Handleiding Resultaatmeetsysteem en Mezzedo.nl voor aanbieders (Versie juli 2014) 1
Inhoud Wat is het Resultaatmeetsysteem?... 3 Cliënten stimuleren mee te doen... 3 Over de handleiding... 4 Deel I - Uitleg gebruik Resultaatmeetsysteem... 5 Twee onderdelen, één systeem... 5 E-portal... 5 Het Resultaatmeetsysteem en Mezzedo in schema:... 5 Voordat u start (!).... 6 Inloggen op het Resultaatmeetsysteem... 8 Het systeem vullen... 9 Vullen van het systeem met medewerkers... 9 Vullen van het systeem met deelnemers... 11 2
Wat is het Resultaatmeetsysteem? Het Resultaatmeetsysteem en Mezzedo is een zogenoemd Elektronisch Platform (eplatform), een digitaal hulpmiddel voor deelnemers aan zorg of hulpverleningsprogramma's Gebruikers van het systeem - zowel deelnemers als ook medewerkers - kunnen via internet en e-mail informatie invoeren, beheren en delen. Het persoonlijk dossier van iedere deelnemer is opgeslagen in de elektronische portal Mezzedo. Via www.mezzedo.nl krijgt hij of zij een eigen digitale kluis. Deze kluis is bedoeld voor het bewaren en ordenen van informatie van de deelnemer die hij of zij via de antwoorden op vragenlijsten zelf heeft aangegeven. Het gaat bijvoorbeeld om eigen doelstellingen, evaluaties, resultaten of een zelfscore op de speciaal ontwikkelde matrix om zelfredzaamheid te inventariseren vanuit het perspectief van de deelnemer: De Mezzedo matrix. Voor het invullen van vragenlijsten krijgt de deelnemer een uitnodiging via Mezzedo.nl. De toegang tot de persoonlijke kluis door de deelnemer is geregeld via een zelfgekozen en geheim wachtwoord in combinatie met een e-mailadres of zelfgekozen gebruikersnaam met een geheim wachtwoord. Zo kan uw cliënt op ieder moment zijn of haar eigen dossier raadplegen en kan hij of zij beslissen welke informatie ter beschikking komt voor anderen. Ook kan hij of zij toestemming geven voor het geanonimiseerd gebruik van zijn of haar gegevens voor onderzoek. Cliënten stimuleren mee te doen Het wordt steeds gebruikelijker dat deelnemers aan zorg en of welzijnsprogramma's door aanbieders gestimuleerd en zo mogelijk ook gefaciliteerd worden om deel te nemen aan programma's die hen stimuleren om zelf de regie te nemen. Het Resultaatmeetsysteem is speciaal ontwikkeld om cliënten te ondersteunen in hun stappen naar zelfregie en meer... Onderdeel van het Resultaatmeetsysteem is de zogenoemde Mezzedo Matrix. Met deze matrix wordt op 12 domeinen aan deelnemers gevraagd hun mate van zelfredzaamheid te scoren en om aan te geven hoe ze dit denken te verbeteren. Zie voor info ook de site www.resultaatmeetgroep.nl 3
Over de handleiding De handleiding bestaat uit 2 gedeeltes, een deel voor de aanbieder(s) en een deel voor deelnemers. In dit deel voor de aanbieders wordt uitgelegd hoe het Resultaatmeetsysteem is opgebouwd en wordt stap voor stap uitgelegd hoe u deelnemers in het systeem kunt invoeren. 4
Deel I - Uitleg gebruik Resultaatmeetsysteem Twee onderdelen, één systeem Het resultaatmeetsysteem is opgebouwd uit twee verschillende onderdelen onderdeel A en onderdeel B - die samen één geheel vormen. Het feitelijke Resultaatmeetsysteem is onderdeel A. Hierin is alle informatie over deelnemende aanbieders en de deelnemende cliënten opgeslagen. Daarnaast is er een elektronisch portal (e-portal) voor cliënten en aanbieders, dat onderdeel B noemen we Mezzedo (Afgeleid van meer zelf doen...) E-portal De naam van het E-portal voor cliënten is Mezzedo. In deze portal kunnen cliënten bijvoorbeeld de Vragenlijsten van aanbieders/begeleiders inzien en ook andere Documenten. Een voorbeeld hiervan zijn de samenvattingen van de ingevulde vragenlijsten: deze vinden cliënten terug onder de knop Documenten. Het Resultaatmeetsysteem en Mezzedo in schema: Resultaatmeetsysteem Beheer: Resultaatmeetgroep of nader te bepalen derden Eigenaar: Stichting Resultaatmeetgroep Opdrachtgevesr: Bijv Zorgverzekeraar VGZ, Centrumgemeente Venlo, DWI Amsterdam, Federatie Landbouw en Zorg en...? 5
Voordat u start (!). De ontwikkelingen op het gebied van software gaan razend snel. Dat heeft o.a. tot gevolg dat iets oudere internet-browsers, waaronder de veel gebruikte browser van Microsoft (Internet Explorer), herkenbaar aan het tekentje: meer goed aansluit bij nieuwe programma's., niet altijd Daarom brengt Microsoft regelmatig nieuwe versies van Internet Explorer op de markt. Als u, de door u aangemaakte contactpersoon of uw deelnemer met een versie van Explorer werkt die ouder is dan versie 9 werkt het resultaatmeetsysteem en of Mezzedo niet goed. Dit is meestal het geval als er nog met Windows XP wordt gewerkt. We adviseren in dat geval om Google Chrome of Firefox te downloaden, het normale gebruik van de computer verandert hierdoor niet! Zoek via uw browser naar Google Chrome of naar Fire fox en kies een van de down loads: Klik een van de opties aan en klik dan op downloaden Klik op accepteren en installeren. U krijgt hierna een melding dat de installatie klaar is en de browser is nu klaar voor gebruik. 6
Alleen als u naar het resultaatmeetsysteem of naar Mezzedo wilt kunt u Google Chrome of Fire Fox onder aan uw scherm aanklikken en dan deze browser gebruiken. Uiteraard staat het u geheel vrij om vaker van deze browser te maken maar dat hoeft niet! U bent nu klaar voor het gebruiken van het resultaatmeetsysteem en Mezzedo. Veel succes! 7
Inloggen op het Resultaatmeetsysteem Om het Resultaatmeetsysteem en Mezzedo te laten functioneren moeten eerst de gegevens van de betreffende partij zijn ingevuld. Daarna kan een contactpersoon van een instelling zelf deelnemers invoeren. De manier waarop het systeem wordt gevuld kan per klant verschillen. In deze handleiding wordt er vanuit gegaan dat de Resultaatmeetgroep een klant heeft uitgenodigd En dan kan het systeem worden gevuld en kan het gaan draaien. Stap 1. Stap 2. U bent via een mailbericht uitgenodigd om deel te nemen aan het Resultaatmeetsysteem. Ga dan naar de internetpagina www.resultaatmeetsysteem.nl. U ziet het volgende: Stap 3. Schrijf in het vlak achter Gebruikersnaam uw mailadres waarop u bent uitgenodigd om mee te doen. Schrijf in het vlak achter Wachtwoord uw eigen unieke en geheime wachtwoord. Schrijf in het vlak achter Antwoord het woord dat u afgedrukt ziet, in dit voorbeeld is dat het woord verkeerd. 8
Het systeem vullen met deelnemers Vullen van het systeem met medewerkers Dat wil zeggen: vullen met de namen en contactgegevens van alleen die medewerkers die ook echt moeten werken met het resultaatmeetsysteem. In onderstaand voorbeeld is Het Leger des Heils (Housing First Limburg Midden en Noord) als aanbieder aangemeld. Let op het logo. U kunt hier uw eigen logo downloaden. Stap 1. Klik op het tabblad Contactpersonen. Zie het eerstvolgende plaatje. U kunt nu zelf een contactpersoon aanmaken en deze persoon een uitnodiging sturen om als "beheerder" deel te nemen aan uw Resultaatmeetsysteem. Bijvoorbeeld: een medewerker van de cliëntenadministratie en/of één of meerdere case managers. 9
Stap 2. Nadat alle velden zijn ingevuld klikt u op: OPSLAAN Stap 3. Klik hierna op de knop Uitnodiging sturen om de perso(o)(n)(en) via de mail uit te nodigen. Herhaal stap 1, 2 en 3 voor elk contactpersoon annex " beheerder" die u wilt laten meedoen. 10
Vullen van het systeem met deelnemers Na de voorgaande stappen is het Resultaatmeetsysteem klaar voor het toevoegen van deelnemers Stap 1. Klik op het tabblad Deelnemers. Zie onderstaand plaatje. Namen zijn niet zichtbaar in verband met de bescherming van de privacy van de deelnemers Stap 2. In het tabblad Deelnemers ziet u links de knop Toevoegen. Klik op deze knop Toevoegen om een nieuw deelnemer toe te voegen. U ziet deze afbeelding: Let op: Nu vraagt het systeem eerst om een BSN-nummer (BSN) en een e-mailadres. Het BSN is verplicht, het e-mailadres niet. De reden waarom het systeem dit vraagt is ter controle of de deelnemer al bestaat op het platform. 11
(Mogelijk is uw deelnemer al door een andere zorgaanbieder of door Mezzedo aangemeld). Op basis van het BSN gaat het systeem controleren of dit zo is. Zo ja, dan worden de gegevens automatisch voor u opgehaald. Stap 3. Via het tabblad Deelnemers kunt u uw deelnemers invoeren en uitnodigen. Het uitnodigen kan op twee manieren, namelijk: 1. Via een email 2. Per brief Bij het invoeren van gegevens zijn een aantal velden verplicht, zoals: 1. BSN 2. Achternaam 3. Geboortedatum 4. In "zorg" waarmee de datum waarop een deelnemer bij de instelling of de betreffende afdeling is gestart wordt bedoeld Stap 4. Voer bij elke deelnemer de gegevens in en klik hierna op Opslaan. Naam is niet zichtbaar in verband met de bescherming van de privacy van de deelnemer Extra informatie bij stap 4. Als u geen e-mailadres invoert krijgt u een knop Brief weergeven te zien. Als u hierop klikt, wordt er een PDF-document gedownload. Deze pdf is een brief gericht aan de deelnemer. In deze brief staat onder andere een unieke code die een deelnemer nodig heeft om zich bij Mezzedo.nl aan te melden. Het logo van uw 12
organisatie verschijnt automatisch in de koptekst naast het logo van de Resultaatmeetgroep. De volgende brief wordt automatisch aangemaakt voor het Housing First project van het Lege des Heils in Limburg noord (Centrumgemeente Venlo) in Limburg Noord. Naam is niet zichtbaar De brief wordt automatisch voorzien van het logo van de betreffende aanbieder. 13
Naam is niet zichtbaar in verband met de bescherming van de privacy van de deelnemer. Als u het e-mailadres van de deelnemer wel invult wordt er direct na het Opslaan van de deelnemer een mailbericht gestuurd met daarin een uitnodiging tot deelname aan Mezzedo.nl. Naam is niet zichtbaar in verband met de bescherming van de privacy van de deelnemer Stap 5. U kunt voor elke deelnemer via het tabblad Actieregels zien of deze deelnemer de uitnodiging heeft geaccepteerd. U kunt een actieregel zelf bewerken. Bijvoorbeeld als u ziet dat een deelnemer de uitnodiging niet geaccepteerd heeft kunt u via de actieregels een herinnering sturen. Dan gebruikt u bijv. de actie Herinnering tot deelname. Desgewenst kunt u dat na verloop van tijd nog eens herhalen. 14
Let op! Dit kan alleen als er nog géén vinkje staat onder de kolom Uitgevoerd voor de actie die u wilt bewerken. Stap 6. Let op! Via het tabblad Vragenlijsten kunt u zien welke vragenlijst het systeem heeft klaar gezet voor de deelnemer. U hoeft zelf niet op de knop uitnodiging sturen te klikken, dit doet het systeem voor u. Zie het plaatje hierna. Naam is niet zichtbaar in verband met de bescherming van de privacy van de deelnemer. Stap 7. Als een deelnemer een verslag met u deelt, kunt u deze onder het tabblad Verslagen terugvinden. Let op: De deelnemer moet dan wel eerst vanuit zijn eigen Mezzedo- account toestemming hebben gegeven om een verslag te delen met u. Naam is niet zichtbaar in verband met de bescherming van de privacy van de deelnemer. 15
Het helpt erg als u uw deelnemers stimuleert om mee te doen. U kunt ook overwegen ervaringsdeskundigen te vragen om uw cliënten te helpen actief te worden in Mezzedo. De Resultaatmeetgroep is graag berid u in deze te adviseren. Voor meer informatie over het Resultaatmeetsysteem etc. kunt u terecht bij www.resultaatmeetgroep.nl Het team van de Resultaatmeetgroep wenst u veel succes. 16