Traject Samenvoeging personeelsdiensten Stad & OCMW Lokeren
Lokeren Stad met centrumfunctie: 40.468 inwoners 3 stedelijke basisscholen, kunstacademie, cultureel centrum, 4 sporthallen, zwembad, 2 woonzorgcentra, ziekenhuis
Personeelsinzet 286 FTE 393 medewerkers 289 FTE 398 medewerkers 575 FTE 791 medewerkers Stad OCMW Samen (excl onderwijs, politie)
Integratie en samenwerking: terugkerend verhaal 2007 Integratie ICT diensten
Integratie en samenwerking: terugkerend verhaal 2007 Integratie ICT diensten 2008 Centralisatie welzijnszaken Sociaal Huis
Integratie en samenwerking: terugkerend verhaal 2007 Integratie ICT diensten 2008 2009 Centralisatie welzijnszaken Sociaal Huis Rechtspositieregeling als aanzet voor samenwerking personeelsdiensten
Integratie en samenwerking: terugkerend verhaal 2007 Integratie ICT diensten 2008 Centralisatie welzijnszaken Sociaal Huis 2009 Intussen Rechtspositieregeling als aanzet voor samenwerking personeelsdiensten Samenwerkingen communicatie, aankoopdienst, technische diensten
Integratie en samenwerking: terugkerend verhaal 2007 Integratie ICT diensten 2008 Centralisatie welzijnszaken Sociaal Huis 2009 Intussen 2013 Rechtspositieregeling als aanzet voor samenwerking personeelsdiensten Samenwerkingen communicatie, aankoopdienst, technische diensten Beleidsverklaring: integratie personeelsdiensten, financiële diensten, groendiensten, IDPBW, G-MAT
Beslissingsproces (2011) Externe audit personeelsdienst OCMW Schaalvoordelen? ja en nee personeelsbeheer sturende processen talentprocessen juridische ondersteuning Ambiëren wij een hoger niveau op HR-vlak?
Beslissingsproces (2012) Interne studie sterkte/zwakte analyse van beide personeelsdiensten Pro en Con bij een eventuele samenvoeging Eerste randvoorwaarden voor samenvoeging
Pro en Con bij samenvoeging Problemen m.b.t. Afstemming Opvolging Sturing Verlies veldkennis Onzekerheid bij personeel Specialisatie en bundeling van expertise Flexibiliteit en continuïteit binnen de dienstverlening Meer en beter inzetten op een hedendaags HR beleid
Randvoorwaarden voor succesvolle samenvoeging 1 locatie 1 softwarepakket 1 organisatietype Voldoende tijd geven aan het proces Geleidelijke kennismaking medewerkers (informeel, vóór samenvoeging) Maximale betrokkenheid medewerkers
Implementatie samenvoeging: 1 (2013) stappenplan Op zoek naar gezamenlijke huisvesting 2 (2013) 3 (2013) 4 (jan 14) 5 (okt 14) 6 (2014- ) Uittekenen structuur / bezetting nieuwe personeelsdienst Start uniformering processen en werkwijzen Uitvlaggen personeelsdienst AZL - Diensthoofd stad neemt leiding waar in OCMW Fysieke samenvoeging invoering nieuwe structuur Verderzetting uniformering processen en werkwijzen Communicatie betrokkenheid
Sociaal huis: uitbreiding personeelsdienst OCMW & AZL
Stad OCMW Team personeelsbeleid Team personeelsbeheer Aansturing: 1 leidinggevende per team (A-niveau), waarvan 1 overkoepelend (vanuit team Personeelsbeleid)
4,85 fte 2,8 fte 6,14 fte 8 fte 10,99 fte 10,80 fte
Levende remediëringstabel Oplijsting van alle verschillen die tussen beide diensten worden vastgesteld (> 100) verschil? : werkwijze, reglement, interpretatie RPR, interpretatie reglement, Doelstelling: 1 proces / 1 werkwijze per item Items: label belangrijk/dringend Overleg op personeelsdienst en in HR stuurgroep Prioritair vóór samenvoeging: gezamenlijk reglement prikklok, zelfde openingsuren
Januari 14: Verhuis personeelsdienst AZL Februari 14: Verhuis diensthoofd stad naar OCMW September 14: aanwerving diensthoofd personeelsbeheer Oktober 14: Verhuis personeelsdienst stad naar OCMW
Prioritair na samenvoeging: Notuleringswijze raden, CBS, vast bureau, Organisatietype (dossier georiënteerd >< proces georiënteerd) Software: loonmotor + HR Overige: Arbeidsreglement Continu proces: kleinere en impactvollere wijzigingen in werking personeelsdienst
1 jaar fysieke samenvoeging Uniformering prioritaire zaken: voltooid Uniformering overige processen en reglementen: +/- 60% gerealiseerd Zelfde organisatietype voor administratie Loonmotor en HR software: implementatiefase streefdoel 1/1/2016 Gereduceerde rol juridische werkgever voor personeel PD (bv dossierbeheer, wegwerken achterstanden, personeelsbeleid, )
1 jaar fysieke samenvoeging 1 dienst 1 personeelsloket Realisaties nieuw team personeelsbeleid: Opzet integraal actief aanwezigheidsbeleid Hertekening selectiegebeuren Functiebeschrijvingen OCMW Actief vormingsbeleid over organisaties heen Gezamenlijk arbeidsreglement Meer tijd voor individuele loopbaanbegeleiding Meer tijd voor PR (jobbeurzen, open bedrijvendag, ) Communicatie: gezamenlijke personeelsnieuwsbrief
Overige uitdagingen Cultuurverschillen tussen beide organisaties en beide personeelsdiensten 1 dienst > < 2 besturen Evolutie naar gelijke rol personeelsdienst binnen 2 besturen Werken naar uniformiteit keuzes maken in veranderende, soms nog onduidelijke omstandigheden
Conclusie