Handleiding declareren en factureren Er kunnen door leden van de Ledenraad en Regiocomités VUvereniging declaraties worden gedaan en facturen worden ingediend van kosten ten behoeve van a. regioprogrammering b. bestuurlijke kosten (zaalhuur, catering en reiskosten vergaderingen van regiocommités en Ledenraad) Mede omdat de wijze van het indienen van declaraties is aangepast, zetten wij hieronder stap voor stap uiteen hoe u kosten kunt declareren en facturen kunt aanbieden. 1. Declareren van onkosten Het Financieel Service Centrum van de VU accepteert vanaf zomer 2015 geen schriftelijke declaratieformulieren en losse bonnetjes meer. Er is een online declaratieformulier beschikbaar voor leden van de Ledenraad en voor Regiocomiteleden van VUvereniging. Het formulier Gelieve alle declaraties voor reis- en overige kosten via het Declaratieformulier Externen in te dienen. Het formulier is te vinden onder de volgende link: http://serviceplein.vu.nl/pages/selfservices/genericforms/expenses.aspx Het formulier bestaat uit 4 delen: 1.Personalia gegevens 2.Bankgegevens 3.Specificatie vergoedingen/ onkosten 4. Bijlagen opmerkingen 1
Alles dient zorgvuldig te worden ingevuld en elke ingevulde pagina dient gevalideerd te worden. Bij juist invullen ontvangt de aanvrager een bevestiging in zijn e-mail. Exact invullen Hieronder zijn per pagina van het formulier wat aanwijzingen voor het invullen gegeven. Lees deze zorgvuldig door. Belangrijk is dat er duidelijke onderscheid wordt gemaakt in bestuurlijke kosten en onkosten voor de regioprogrammering en dat bijbehorende nummers en soorten onkosten heel excact worden ingevuld! Vragen Voor vragen over betalingen: FSC-Servicedesk Financieel Service Centrum T (020) 59 83478 servicedesk.fsc@vu.nl 2
Pagina 1: Personalia aanvrager Alle gegevens dienen zorgvuldig ingevuld te worden. Alle velden met * zijn verplicht. 3
Pagina 2: Bankgegevens Klik in het eerste veld NL Nederland aan. Vervolgens uw IBAN nummer en BIC code. Beiden nummers vind u op uw bankafschrift. BIC codes zijn ook te vinden op de volgende website: http://www.ibannl.org/uitleg-over-bic ( NB bankcode en routingnummer hoeft niet ingevuld te worden) 4
Pagina 3: Specificatie vergoedingen/onkosen Het is belangrijk per soort onkosten de exacte nummers, afdelingen en omschrijving in te vullen. Indien u reiskosten per auto declareert, dient u bij de omschrijving ook het aantal afgelegde kilometers te vermelden. U kunt per afgelegde kilometer 19 cent declareren. Met het groene plusje kunt u meerdere vakjes creeeren voor meerdere onkosten. Voor regioprogrammering kosten gebruikt u de volgende gegevens: -Bij faculteit/dienst: 5500 Dienst C & M -Bij kostendragenr: 5541401 -Bij type declaratie: Voor reiskosten: Reiskosten en verblijfskosten binnenland Voor overige kosten: Overige vergoedingen voor werkzaamheden Voor kosten ten behoeve van spreker: Gastcolleges en lezingen Voor bestuurlijke kosten gebruikt u de volgende gegevens: -Bij faculteit/dienst: 9100 VUvereniging -Bij kosten dragernr : 9100110 -Bij type declaratie: Voor reiskosten: Reiskosten en verblijfskosten binnenland Voor overige kosten: Overige vergoedingen voor werkzaamheden Hieronder twee voorbeelden: 5
Voorbeeld 1: overige kosten voor regioprogramma 6
Voorbeeld 2: reiskosten van regioprogramma 7
Pagina 4: Bijlage en opmerking voor de administratie Let op: Alle bonnetjes dient u te scannen en in één PDF bestand op te slaan. Het systeem staat niet toe dat er meerdere PDF bestanden geupload worden. Voor het maken van PDFs zijn handleidingen op internet te vinden. Bijvoorbeeld: http://help.adobe.com/nl_nl/acrobat/pro/using/ws58a04a822 e3e50102bd615109794195ff-7f71.w.html Ook indien u reiskosten declareert van vervoer met het OV, dient u een pdf van het transactie-overzicht van de OV-kaart waaruit de gemaakte reisbeweging blijkt, toe te voegen. Voor meer informatie zie: https://www.ov-chipkaart.nl/mijnovchipkaart/reizenentransacties 8
2. Aanbieden van facturen Het is mogelijk om een leverancier (catering, locatie, spreker) een factuur rechtstreeks aan VUvereniging te laten verzenen voor betaling. Ook voor facturen maken we onderscheid tussen: a. regioprogrammering b. bestuurlijke kosten De bepalingen voor het factureren van bestuurlijke kosten vind u terug in de declaratieregeling zoals gepubliceerd op de website VUvereniging, www.vuvereniging.nl Kosten die gemaakt worden ten behoeve regioprogrammering dienen van te voren met de programmacoördinator Hanneke Vonk te worden overlegd. Verzending facturen Alle facturen van cateraars, locaties en sprekers moeten in PDF vorm per e- mail verzonden worden naar de financiële administratie van de VU: invoice@vu.nl Gegevens op facturen Facturen worden alleen in behandeling genomen als er de juiste gegevens (dienst en kostendrager) op vermeld staan. Op facturen m.b.t. catering en locaties met betrekking tot vergaderingen van Regiocomites moet het volgende vermeld staan op de factuur: VUvereniging t.a.v. Annemarie Vermeulen F&A/FSC/BA HG 1E-20 REF VUvereniging /9100/ bestuurlijke kosten 9100110 De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam Daarnaast vermelding van aard en datum vergadering. 9
Op facturen met betrekking tot programmering in de regio zoals honoraria sprekers of zaalhuur Vrije Universiteit Amsterdam t.a.v. Hanneke Vonk F&A/FSC/BA HG 1E-20 Ref: C&M / 5500/MP/ regionale programmering 5541401 De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam Daarnaast vermelding van naam en datum programma. Voor vragen over betalingen: FSC-Servicedesk Financieel Service Centrum T (020) 59 83478 servicedesk.fsc@vu.nl 10