NOTULEN Betreft : Algemene ledenvergadering Vergaderdatum : 05 april 2016 Locatie Datum notulen : 14 april 2016 Totaal aantal stemmen : 960 Aantal stemmen vertegenwoordigd : 421 : Stayokay Amsterdam Zeeburg, Timorplein 21 te AMSTERDAM 1. Opening, vaststellen aanwezige stemmen en vergadervoorzitter De beheerder, Ron van de Rol, opent de vergadering om 19:10 uur en heet alle aanwezige eigenaren van harte welkom. Er zijn 421 van de 960 stemmen vertegenwoordigd tijdens de vergadering. Dit betekent dat conform het geldende modelreglement 2006 er rechtsgeldige reguliere besluiten kunnen worden genomen. Er zijn 3 eigenaren die een volmacht hebben afgegeven. De leden verzoeken de beheerder om de vergadering voor te zitten. Besluit: De vergadering besluit om de beheerder te benoemen tot vergadervoorzitter. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Ingekomen stukken en mededelingen - Onderzoek naar de kruipruimte De beheerder heeft dit punt in overleg met het bestuur op de agenda geplaatst omdat er in afgelopen jaar een aantal panden in de Indische buurt problemen hebben gehad met zwam aantasting in de kruipruimtes. De beheerder adviseert om steekproefsgewijs een aantal inspecties uit te voeren om te staat van de kruipruimtes en de aanwezigheid van zwam te inventariseren. De vergadering kan zich goed vinden in het advies en ziet graag dat deze inspecties worden uitgevoerd. Als blijkt dat het pand kritisch is aangetast dat zal de er een extra ALV worden uitgeschreven om hierover op korte termijn te kunnen besluiten. Bij een lage/matige aantasting zal het besluit worden genomen in de algemene ledenvergadering van 2017. De beheerder zal in overleg met het bestuur de inspecties gaan uitzetten. - Evaluatie duivenprobleem Het bestuur wil graag evalueren op het aanbrengen van de duivennetten. Een aantal eigenaren op de begane grond hebben aangegeven extra veel last te hebben van duiven. Dit wordt echter verder besproken bij agendapunt 11. Op sommige plekken sluiten de netten niet goed af en ontstaan er kieren en gaten waar de duiven alsnog doorheen komen. De beheerder adviseert om contact op te nemen met de leverancier van de duivennetten. De leverancier is de firma Traas ongediertebestrijding en is te bereiken via 088 22 121 22. Een van de eigenaren is aan het uitzoeken of het mogelijk is om de netten individueel te kunnen bedienen. Pagina 1 van 10
- Beleid omtrent uitbouwen Steeds meer appartement eigenaren op de begane grond zijn voornemend om een uitbouw te plaatsen. Het is niet toegestaan om zonder voorafgaande toestemming van de vergadering een uitbouw te plaatsen. Eigenaren kunnen toestemming krijgen door het verzoek te agenderen voor de algemene ledenvergadering. Voorafgaand aan de vergadering moeten er een aantal documenten worden aangeleverd zoals, de omgevingsvergunning, constructieberekening, impressie tekeningen en een omschrijving van gebruikte kleuren en het afwerkingsniveau. Zonder deze stukken wordt er geen toestemming gegeven. - Hang en sluitwerk Tijdens het planmatig onderhoud in 2015 is het hang en sluitwerk gecontroleerd van alle woningen. Een aantal bewoners hebben aangegeven niet te willen meewerken met de controle. De vergadering is van mening dat reparaties bij deze woningen aan het hang en sluitwerk niet worden betaald vanuit de VvE. Er is een lijst beschikbaar van de woningen die wel en de woningen die niet hebben meegewerkt. De beheerder zal deze lijst delen op het web portaal. - Scheuren in de privé gedeelten. De eigenaar van de Djambistraat 31-3 meldt dat sinds de verbouwing van de Djambistraat 31-HS er scheuren zijn ontstaan in het privé gedeelte. Het vermoeden is dat één van de scheuren door de gehele woning scheidende wand heen gaat aangezien de het naastgelegen appartement op exact dezelfde plek een scheur heeft. De eigenaar van de Djambistraat 31-3 wil deze scheur graag laten inspecteren of deze niet verder zal scheuren met meer schade als gevolg. Aangezien het om een dragende muur gaat verzoekt de eigenaar van Djambistraat 31-3 om de inspectie via de VvE te laten lopen. Actie: De beheerder zal in overleg met het bestuur opdracht geven voor inspecties in de kruipruimten naar de aanwezigheid van zwam en schimmels. Actie: De beheerder zal een opdracht verstrekken aan een constructeur om de scheur in de woningscheidende wand bij de Djambistraat 31-3 te laten inspecteren. 4. Vaststellen notulen extra ledenvergadering 8-10-2015 De notulen van de vorige vergadering d.d. 8 oktober 2015 moet worden vastgesteld. De beheerder vraagt of er op- en aanmerkingen zijn. Er zijn geen vragen of opmerkingen en de notulen worden vastgesteld als waarheidsgetrouwe weergave van hetgeen is besproken. Besluit: De notulen van 8 oktober 2015 worden vastgesteld als waarheidsgetrouwe weergave van hetgeen is besproken en ondertekend door het bestuur. Pagina 2 van 10
5. Vaststellen notulen 2e extra ledenvergadering 30-10-2015 De notulen van de vorige vergadering d.d. 30 oktober 2015 moet worden vastgesteld. De beheerder vraagt of er op- en aanmerkingen zijn. Er zijn geen vragen of opmerkingen en de notulen worden vastgesteld als waarheidsgetrouwe weergave van hetgeen is besproken. Besluit: De notulen van 30 oktober 2015 worden vastgesteld als waarheidsgetrouwe weergave van hetgeen is besproken en ondertekend door het bestuur. 6. Vaststellen notulen extra ledenvergadering 30-12-2015 De notulen van de vorige vergadering d.d. 30 december 2015 moet worden vastgesteld. De beheerder vraagt of er op- en aanmerkingen zijn. Er zijn geen vragen of opmerkingen en de notulen worden vastgesteld als waarheidsgetrouwe weergave van hetgeen is besproken. Besluit: De notulen van 30 december 2015 worden vastgesteld als waarheidsgetrouwe weergave van hetgeen is besproken en ondertekend door het bestuur. 7. Vaststellen jaarrekening 2015 De beheerder bedankt de kascommissie voor het controleren van de jaarstukken. De kascommissie krijgt complimenten voor de goed uitgevoerde controle. De kascommissie geeft een uitgebreid verslag van de uitgevoerde kascontrole en adviseert de vergadering om de jaarrekening 2015 goed te keuren. De vergadering volgt het advies van de kascommissie en besluit om de jaarrekening 2015 met een balanstotaal van 553.967,92 vast te stellen. Er is een positief exploitatieresultaat van 5.378,22, dit resultaat is met name ontstaan door de rentebaten over het spaargeld. De vergadering besluit om het positieve exploitatieresultaat toe te voegen aan reservefonds algemeen. De vergadering verleent decharge aan het bestuur over het gevoerde financiële beleid van 2015. Besluit: De vergadering stelt de jaarrekening 2015 met een balanstotaal van 553.967,92 vast en laat deze ondertekenen door het bestuur. Besluit: De vergadering besluit om het positief exploitatieresultaat van 5.378,22 ten gunste van het reservefonds algemeen te laten komen. Besluit: De vergadering verleent decharge aan het bestuur het gevoerde financiële beleid van 2015. 8. Benoeming bestuur en commissies De beheerder bedankt de leden van het bestuur en de commissie voor hun inzet van het afgelopen jaar en vraagt of de leden hun functies willen behouden. Mevrouw Zonneveld en de heer Admiraal stellen zich wederom beschikbaar als bestuurslid. Mevrouw Kerdijk en mevrouw Fonds stellen zich wederom beschikbaar als kandidaten voor de kascommissie. De heer Admiraal en de heer Koelman stellen zich nog een jaar beschikbaar als technische commissie. De beheerder geeft aan dat het bestuur tot maximaal 2.500,- incl. btw mandaat heeft voor het treffen van noodzakelijk voorzieningen of reparaties. Besluit: De vergadering gaat akkoord met de herbenoeming van de heer Admiraal en mevrouw Zonneveld tot bestuur van de vereniging. Pagina 3 van 10
Besluit: De vergadering gaat akkoord met de herbenoeming van de Mevrouw Kerdijk en mevrouw Fonds tot leden van de kascommissie. Besluit: De vergadering gaat akkoord met de herbenoeming van de heer Admiraal en de heer Koelman tot leden van technische commissie. Besluit: De vergadering verleent het bestuur mandaat om tot 2.500,- incl. btw voor het treffen van noodzakelijke voorzieningen. 9. Bespreken juridische bijstand De VvE kan een rechtsbijstandsverzekering afsluiten voor juridische bijstand bij geschillen. De leden besluiten om deze af te sluiten bij de huidige pakketpolis. De beheerder zal de verzekering in contact brengen met het bestuur voor het afsluiten van een rechtsbijstand. De vergadering verleent het bestuur mandaat om de verzekering af te sluiten. Besluit: De vergadering besluit een rechtsbijstandsverzekering af te sluiten. Besluit: De vergadering verleent het bestuur mandaat om de rechtsbijstandverzekering af te sluiten. Actie: De beheerder zal het bestuur in contact brengen met de verzekeringsmaatschappij voor het afsluiten van een rechtsbijstand verzekering. 10. Afsluiten dak contract De vergadering kan een contract afsluiten bij een dakdekker om de technische staat van het dak jaarlijks te laten inspecteren. De beheerder heeft een offerte aangevraagd bij de firma Elro dakbedekkingen. De firma zal ieder jaar het dak beoordelen en dit rapporteren aan de VvE door middel van een foto rapportage. De leden hebben kort overleg over de noodzaak van een dak contract. De leden komen tot de conclusie om het contract af te sluiten en ieder jaar te evalueren of het nodig is. De vergadering besluit om het dak contract met de firma Elro af te sluiten. Besluit: De vergadering gaat akkoord met de offerte van firma Elro dakbedekkingen voor het afsluiten van een dak contract. 11. Duivenprobleem begane grond Na het ophangen van de duivennetten ervaren de woningen op de begane grond extra veel overlast van Duiven. De duiven gebruiken de constructie van de bovengelegen balkons omdat daar geen duivenwerking is aangebracht. De beheerder heeft de firma Traas ongediertebestrijding gevraagd om een passende oplossing te bieden en een offerte aan te leveren. De offerte die is aangeleverd blijkt niet van de firma Traas te zijn maar van de firma Jomol ongedierte bestrijding. Het bestuur geeft aan geen goed gevoel te hebben bij de offerte. De offerte is verstuurd vanuit de eigen firma van het contactpersoon bij Traas namelijk de firma Jomol ongediertebestrijding en niet vanuit de firma Traas ongediertebestrijding. Mevrouw Kerdijk, eigenaar van de Djambistraat 31-3 vindt de offerte van Jomol niet nodig. Ze en geeft aan dat het veel voordeliger is om zelf duivenpinnen aan te schaffen en te plaatsen. Eigenaren van de begane grond die graag duivenwering willen kunnen zich bij haar melden via het mail adres: f.kerdijk@gmail.com. Eigenaren van de Pagina 4 van 10
begane grond kunnen ook zelf de duivenpinnen aanschaffen en monteren. De gemaakt kosten voor de materialen worden vanuit de VvE vergoed. Besluit: De vergadering gaat niet akkoord met de offerte van firma Traas ongediertebestrijding voor het aanbrengen van duivenwerking op de begane grond. Besluit: Eigenaren die besluiten om zelf duivenpennen aanschaffen en te monteren kunnen deze kosten vergoed krijgen vanuit de VvE. 12. Factuur Soendastraat De eigenaar van de Soendastraat 16-HS heeft aangegeven bij het bestuur om dit agendapunt te laten vervallen. 13. Verzoek van de Soendastraat 14-2 De eigenaar van de Soendastraat 14-2 is voornemend om een muur te verwijderen tussen de keuken en woonkamer. Het betreft een dragende muur en conform de Akte van splitsing artikel 22 lid 1 is iedere op-, aan-, onder of bijbouw zonder voorafgaande toestemming van de vergadering verboden. Er is in opdracht van de eigenaar van de Soendstraat 14-2 een constructie berekening gemaakt door de firma MD bouwconstructie. Een eigenaar vraagt zich af of er is onderzocht of de boven en onder gelegen appartementen al een doorbraak hebben gemaakt. Dit heeft mogelijk invloed op de constructieberekening. De andere aanwezige eigenaren vinden het belangrijk dat eventuele bestaande doorgangen worden meegenomen in de berekening. De eigenaar van de Soendastraat 14-2 zal het bouwkundig adviesbureau vragen om hiermee aan de slag te gaan en om afspraken te maken met de eigenaren van 2 en 3 hoog. Het bestuur verzoekt de beheerder om een overeenkomst op te stellen om alle verantwoordelijkheden met betrekking tot schade en onderhoud vast te leggen. Het bestuur krijgt mandaat om deze overeenkomst namens de vereniging te ondertekenen en hiermee de toestemming voor het doorbreken van de dragende muur te bekrachtigen. Besluit: De vergadering verleent het bestuur mandaat om namens de vereniging een overeenkomst te ondertekenen en daarmee de toestemming voor het doorbreken van de dragende muur te bekrachtigen. Actie: De eigenaar van de Soendastraat 14-2 zal het bouwkundig adviesbureau opdracht geven om met de nieuwe gegevens een berekening te maken en deze gegevens te delen met de beheerder en het bestuur. Actie: De beheerder zal een overeenkomst opstellen en opsturen aan de eigenaar van de Soendastraat 14-2 en het bestuur. 14. Keuren van de hijsbalken Het complex beschikt over 20 houten hijsbalken en 20 stalen hijsbalken. Tijdens het planmatig onderhoud in 2015 is geconstateerd dat een aantal hijsbalken erg slecht waren. De VvE kan aansprakelijk worden gesteld voor schade wanneer bij gebruik een hijsbalk breekt terwijl het maximale hijsvermogen niet is overschreden. Het is niet duidelijke of de aansprakelijkheidsverzekering dekking bied voor hijsbalken die niet of niet tijdig zijn gekeurd. Indien de VvE wenst om de hijsbalken te blijven gebruiken dan bestaat er de Pagina 5 van 10
mogelijkheid om de hijsbalken te laten keuren. Het keuringsrapport wordt afgegeven over een periode van 5 jaar. De beheerder heeft een offerte aangevraagd bij de firma Hanebalk. De kosten voor het keuren komt op een totaal van 18.620,- excl. btw. en inclusief 22.530,20. De kosten zijn inclusief het huren van een hoogwerker, het aanvragen van de benodigde vergunningen, het reserveren van parkeerplekken en het plaatsen van rijplaten. Er volgt een uitgebreide discussie over de offerte en de keuring. De vergadering ziet graag nog een tweede offerte om de offerte van Hanebalk beter te kunnen beoordelen. De leden komen niet tot een eenduidig besluit en de beheerder verzoekt de leden om te gaan stemmen. Er zijn 66 stemmen tegen het keuren van de hijsbalken en 355 stemmen voor het keuren van de hijsbalken. De vergadering besluit met een met een meerderheid van stemmen om de hijsbalken te laten keuren en verleent het bestuur mandaat om tot maximaal 22.530,20 incl. btw akkoord te kunnen gaan met een offerte. De beheerder zal een tweede offerte opvragen. De beheerder zal tevens alle eigenaren aanschrijven om de hijsbalken niet te gebruiken en te wachten op de uitkomsten van de keuring en de acties die de VvE onderneemt. Besluit: De vergadering besluit om de hijsbalken te laten keuren en verleent het bestuur mandaat om tot maximaal 22.530,20 incl. btw akkoord te kunnen gaan met een offerte. Actie: De beheerder zal een tweede offerte opvragen. 15. Standleidingen onderzoek Al enige tijd is het bestuur bezig met een onderzoek naar de status van de standleidingen. Er is nog steeds een wens om deze d.m.v. een camera inspectie te bekijken en te beoordelen. De beheerder heeft een offerte opgevraagd bij de firma RRS en van der Wal riooltechniek. Er zit een groot verschil tussen de offerte van de firma RRS en de firma Van der Wal. De firma RRS heeft een offerte aangeleverd naar aanleiding van een afspraak op locatie en zal naast de camera inspectie ook de standleidingen reinigen. Een ander groot verschil is dat RSS alle standleidingen gaat onderzoeken en van der Wal een steekproef zal doen bij 4 standleidingen. De vergadering is van mening dat het veel efficiënter is om alle leidingen te laten reinigen en te controleren. Een eigenaar ziet geen noodzaak in het onderzoek en onthoud zich van stemmen. De vergadering besluit met een met een meerderheid van stemmen om akkoord te gaan met de offerte van RRS. Besluit: De vergadering besluit om de standleidingen te laten onderzoeken en kiest voor de offerte van RRS. Pagina 6 van 10
16. Vaststellen begroting 2017 en VvE bijdrage De begroting dient als basis voor de vaststelling van de maandelijkse bijdrage die iedere eigenaar aan de VvE moet betalen. De vergadering neemt een besluit omtrent de begroting 2017 en stelt de voorschotbijdrage vast voor 2017. De beheerder geeft een korte toelichting op de begroting 2017. De leden willen graag de het contract met de firma Elro en de rechtsbijstand wordt opgenomen in de begroting. De beheerder zal ervoor zorgen dat de begroting hierop wordt aangepast. De verandering verleent het bestuur mandaat om de aangepaste begroting 2017 goed te keuren. Besluit: De vergadering besluit om de begroting 2017 niet goed te keuren en te vullen met de kosten voor het dak contract en rechtsbijstand. Besluit: De vergadering verleent het bestuur mandaat om de aangepasten begroting 2017 goed te keuren. Actie: De beheerder zal de begroting 2017 laten aanpassen. 17. Vaststellen incassoprocedure De beheerder geeft een toelichting op de doorlopende machtiging tot het nemen van incassomaatregelen. Hiermee wordt de Alliantie VvE diensten door de vereniging gemachtigd om de incassoprocedure in gang te zetten, zodra een eigenaar niet tijdig de VvE bijdrage voldoet. De machtiging is in 2015 op de algemene ledenvergadering door de VvE afgegeven. 18. Sluiting De vergadervoorzitter sluit de vergadering. Vastgesteld in de vergadering van: Datum: Naam: Handtekening: Pagina 7 van 10
Besluitenlijst Besluiten naar aanleiding van de Algemene ledenvergadering gehouden op 05 april 2016. Kenmerk Besluit Datum besluit BSL00035637 BSL00035638 BSL00035639 BSL00035640 BSL00035641 BSL00035642 BSL00035643 BSL00035644 BSL00035645 BSL00035646 BSL00035647 BSL00035648 De vergadering besluit om de beheerder te benoemen tot vergadervoorzitter. De notulen van 8 oktober 2015 worden vastgesteld als waarheidsgetrouwe weergave van hetgeen is besproken en ondertekend door het bestuur. De notulen van 30 oktober 2015 worden vastgesteld als waarheidsgetrouwe weergave van hetgeen is besproken en ondertekend door het bestuur. De notulen van 30 december 2015 worden vastgesteld als waarheidsgetrouwe weergave van hetgeen is besproken en ondertekend door het bestuur. De vergadering stelt de jaarrekening 2015 met een balanstotaal van 553.967,92 vast en laat deze ondertekenen door het bestuur. De vergadering besluit om het positief exploitatieresultaat van 5.378,22 ten gunste van het reservefonds algemeen te laten komen. De vergadering verleent decharge aan het bestuur het gevoerde financiële beleid van 2015. De vergadering gaat akkoord met de herbenoeming van de heer Admiraal en mevrouw Zonneveld tot bestuur van de vereniging. De vergadering gaat akkoord met de herbenoeming van de Mevrouw Kerdijk en mevrouw Fonds tot leden van de kascommissie. De vergadering gaat akkoord met de herbenoeming van de heer Admiraal en de heer Koelman tot leden van technische commissie. De vergadering verleent het bestuur mandaat om tot 2.500,- incl. btw voor het treffen van noodzakelijke voorzieningen. De vergadering besluit een rechtsbijstandsverzekering af te sluiten. Pagina 8 van 10
BSL00035649 De vergadering verleent het bestuur mandaat om de rechtsbijstandverzekering af te sluiten. BSL00035650 BSL00035651 BSL00035652 BSL00035653 BSL00035654 BSL00035655 BSL00035656 BSL00035657 De vergadering gaat akkoord met de offerte van firma Elro dakbedekkingen voor het afsluiten van een dak contract. De vergadering gaat niet akkoord met de offerte van firma Traas ongediertebestrijding voor het aanbrengen van duivenwerking op de begane grond. Eigenaren die besluiten om zelf duivenpennen aanschaffen en te monteren kunnen deze kosten vergoed krijgen vanuit de VvE. De vergadering verleent het bestuur mandaat om namens de vereniging een overeenkomst te ondertekenen en daarmee de toestemming voor het doorbreken van de dragende muur te bekrachtigen. De vergadering besluit om de hijsbalken te laten keuren en verleent het bestuur mandaat om tot maximaal 22.530,20 incl. btw akkoord te kunnen gaan met een offerte. De vergadering besluit om de standleidingen te laten onderzoeken en kiest voor de offerte van RRS. De vergadering besluit om de begroting 2017 niet goed te keuren en te vullen met de kosten voor het dak contract en rechtsbijstand. De vergadering verleent het bestuur mandaat om de aangepasten begroting 2017 goed te keuren. Pagina 9 van 10
Actiepuntenlijst Actiepunten naar aanleiding van de Algemene ledenvergadering gehouden op 05 april 2016. Actie Actiehouder Uitvoerdatum 00308 00309 00310 00311 De beheerder zal in overleg met het bestuur opdracht geven voor inspecties in de kruipruimten naar de aanwezigheid van zwam en schimmels. De beheerder zal in overleg met het bestuur opdracht geven voor inspecties in de kruipruimten naar de aanwezigheid van zwam en schimmels. De beheerder zal het bestuur in contact brengen met de verzekeringsmaatschappij voor het afsluiten van een rechtsbijstand verzekering. De eigenaar van de Soendastraat 14-2 zal het bouwkundig adviesbureau opdracht geven om met de nieuwe gegevens een berekening te maken en deze gegevens te delen met de beheerder en het bestuur. De beheerder zal een overeenkomst opstellen en opsturen aan de eigenaar van de Soendastraat 14-2 en het bestuur. Beheerder 31-12-2016 Beheerder z.s.m. Beheerder 01-07-2016 De eigenaar van de Soendastraat 14-2 01-07-2016 Beheerder z.s.m. 00312 De beheerder zal een tweede offerte opvragen. Beheerder z.s.m. 00313 De beheerder zal de begroting 2017 laten aanpassen. Beheerder 01-07-2016 Pagina 10 van 10