Werkblad beveiligen Een werkblad kan beveiligd worden zodat gebruikers geen ongewenste wijzigingen kunnen aanbrengen. Standaard zijn alle cellen in een werkblad vergrendeld. Deze vergrendeling wordt toegepast als het werkblad beveiligd wordt. Klik hiervoor in het tabblad Start, de groep Cellen, de knop Opmaak, op Blad beveiligen. In het venster Blad Beveiligen wordt aangegeven wat gebruikers nog wel mogen. Daarnaast kan een wachtwoord worden ingevoerd. De beveiliging wordt opgeheven via het tabblad Start, de groep Cellen, de knop Opmaak, Beveiliging blad opheffen. Als er een wachtwoord is gebruikt, moet eerst het wachtwoord worden ingetypt voordat de beveiliging kan worden opgeheven. Wanneer er iets aan de beveiliging veranderd moet worden, moeten we eerst de beveiliging opheffen.
Enkele cellen van een werkblad beveiligen Een werkblad kan gedeeltelijk beveiligd worden. Selecteer de cellen die wel gewijzigd mogen worden. Zet de vergrendeling uit via tabblad Start, de groep Cellen, de knop Opmaak, Cel vergrendelen. Beveilig daarna het werkblad via tabblad Start, de groep Cellen, de knop Opmaak, Blad beveiligen. De optie Blad beveiligen staat ook in het tabblad Controleren, de groep Wijzigingen: De knop Blad beveiligen verandert, na gebruik, automatisch in Beveiliging blad opheffen. De formule achter een berekening kan verborgen worden zodat deze niet zichtbaar wordt in de formulebalk. Selecteer het hele werkblad of enkele cellen met formules. Klik in het tabblad Start, de groep Cellen, de knop Opmaak, Cellen opmaken, op het tabblad Bescherming: Zet een vinkje voor de optie Verborgen en beveilig het werkblad. Cellen kunnen worden vergrendeld door in dit tabblad een vinkje te plaatsen voor Geblokkeerd. Beveilig vervolgens werkblad. De formules kunnen weer in beeld worden gebracht door de beveiliging op te heffen.
Werkmap beveiligen voor openen of bewerken Een werkmap kan beveiligd worden voor openen en/of bewerken met een wachtwoord. Klik hiervoor in het venster Opslaan als, bij Extra op Algemene opties : Het venster Algemene opties verschijnt: Na het instellen wordt het wachtwoord opnieuw gevraagd ter bevestiging. Vervolgens moet de werkmap worden opgeslagen. Als er een wachtwoord is ingesteld voor schrijfbevoegdheid kan iemand die het wachtwoord niet weet de werkmap alleen openen als een Alleen-lezen bestand. Wijzigingen die aangebracht worden, kunnen alleen bewaard worden als de werkmap onder een andere naam wordt opgeslagen. Wachtwoorden kunnen alleen worden verwijderd als de werkmap geopend is. Open het venster Algemene opties en verwijder de wachtwoorden. Sla daarna de werkmap op.
Formules, bron- en doelcellen weergeven Formules in een werkblad kunnen zichtbaar worden gemaakt via het tabblad Formules, de groep Formules Controleren, de knop: (Formules weergeven). Of gebruik de sneltoets <Ctrl+T>. Een werkblad kan broncellen en doelcellen bevatten. De cellen waarmee EXCEL rekent, zijn broncellen. De cellen waarin de resultaten komen te staan, heten doelcellen. Via het tabblad Formules, de groep Formules controleren, kunnen we de broncellen en doelcellen aanwijzen: In onderstaand voorbeeld worden de broncellen aangegeven: De cellen met een blauw rondje zijn de broncellen. De pijl wijst naar het resultaat (de doelcel). Controlepijlen kunnen verwijderd worden via het tabblad Formules, de groep Formules controleren, (de lijstpijl van) de knop Controlepijlen verwijderen. Als Excel constateert dat een formule waarschijnlijk een fout bevat, krijgt de cel een groen driehoekje linksboven. Via het waarschuwingsicoontje kunnen we een beschrijving lezen van de fout en eventueel de oplossing kiezen die Excel voorstelt:
Namen toekennen aan een celbereik Een cel of celbereik kunnen we een naam geven. Selecteer de cel of het celbereik en typ een naam in het naamvak in de formulebalk: Een naam toekennen kan ook via het tabblad Formules, de groep Gedefinieerde namen, de knop Naam definiëren. Er mogen geen spaties in de naam worden gebruikt. Namen kunnen worden opgenomen in formules. Klik in het tabblad Formules, de groep Gedefinieerde namen, op de knop Gebruiken in formule. Of typ de eerste letters van de naam in de formule en selecteer dan de naam uit een keuzelijstje: De celwijzer kan naar cellen met een naam verplaatst worden via: Het pijltje naast het naamvak of De sneltoets <Ctrl+G> of de functietoets <F5>. Namen kunnen we verwijderen en bewerken via het tabblad Formules, de groep Gedefinieerde namen, de knop Namen beheren.
Valideren Validatieregels stellen voorwaarden aan de gegevens die worden ingevoerd in één of meerdere cellen. Een validatieregel wordt gemaakt via het tabblad Gegevens, de groep Hulpmiddelen voor gegevens, de knop Gegevensvalidatie: In het venster Gegevensvalidatie, het tabblad Instellingen, wordt het validatiecriterium aangegeven: In het tabblad Invoerbericht wordt het bericht getypt dat verschijnt als de cel wordt geselecteerd. In het tabblad Foutmelding selecteren we welke actie ondernomen wordt wanneer de invoer niet voldoet aan het validatiecriterium. Standaard moet de gebruiker stoppen bij een foute invoer. Bij Stijl kan ook gekozen worden voor Waarschuwing of Info.
Valideren 2 Als bij het invoeren van gegevens alleen gekozen mag worden uit een lijst, kiezen we in het tabblad Instellingen het validatiecriterium Lijst. Selecteer bij Bron de cellen in het werkblad waarin de gegevens voor de lijst staan. Of typ de lijst zelf in. Tussen de verschillende lijstonderdelen komt een puntkomma (a;b;c). In het tabblad Invoerbericht wordt het bericht getypt dat verschijnt als de cel wordt geselecteerd. In het tabblad Foutmelding selecteren we welke actie ondernomen wordt wanneer de invoer niet voldoet aan het validatiecriterium. Standaard moet de gebruiker stoppen bij een foute invoer. Bij Stijl kan ook gekozen worden voor Waarschuwing of Info. Bij het invoeren van gegevens kan vervolgens uit een lijst worden gekozen. Het is ook mogelijk validatieregels te maken waarin het validatiecriteria een tijd of een datum is. Validatieregels kunnen gewijzigd worden. Selecteer hiervoor de cel(len) met de validatieregel en open het venster Gegevensvalidatie. Wijzig hier de instellingen van de validatieregel. Validatieregels kunnen verwijderd worden door de cel(len) te selecteren en in het venster Gegevensvalidatie te kiezen voor Alles Wissen.
Wijzigingen bijhouden In een werkmap waarin meerdere personen werken kunnen de wijzigingen worden bijgehouden. De werkmap moet dan wel Gedeeld zijn. Een werkmap krijgt de eigenschap Gedeeld via het tabblad Controleren, de groep Wijzigingen, de knop Werkmap delen. Plaats op het tabblad Bewerken een vinkje zodat meerdere gebruikers zijn toegestaan. De werkmap wordt hierdoor gedeeld en de wijzigingen worden bijgehouden. Wijzigingen kunnen zichtbaar bijgehouden worden via het tabblad Controleren, de groep Wijzigingen, de knop Wijzigingen bijhouden, Wijzigingen markeren : Selecteer in het venster Wijzigingen markeren welke wijzigingen gemarkeerd moeten worden. De wijzigingen worden direct in het werkblad met een gekleurde celrand en een driehoekje linksboven aangegeven, of op een nieuw werkblad onder elkaar. Per persoon wordt een andere kleur gebruikt.
Wijzigingen verwerken Wijzigingen kunnen zichtbaar worden gemaakt via het tabblad Controleren, de groep Wijzigingen, de knop Wijzigingen bijhouden, Wijzigingen markeren : Via het tabblad Controleren, de groep Wijzigingen, de knop Wijzigingen bijhouden, Wijzigingen accepteren of negeren kunnen de wijzigingen doorlopen worden. De wijzigingen worden getoond in het venster: Accepteren: Negeren: Alles accepteren: Alles negeren: Deze wijziging accepteren. Deze wijziging negeren. Alle voorgestelde wijzigingen in dit document accepteren. Alle voorgestelde wijzigingen in dit document negeren. Als meerdere gebruikers dezelfde cel hebben gewijzigd, verschijnen alle wijzigingen in het venster Wijzigingen accepteren of negeren. Daarna kan een keuze worden gemaakt. Het bijhouden van de wijzigingen kan worden uitgeschakeld via het venster het venster Wijzigingen markeren. De werkmap is vervolgens niet meer beschikbaar voor gemeenschappelijk gebruik.
Werkmap vergelijken en samenvoegen Als meerdere gebruikers moeten werken met dezelfde werkmap, kunnen er van de basis-werkmap kopieën gemaakt worden. Deze kopieën kunnen later met de basiswerkmap worden vergeleken en samengevoegd. De basis-werkmap moet de eigenschap Gedeeld hebben en de wijzigingen moeten worden bijgehouden. Klik hiervoor in het tabblad Controleren, de groep Wijzigingen, op de knop Werkmap delen. Wanneer op het tabblad Bewerken een vinkje wordt geplaatst, wordt de werkmap gedeeld en kan er later ook worden samengevoegd: Via het tabblad Controleren, de groep Wijzigingen, de knop Wijzigingen bijhouden, bij Wijzigingen markeren wordt aangegeven welke wijzigingen zichtbaar bijgehouden moeten worden. De kopieën van de basis-werkmap moeten elk een unieke naam hebben en moeten in dezelfde map als de basis-werkmap worden opgeslagen. De opdracht Werkmappen vergelijken en samenvoegen moet worden toegevoegd aan de werkbalk Snelle Toegang. Open het venster Opties, de categorie Werkbalk Snelle toegang. Kies bij Alle opdrachten de opdracht Werkmappen vergelijken en samenvoegen en klik op de knop Toevoegen: Het samenvoegen gebeurt vanuit de geopende basis-werkmap. Klik in de werkbalk Snelle Toegang op Werkmappen vergelijken en samenvoegen. Selecteer in het venster dat verschijnt de kopie-werkmap en laat deze samenvoegen met de basis-werkmap. Wijzigingen doorlopen gaat via het tabblad Controleren, de groep Wijzigingen, de knop Wijzigingen bijhouden, Wijzigingen accepteren of negeren. Als meerdere gebruikers dezelfde cel hebben gewijzigd, kan er een keuze worden gemaakt welke wijziging moet worden doorgevoerd. De handelingen kunnen herhaald worden als er nog meer werkmappen met de basiswerkmap moeten worden samengevoegd.