het volgende pop-up venster: Afb. 11: Open het gecomprimeerde bestand van de factuur Als u de optie 'Openen' of 'Opslaan' kiest wordt het volgende scherm weergegeven (.Zip) 9/23
Afb. 12: De pdf en xml bestanden uitpakken Dit vakje bevat twee items: o Uw factuur in Adobe Acrobat documentformaat (pdf) o Uw bewijs van elektronische handtekening document in xml-formaat Druk op "Uitpakken" om beide bestanden op te slaan. Kies de map op uw lokale harde schijf waar u de facturen op wilt slaan. Afb. 13: Kies een map op uw lokale schijf of server voordat u uitpakt 10/23
Druk op Uitpakken Een map met het factuurnummer wordt aangemaakt en de aparte bestanden worden in deze map opgeslagen. Denk eraan dat het xml-bestand belangrijk is. Het is nodig om de authenticiteit van de elektronische factuur te verifiëren, dus sla het altijd samen met het pdf-bestand op! Afb. 14: Een map met het factuurnummer als naam wordt automatisch aangemaakt U gaat dan automatisch naar het scherm "Downloadresultaten" (Afb. 15). Als u uw factuur succesvol hebt gedownload, druk dan op de "Ja"-knop. Afb. 15: Scherm downloadresultaten 11/23
2.5 Hoe een download verificatierapport te downloaden. Om een verificatierapport te downloaden, klikt u eerst op de verificatielink. Deze pagina stelt u in staat om de elektronische handtekening die gebruikt wordt om uw facturen te tekenen geverifieerd is. Als de verificatie correct is zal er een verificatierapport beschikbaar zijn om te downloaden. U moet uw Factuurdocument(en) uploaden uit uw archieven om het verificatieproces te starten. Afb. 16: Uw factuur verifiëren 12/23
Stap 1: Document uploaden: Blader door uw mappen en selecteer en upload het.pdf bestand van de factuur die u wilt verifiëren. Stap 2: Upload het bewijselement: Blader door uw mappen en upload het.xml bestand dat gekoppeld is aan de pdf-factuur die u wilt verifiëren. Deze twee bestanden zouden samen in dezelfde map moeten zijn opgeslagen toen het bestand werd gedownload. Afb. 17: Uw factuur verifiëren de bestanden selecteren 13/23
Afb. 18: Uw factuur verifiëren Na het selecteren en uploaden van de twee bestanden pdf en xml druk op de knop "Verifiëren" en "Verwerkingsverzoek" wordt getoond. 14/23
Afb. 19: Resultaatscherm verificatie De resultatenpagina toont "Verificatie succesvol" en een verificatierapport (PDF) wordt uitgegeven voor downloaden: 15/23
Afb. 20: Verificatierapport U dient 2 documenten te downloaden en elektronisch op te slaan. In geval van een belastingonderzoek kan de belastingdienst om de documenten vragen. "Factuur PDF" xml-bestand Zorg dat u al uw facturen van de afgelopen 13 maanden downloadt en opslaat. Na 13 maanden zullen de facturen niet langer beschikbaar zijn voor downloaden. 16/23
3 Hulp 3.1 Toegang krijgen tot de gebruikershandleiding De koppeling naar de gebruikershandleiding kunt u vinden onder HELP bovenaan het scherm in de e-invoice applicatie: Afb. 21: Help 17/23
3.2 Functie Contact opnemen : Deze functie geeft het telefoonnummer voor het Shell Customer Service Centre en het e- mailadres voor als u hulp nodig heeft. Afb.22: Contact opnemen met Shell 18/23
3.3 Functie Zelf beheren : uw gebruikersgegevens Afb. 23: Zelfbeheer U kunt uw individuele instellingen wijzigen/corrigeren voor Taal E-mailadres Telefoonnummers De e-mail notificatie voor e-invoicing activeren Als u de e-invoice notificatie e-mail activeert zult u iedere keer dat er een nieuwe factuur klaar is om te downloaden een e-mail notificatie ontvangen zoals weergegeven in Afb.24 e-invoice notificatie e-mail. 19/23
Afb. 24: e-invoice notificatie e-mail 20/23
3.4 Foutmelding bij het weergeven webpagina of een trage webpagina Indien u problemen ervaart met het systeem kan dit mogelijk met uw webbrowser te maken hebben. Uw systeem kan de volgende melding geven: Het systeem is heel traag Het laden duurt heel lang In Chrome kunt u de foutmelding beveiligingslus krijgen Bovenstaande problemen kunnen verholpen worden als u uw Cookies van uw computer verwijderd. Hieronder de stappen die dan gevolgd moeten worden per browsertype. Cookies verwijderen in Internet Explorer 1. Ga naar het menu Extra > Internetopties > tab Algemeen. Klik onder Browsergeschiedenis op Verwijderen. 2. U wilt misschien niet alles verwijderen. Zorg dat in ieder geval Cookies aangevinkt staat en klik op Verwijderen. Cookies verwijderen in Firefox 1. Ga naar Extra > Opties > tab Privacy. Klik op Uw recente geschiedenis wissen. 2. Onder Details kun je aangeven wat je precies wilt wissen. Vink in ieder geval Cookies aan. U kunt ook aangeven hoe oud de Cookies moeten zijn. Kies hier Alles. Cookies verwijderen in Chrome 1. Klik op het steeksleuteltje rechts bovenin. Klik op Opties > tab Geavanceerde opties. Klik onder Privacy op Browsergegevens wissen. 2. Zorg in ieder geval dat Cookies en andere site gegevens verwijderen aangevinkt staat. U kunt ook aangeven hoe oud de Cookies moeten zijn. Kies hier Alles. 21/23
3.5 Correcte weergave Shell Card Online Voor gebruikers van Windows 8 en Windows 7 kan het zijn dat Shell Card Online met het e- invoicingsysteem niet correct wordt weergegeven. Om een correcte weergave te verkrijgen dient u de volgende stappen te doorlopen: In uw internetbrowser gaat u naar Extra > Instellingen voor de compatibiliteitsweergave. Afb. 25: U krijgt Afb. 26 Instellingen voor compatibiliteitsweergave te zien. Hierin dient u de volgende websites toe te voegen: shell.com en atosorigin.com 22/23
Afb. 26: Instellingen voor compatibiliteitsweergave Nadat beide websites zijn toegevoegd vinkt u het eerste en het derde vakje aan zoals getoond op Afb. 26. Ten slotte drukt u op Sluiten. 23/23