1 Hoofdstuk 1 1.1 Dirigeren en coördineren p43 1.1.1 Dirigeren Dirigeren is een synoniem voor delegeren. Dirigeren houdt in dat bepaalde bevoegdheden overgedragen worden naar een persoon met een lagere functie in de onderneming. De belangrijkste kenmerken hiervan zijn: kenbaar maken van de doelstelling, informeren mbt het budget en opstellen procedures en instructies. 1.1.2 Coördineren Coördineren houdt verband met dirigeren. De uitgevoerde taken moeten gecoördineert worden door een functionaris. De belangrijkste voorzieningen die getroffen dienen te worden zijn: procedures implementeren, aanstellen van een functionaris per gegroepeerde projecten en het vaststellen van de kwantitatieve en/of kwalitatieve normen van de output. 1.2 Management control p44 De definitie van management control houdt in dat de vastgestelde plannen worden uitgevoerd en de gestelde doelen worden gerealiseerd. De instrumenten van management control zijn: Selectie personeel Training personeel Organisatiestructuur Beloningssysteem Regels en procedures Interne controle De strategische keuzes die moeten gemaakt worden zijn als volgt: Hoeveelheid control Baseren op risicoanalyse? Interne controle of zelfcontrole/sociale controle Controle van resultaten: gedrag evenals financiële resultaten 1
1.3 Control controle p50 Het verschil tussen control en controle is zeer klein,het is namelijk zo dat controle het belangrijkste element van control is. Controle betekent dat het topmanagement het gedrag van de organisatie in het oog houdt. 1.4 Zelfcontrole p46 Zelfcontrole houdt in dat het personeel van de organisatie zelf nagaan of de beoogde doelstelling verwezenlijkt worden. 1.5 Interne controle p 45 Interne controle houdt in dat het topmanagement nagaat of de personeelsleden de werkzaamheden uitvoeren en de beoogde resultaten bekomen. Interne controle is een direct gevolg van delegeren. 1.6 Beslissen p55 Kort samengevat is beslissen het kiezen uit alternatieven. Men heeft verschillende opties ter beschikking en moet uit deze de best mogelijk kiezen. Dit is een typisch voorbeeld van beslissen. 1.7 Strategische beslissingen p55 Strategische beslissingen houden verband met de positie van het bedrijf in zijn directe omgeving. Belangrijk hierbij is de relatie tussen onzekerheid en afhankelijkheid. 1.8 Operationele beslissingen p56 Operationele beslissingen zijn toe gespitst op het scheppen van voorwaarden die de uitvoer doelmatig en effectief maken. Deze beslissingen hebben betrekking op de structurering, de capaciteiten, de personeelsplanning en de financiële planning. 1.9 Communicatie p62 Communicatie kan als volgt omschreven worden: de overdracht van gegevens zoals feiten, meningen of wensen. Communicatie speelt zich meestal af tussen mensen of groepen van mensen. Communicatie kan beschouwd worden als een essentiëel deel van de organisatie. 2
1.9.1 Extern Externe communicatie is gericht op: gegevens van externe ontwikkelingen gegevens over het imago het voldoen aan de wettelijke rapportages 1.9.2 intern Interne communicatie daarentegen is gericht op: informatie verschaffen over de doelstellingen informeren over het eigen functioneren en de toekomstmogelijkheden informatie verkrijgen over ondoelmatigheden informatie verkrijgen over ideeën, opvattingen over de gang van zaken. 2 Hoofdstuk 2 2.1 Gegevens p77 Een synoniem voor gegevens is data. Gegevens is een voorstelling van zaken zodat deze verwerkt kunnen worden door een ander proces. 2.2 Informatie p78 Informatie kan omschreven worden als verwerkte gegevens met als doel het leesbaarder maken van de gegevens. 2.2.1 interne externe p79 Het verschil tussen interne informatie en externe informatie is de herkomst van de informatie. Interne informatie kan een document zijn met de winst, een document met externe informatie is bijvoorbeeld een nieuwe wet met betrekking tot de organisatie. 3
2.2.2 Managementinformatie logistieke informatie(operationele informatie) p79 Het verschil tussen de twee soorten informatie os de functionele bestemming van de informatie. Managementinfo heeft betrekking tot het management zoals een winstrapport. Logistieke info heeft daarentegen betrekking tot het personeel zoals de nieuwe opgestelde veiligheidsmaatregelen. 2.2.3 Formele informatie informele informatie p79 Het verschil tussen deze twee soorten info is de oorsprong van de informatie. Informele informatie zoals een mening komt voort uit relaties terwijl de formele informatie voort komt uit voorgeschreven procedures. 3 Hoofdstuk 3 3.1 Boekhouding p172 Boekhouding is het beheren van gegevens meer bepaald het vastleggen van de gegevens zoals de verkoopscijfers. 3.1.1 Boekhouder De boekhouder is de persoon die verantwoordelijk is voor het vastleggen van alle inkomende en uitgaande informatie. 3.1.2 Controller p168 De functies die een controller uit dient te voeren zijn: formuleren van financiële doelstellingen realiseren van de doelstellingen inrichten van het gegevensverwerkend proces interne controle onderhouden verstrekken van interne en externe informatie 3.1.3 Treasurer p169 De treasurer heeft als taken: opstellen financiële planning 4
investor relations(=banken, beleggers) onderhouden uitvoeren en inrichten financieel-logistiek proces beheren cashmanagement 4 Hoofdstuk 4 4.1 Gegevensverwerkend proces p197 Een gegevensverwerkend proces kan schematisch voorgesteld worden als: na invoer kan er na de bewerkingen een (tijdelijke) opslag gebeuren waarna er uitvoer is naar: invoer andere gegverwerkende processen, gebruikers of financieel-administratief proces. 4.2 Centralisatie van gegevensverwerking p200 Centralisatie van het gegevensverwerkend proces draait om het versnellen van de verwerking van de gegevens. Door een centrale verwerking kunnen er kosten en tijd bespaard worden. Het nadeel aan centralisatie is dat er verantwoording afgelegd te worden aan het topmanagement over de gedelegeerde bevoegdheden. 4.3 Gedistribueerde/gespreide gegevensverwerking p202 Door middel van ontwikkeling van de technologie is er een tendens tot decentralisatie ontstaan. Door middel van netwerken en apparatuur kan een deel van het gegverwerkend proces bij de informatiegebruiker plaatsvinden. 4.4 Concentratie p202 Concentratie draait om de plaatsing van de apparatuur: een centrale opstelling of een gedecentraliseerde opstelling. Bij concentratie zijn de gegevens beter berijkbaar maar bij een falen van de apparatuur zijn alle gegevens dan ook verloren. 4.5 Kwaliteitsaspect Kwaliteitsopject p203 Het kwaliteitsaspect draait rond effectiviteit, betrouwbaarheid, vertrouwelijkheid, continuïteit en doelmatigheid in tegenstelling tot kwaliteitsobjecten. Kwaliteitsobjecten zijn onder meer:informatie, informatieverzorgingsproces, informatiesysteem en het systeemontwikkelingsproces. Het grootste vershil is dat kwaliteitsobejceten altijd een proces zijn. 5
4.6 Effectiviteitsaspect p204 Effectiviteit van de informatieverzorging houdt in dat de informatieverzorging continu dient te zijn. De aspecten die hierbij van belang zijn zijn als volgt: het inhoudsaspect, het tijdsaspect en het vormaspect. 4.7 Kwaliteitsaspecten van IS De twee kwaliteitsaspecten die aan een IS gesteld worden zijn doelmatigheid en betrouwbaarheid. 4.7.1 Doelmatigheid p207 De kwaliteitseisen die gesteld worden met betrekking tot de doelmatigheid zijn: flexibiliteit, onderhoudbaarheid en integreerbaarheid. 4.7.2 Betrouwbaarheid p207 De kwaliteitseisen die gesteld worden met betrekking tot de betrouwbaarheid zijn: ingriteit en controleerbaarheid. 5 Hoofdstuk 5 5.1 Projectorganisatie p236 Bij projectorganisatie zijn er enkele belangrijke begrippen: De stuurgroep: deze bestaat voornamelijk uit kaderleden en heeft als belangrijkste functies: het opstellen van het projectplan, het instellen van projectgroepen, controleren van de voortgang, bewaking van het budget en het geven van voorlichting. De projectgroep: dit is een groep van werknemers die belast zijn met de uitvoering van een project. Planning: bij een project hoort een goede plannning. Er worden afspraken gemaakt in verband met de datums waarop de tussenstappen van het project voltooid dienen te zijn. Tijdschatting: er wordt per project een schatting gemaakt wanneer het project voltooid dient te zijn. Kosten-batenanalyse: bij de uitvoer van een project worden de kosten van het project vergeleken met de mogelijke positieve gevolgen (=baten). De kwaliteitsbewaking: bij elk project is de stuurgroep verantwoordelijk voor de kwaliteit van de uitkomst van het project. Indien deze niet voldoet dien de stuurgroep hier bij te sturen. 6
5.2 Technieken bij ontwikkelmethoden p243 Bij een ontwikkelingsproces worden bepaalde technieken gehanteerd. De meests voorkomende zijn: beslissingstabbelen(p244) deze geven de uitkomst van een bepaalde beslissing weer; functionele decomposities (p245): deze delen de processen op in hun componenten ; entiteit-relatiediagrammen (p245): geeft de relaties weer tussen de objecten en data flow diagrams (p246): deze geven de relaties tussen de procedures weer. 5.3 Aanschaffen vs. uitbesteden p249 Bij nood aan nieuwe programmatuur bij een bedrijf is er een verschil tussen het aanschaffen van de producten of het uitbesteden van de informatie. Bij aanschaffing van een product zijn de kosten eenmalig en blijft de informatie binnen het bedrijf. Het nadeel dat hieraan verbonden is is dat er mensen van de organisatie op het project dienen gezet te worden. In tegenstelling tot aanschaffen kan een bedrijf er ook voor kiezen om het probleem uit te besteden. Het voordeel hieraan is dat de mensen van de eigen organisatie niet nodig zijn voor de verwerking. De nadelen hieraan zijn de hogere kostprijs en het moeten delen van de vertrouwelijke informatie in het bedrijf. Men kan dus stellen dat de voor- en nadelen van uitbesteden het tegengestelde zijn aan die van aanschaffen. Het hangt dus van de organisatie af aan welke methode hun voorkeur uitgaat. 7