Handleiding rapportage tool Skillsmanager biedt de mogelijkheid om snel overzichtelijke rapportages te maken. Daarin kunt u uw medewerkers vergelijken, team analyses uitvoeren of opleidingsadvies van uw bedrijf in kaart brengen. In dit document wordt omschreven hoe u deze functionaliteit in de Skillsmanager kunt toevoegen en welke mogelijkheden deze functionaliteit biedt. 1. Aan de slag met de rapportages Gebruikersrollen toevoegen aan beheerder U dient eerst de rechten bij uzelf als beheerder aan te vinken. Ga naar medewerkers en vink uzelf aan. Klik op bewerken en dan komt u in uw persoonlijke gegevens. Klik op de bewerken knop bij 'gebruikersinstellingen en rechten'. Hier vinkt u de gebruikersrol bedrijfsanalyse en/of teamanalyse aan en klik vervolgens op opslaan. 1
De bedrijfsanalyse stelt u in staat rapportages binnen het gehele bedrijf uit te voeren, over alle medewerkers en teams. De teamanalyse rol stelt u in staat om rapportages uit te voeren over het team waar u deel van uitmaakt. Het maakt dan niet uit of u een leidinggevende van dit team bent of een medewerker. Als u de tab rapportage niet direct naast de tab medewerkers ziet verschijnen (zie onderstaande afbeelding), log dan een keer uit en log daarna weer in. Het is ook mogelijk om, als beheerder, deze analyserechten toe te kennen aan medewerkers en leidinggevenden binnen uw bedrijf. Dit kunt u op gelijke wijze doen. 2
2. Omschrijving rapportage tools Er zijn zes rapportages beschikbaar. Hieronder volgt een korte omschrijving van elke rapportage. U kunt bij alle rapportages steeds selecties maken van teams, medewerkers en/of een tijdvak. Rapportage - Opleidingen en certificaten De rapportage laat zien welke opleidingen de geselecteerde medewerkers hebben gevolgd. Het overzicht is gesorteerd op opleidingsnaam en bij elke opleiding staat welke medewerker deze heeft gevolgd en wat de eventuele verloopdatum is. Bij een verstreken verloopdatum licht deze rood op. Rapportage - Analyse beoordelingsscore Bij de rapportage van de beoordelingsscores bekijkt u hoe de door u geselecteerde medewerkers afwijkend (in positieve of negatieve zin) van de norm zijn beoordeeld. Ook kunt u geselecteerde groepen van medewerkers vergelijken. De beoordeling die wordt meegenomen in het vergelijk, is de laatst gedane definitieve beoordeling door leidinggevende over de medewerker. De grafiek toont op taakniveau de relatieve afwijking ten opzichte van de norm, de zwarte lijn is de normlijn. Wanneer er geen balk getekend is, presteert de groep als geheel met deze taak op de norm. Wanneer er een staaf rechts van de normlijn is getekend, betekent dit dat de groep deze taak boven de norm uitvoert. Wanneer er een staaf links van de normlijn is getekend, betekent dit dat de groep deze taak onder de norm uitvoert. Hoe groter (of kleiner) de getekende staaf, hoe groter (of kleiner) de afwijking ten opzichte van de norm. Rapportage - Geadviseerde opleidingen Met deze analyse krijgt u inzicht in de geadviseerde opleidingen bij beoordelingen. In de eerste tabel worden de 10 meest geadviseerde opleidingen samengevat op basis van de laatst gedane beoordeling door de leidinggevende. Na deze tabel volgt het totaal van geadviseerde opleidingen. Per opleiding (de opleidingen zijn alfabetisch gesorteerd) kunt u zien aan welke medewerker de opleiding is geadviseerd en op welke datum dit advies is gegeven. 3
Rapportage - Beoordelingsoverzicht In dit overzicht wordt voor een groep medewerkers inzichtelijk gemaakt of zij al wel of (nog) niet beoordeeld zijn. Het gaat hierbij om de beoordeling van deze medewerkers door de leidinggevende. Het overzicht toont voor de geselecteerde periode welke medewerkers definitief beoordeeld zijn, wie reeds een openstaande (uitnodiging voor) beoordeling hebben of wie nog geen uitnodiging voor beoordeling heeft ontvangen. Rapportage - Risico analyse Bij de risico analyse selecteert u een groep medewerkers om de impact van vertrek van één of meer medewerkers op de samenstelling van de groep te bekijken. Eerst kiest u de groep, vervolgens geeft u aan welke medewerkers vertrekken. De preview toont vervolgens de impact op enerzijds de functies en anderzijds de uit te voeren taken. Hoeveel medewerkers hebben een functie of voeren een bepaalde taak uit vóór vertrek en hoeveel zijn dit er na vertrek? Wanneer het vertrek van de medewerker(s) een relatief grote impact heeft, wordt in de verschilanalyse het percentage geel, oranje of rood gekleurd. Geel geeft aan dat het vertrek van de medewerker(s) weinig impact heeft. Hoe roder, hoe groter de impact. Rapportage - Zwaarwegende taken In dit overzicht wordt voor een functie gevisualiseerd wat de zwaarwegende taken van de functie zijn. Zwaarwegende taken zijn taken die, indien ze uit de functie verwijderd worden, het gewenste kennis en vaardighedenniveau van de functie verlagen. Zwaarwegende taken herkent u aan het icoontje van één of meer gewichten voor de taaknaam. Om te zien hoe zwaar een taak binnen een functie is, kunt u achter de taak het i-tje bekijken. In het i-tje wordt getoond wat het gewenste beheersingsniveau van de vaardigheden in de functie met en zonder de betreffende taak is. 3. Maken van rapportages Voor het maken van een rapportage klikt u op Rapportage. Het maken van een rapportage bestaat uit twee of drie stappen. Toevoegen van teams en/of medewerkers Als de gebruikersrol teamanalyse aan u is toegekend kunt u alleen keuze maken tussen de medewerkers die in uw team zitten. Als de gebruikersrol bedrijfsanalyse aan u is toegekend kunt u medewerkers en/of teams uit de gehele organisatie kiezen. In het onderstaande voorbeeld is de rapportage 'risico analyse' gestart voor een leidinggevende met de gebruikersrol bedrijfsanalyse. U kunt de teams/medewerkers apart aanvinken maar kan ook iedereen selecteren. Als u op niemand klikt wordt iedereen weer uitgevinkt. 4
Als u medewerkers aanvinkt wordt het rondje met het pijltje erin blauw. Klik op het pijltje, zo wordt de selectie verplaatst naar de rechterkolom geselecteerde medewerkers. Op dezelfde manier kunnen de teams/medewerkers weer teruggezet worden. Als u de teams/medewerkers naar wens heeft geselecteerd kunt u naar de volgende stap gaan. Een pdf maken De rapportages bestaan uit twee of uit drie stappen. De laatste stap van elke rapportage is de preview. De preview laat een overzicht zien van de inhoud van de gemaakte rapportage. U kunt een pdf maken van de rapportage door op de pdf knop rapport te klikken rechts bovenin het scherm (zie onderstaand voorbeeld). 5
De rapportages worden niet binnen uw Skillsmanager account opgeslagen. Wilt u de rapportage bewaren, dan dient u deze als een pdf bestand op te slaan. Voor de rapportages die uit drie stappen bestaan kiest u in de tweede stap vertrekkende medewerkers, een groep om te vergelijken of een datum. Het selecteren van vertrekkende medewerkers of een groep om te vergelijken werkt hetzelfde als in de eerste stap. 6