Takenbeheerapplicatie voor evenementen Takenbeheer is een web-applicatie waarbij vrijwilligers taken kunnen selecteren die voor het kunnen uitvoeren van een evenement nodig zijn. De vrijwilligers hebben ook nog de mogelijkheid om vrijkaarten te reserveren voor het bijwonen van voorstellingen of punten op te bouwen voor eventuele andere beloningen. Opzet Door het opzetten van een evenement, met de mogelijkheid van diverse locaties waar verschillende voorstellingen of activiteiten plaats vinden, kunnen vrijwilligers een van de bijbehorende taken selecteren om aan te geven dat zij hierbij willen helpen. De beheerder kan met de applicatie de geselecteerde vrijwilligers via email op de hoogte brengen van de taken waarvoor vrijwilligers ingedeeld zijn. Middels diverse overzichten kunnen vrijwilligers en beheerder inzicht krijgen in het evenement en alle relevante informatie voor de vrijwilligers en beheerder(s). Er kunnen modules toegevoegd worden, waarbij de beheerder of vrijwilligers binnen aangegeven groepen gebruik van kunnen maken. Binnen de applicatie wordt rekening gehouden van de ingelogde gebruiker. Menu, overzichten en mogelijkheden zijn afhankelijk of men een actieve of passieve vrijwilliger of beheerder is. Gegevensoverzicht In onderstaand overzicht wordt een overzicht gegeven van alle in de applicatie gebruikte velden. De met een *) aangeduide velden zijn facultatief in te stellen en kunnen voor gebruik op niet actief gezet worden. Evenement Gegevens bij het evenement zijn: Begin- en einddatum Uitsluit begin- en einddatum van het evenement Periode waartussen het evenement plaats vindt. Er is een periode aan te geven die niet in de overzichten weergegeven wordt. Van toepassing als bijvoorbeeld weken voor het eigenlijk evenement een reclame campagne wordt gehouden. De periode na de reclame campagne tot aan de datum van aanvang evenement kan dan worden uitgesloten voor weergave in de overzichten. Extra vrijwilligers bij inschrijven Mogelijkheid dat er meer vrijwilligers zich voor een taak opgegeven dan dat er voor de taak gevraagd worden Gebruik vrijkaarten*) Aanvraagdatum vrijkaarten*) Wel of niet de mogelijkheid hebben dat vrijwilligers vrijkaarten kunnen aanvragen Laatst mogelijke aanvraagdatum voor vrijkaarten.
Minimaal aantal taken*) Taakvoorkeur*) Punten*) Groepen*) Algemeen Beheerder Contactpersoon evenement Testomgeving Blokkeren toegang Opschonen database Dagdelen Mogelijkheid om een minimaal aantal in te voeren voor het aantal bevestigde taken dat een vrijwilliger moet hebben om vrijkaarten aan te kunnen vragen. Door vrijwilligers aan te geven waar de voorkeur van werkzaamheden naar uit gaat Het verkrijgen van punten wanneer men bepaalde taken uitvoert. Binnen het evenement groepen gebruiken waarbij aan te geven is of men alleen de gegevens binnen die groep of alle gegevens kan zien. Elke groep kan zijn eigen beheerder hebben. Selectie binnen de vrijwilligers die als beheerder van de site fungeert. De beheerder van de website dient een van de opgegeven personen te zijn. en emailadres van de contactpersoon voor vermelding op site en in emailberichten. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de websitebeheerder en de contactpersoon voor de vrijwilligers. Dit hoeft niet dezelfde persoon te zijn. De naam voor de contactpersonen is niet aan een persoon gebonden. Om het programma uit te proberen worden er bij de testomgeving geen emailberichten verstuurd maar wel gewoon verwerkt. De tekst van de email wordt op het scherm getoond. Met deze optie wordt de site geblokkeerd voor vrijwilligers zodat de beheerder(s) de benodigde gegevens kunnen ingeven. Na afloop van het evenement kunnen alle gegevens van het evenement verwijderd worden met uitzondering van de vrijwilligergegevens. Binnen de applicatie wordt voor het registreren van beschikbaarheid van vrijwilligers gebruik gemaakt van dagdelen. Deze dagdelen zijn naar eigen voorkeur in te stellen. Er is minstens een dagdeel verplicht. De gegevens van een dagdeel bestaan uit een naam en de begin- en eindtijd. Taakvoorkeur*) De mogelijkheid is om middels taakvoorkeur een betere informatie naar en van de vrijwilligers met betrekking tot de taken te krijgen. Deze optie is facultatief. De gegevens die bij taakvoorkeur horen zijn een naam en omschrijving. Groepen*) Binnen het programma kunnen groepen gebruikt worden. Hiermee is het mogelijk om diverse elementen binnen het programma aan een bepaalde groep te koppelen. Hierdoor kan toegang beperkt worden.
De gegevens die bij groepen horen zijn: Module Punten*) Korte naam van de groep Uitgebreide naam Indien gebruik wordt gemaakt van modules, kan een groep aan een module gekoppeld worden. Het gebruik van punten is binnen de applicatie ook facultatief. Middels de punten die bij een taak horen kunnen vrijwilligers een puntensaldo opbouwen waarmee extra kaarten of andere beloningen gedaan kunnen worden. Locaties Bij het evenement zijn een onbeperkt aantal locaties in te stellen. De gegevens die bij een locatie horen zijn: Adres Groep*) Opmerking Voorstelling van de locatie Straat, postcode en plaats van de locatie De groep waarbij de locatie hoort Een tekstveld om eventuele opmerkingen te noteren Bij elke locatie kan een onbeperkt aantal voorstellingen of eventuele andere activiteiten ingevoerd worden. De gegevens die hierbij horen zijn: Locatie Groep*) Contactgegevens Opmerking Voorstellingsoorten Locatie waar de voorstelling gehouden wordt van de voorstelling of activiteit De groep waarbij de voorstelling hoort Selectie van een contactpersoon uit de ingevoerde contactpersonen Een tekstveld om eventuele opmerkingen te noteren Er kan een onbeperkt aantal voorstellingsoorten ingevoerd worden. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld Première, Try-out, Concert. De gegevens die hierbij horen zijn: Omschrijving Voorstellingsdatums Korte naam van de voorstellingsoort Omschrijving van de voorstellingsoort. Bij elke voorstelling kan een onbeperkt aantal uitvoeringen ingevoerd worden. De gegevens die hierbij horen zijn: Dag Soort Vrijkaart*) Dag, begin- en eindtijd van de uitvoering Soort voorstelling. Of de optie vrijkaarten voor deze uitvoering actief is
Contactpersonen voorstellingen Telefoon van de contactpersoon de voor de vrijwilligers als contactpersoon optreed Een of meerdere telefoonnummers Taken Bij elke voorstelling c.q. activiteitzijn een onbeperkt aantal taken in te geven. De taak is gekoppeld aan een voorstelling en hierdoor ook aan een locatie. De gegevens die bij een taak horen zijn: Voorstelling en locatie Taaknaam Tijdstip van de taak Groep*) Taakvoorkeur*) Aantal vrijwilligers Punten*) actief). Actief Vrijwilliger De taak is gekoppeld aan een voorstelling van de taak Datum, begin- en eindtijd van de taak Groep waarbinnen de taak actief is Taakvoorkeurgroep waarin de taak thuis hoort (wanneer actief) Het aantal vrijwilligers dat voor de taak nodig is Het aantal punten dat met de taak verdiend wordt (wanneer Of de taak nog actief is. Hierdoor wordt hij niet meer in overzichten weergegeven, maar kan makkelijk weer actief gemaakt worden. Gegevens blijven behouden. Vrijwilligers worden door de beheerder aangemaakt waarna de vrijwilliger met het ontvangen wachtwoord en zijn emailadres kan inloggen en zijn gegevens eventueel kan aanpassen of aanvullen. De gegevens die bij een vrijwilliger horen zijn: en adres Persoonsgegevens Email Telefoon Hulpverlening Auto Kledingmaat Sofinummer Taakvoorkeur*) Groep*) Alle groepen zichtbaar*) en adres gegevens van de vrijwilliger Geslacht en geboortedatum Emailadres van de vrijwilliger Een vast en mobiel telefoonnummer Bezit van een EHBO of BHV diploma Bezit van een auto Maat van een shirt Sofinummer voor correcte registratie bij verzekering. Het sofinummer is alleen bij de eigen vrijwilliger en bij de beheerder te zien. Selectie uit een van de aangemaakte taakvoorkeuren (wanneer actief) Groep waarbinnen de vrijwilliger actief is (wanneer actief) Wanneer alle groepen zichtbaar zijn worden alle gegevens getoond. Er kan alleen geselecteerd worden uit de taken binnen de groep.
Pasfoto Beheerder Actief Wachtwoord Pasfoto van de vrijwilliger Of de vrijwilliger beheerdersrechten heeft Of de vrijwilliger nog actief is. Hierdoor wordt hij niet meer in overzichten weergegeven, maar kan makkelijk weer actief gemaakt worden. Een door de beheerder verstrekt wachtwoord. Een vrijwilliger en beheerder kan ook op passief ingesteld worden. Met deze optie kan men een vrijwilliger of beheerder alleen toegang geven tot de bijbehorende overzichten. Passieve en niet actieve vrijwilligers worden niet in de overzichten bij vrijwilligers getoond. Beschikbaarheid Vrijwilligers kunnen middels het opgeven van hun beschikbaarheid op dagen en dagdelen aangeven dat men wel of juist niet beschikbaar zijn. De gegevens die bij beschikbaarheid horen zijn: Dag Beschikbaarheid Opmerking Vrijkaarten Datum met dagdeel Het wel of niet beschikbaar zijn Een tekstveld om een toelichting te geven Voorstellingen kunnen bij vrijkaarten opgegeven worden waar vrijwilligers kaarten voor kunnen aanvragen. Na goedkeuring van de aanvraag wordt een email aangemaakt waarin de vrijwilliger geïnformeerd wordt over de vrijkaarten. De gegevens die bij vrijkaarten horen zijn: Voorstelling Maximaal aantal kaarten Maximale aantal vrijwilligers Actief Aantallen Selectie uit de voorstellingen op welke locatie / dag / tijd er vrijkaarten aangevraagd kunnen worden Het maximale aantal kaarten dat een vrijwilliger middels het programma kan aanvragen Het maximale aantal vrijkaarten dat voor de vrijwilligers beschikbaar is Of de vrijkaart nog actief is Het aantal kaarten dat aangevraagd is en het aantal kaarten dat al aan de vrijwilligers bevestigd is. *) deze mogelijkheden zijn facultatief
Taakverwerking Taakselectie Een vrijwilliger kan inloggen op de site en de gegevens van het evenement bekijken. In een overzicht van de taken die nodig zijn bij het evenement kan elke vrijwilliger een taak selecteren en hiermee aangeven dat hij hierbij wilt helpen. Zijn naam wordt daarbij bij de desbetreffende taak vermeld. Afhankelijk van de opgaves kunnen dit meerdere personen zijn. Bij de mogelijkheid van selecteren wordt rekening gehouden of de vrijwilliger beschikbaar is in het dagdeel of delen waarbinnen de taak valt, of waarbij de vrijwilliger aangegeven heeft niet beschikbaar te zijn. Een selectie van taken die gelijktijdig vallen wordt hierbij voorkomen. Acceptatie inschrijving De beheerder heeft de mogelijkheid om de taken van de vrijwilligers te bevestigen of te verwijderen. Na acceptatie worden de vrijwilligers via een mail geïnformeerd over deze bevestiging. Na wijziging of vervallen van een taak kunnen de al toegewezen vrijwilligers met een email hiervan op de hoogte gebracht worden. Overzichten Bovengenoemde gegeven worden in diverse overzichten weergegeven, waarbij middels een link naar onderliggende gegevens gegaan kan worden. Bij de meeste overzichten zijn sorteringen naar eigen inzicht te gebruiken of kan een filter of groepering op de weergegeven gegevens gebruikt worden. In een tabelvorm worden alle vrijwilligers weergegeven met hun beschikbaarheid, eventueel samen met de ingedeelde taken en bezoek aan voorstellingen. Groepen Bij gebruik van groepen heeft men de mogelijkheid om personen, locaties, voorstellingen en taken in groepen in te delen. De mogelijkheid van invoer is dan afhankelijk van de indeling in de groep. Voor het tonen van alle gegevens kan men de optie Alle groepen zichtbaar gebruiken. De mogelijkheid tot invoer blijft beperkt tot de opgegeven groep bij de vrijwilliger / beheerder. Wanneer de selectie Alle groepen gebruikt wordt is alles actief. Een locatie kan op Alle groepen staan en bij de onderliggende voorstellingen kan een beperking naar een bepaalde groep ingesteld worden. Taken kunnen dan alleen ingesteld worden voor die groepen die bij de bovenliggende voorstelling/activiteit actief zijn. Indien er extra modules in gebruik zijn, kan een groep een module toegewezen krijgen. Vrijwilligers binnen deze groep kunnen dan gebruik maken van deze module. Module Voor een evenement kan een speciale module gemaakt worden zoals een lichtkrant of andere speciale functies. Dit zijn functies waarbinnen het programma gegevensverwerking plaats kan vinden door een bepaalde groep vrijwilligers, maar waarbij buiten het programma verdere verwerking plaats vindt of getoond wordt. Mailing Naast de aanwezige mailingmogelijkheden om de vrijwilligers te informeren over de ingedeelde taken is er ook een mailing een email te sturen met een vrij op te geven tekst. De mail is persoonlijk
met voornaam van de vrijwilliger en kan met een eigen logo van de organisatie afgesloten worden. De selectie van de vrijwilligers kan via filters op vrijwilliger gegevens of filters op evenement gegevens beperkt worden. Help Bij alle schermen is een helpfunctie aanwezig. Hier wordt uitleg gegeven bij het scherm wat in gebruik is. Er is ook een volledig help overzicht bij een specifieke taak. In de overzichten wordt rekening gehouden met de rechten van de vrijwilliger.
Release notes Takenbeheer applicatie Na de ontwikkeling van de eerste versie in 2012 zijn er diverse items toegevoegd aan de applicatie. Door de jaren heen zijn er diverse nieuwe mogelijkheden toegevoegd en ook nu worden er nieuwe mogelijkheden aan toegevoegd. Nieuw 2013 Mogelijkheid tot het aanvragen van vrijkaarten. Downloaden van vrijwilligersoverzicht Nieuw 2014. Nieuw 2016. Filtermogelijkheid bij overzichten Opgave van EHBO en BHV apart mogelijk Kledingmaat Vast en mobiel telefoonnummer nu gescheiden Vrijkaarten in overzicht beschikbaarheid en indeling bij vrijwilliger, in het totaaloverzicht indeling en bij de mobiele weergave. Dagdelen zelf in te delen. Taakvoorkeur, deze mogelijkheid is facultatief. Puntenregistratie is facultatief. Vrijwilliger en/of beheerder passief voor alleen het kunnen zien van overzichten. Passieve vrijwilligers komen niet in overzichten bij vrijwilligers voor. Uiterste aanvraagdatum voor vrijkaarten. Minimaal aantal benodigde taken om vrijkaarten aan te kunnen vragen Contactgegevens organisatie zelf in te stellen. Wanneer taken gewijzigd worden, bestaat de mogelijkheid om dit naar vrijwilligers te mailen. Dit verschijnt ook in de overzichten. Bij het menu Inschrijven worden bij de vrijwilliger de taken met een groene achtergrond aangegeven wanneer de vrijwilliger aangegeven heeft beschikbaar te zijn. Verbeterde verwerking van bevestigen taken en vrijkaarten Binnen de applicatie kan nu ook met groepen gewerkt worden die een eigen beheerder kan hebben. Filtermogelijkheid bij overzichten zijn uitgebreid Contactpersonen is een aparte tabel geworden zodat deze gegevens niet meerdere malen ingevoerd hoeven te worden. Er kunnen modules toegevoegd worden, waarbij binnen de applicatie een (gedeeltelijke) verwerking plaats vindt, maar die ook buiten het programma gebruikt of getoond kan worden. Versturen van een mailing naar vrijwilligers.