28/9/2016 WebCenter SIG Oracle Documents Update Agenda Introductie Electronisch ondertekening - Hoe werkt het - Hoe krijg je het werkend Metadata Vragen 28 september 2016 1
28 september 2016 2
Dienstverlening Qlouded Inkoop licenties/abonnementen Implementatie begeleiding initiele inrichting/configuratie migratie/in gebruikname training beheerders en gebruikers Ondersteuning bij gebruik tweedelijns support advisering gebruik & updates Realisatie integraties & add-on s Oracle Documents Cloud Service Blog https://qlouded.wordpress.com/ 28 september 2016 3
https://cloud.oracle.com/home 27 september 2016 4
Oracle s Content and Collaboration https://cloud.oracle.com/en_us/documents 28 september 2016 5
Oracle Documents Cloud Service, vergelijkbare producten 28 september 2016 6
EFSS Electronic File Share and Synchronisation 27 september 2016 7
Oracle Documents Cloud Service Updates Oracle Social Network: Contacts, Conversations, Flags, Messages Annotaties Oracle Sites Cloud Service Out of the box integratie met Process Cloud / Eloqua Cloud New responsive browseruser interface Outlook Plugin / Radial menu Microsoft Office Analytics: overzichten van gebruik Videostreaming Metadata Electronic signing (third party Hellosign) 28 september 2016 8
Electronic Signing - Hellosign Introductie Hellosign Overzicht integratie Oracle Documents Demo werking voor einduser Uitleg Werking / Architectuur / Randvoorwaarden Configuratie Vragen 28 september 2016 9
Introduction Hellosign Legally binding Electronic Signatures US company Cloud Service (AWS) Stand alone solution esignature API Out of the box integrations GoogleApps, Dropbox, Box, Slack, Salesforce,, Oracle https://www.hellosign.com/info/tour http://blog.hellosign.com/hellosign-number-one-esignature-solution-for-smbs-and-mid-market-businesses/ 28 september 2016 10
Functionaliteit Hellosign (1) Templates - door meerdere partijen te ondertekenen, - aanpasbaar - email vanuit Hellosign Links - door één partij te tekenen, - zelfde voor allen, - link in eigen email, website te plaatsen Company branding Team management/ controls 28 september 2016 11
Functionaliteit Hellosign (2) Proces control: tekenvolgorde te bepalen Overzicht documenten - Drafts - Out for signature - Awaiting own signature - Completed Email notificatie Email status updates Audittrail in document Engelstalig 28 september 2016 12
Security, Legal Hellosign https://www.hellosign.com/info/security Encryptie: SSL en AES - 256 bit opslag Datacenter: SAS70 Type II, SSAE 16 facility ISO27001 certification https://www.hellosign.com/info/legal Compliance: U.S. Electronic Signature in Global and National Commerce Act of 2000 (ESIGN), Uniform Electronic Transactions Act (UETA), European Union eidas (EU No.910/2014) regarding electronic signatures and transmissions (eidas stands for EU REGULATION No 910/2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the European internal market. It repeals Directive 1999/93/EC). 28 september 2016 13
Integratie Oracle Documents - Hellosign Request signatures straight from Oracle Documents Cloud Bewerken document ter ondertekening Verzenden document via Hellosign Status overzicht in Oracle Documents Email notificatie vanuit Hellosign Terughalen getekend document in Hellosign 28 september 2016 14
DEMO 28 september 2016 15
Werking Oracle Documents - Hellosign 1. Gather signature 2. Copy document to hellosign 1 3. Prepare document 4. Email to signer(s) 5. Signing 6. Notifications 6 3 7 2 8 4 5 4 7. Get signed file 5 8. Copy signed document to Oracle Documents 28 september 2016 16
Configuratie Oracle Documents - Hellosign Benodigd - Hellosign account incl. API! - Hellosign plug-in Oracle Docuemnts(JSON file) Installatie - Administration, Applications tab - Add plugin Configuratie/maatwerk - Edit optie op JSON file 28 september 2016 17
DEMO 28 september 2016 18
Samenvatting integratie Oracle Documents - Hellosign Positief Eenvoudige installatie Gebruikersvriendelijk voor verzender en ontvanger Goede notificaties vanuit Hellosign Geen uploads/downloads Voldoet aan esignature standaarden grote speler in Amerika, veel klanten Aandachtspunten Kopie document naar Hellosign Cloud Kinderziektes Nog geen templates/links vanuit OracleDocuments Ondertekend of verstuurd ter ondertekening in OracleDocuments niet beschermd/gekenmerkt Geen signer authenticatie 28 september 2016 19
Oracle Documents - Metadata Introductie metadata Nu beschikbare functionaliteit Demo Vragen 28 september 2016 20
Oracle Documents - Metadata https://nl.wikipedia.org/wiki/metadata 28 september 2016 21
Oracle Documents Metadata functionaliteit (1) Definieren metadata collecties door administrators (user metadata collecties aangekondigd) Metadata in types: text, datum, getal. Geen list of values Defaultwaardes mogelijk Eén of meerdere collecties toe te kennen aan documenten Geen verplichte invoer van metadata afdwingbaar Metadata invoer en raadpleging in apart venster in viewing modus bestanden 28 september 2016 22
Oracle Documents Metadata functionaliteit (2) Zoeken op waardes metadata via algemene zoekfunctionaliteit en altijd in combinatie met andere zoekresultaten Zoeken op meerdere waardes mogelijk (AND niet OR) Metadata collecties ook toepasbaar op mappen: - documenten in (sub)map krijgen default waarde van de map - bij aanpassen waarde in map wijzigen de waardes van documenten voorzover deze niet zijn aangepast voor het document Metadata functionaliteit ook volledig via REST API s benaderbaar - Definitie/Raadplegen/Manipulatie 28 september 2016 23
DEMO http://docs.oracle.com/cloud/latest/documentcs_welcome/w CDRA/api-Metadata%20Collection.html 28 september 2016 24
Oracle Documents Metadata samenvatting Aandachtspunten Eerste versie: Zoeken in interface (te) beperkt Alleen zichtbaar/invulbaar in viewing modus browser (niet in mobile apps) List of values ontbreekt nog Verplichte invoer niet afdwingbaar Business rules voor afleidbare waardes niet mogelijk Sterke punten Eenvoudig aan te maken en te gebruiken Grondige generieke opzet zoals meerdere collecties & defaultwaardes Volledig API enabled, aanvullende functionaliteit zo realiseerbaar: - bijv synchronisatie backend - add-ons voor purging - integratie andere cloud services Onderscheidend t.o.v. concurrentie 28 september 2016 25
Blog Oracle Documents Cloud Service 28 september 2016 26