Tweede Kamer der Staten-Generaal

Transcriptie

1 Tweede Kamer der Staten-Generaal 2 Vergaderjaar Rijksbegroting voor het jaar Hoofdstuk X Ministerie van Defensie Nr. 34 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal 's-gravenhage, 21 maart 1988 Tijdens de Uitgebreide Commissie Vergadering van 7 december 1987 heb ik u toegezegd u te informeren over de raamregeling projectmanagement bij materieelprojecten. De desbetreffende aanwijzing bied ik u hierbij aan. De Staatssecretaris van Defensie, J. van Houwelingen Tweede Kamer, vergaderjaar , hfdst. X. nr. 34 1

2 DGM AANWIJZING NR DD. 4 DECEMBER 1987 Inleiding 1. Door de steeds snellere ontwikkelingen van technologieën en de noodzaak deze vaak geïntegreerd toe te passen in (wapen)systemen om aan de operationele behoeften te kunnen voldoen, wordt de realisatie van grote materieelprojecten steeds complexer en worden hoge eisen gesteld aan de beheersing ervan. 2. Het doel van deze DGM-aanwijzing is het scheppen van een kader voor een adequaat management van DMP-projecten die in een multifunctioneel verband tot stand worden gebracht. De wijze waarop dit doel wordt nagestreefd, bestaat uit het beschrijven van een aantal voorwaarden en condities, waaraan de organisatie en het betrokken projectmanagement dienen te voldoen teneinde een materieelproject beheerst te kunnen realiseren. Uitvoering 3. Onder het projectmanagement wordt in deze aanwijzing verstaan de groep van functionarissen belast met de besturing en beheersing van het materieelproject. Het projectmanagement is verantwoordelijk voor realisatie van het project binnen de gestelde randvoorwaarden. 4. Een materieelproject wordt in dit kader gedefinieerd als het geheel van multifunctionele activiteiten verband houdend met het voorzien in een operationele behoefte aan een materieel middel, de instroming van het materiële middel alsmede alle voorbereidingen gericht op het gebruik en onderhoud van het materiële middel. Onder voorzien in wordt verstaan het voorzien in het materiële middel zelf inclusief de subsystemen, initiële reservedelen, oorlogsvoorraden, gereedschappen, meet- en testapparatuur, documentatie, opleidingen, infrastructuur, munitie, etc, etc. 5. Een materieelproject wordt enerzijds begrensd door het goedkeuren van de behoeftestelling, waarmee het project start en anderzijds de succesvolle ingebruikname van het materieel na de instroming bij de operationele gebruiker, wanneer alle (waaronder logistieke, personele en infrastructurele) voorbereidingen gerealiseerd zijn, waarmee het project als beëindigd wordt beschouwd. Beheersing van de activiteiten tussen dit begin- en eindpunt is een verantwoordelijkheid van het projectmanagement. 6. De primaire functies van het projectmanagement van een materieelproject zijn gericht op het in hun onderlinge samenhang vervullen van de volgende doelen: a. het zorgdragen voor waarborgen van het beschikbaar komen van het materiële middel in de gewenste kwaliteit en kwantiteit, alsmede het zorgdragen voor een goede voorbereiding gericht op het gebruik en in stand houden van het materieel zowel in vredes- als oorlogstijd (beheersing van de dimensie produkt). b. Het beheersen van de verschillende fasen in het «voorzien in» proces, zodanig dat de realisatie van de verschillende subprojecten op elkaar afgestemd is en dat ongestoorde instroming en ingebruikname op het gewenste tijdstip kan plaatsvinden (beheersing van de dimensie tijd). c. Het doelmatig besteden van de middelen die beschikbaar zijn gesteld ter realisatie van het project. Dit betreft zowel de financiële middelen ter realisatie van de operationele behoefte als de personele en Tweede Kamer, vergaderjaar , hfdst. X. nr. 34 2

3 overige middelen die benodigd zijn bij de uitvoering van het project (beheersing van de dimensie kosten). d. Het rapporteren en informeren en het zorgdragen voor een adequate verslaglegging onder andere ten behoeve van het afleggen van verantwoording en het leerproces ten behoeve van volgende materieelprojecten. 7. Het projectmanagement dient bevoegdheden te krijgen, die in overeenstemming zijn met de hiervoor beschreven functies en verantwoordelijkheden. De leden van het projectmanagement dienen voldoende mandaat en functionele beslissingsbevoegdheid te bezitten om een ongestoord verloop van de dagelijkse gang van zaken van het project mogelijk te maken. Voorwaarden/condities 8. Het in de paragrafen 9 t/m 15 gestelde vormt het stelsel voorwaarden waaraan voldaan moet worden en condities waarin voorzien moet worden, bij de realisatie van materieel-projecten, ten einde waarborgen te scheppen voor een adequate beheersing. 9. De behoeftestelling dient minimaal een specificatie te geven van: - de operationeel benodigde capaciteit/aantallen; - de functionele eisen; - de gebruiksomstandigheden; - de inzetbaarheidseisen/beschikbaarheid; - tijdsplanning ten aanzien van de realisatie; - algemene en/of specifieke randvoorwaarden, onder meer terzake van personele, materiële, financiële en technologische aspecten alsmede van internationale materieelsamenwerking. 10. Taakomschrijving/opdracht voor het projectmanagement. Na goedkeuring van de behoeftestelling dient een taakomschrijving voor het projectmanagement opgesteld te worden. Deze taakomschrijving dient onder meer de volgende elementen te bevatten: - een korte omschrijving van de doelen, randvoorwaarden en grenzen van het project, alsmede de gewenste wijze van realisatie; - een éénduidige afbakening van de bevoegdheden en de verantwoordelijkheden van de projectmanager en de leden van het projectmanagement. - de wijze van informatieverstrekking/rapportering aan de opdrachtgever(s) en hogere leiding. - de beschikbaar te stellen middelen ter realisatie van het project. 11. Het projectplan. Direct na het geven van de opdracht, dient onder verantwoordelijkheid van het projectmanagement een projectplan opgesteld te worden. Het projectplan dient een zo concreet mogelijke beschrijving te geven van de wijze waarop men van plan is het project te realiseren, de hierbij geplande tijdsfasering, de benodigde personele middelen, een begroting van de kosten alsmede een raming van de overige benodigde middelen ter realisatie van het project. Het projectplan, dat goedgekeurd dient te worden door de opdrachtgevers, dient in ieder geval de volgende onderwerpen te bevatten: a. De doelen en randvoorwaarden van het project. Dit betreft een korte omschrijving van het project op basis van de gegeven opdracht en de behoeftestelling. b. Taken/activiteitenplanning. De activiteiten welke verricht dienen te worden om het project te realiseren dienen geïnventariseerd en tegen de tijd uitgezet te worden. Van belang hierbij is om alle benodigde activi- Tweede Kamer, vergaderjaar , hfdst. X. nr. 34 3

4 teiten te onderkennen en deze zover te specificeren/definiëren, dat enkelvoudige taken overblijven. Hierbij dienen tevens de onderlinge relaties aangegeven te worden. c. De personeelsplanning. Op basis van de taken/activiteitenplanning dient een inventarisatie gemaakt te worden van de benodigde personele capaciteiten (met name in de eigen organisatie), zowel naar kwaliteit als kwantiteit, voor de verschillende uit te voeren activiteiten. Vervolgens zal, op grond van het gewenste invoeringstijdstip het tijdstip van behoefte aan deze capaciteiten en de tijdsduur gedurende welke de specifieke capaciteiten benodigd zijn bepaald moeten worden. d. Kostenraming/planning. De raming van de kosten zal allereerst dienen te geschieden door het ramen van kosten van projectdelen, zoals ontwerp- en ontwikkelingskosten, kosten prototype, kosten (pre) serie, kosten documentatie, kosten opleidingen, kosten infrastructuur, kosten reservedelen, kosten oorlogsvoorraad etc. Vervolgens zullen deze kosten tegen de tijd uitgezet dienen te worden in een kostenplanning. De kostenraming en planning dienen een zo realistisch mogelijk beeld van de verwachte kosten te geven. e. Projectorganisatieplan. Het projectorganisatieplan dient onder meer te bestaan uit een organisatieschema (organisatiestructuur) van het project. Het schema geeft de samenstelling van het projectmanagement weer, de taken en verantwoordelijkheden die een ieder binnen het materieelproject heeft en de verschillende functionele en hiërarchische relaties. Daarnaast dienen in het projectorganisatieplan ook de relaties met de «staande structuren» (de functionele directies en de afdelingen daarbinnen) aangegeven te worden. f. Procedures. Procedures welke bij de realisatie van het materieelproject gevolgd zullen gaan worden dienen in het projectplan opgenomen te worden. Dit betreft onder meer: - projectrealisatieprocedures; - rapporteringsprocedures; - besluitvormingsprocedures. Vooral ten aanzien van deze laatste twee procedures zal onderscheid gemaakt dienen te worden naar procedures intern de projectorganisatie en procedures tussen projectmanagement en de functionele directies en/of hogere niveaus van leiding. 12. De project(management)organisatie. De project(management)organisatie dient toegesneden te zijn op de aard van het materieelproject en op de staande organisatie. De bevoegdheden en de organisatorische plaatsing van het projectmanagement dienen afgestemd te zijn op de opgedragen functies en de daaraan verbonden verantwoordelijkheden. Tevens dient de mate van mandatering van de verschillende leden van het projectmanagement in onderlinge balans te zijn. Ten slotte dient zorggedragen te worden voor continuïteit in de bezetting van functies binnen het projectmanagement. 13. Projectreviews. Voor DMP categorie 1 projecten dient tijdens de realisatie op een aantal momenten het verloop, de organisatie en de stand van zaken van het project door een groep deskundigen te worden doorgelicht (review). De reviews worden gehouden enerzijds ten behoeve van de opdrachtgevers ter uitoefening van de controle/het toezicht op de aan het projectmanagement gedelegeerde bevoegdheden en anderzijds ter ondersteuning van het projectmanagement zelf, als een «extern» advies over het management van het project. De reviews dienen zich te richten op een kritische, diepgaande en onafhankelijke beoordeling en doorlichting van de inhoud van het materieelproject en de consequenties, alsmede de organisatie en beheersing Tweede Kamer, vergaderjaar , hfdst. X. nr. 34 4

5 van het materieelproject. Het reviewteam dient samengesteld te zijn uit vertegenwoordigers van verschillende disciplines en afdelingen/functiegebieden, waaraan de eis gesteld wordt dat zij niet direct betrokken zijn of waren bij de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot de realisatie van het project. Het projectmanagement zal aan de opdrachtgever(s) een onderbouwd voorstel doen voor de te houden reviews. De opdrachtgever zal de reviewteams instellen. 14. Projectadministratie. Het projectmanagement dient tijdens de gehele duur van het materieelproject inzicht te hebben in de voortgang, de stand van zaken, de consequenties en de voortzetting van het project. Hiertoe dient van het begin af en gedurende de gehele realisatie van het materieelproject een projectadministratie bijgehouden te worden. De projectadministratie zoals hier bedoeld, dient zich niet te beperken tot het vastleggen van financiële gegevens, doch op alle relevante aspecten van het materieelproject. Daarbij dient zij niet slechts retrospectief te zijn doch tevens prospectief. De projectadministratie bestaat onder meer uit het consequent bijhouden, invullen en up to date maken van het projectplan, waarbij gaandeweg de realisatie van het materieelproject ook steeds verdere invulling gegeven dient te worden aan het vastleggen van de technische gegevens van het te verwerven materieel. Het continu bijwerken, aanvullen, verfijnen en uitwerken van het projectplan, zowel naar het reeds gebeurde, als naar de verwachte consequenties, dient te geschieden naar de dimensies: - produkt (techniek; eisen, specificaties, samenstelling, configuratie); - tijd (planning van de diverse subprojecten, activiteiten); - kosten (ramingen, reserveringen, verplichtingen, uitgaven, etc.) en bovendien naar de middelen waaronder organisatie, personeel en informatie (vastleggen besluiten, rapporten, etc). 15. De projectmanager. Een aspect waaraan bijzondere aandacht moet worden besteed bij de start van een materieelproject is de keuze van de projectmanager. De minimale eisen welke aan een projectmanager gesteld dienen te worden zijn: - ervaring in het realiseren van materieelprojecten; - leidinggevende capaciteiten; - goede communicatieve eigenschappen in woord en geschrift; - een «helikopterview». Daarnaast is het gewenst dat de projectmanager gedurende de gehele looptijd van het materieelproject gehandhaafd blijft. Nadere uitvoeringsbepalingen 16. Voor alle materieelprojecten die gerealiseerd worden volgens de DMP-procedure zal in de fase-afsluitende rapporten worden aangegeven hoe aan deze aanwijzing inhoud is gegeven. Met name zal in de DMP-B documenten van de zogenaamde categorie-1 projecten aangegeven worden op welke wijze het projectmanagement voor het betreffende materieelproject zal worden gevoerd en hoe invulling is gegeven aan de in deze aanwijzing gestelde condities/voorwaarden. 17. Ten aanzien van internationale materieelprojecten waar, gezien de beperkte vrijheidsruimte, het niet altijd mogelijk zal zijn de realisatie en beheersing overeenkomstig de nationale procedures te laten verlopen, zij gesteld dat gestreefd moet worden deze aanwijzing zoveel als mogelijk toe te passen en in de rapportages tot uitdrukking te laten komen. Tweede Kamer, vergaderjaar , hfdst. X. nr. 34 5