HANDLEIDING WEBHARE VOOR 3TU September 2013 Versie 2.0 Pieter J. Smits Online Media
INLEIDING WebHare is het Content Management System (CMS) waarmee de 3TU-websites worden beheerd. Deze handleiding geeft een beknopte uitleg over de diverse applicaties waar webredacteuren van 3TU-sites gebruik van maken. INHOUD Inleiding... 2 Inhoud... 2 1 3TU template... 3 1.1 Opbouw Hoofdsite... 3 1.2 Opbouw Subsite... 3 2 Publisher... 5 2.1 Inloggen... 5 2.2 Belangrijke functies... 6 2.2.1 Het hoofdscherm... 6 2.2.2 Bestanden... 7 2.2.3 Mapsoorten... 8 2.2.4 Bestandssoorten... 9 2.2.5 Knoppen... 9 2.3 Websites beheren... 9 2.4 Pagina s beheren... 11 2.4.1 Bestandseigenschappen... 11 2.4.2 Homepage blokken... 12 2.4.3 Nieuwsberichten & Tekstbewerker... 13 2.4.4 Evenementen... 14 2.4.5 Algemene tekstbestanden & Contactpagina s... 14 2.4.6 Organisatiepagina... 14 2.4.7 Testimonials... 14 3 Opties voor Beheerders... 15 3.1 Nieuwsitems doorplaatsen op andere sites... 15 3.2 Aanvragen van sites en rechten... 15 3.3 Footer van de centrale site... 15 3.4 Intranet... 15 Slot & Hulp... 15 Meer informatie... 15 Voorbeeldsite... 15 Bijlage: Voorbeelden van pagina s... 16 2
1 3TU TEMPLATE 1.1 OPBOUW HOOFDSITE De hoofdsite van 3TU is opgebouwd zoals een subsite (zie volgende paragraaf) met een aantal uitzonderingen: Op de homepage staan in de header de laatste vijf nieuwsberichten. Op de pagina Research wordt een (automatisch) overzicht gegeven van alle onderzoeksinstituten. Op de pagina Education wordt een overzicht gegeven van alle masteropleidingen en postmaster programma s. In de header staat niet het logo. 1.2 OPBOUW SUBSITE Er zijn twee verschillende soorten subsites: Institute voor onderzoeksinstituten en Education voor onderwijsprogramma s. Een standaard 3TU-subsite is als volgt opgebouwd: 3
Contact, zoeken en menu (per hoofd/subsite) Hierin staat de link naar de contactpagina en de andere (beschikbare) taal (1) en het zoekveld (2) waarmee binnen de huidige site gezocht kan worden. Daaronder staat het logo van de 3TU federatie (3 - welke linkt naar de homepagina van de hoofdsite) met daarnaast het menu (4). Header (per pagina wisselend) Hierin staat de titel van de pagina (5), een header-afbeelding (6), een korte omschrijving of inleiding van de pagina (7) en het logo van het instituut of onderwijsprogramma (8), welke linkt naar de homepage van het onderwijsprogramma. Inhoud (per pagina wisselend) De inhoud (9) van de homepagina wordt gevormd door blokken van laatste updates vanuit diverse kanalen. Van andere pagina s wordt de inhoud bepaald door de content van de mappen. Footer (linker drie kolommen overal gelijk, rechter kolom per site) De footer (10) bestaat uit de logo s van de universiteiten, een overkoepelende sitemap van de sites en in de rechter kolom de contactinformatie (11) van de huidige site. 4
2 PUBLISHER De Publisher is de applicatie in WebHare waarin de content van websites kan worden beheerd. De Publisher werkt met een mappenstructuur vergelijkbaar met die van Windows Explorer (Windows Verkenner). In een map kunnen o.a. submappen en documenten zitten. 2.1 INLOGGEN 1. Open de webbrowser en surf naar http://webhare.utwente.nl/. 2. Toegangsrechten tot de websites kunnen worden aangevraagd via onlinemedia@utwente.nl. 3. Log in. TU/e en TU Delft medewerkers loggen in met hun gebruikersnaam 3tuachternaam en het bijbehorende wachtwoord. UT medewerkers loggen in met hun m-nummer en bijbehorend wachtwoord. Je bent nu in de WebHare Application Portal een soort desktopomgeving van WebHare waarin je toegang hebt tot de verschillende applicaties en functies. 4. Klik op het haasje linksboven, vervolgens op Applications en vervolgens op Publisher. 5
2.2 BELANGRIJKE FUNCTIES 2.2.1 HET HOOFDSCHERM Het hoofdscherm bestaat uit drie velden: links, rechtsboven en rechtsonder. In het linkerveld (Folders) zit de mappenstructuur. Klikken op een + teken voor een map klapt die map uit. Klikken op de map en de naam zelf opent de inhoud van die map in het rechterveld. In deze mappenstructuur zijn alleen de mappen te zien waar jij lees en schrijfrechten voor hebt. In het rechterveld worden boven de mappen en bestanden getoond die in de map zitten die links in Folders geselecteerd is (rood). In het veld daaronder wordt een preview (voorbeeld) getoond van het geselecteerde bestand in het rechterveld daarboven (paars). 6
2.2.2 BESTANDEN Elk bestand en elke map hebben een name en een title. De name (rood) is datgene wat in het webadres (URL) te zien is (met uitzondering van indexbestanden). De title (paars) is datgene wat op de website te zien is in de header van het document en indien mogelijk in het menu. De description (groen) is de inleiding van de pagina die in het grijze blok wordt weergegeven. Het pijltje vooraan een bestand geeft aan dat dit een index-bestand betreft. In principe zit er in elke map een index-bestand. Deze kan verschillende soorten en namen hebben, maar is altijd herkenbaar aan het lichtblauwe pijltje voor de naam van het bestand. Het index-bestand is het bestand wat standaard als eerste wordt weergegeven wanneer men naar de map waar deze in staat navigeert. N.B. De name van een indexbestand wordt niet in het webadres getoond. Het webadres is in dit geval de name van de map waar het index-document in staat. Rechts in het bestandenveld wordt per bestand achtereenvolgens de bestandsgrootte, publicatiestatus en moment van laatste wijziging aangegeven. 7
De publicatiestatus kan verschillende icoontjes tonen: Het bestand is succesvol gepubliceerd; Het bestand wordt gepubliceerd, klikken hierop geeft een indicatie van resterende tijd; Het bestand is gepubliceerd, maar met waarschuwingen, deze zijn zichtbaar in het preview-veld; Er is een fout opgetreden, het bestand is niet gepubliceerd; Het bestand wordt niet gepubliceerd (door de gebruiker aangegeven); 2.2.3 MAPSOORTEN Er zijn verschillende soorten mappen in WebHare. Mappen met onderaan het icoon een zwart-gele balk ( ) zijn beschermd en kunnen niet worden gewijzigd. Website: hoofdmap van een website (subsite of hoofdsite); Taal: map waarin de website staat in de alternatieve taal (Engels/Nederlands). Alleen mogelijk in Website map; About: gebruikt voor organisatie-info en vacatures. Alleen mogelijk in Taal map; Vacancies: gebruikt voor vacatures van de organisatie. Alleen mogelijk in About map; Events: gebruikt voor evenementen. Alleen mogelijk in Taal map; News: gebruikt voor nieuwsberichten. Alleen mogelijk in Taal map; Newsletters: gebruikt voor nieuwsbrieven. Alleen mogelijk in News map; Publications: gebruikt voor publicaties. Alleen mogelijk in Taal map; Tabs: map met daarin een onderverdeling in tabbladen. Alleen mogelijk in Taal map; Photos: map met daarin een foto-album. Alleen mogelijk in Tabs map; Search: gebruikt voor de zoekpagina met zoekresultaten (niets in plaatsen). Alleen mogelijk in Taal map; Normal: normale map voor overige content. Alleen mogelijk in Taal map. 8
2.2.4 BESTANDSSOORTEN Afhankelijk van het type map waar je je in begeeft, zijn er verschillende bestandssoorten mogelijk in WebHare: External link: naar een website buiten de website; Internal link: naar een pagina binnen de website; Contact: pagina met de contactgegevens van de hoofd- of subsite; Block content: pagina met verschillende blokken, zoals de organisatiepagina; Text: textdocument voor o.a. vacatures en tabbladen; Event: pagina voor een evenement; News item: pagina voor een nieuwsbericht; PDF file: PFD-bestand zoals nieuwsbrieven en publicaties; Testimonials: pagina met testimonials (in tabblad); Photo: foto in fotoalbum. 2.2.5 KNOPPEN Na het selecteren van een map of bestand zijn er in de knoppenbalk verschillende opties beschikbaar. Met Up navigeer je naar de bovenliggende map in de mappenstructuur. Met Upload plaats je een nieuw document of afbeelding van je computer (bijvoorbeeld Word, JPG, PNG of PDF) op de website in de geselecteerde map onder Folders. Met New File maak je een nieuw bestand aan (behalve PDF- of Word-documenten). Met New Folder maak je een nieuwe map aan. Met Replace kan je een geselecteerd PDF- of Word-document vervangen door een nieuwere/andere versie die op je computer staat. Met Download kan je een geselecteerd bestand naar je computer downloaden. Met View wordt het geselecteerde bestand geopend in een nieuw tabblad geopend in de browser. Met Delete wordt het geselecteerde bestand verwijderd (in de prullenbak geplaatst voor 30 dagen). Met Properties wordt het eigenschappenscherm geopend van het geselecteerde bestand of de geselecteerde map. Meer informatie over de properties is te vinden in 2.4 Pagina s beheren. 2.3 WEBSITES BEHEREN 9
Door een map van een website aantal algemene websiteinstellingen worden beheerd. te selecteren en op de Properties-knop te klikken kunnen een In het tabblad General kan worden gekozen of het een Institute of Education subsite betreft. Deze keuze bepaalt onder andere waar deze website op de centrale 3TU site wordt weergegeven (respectievelijk onder Research of Education). In het tabblad Site settings kan het telefoonnummer en e-mailadres van het instituut of opleiding worden ingesteld. Deze staan in de rechter kolom van de footer. Tevens kan de centrale headerafbeelding, een headerlogo en een mobile logo worden ingesteld. 10
2.4 PAGINA S BEHEREN De meeste acties zijn op meerdere manieren te doen: via het menu, de knoppen en via het contextmenu (via rechter muisknop). 2.4.1 BESTANDSEIGENSCHAPPEN Via het Properties-venster bepaal je de eigenschappen van een geselecteerd(e) bestand of map. Het properties-venster heeft verschillende tabbladen, afhankelijk van het type bestand/map: Op het eerste tabblad General is in te stellen wat de name, title, description, keywords zijn. Daarnaast kan je zien wanneer het bestand is aangemaakt en wanneer en door wie het bestand het laatst is gewijzigd. De bestandsextentie (.pdf,.docx,.html,.whlink) van de name is essentieel voor een goede werking van de website en mag daarom niet gewijzigd worden. Tevens mag de name geen hoofdletters of spaties bevatten. Het description veld bevat de inleiding van de pagina/map die in de header in het grijze blok wordt weergegeven. Het keywords veld is optioneel. Het tabblad Publication bevat de opties om een template en profiel te kiezen. Dit hoeft in principe niet te worden aangepast. Daarnaast kan de publicatie (zichtbaarheid op de website) worden aan- en uitgezet en kan worden aangegeven of het geselecteerde document als index van de map moet fungeren. Tevens kunnen er tasks worden meegegeven aan een bestand. Hiermee kunnen geautomatiseerde acties zoals publicatiedatum of verwijdering van een bestand gepland worden. 11
Op het tabblad Header van indexbestanden kan de headerafbeelding worden ingesteld van alle pagina s in die map. De headerafbeeldingen van nieuwsberichten en evenementen wordt per item ingesteld. Via de linker knop kan een afbeelding worden geupload of vervangen. Via de middelste knop kan een afbeelding worden gedownload en via de rechter knop kan een afbeelding worden verwijderd. 2.4.2 HOMEPAGE BLOKKEN In het properties-venster van de hoofdpagina van de website (index.html in de map van de taal (en/nl) is er ook het tabblad Homepage. Hierin kunnen de blokken voor de latest updates worden beheerd. Toevoegen kan via Add, bewerken via Edit en de volgorde wijzigen via de Up en Down knoppen. Er kunnen diverse soorten update blocks worden ingesteld. De mogelijke types en opties zijn: Default standaardblok met mogelijke bloktitel (klein grijs), titel (groot oranje), korte tekst, achtergrondkleur, knop, link, afbeelding en achtergrondafbeelding; News item nieuwsblok met optionele bloktitel en de keuze uit een automatisch nieuwsbericht (gegenereerd vanuit de map met nieuwsberichten) of een specifiek zelfgekozen nieuwsbericht; Agenda item evenementenblok met optionele bloktitel en de keuze uit een automatisch agenda-item (gegenereerd vanuit de map met evenementen) of een specifiek zelfgekozen evenement; RSS rss-blok met met optionele bloktitel en het laatste nieuwsbericht uit een ingevoerde RSSfeed; Twitter twitterblok met optionele bloktitel en het laatste twitterbericht van een ingevoerd twitteraccount (accountnaam invoeren zoals @utwente); Image afbeeldingblok met uitsluitend een afbeelding (zonder link); Title banner titelblok met achtergrondkleur, grote titel en optionele knop met link. 12
2.4.3 NIEUWSBERICHTEN & TEKSTBEWERKER Een nieuw nieuwsbericht kan worden aangemaakt in een nieuwsmap via New File > News item. Vervolgens kan een Name (bestandsnaam), Title (zichtbare titel van het bericht), Description (inleidende of samenvattende korte tekst van ± 30 woorden) worden opgegeven. In het tabblad News item kunnen de datum van het bericht en een header-afbeelding worden ingesteld. Na het sluiten van het properties-venster kan bij dubbelklikken op het nieuwsbericht de inhoud worden aangepast. Deze inhoud kan worden geplaatst middels een ingebouwde tekstbewerker. 1. Kies een opmaakstijl (Heading 1-3, normal of embedded content); a. De embedded content kan worden gebruikt voor het inbedden van een filmpje van youtube of vimeo. Hiertoe kopieer je de url (webadres) naar de tekstbewerker. Selecteer de tekst en kies vervolgens voor de opmaakstijl embedded content; 2. Lijsten en inspringing; 3. Eigenschappen van een geplaatste link of afbeelding. Hier kan een reeds geplaatste hyperlink of afbeelding worden gewijzigd of verwijderd; 4. Tekstopmaak. Kies voor normaal, vetgedrukt, cursief, onderstreept of doorgehaald; 5. Superscript en subscript; 6. Link. Selecteer een stuk tekst en klik op deze knop om een hyperlink te maken naar een ingevulde url (inclusief http://); 7. Afbeelding. Met deze knop kan een afbeelding worden geüpload. 13
2.4.4 EVENEMENTEN Een nieuw evenement kan worden aangemaakt in een eventsmap via New File > Agenda Item. Vervolgens kan een Name (bestandsnaam), Title (zichtbare titel van het bericht), Description (inleidende of samenvattende korte tekst van ± 30 woorden) worden opgegeven. In het tabblad Agenda item kunnen de datum en tijd van het evenement, een headerafbeelding en inschrijvingen worden ingesteld. Het tabblad Registrations geeft een overzicht van de aanmeldingen voor een evenement. Na het sluiten van het properties-venster kan bij dubbelklikken op het agenda-item de inhoud worden aangepast. Deze inhoud kan worden geplaatst middels de ingebouwde tekstbewerker, zie Nieuwsberichten en Tekstbewerker. 2.4.5 ALGEMENE TEKSTBESTANDEN & CONTACTPAGINA S De inhoud van algemene tekstbestanden (herkenbaar aan het of icoontje) kan worden aangepast door te dubbelklikken op het bestand en te bewerken middels de ingebouwde tekstbewerker, zie Nieuwsberichten en Tekstbewerker. 2.4.6 ORGANISATIEPAGINA De inhoud van organisatiepagina s kan worden aangepast via het properties-venster. In het tabblad Page settings kan de afbeelding worden ingesteld die wordt weergegeven op de about-pagina. In het tabblad Organization kunnen de diverse organisatie-onderdelen of medewerkers worden beheerd. 2.4.7 TESTIMONIALS De inhoud van testimonial pagina s kan worden aangepast via het properties-venster. In het tabblad Testimonials kunnen de diverse testimonials worden beheerd. 14
3 OPTIES VOOR BEHEERDERS 3.1 NIEUWSITEMS DOORPLAATSEN OP ANDERE SITES Centrale beheerders kunnen ook nieuwsitems van subsites doorplaatsen op de centrale 3TU homepagina en vice versa. Hiertoe hebben zij in het properties venster in het tabblad News Item de beschikking over de optie Publish this news item on the 3TU sub sites as well of Publish this news item on the 3TU Corporate site as well. 3.2 AANVRAGEN VAN SITES EN RECHTEN Via de UT (onlinemedia@utwente.nl) kan een nieuwe subsite worden aangevraagd. Deze zal met standaardinhoud gevuld zijn. Tevens kan bij de UT extra rechten voor mensen worden aangevraagd. 3.3 FOOTER VAN DE CENTRALE SITE De links op alle sites in de footer zijn gelijk. Deze kunnen worden beheerd in de map footer van de centrale 3TU site in de betreffende talenmap (en/nl). 3.4 INTRANET Wanneer een map met de naam /intranet3tu/ wordt aangemaakt op een website zijn alle pagina s daarbinnen alleen bereikbaar vanuit de computers met IP-adressen van de drie universiteiten. Mocht er een pagina met afgeschermde inhoud achter een login zijn gewenst, kan dat worden aangevraagd via de UT. SLOT & HULP MEER INFORMATIE Webbeheerders van 3TU kunnen op www.3tu.nl/webmasters meer informatie vinden. VOORBEELDSITE Op www.3tu.nl/voorbeeldsite staat een voorbeeld-site die alle mogelijke opties weergeeft van de 3TU-website. Tevens staan in de bijlage screenshots van de verschillende paginatypes. Voor overige algemene informatie over de WebHare applicaties, tips voor schrijven voor het web en video s en afbeeldingen in websites, zie de Webgids op www.utwente.nl/webgids. Mocht je er hierna niet uitkomen, raadpleeg dan onlinemedia@utwente.nl. 15
BIJLAGE: VOORBEELDEN VAN PAGINA S Homepage 16
Research Text document incl. Vimeo-film in Normal map About Us Text document in About map 17
Organization Block content (Organization page) in About map Vacancies Text document in Vacancies map 18
News News map met News items Nieuwsbericht News item in News map 19
Nieuwsbrieven Newsletters map met PDF-documenten Evenementen Events map met Event items 20
Evenement Event item met registratieformulier in Events map 21
Publicaties Publications map met PDF-documenten Fotoalbum in map met tabbladen Photos map in Tabs map 22
Testimonials in map met tabbladen Testimonials in Tabs map 23