Programma van Eisen Raamcontract Werkplekhardware 1 Versiebeheer Versienummer Datum Auteur Wijzigingen 0.1 5-7-2016 Ton van Vroonhoven Concept 0.2 12-7-2016 Ton van Vroonhoven Concept 0.3 25-7-2016 Ton van Vroonhoven Concept 1.0 28-10-2016 Ton van Vroonhoven Definitief Pagina 1 van 7
Inhoudsopgave 1 Versiebeheer... 1 2 Assortiment... 3 3 Optionele aanvullende diensten... 4 4 Adviesfunctie... 5 5 Administratie... 5 6 Leveringen/levertijden/logistiek... 5 7 Garantie... 5 8 Bestelportaal... 6 9 SLA/DAP... 6 10 Commercieel... 7 Pagina 2 van 7
2 Assortiment A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A9 A10 A11 A12 Voor vervangingsinvesteringen en uitbreidingen binnen de Installed base conformeert u zich aan merken en productlijnen zoals reeds gevoerd worden door KvK Opdrachtnemer dient de artikelen die op het moment van aanbesteden deel uitmaken van het standaard assortiment (beschreven in ICT PDC ) te kunnen leveren, of vergelijkbare configuraties. Het PDC is opgenomen als bijlage 13. In het standaard assortiment zijn genoemd: - Dell Latitude 5570 - Dell Latitude 5270 - Microsoft Surface - Dell Optiplex 5040 - Intel NUC - Randapparatuur: zoals, maar niet beperkt tot muis, toetsenbord, beeldscherm, docking station, adapters, speakers, labelprinters, USB Printers (niet-zijnde multifunctionals) - Thin clients (Moeten aangesloten kunnen worden in een CItrix-omgeving.) Gerelateerde onderdelen en uitbreidingen (zoals hard disk, geheugen) voor de onderhavige systemen kunnen door opdrachtnemer worden geleverd. U dient naast de merken uit het standaard assortiment minimaal twee concurrerende merken uit het Leader segment van het Gartner Magic Quadrant for Global Enterprise Desktops and Notebooks, conform bijlage 11, te kunnen leveren. De aangeboden systemen uit het standaardassortiment dienen bij aanschaf op componentniveau volledig identiek te zijn. Alle geleverde apparatuur is nieuw, geschikt voor de Nederlandse markt, geschikt voor inzet binnen een zakelijke omgeving, geschikt voor in Nederland veel gebruikte zakelijke software en voldoet aan alle Nederlandse regelgeving, wettelijke vereisten en normeringen. Computerapparatuur is (bij normaal gebruik) geschikt voor een normale gebruiksduur in een zakelijke omgeving van minimaal 4 jaar. Opdrachtnemer garandeert flexibiliteit ten aanzien van het te voeren assortiment, waarbij opdrachtnemer zich inzet om op verzoek van opdrachtgever tegen marktconforme voorwaarden middelen te leveren die niet direct onderdeel uitmaken van het eigen assortiment. Indien producten worden geleverd buiten het (voor Inschrijver gangbare) assortiment dienen alle contacten met betrekking tot facturatie, supportovereenkomsten, leveringen en garantie via de opdrachtnemer te verlopen. Opdrachtgever behoudt het recht voor om andere leveranciers te benaderen indien producten niet (tijdig) kunnen worden geleverd, conform Eis E3. De volgende artikelen moeten geleverd kunnen worden: - Tablet covers, laptoptassen en dergelijke - Kabels - Beveiligingssloten - Stylus pennen - Opslagsystemen (zoals externe harde schijven, usb sticks, externe cd- en dvddrives) - Schoonmaakartikelen voor computers Pagina 3 van 7
A13 A16 A17 A18 A19 - Vervangende onderdelen voor in gebruik zijnde apparatuur - Head sets voor call centers (zoals Jabra Pro en Jabra Biz) - RSA tokens en bijbehorende beheersoftware - Aangepaste werkplekken (op advies van Arbodeskundige/HRM afdeling, conform PDC en Gezondheidsbeleidplan) - Beeldschermverhogers Voor deze artikelen geldt geen afnameverplichting. De opdrachtgever kan optioneel, zonder afnameverplichting, smartphones bestellen. Bij iedere bestelling bepaalt de KvK zelf het type. De door de opdrachtnemer aangeboden producten (met bijbehorende specificaties) zijn minimaal 6 maanden leverbaar na uitbrengen offerte. Opdrachtnemer dient opdrachtgever tenminste zes maanden van tevoren te waarschuwen als een onderdeel uit het standaard assortiment end of sale of end of support raakt. Bij uitfasering van een bepaald gebruikt type en/of gebruikte productlijn brengt opdrachtgever, na consultatie van de KvK, advies uit voor een opvolger met minimaal een gelijkwaardig kwaliteitsniveau. Dit advies beschrijft het voldoen aan de eisen, inpasbaarheid in de infrastructuur en toekomstbestendigheid. De leverancier stelt een testmodel ter beschikking. Als de KvK daartoe verzoekt organiseert opdrachtnemer bij uitfasering van een bepaald type of productlijn een minicompetitie bij de A-merken die opdrachtnemer kan leveren bij gunning. Bij de minicompetitie worden minimaal drie offertes opgevraagd. In de offertes wordt expliciet ingegaan op: - de risico s ten aanzien van de kwaliteit en continuïteit van de informatievoorziening; - extra software, hardware of andere aanpassingen die nodig zijn om inpasbaarheid te garanderen; - de totale te verwachten kosten gedurende de gebruiksduur van de apparatuur. 3 Optionele aanvullende diensten B1 B2 Opdrachtnemer dient de volgende diensten te kunnen aanbieden: - Pre-installatie van apparatuur (uitgepakt aanleveren en neerzetten) - Uitpakken van apparatuur op een locatie van opdrachtgever en afvoeren van verpakkingsmateriaal - Plaatsen van apparatuur op werkplekken bij opdrachtgever - Naar een centrale locatie afvoeren van werkplekgerelateerde ICT-hardware. Afname hiervan door de opdrachtgever is niet verplicht (de werkzaamheden worden doorgaans door de opdrachtgever zelf verricht). De opdrachtnemer kan op verzoek aanvullende support (bijvoorbeeld reparatie/vervanging next business day) afsluiten op de geoffreerde apparatuur. Dat gebeurt uitsluitend op verzoek van opdrachtgever. In dat geval zorgt opdrachtnemer voor registratie en afhandeling van meldingen (inroepen garantie, afspraken maken over uitvoering, terugmelden status aan opdrachtgever). Pagina 4 van 7
4 Adviesfunctie C1 C3 C4 De Opdrachtnemer verplicht zich tot het bijhouden van alle relevante product-, kennis- en marktontwikkelingen op het gebied van de producten en diensten die onderdeel uitmaken van deze Overeenkomst en altijd over voldoende en voldoende gekwalificeerde medewerkers te beschikken die de KvK kunnen adviseren bij alle vraagstukken omtrent de keuze van de aan te kopen producten en diensten. Opdrachtnemer adviseert gevraagd en ongevraagd over alternatieven voor gevraagde producten (die goedkoper zijn, of krachtiger). Opdrachtnemer wijst opdrachtgever op acties die relevant kunnen zijn, zoals tijdelijke aanbiedingen van leveranciers. 5 Administratie D1 D2 Bij iedere opdracht krijgt de opdrachtnemer een inkoopordernummer. Voor iedere inkooporder stuurt de opdrachtnemer een aparte factuur waarop het inkoopordernummer vermeld moet staan. Opdrachtnemer levert bij aflevering van apparatuur een overzicht in digitale vorm van garantie-afspraken, serie- en servicenummers aan opdrachtgever, in PDF. 6 Leveringen/levertijden/logistiek E1 E2 E3 E4 Bestellingen dienen op een door de opdrachtgever aangegeven locatie in Nederland te worden afgeleverd. Aflevering geschiedt bij Afgifte goederen, tenzij anders is aangegeven. Een overzicht van de huidige locaties van de KvK is bijgevoegd als Bijlage 10. Leveringen geschieden tijdens kantooruren, tenzij voor een specifieke opdracht anders wordt overeengekomen. Standaard apparatuur die in aantallen onder de 11 (tien en minder) wordt besteld wordt binnen 2 werkdagen na opdrachtvertrekking afgeleverd op een door de opdrachtgever te bepalen locatie (conform Eis E1). Voor bulkbestellingen (11 of meer) worden per geval afspraken gemaakt. Op de pakbon dient naast het aantal colli ook een omschrijving te staan van hetgeen geleverd is en het bijbehorende inkoopnummer. 7 Garantie F1 F2 Opdrachtnemer vervangt geleverde apparatuur en componenten, zonder extra kosten voor de opdrachtgever, indien bij ingebruikname blijkt dat sprake is van Dead on Arrival (DOA) van deze apparatuur. Er is sprake van Dead on Arrival als het apparaat binnen 30 werkdagen na levering niet (meer) volledig functioneert. Indien binnen 30 werkdagen na levering blijkt dat een besteld artikel waarvan de functionaliteit bij offerteaanvraag expliciet is benoemd niet aan de eisen voldoet, dan zal opdrachtnemer uiterlijk binnen vijf werkdagen na melding zonder meerkosten voor opdrachtgever een alternatief aanbieden. Pagina 5 van 7
F3 F4 F5 F6 F7 F8 Garantie die door de fabrikant wordt afgegeven op geleverde apparatuur geeft opdrachtnemer onverminderd door aan de opdrachtgever. De opdrachtnemer zorgt voor registratie ten behoeve van garantie en support bij de fabrikant en handelt namens opdrachtgever kwesties inzake garantie af (beroep doen op garantie, afleveren vervangende apparatuur/onderdelen). Opdrachtnemer garandeert dat onderdelen of gelijkwaardige vervangende onderdelen van de apparatuur tenminste drie jaar na leveringsdatum leverbaar zijn. Indien een apparaat onder garantie wordt vervangen dan dient het vervangende apparaat dezelfde of betere specificaties te hebben. Indien levering hiervan niet mogelijk is dan treedt de opdrachtnemer in overleg. Opdrachtgever heeft het recht om het mindere alternatief te weigeren; opdrachtnemer dient dan een alternatief aan te bieden. Bij reparatie worden uitsluitend originele via de fabrikant geleverde onderdelen gebruikt met tenminste dezelfde kwaliteit en levensduur. Na reparatie blijft de afgesproken garantietermijn van het gehele product ongewijzigd. De garantie van de nieuwe componenten gaat opnieuw lopen, De kosten van onderhoud en support zijn inbegrepen in de aanschafkosten. Er bestaat de mogelijkheid aanvullende support aan te schaffen.. 8 Bestelportaal G1 G2 Opdrachtnemer heeft een Nederlandstalig online bestelportaal met actuele voorraad o Biedt productoverzicht met actuele voorraad en levertijden o Toont overzicht van bestellingen o Status van orders (bestellen, bevestigen, afleveren) in portaal te volgen o Rapportage functie: wat is wanneer besteld (met filtering op merk, type, inkoper, periode) o Inzicht in registratie serienummers door opdrachtnemer o Garantieafhandeling via portaal o Kan werken met orderinkoopnummer van opdrachtgever als zoekterm. Alleen geautoriseerde medewerkers van opdrachtgever (vastgelegd in DAP) hebben toegang tot het bestelportaal. G4 Bestellingen die niet via het online portaal zijn gedaan zijn wel inzichtelijk in het portaal. 9 SLA/DAP H1 H2 H3 Opdrachtnemer dient een Nederlandstalige sales support desk te hebben die op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur bereikbaar is voor geautoriseerde medewerkers van de opdrachtgever. De supportdesk is bereikbaar per telefoon en email. Indien geautoriseerde medewerkers van de opdrachtgever contact opnemen met de sales support desk dan heeft men binnen 10 minuten de juiste persoon aan de lijn, of terugkoppeling wanneer de vraag beantwoord gaat worden., dat wil zeggen een medewerker met inhoudelijke kennis van zaken die de opdrachtgever verder kan helpen. Opdrachtnemer stelt een vast contactpersoon en een vaste accountmanager aan voor de opdrachtgever. Deze contactpersonen hebben vaste vervangers. H4 Offerteaanvragen voor 10 uur worden voor 17.00 geoffreerd. Offerteaanvragen na 10.00 worden maximaal de volgende werkdag 17.00geofreerd. Pagina 6 van 7
H6 H7 H8 H9 H10 Na het plaatsen van een bestelling stuurt opdrachtgever binnen 4 uur een orderbevestiging met een opgave van de verwachte leverdatum. Standaard artikelen worden binnen twee werkdagen na opdrachtverstrekking afgeleverd op de overeengekomen locatie. Op verzoek van de opdrachtgever worden bestellingen next (business) day afgeleverd op de gewenste locatie. In spoedgevallen kan ook op zaterdag worden geleverd. Afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer worden vastgelegd in een SLA c.q. DAP. Opdrachtnemer levert bij de inschrijving een concept voor een SLA/DAP aan. In de DAP wordt onder andere beschreven: - Wijze van contact - Geautoriseerde medewerkers - Doa/rma beleid Jaarlijks (of vaker indien een van de partijen dit noodzakelijk acht) vindt tactisch overleg plaats tussen teamleider Infrabeheer vanuit KVK en de accountmanager vanuit de Opdrachtnemer. 10 Commercieel I1 I3 I5 Opdrachtnemer onderschrijft dat gedurende de gehele looptijd aan opdrachtgever geleverd wordt tegen marktconforme tarieven. Onder marktconform wordt verstaan wat voor de invulling van een bepaalde behoefte een gangbare prijs is die in de markt wordt aangeboden. Marktconformiteit kan bijvoorbeeld worden bepaald door het opvragen van offertes bij andere leveranciers. U gaat ermee akkoord dat de KvK een prijscontrole kan uitoefenen door bij derde partijen een offerte op te vragen om de marktconformiteit te toetsen. Indien uit andere offertes blijkt dat prijzen voor de in te kopen Hardware (en Systeemsoftware) met (minimaal) dezelfde specificaties meer dan 5 % hoger zijn dan bij minimaal 2 andere aanbieders verkregen kan worden dan gaat Opdrachtnemer ermee akkoord dat als deze niet instemt om ook voor dezelfde prijs te leveren de KvK gerechtigd is om de Hardware en Systeemsoftware bij een derde af te nemen. Voor onderdelen uit de overeenkomst waarop voor de prijsberekening standaard en/of openbare prijslijsten van toepassing zijn stelt opdrachtnemer deze prijsinformatie periodiek aan de KvK ter beschikking om marktconformiteit te toetsen. I6 Er geldt geen minimum ordergrootte in aantal of bedrag bij bestellingen van KVK. I7 Opdrachtnemer brengt nooit opslagkosten in rekening bij KVK. I8 I9 Prijzen zijn inclusief btw en inclusief alle bijkomende kosten zoals verzend- en verpakkingskosten (voor standaardverzendingen), overheadkosten, administratiekosten. Na ondertekening van een offerte mogen geen additionele kosten, anders dan expliciet overeengekomen, worden gefactureerd. I10 Prijzen zoals geoffreerd op het prijzenblad zijn minstens 6 maanden vast. Pagina 7 van 7