KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK Leverancier Cow Hills Retail BV Gericht op Retail Online Suite pakket(configuratie) Datum bezoek 15-05-2009 Contactpersoon leverancier Onderzoeker Dialogic/GBNED Herold van de Brug Wanja van Beek Marijn Plomp
2. Leverancier en pakket algemeen: - Opbouw doelgroep pakket - Onderverdeeld gebruikersbestand Totaal aantal klanten: Cow Hills Retail heeft ongeveer 20 klanten, met in totaal ±3.000 uitstaande licenties, want het gaat met name om grotere ketens. Retail Online Suite wordt aangeraden vanaf 20 kassa s en/of winkels, en wordt daarom vooral door centraal geleide filiaalorganisaties gebruikt. Waarvan winkels in de branches: Mode, schoenen & sport (McGregor, CoolCat), huishoudelijke artikelen (Blokker, Marskramer). Meer in het algemeen: fashion & fast moving consumer goods. Waarvan in Nederland en/of het buitenland: Merendeel in Nederland; 600 licenties in België. - Meest onderscheidend pluspunt van dit pakket volgens klanten -Gebruiksgemak: de kassasoftware is intuïtief, het is gelijk duidelijk wat je moet doen. -Foutbonnen zijn gemakkelijk te voorkomen door de stap terug -functionaliteit. - Aanvullende wensen / belangrijkste beperkingen pakket volgens klanten. Die zijn er eigenlijk niet, omdat Cow Hills niet levert aan winkels waarvoor de software niet geschikt is. 2
3. Aanschaf van het pakket: Kosten voorbeeldcase Niet aanwezig Maar wel verwacht Vraag Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) Aanschaf +/- 2.500 Software (voor 5 jaar) Aanschaf 1.490 Implementatie (voor 5 jaar) Supportkosten per jaar Updatekosten per jaar Afhankelijk aantal systemen 15% software 15% hardware: 225 euro en 350-450 euro per jaar Incl. Datum kostenopgave April 2009 Opgave door Herold van de Brug - Eventuele overige uitleg prijsopbouw pakket De prijs (en dan met name voor de implementatie) is afhankelijk van de wensen van de klant. In principe is Retail Online Suite gezien het prijsmodel pas zinvol vanaf 20 kassa s/winkels. Cow Hills Retail richt zich op filiaalorganisaties, dus de wat grotere spelers. Training van kassamedewerkers kan online plaatsvinden door middel van een webbased e-learning pakket (serious gaming). 3
4. Demonstratie algemene POS-functionaliteiten manier van betalen Scannen van barcodes aan de kassa opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op artikelcode (EAN, ISBN, Eigen) Op model Op omschrijving Op serienummer X Deze functionaliteit is optioneel, maar voor de bestaande klanten niet nodig gebleken. Op SKU-niveau (Stock Keeping Unit niveau - Laagste voorraadhoudende eenheid, bijv. zwarte schoenen, merk ABC, model Y en maat 40) Gezien, via de hiërarchie ( artikelstructuur ) of via vrij zoeken. Klanten Klant opzoeken op meerdere kenmerken Gezien, opzoeken kan op alle velden: nummer, naam, geboortedatum etc. Ook op combinaties, bijvoorbeeld postcode en huisnummer. 4
Vastleggen klantgegevens tijdens verkoop (tijdens verkoop nieuwe klant kunnen opnemen) manier van betalen Betalen met creditcard Dit kan zowel administratief (hoe is betaald?) als de daadwerkelijke koppeling. Betalen met Pin Dit kan zowel administratief (hoe is betaald?) als de daadwerkelijke koppeling. Kassaverkopen Verkoop op rekening via kassa Loyaliteit Gesloten systemen (vanuit organisatie zelf) Aanwezig, bijvoorbeeld de McGregor-kaart. Open systemen (zoals Airmiles) Aanwezig, bijvoorbeeld de Nationale Sportpas. Klantenkaart Klantenpas vervaardigen X Gezien, bijvoorbeeld met algemene passen. Als klantgegevens (naam, adres, woonplaats) op de pas gedrukt moeten worden, dan luidt het advies deze pas later toe te sturen. Het is dan immers vaak voordeliger de kaarten op een centrale plaats te vervaardigen, in plaats van in elk filiaal. 5
Identificatie o.b.v. barcode Wanneer de klant zijn kaart niet bij zich heeft, kan de betreffende klant ook gezocht worden. Identificatie o.b.v. handtekening Ongebruikelijk, dit gaat dan op basis van visuele inspectie. Identificatie o.b.v. magneetstrip Aanwezig, magneetstriplezer (hardware) uiteraard wel vereist. Identificatie o.b.v. pincode Aanwezig, mits met de juiste hardware, bijvoorbeeld via een touchscreen voor de klant. Spaarpunten Spaarkaart (met spaarzegels) Via promotiemodule Ja, bijvoorbeeld stempelkaart of Dukaten bij Blokker. Spaarsysteem (graag specificeren) X Spaarpunten bijwerken via kassa X Alleen inname en uitgifte. De daadwerkelijke administratie van de punten is maatwerk. Toekennen op artikelniveau 6
Toekennen per artikelgroep Toekennen o.b.v. aankoopbedrag Anders toekennen (zo ja, specificeren) X Bijvoorbeeld op tijdstip van aankoop: vroege vogel -aanbieding Verzilveren door verrekening nieuwe aankoop Verzilveren door verstrekken tegoedbon Spaarsaldo/punten afdrukken op kassabon Het aantal uit te keren/verdiende punten op de bon is standaard; wanneer ook het totaal weergegeven moet worden, is er sprake van maatwerk. cadeaubonnen Cadeaubonnen uitgeven Aanwezig; cadeaubon als artikel in kassa. 7
Cadeaubonnen volgen Aanwezig, op hoofdkantoor (dus niet per filiaal). Validatie cadeaubonnen mogelijk (zo ja, op welke wijze) Middels scannen barcode of invoeren van het nummer. Track and trace van bonnen is mogelijk, door middel van statustoekenning: mag verkocht worden, mag ingenomen worden, is ingenomen. Hiermee wordt fraude moeilijk gemaakt. Bij handmatige invoer van het nummer is er een etra check: dit wordt rood weergegeven zo lang het aantal cijfers niet juist is. tegoed-/waardebonnen Tegoed-/waardebonnen uitgeven Tegoed-/waardebonnen volgen Validatie tegoed-/waardebonnen mogelijk?(zo ja, op welke wijze) Gezien, barcode scannen of nummer invoeren. cadeaukaarten (pas) Cadeaukaarten uitgeven Cadeaukaarten volgen 8
Validatie cadeaukaarten mogelijk (zo ja, op welke wijze) Via chipkaartlezer. Eventueel via Intersolve (bank-)koppeling. klantorders+orders Orders vastleggen X Gezien, zowel voor winkel als voor een specifieke klant. Bijhouden orderstatus klantorders (met eventueel bericht aan klant bij statuswijziging) Maatwerk Klantorder direct naar inkoop besteladvies Maatwerk prijsopgaven Samenstellen prijsopgave (mag ook tijdelijke X bon zijn) Gezien, gaat via op rekening. Volgens Cow Hills komt dit eigenlijk niet voor, omdat het boekhoudkundig lastig is. Historie prijsopgave opvragen Status prijsopgaven bijhouden Maatwerk Gezien, basisfunctionaliteit via op rekening ; geavanceerdere opties zijn maatwerk. 9
ruilen en retourname Autorisatie retouren Het is ook mogelijk om met een percentage te werken, bijvoorbeeld: 10% van het oorspronkelijk bestede bedrag mag contant uitgekeerd worden. Tegoedbon afdrukken bij retour Opgave reden van betalen bij retourname Ruilen mogelijk via kassa De kassabon kan gescand worden met een barcodescanner om de transactie op te roepen op de kassa. kassaverkopen Wachtstand kassa (andere klant eerst helpen) Gezien, via kassa opvraagbaar of door een tijdelijke bon te scannen. Dit kan ook op andere kassa s. Meerdere kassaschermen (meerdere medewerkers op 1 kassa) Gezien, via inloggen/autorisatie. Dit kan bijvoorbeeld met een nummer, vingerafdruk of sleutel. Aanwezige backoffice functies Onderhoud-, reparatie- en Pompkosten serviceadministratie Aanwezig, via atelierkaart. Bijvoorbeeld vermaken van kleding e.d. 10
personeelsbeheer Provisieberekening Aanwezig, in de vorm van adviseurskosten (in kledingwinkels) en op basis van beloning in de vorm van verkopersnummer. rapportages Effecten promotionele acties X In combinatie met QlikView Via analysetool QlikView. Hele eenvoudige rapportages (statistieken) zijn wel standaard aanwezig. configuratie (rand)apparatuur Betaalautomaat koppelen (zo ja, specificeren welke) CCV, Banksys, Alphyra Klantendisplay koppelen (zo ja, specificeren welke) Alle merken w.o. NCR & Firich Barcodescanner koppelen (zo ja, specificeren welke) Alle merken w.o. Motorola, Opticon Bonnenprinter koppelen (zo ja, specificeren welke) Alle merken w.o. NCR & Epson 11
Barcode-/etikettenprinter koppelen (zo ja, specificeren Alle merken w.o. Intermec & Zebra welke) Vaker worden prijskaartjes centraal geprint en dan aangevraagd door de filialen; dat is goedkoper. portable data terminals (pdt) Koppeling portable data terminals Met scanner, zelfde look and feel als de kassa. Functies: goederen zenden, ontvangen en inventariseren. configuratie (rand)apparatuur Touchscreen koppelen (zo ja, specificeren welke) Alle merken w.o. NCR & Firich 12
artikelbeheer Verplichte artikelcombinatie X Centrale ERP systeem b.v. SAP of Dynamics Verplichte combinaties zoals verwijderingsbijdrage, maar ook optionele zoals stofzuigerzakken. Kan ook via het centrale ERPsysteem. voorraadgegevens Instellen van minimale/maimale bestelniveau's (instelbaar per maand i.v.m. seizoensinvloeden) Centrale ERP systeem b.v. SAP of Dynamics Minimum voorraad Centrale ERP systeem b.v. SAP of Dynamics Maimum voorraad Centrale ERP systeem b.v. SAP of Dynamics voorraadinformatie Rapportage snellopers (zo ja, specificeren) X Eenvoudige rapportages zijn aanwezig, geavanceerde via koppeling met ERP-systeem. Rapportage langzaamlopers X Eenvoudige rapportages zijn aanwezig, geavanceerde via koppeling met ERP-systeem. 13
rapportages Omloopsnelheden (ABC analyses, hardlopers, langzaamlopers) In combinatie met QlikView verwerken inkooporders Orders elektronisch aanleveren aan leverancier of inkooporganisatie (aanleveren via EDI, internet of webservices) Aanwezig, via centrale organisatie (hoofdkantoor). X 14
5. Demonstratie branchespecifieke POS-functionaliteiten boekenbranche ISBN nummer Schoolboekenadministratie Bundellijsten t.b.v. TPG Catalogus maken voor klanten Rapportage per NUR, code, groep en selectie Abonnementenregistratie Selecteren op NUR, auteur, uitgever en status 15
Koppeling Boekbalie.nl 2e hands boeken registratie Overzichten per titel, ISBN, auteur, uitgever Inventarisatiestickers per NUR, code, rubriek Nugi (genre aanduiding) Uitgever per boek Auteur per boek 16
Indicatie herdruk Indicatie niet leverbaar Elektronisch bestellen Uniforme artikelbestanden schoolboeken Besteladvies o.b.v. schoolboekenpakketten Verkoopprijs nieuw, gebruikt en verhuurprijs Systeem bepalen verkoop- en verhuurprijzen 17
Aanmaken bestelformulier Vastleggen bestellingen Vastleggen verkoop en verhuur Vastleggen verhuurrechten Pakbon/factuur per leerling Aanmaken inleverlijsten Barcode op inleverlijsten Boeken ontvangen artikelen o.b.v. inleverlijsten 18
Digitaal inlezen inleverlijsten Rapportage (overschrijding) inleverdata Bericht bij overschrijding inleverdata Boek factureren bij overschrijden inleverdata Kosten factureren bij overschrijden inleverdata retouren Lijst van retouren o.b.v. voorraad of retourdatum Aanmaken van retouraanvragen 19
Verwerken retourpermissie Vastleggen retourzendingen en retourdocument Koppeling met CB-Link mbt retourberichten Koppeling met Libridata mbt retourberichten Vastleggen van de historie Termijn van retour Controle creditnota 20
cd-zaken Uitgiftepunt concertkaartjes maatwerk Vergelijkbaar met uitgifte telefoonkaarten, tegoedbonnen. Nationale DVD/CD-bonnen Aanwezig, barcode scannen. Via koppeling met Intersolve technologies Automatisch assortiment wijzigen n.a.v. neeverkopen Koppeling algemene album databanken Nationale Entertainment Card Aanwezig, als randapparatuur geschikt is met deze card te werken. Cross-selling muziekstijlen 21
kleding, schoenen en sportartikelen Maatbalken (meerdere) Kleurbalken Inkoopbudget per maat en per kleur X Centrale ERP systeem b.v. SAP of Dynamics Kledingreparaties Maatvoering Meerdere maatbalken Vrij aantal maten per maatbalk Voorbereid in database, maar nog niet in gebruik. Specifieke maatbalken lingerie 22
Specifieke maatbalken schoenen Gebruik standaard maatverdeling Voorraad op maatniveau Met name voor andere filialen, maar kan ook voor eigen winkel. Prijsranges Ja, wordt meestal centraal aangeleverd. Maatbalken 2-dimensionaal Alle combinaties of twee dimensies, afhankelijk van de aanlevering. assortimenten Model In de database kan het, maar hangt af van aanlevering. Kleuren In de database kan het, maar hangt af van aanlevering. Maten In de database kan het, maar hangt af van aanlevering. 23
Materialen In de database kan het, maar hangt af van aanlevering. Kopiëren assortimentsgegevens Centrale ERP systeem b.v. SAP of Dynamics Afprijzen bij seizoensovergang Wordt centraal bepaald. wit- en bruingoedzaken Energielabel per product 24
6. Demonstratie POS-functionaliteiten m.b.t. ketendigitalisering goederenontvangst Ontvangst via elektronische pakbon binnenboeken X Gezien, zowel tussen filialen als van hoofdkantoor. Kan ook direct met leveranciers. Levi s werkt bijvoorbeeld met twee berichten: één naar het hoofdkantoor en één naar de transporteur. openstaande posten administratie Autom. betalingen aan leveranciers (Minimaal betalingsvoorstel en opdrachten voor de bank t.b.v. telebankieren) Dit wordt allemaal door het centrale hoofdkantoor via het ERP-systeem geregeld. Centrale ERP systeem b.v. SAP of Dynamics Elektronische bankafschriften verwerken (Zowel inlezen als automatisch Centrale ERP systeem b.v. afletteren van de elektronische bankafschriften). SAP of Dynamics Dit wordt allemaal door het centrale hoofdkantoor via het ERP-systeem geregeld. 25
elektronische uitwisseling artikelgegevens Import elektronische artikelmutaties leveranciers (zo ja, specificeren welke) Centrale ERP systeem b.v. SAP of Dynamics Wel automatisch van hoofdkantoor naar de filialen. Dit gaat via een XML-importmodule, waarvoor de specifieke vertaling moet worden ingericht. elektronische uitwisseling artikelgegevens Eport artikelgegevens (zo ja, specificeren) Centrale ERP systeem b.v. SAP of Dynamics belastingdienst+checklist afrekensystemen Is de Auditfile Afrekensystemen (XAA) opgenomen?betreft de standaard XML indeling van kassatransacties en bijbehorende gegevens. In afwachting van verzoek klant 26
elektronische uitwisseling (kassa)verkoopgegevens Overige import/eport (Specificeren) Via XML Onderdeel van implementatie. voorraad filialen Voorraad filialen onderling raadplegen voorraadgegevens Raadplegen voorraad centraal magazijn interfiliaalverkeer Centraal artikelen/prijzen filialen onderhouden (vanuit hoofdkantoor) X 27