NAF Insight Visie Ordina op architectuurprincipes Roel Wagter De Meern, 6 juli 2009
Opbouw presentatie Principes binnen een methodisch kader Innovatieprogramma GEA Resultaten Visie Praktijkvoorbeeld 2
Principes binnen een methodisch kader: Innovatieprogramma GEA 2 3 4 5 Visie 6 8 6 Producten 7 9 Mensen Middelen Dienst Justitiële Inrichtingen 3
Resultaten GEA 4
Basismodel Visie Producten Mensen Middelen www.groeiplatformgea.nl 5
Sturen op samenhang Succes start met goede beslissingen van bestuurders: Randvoorwaarden voor goede beslissingen: Belangen van alle stakeholders in beeld Samenhang in deze belangen Zicht op impact van bedrijfsvraagstukken Oplossingsrichtingen en aanpakkeuzen integraal ontwikkeld Wat bieden wij? GEA biedt een instrument dat bestuurders helpt beslissingen in juiste samenhang te nemen Hoe? Aanbrengen van focus op samenhang in de processen die oplossingen creëren voor belangrijke bedrijfsvraagstukken! 6
Een andere blik op dezelfde bestuurstafel Visie Enterprise Architectuur Missie Doelen Strategie Diensten Producten Perspectief Kernmodel Informatie Kernbegrip Organieke Richtinggevende uitspraak Principe Techn. Infra Etc Klant Kennis Relevante relatie 7
Samenhang voorbeeld Visie Missie Doelen Strategie Diensten Producten General nterprise Architecturing Perspectief Informatie Kernmodel Kernbegrip Relevante relatie Organieke Richtinggevende uitspraak Principe Techn. Infra We acquireren alleen organisaties met cutting edge kennis passend bij onze speerpunten Acquisities Klant Kennis niet zelf innovatietrajecten uitvoeren Focus bij kennismanagement ligt op kennis-integratie 8
Relatie richtinggevende uitspraken en principes Richtinggevende uitspraken Principes (subset van richtinggevende uitspraken) Ongeschreven wetten Doelen (korte en lange termijn) KPI s, etc. 9
Principes: acroniem NORIA (4) Architectuurproducten: Sjabloon Principenaam: voor principes (conform xxxxxxxxxxx TOGAF) Datum laatst bijgewerkt: Goedgekeurd door: Status: Omschrijving: Rationale: xx-xx-xxxx xxxxxxxxxxxxx in ontwikkeling/goedgekeurd/vervallen xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Implicaties:. xxxxxxx 2. xxxxxxx 3. xxxxx Alternatieven: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Blad van x 0
Enterprise architectuur richtinggevend diepere niveaus Visie Missie Doelstellingen Doelen Strategie Productenen diensten portfolio Uitwerking valt buiten GEA Informatiearchitectuur Informatie Diensten Producten Procesarchitectuur Functiegebouw Organieke Kernwaarden manifest Techn. Infra Kennis Kennistaxonomie Infraarchitectuur Etc Klant Doelgroepen
GEA-processen en -producten Context producten Kernwaarden Doelstellingen Visie-/ strategienota s Beleidsnotities -notulen Jaarverslagen GEA-visie/ -sjablonen, -standaarden Opstellen GEA-gebouw Missie Visie Strategie Doelstellingen Informatie Organieke Techn. Infra GEA-gebouw Etc Diensten Producten Klant Kennis Integrale verbandanalyse Impactanalyses bedrijfsvraagstukken Strategieanalyses Relevante relaties Integrale oplossing -aanpakkeuze Strategie-impact Onderhoud / beheer Opstellen PGSA / PSA Opstellen aspectarchitectuur Programma-/ projectevaluatie Verlenen vergunningen GEA-gebouw release PGSA/PSA Ketenarchitectuur Toetsingsverslag architectuurprincipes Startvergunning programmafase Initialiserend Adviserend Voorschrijvend Beherend 2
T A A K G E B I E D E N GEA Competentiematrix y-as + x-as gerelateerd G A C O M P E T E N T I E P R O F I E L correlatie 20 dec 2007 (in proc.) Competenties Enterprise Architect / Taakgebieden Enterprise Architectuurfunctie Kennis & Inzicht Vakkennis Branchekennis Relevante werkervaring Academisch denk- en werkniveau Attitude Resultaatgericht Organisatiesensitiviteit Flexibiliteit Ambitieus C O M P E T E N T I E S Basisscore Enterprise Architect 2.3 2.3 5.9.2 2.9 32.7 3.4 5.6.0 0.2 4.9 0.0. 6.5 5.2 0.3 6.4 4..3 5.6 9.5 0.0 9.3 4.2 3.3 7.2 96 Procentuele score 2.8 2.4 6..2 3.0 34.0 3.5 6.2.0 0.2 5. 0.0. 6.8 53.2 0.3 6.7 4.3.4 5.8 9.9 0.0 9.7 4.4 3.4 7.5 00 Initialiserend & mobiliserend Organiseren sessies 0 0 8 3 0 7 23 0 2 29 8 2 32 32 7 5 3 7 0 0 2 5 0 255 0 32 Inventariseren G A-elementen 5 5 2 7 2 5 5 3 7 4 0 5 0 3 2 2 5 5 7 0 8 7 0 37 4 5 Opstellen G A gebouw 2 7 8 0 7 7 4 5 4 0 22 0 7 0 2 3 3 0 3 5 25 8 2 8 25 Adviserend Integrale verbandsanalyses 0 22 5 28 0 9 4 5 0 4 7 3 0 7 5 0 0 8 5 5 2 0 20 28 8 28 Impactanalyses bedrijfsvraagstukken 7 8 8 5 8 4 7 5 7 5 8 2 5 0 2 5 2 7 2 5 3 8 233 8 Strategie-analyses 7 22 0 7 5 7 7 5 0 9 9 20 0 5 3 2 2 2 7 3 23 2 7 242 0 23 Kaderstellend Opstellen PGSA s 20 3 5 8 22 5 7 7 5 9 5 2 7 3 2 5 8 8 3 5 8 2 202 7 22 Opstellen deel-, domein-, aspectarchitecturen 8 7 0 7 7 2 4 3 3 5 7 7 2 3 2 5 2 2 8 0 7 0 8 58 3 8 Uitvoeren programma- en projectevaluaties 2 0 5 0 7 0 4 8 7 7 7 2 2 7 3 2 7 5 3 7 0 0 5 08 3 Verlenen vergunningen 2 2 0 0 3 3 4 3 8 5 7 0 2 3 0 5 22 2 0 5 2 0 0 78 22 Beherend Onderhouden G A-gebouw 3 0 5 0 5 2 5 2 2 2 8 0 8 0 7 7 2 0 3 2 2 5 0 99 3 8 Sturend G A-planning 0 5 0 0 2 5 9 2 5 0 7 3 3 3 25 7 2 7 3 0 3 2 6 5 3 G A-toetsing 3 0 5 3 7 0 4 0 7 4 0 0 7 3 2 2 7 3 3 0 8 0 0 77 2 G A-bijsturing 2 0 8 2 7 5 5 5 7 2 0 4 5 3 20 2 2 3 7 2 2 0 23 4 20 Aantal maal competentie > 0% Grootste Professionele integriteit Stressbestendig Dienstverlenend Visie hebben 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 4 4 3 2 4 3 4 3 2 3 4 3 2 4 4 4 5 3 4 3 3 4 20 2.7 8.3 28.3 2.7 8.6 23.2 8.6 4.8 28.6 8.2 2.7 32.2 3.7 5 25.4 2.7 6.7 8 5 23.3 25 20 Vaardigheden Plannen & Organiseren Netwerken Samenwerken Managen Besluitvaardig Communicatief vaardig Zelfstandig werken Overtuigingskracht Effectieve oordeelsvorming Creatief Analytisch vermogen Aantal maal competentie > 0% Grootste 3
Rollen Enterprise Architectuurfunctie Rol Directeur Enterprise Architectuurfunctie/ Chief Architect Officer (CAO) Verantwoordelijk voor Enterprise Architectuurfunctie; Sturende processen EA Strateeg Adviserende processen EA Ontwerper Initialiserende processen EA Programma-architect EA Beheerder Kaderstellende / ruimtescheppende processen Beheerprocessen 4
Website: www.groeiplatformgea.nl 5
GEA model Archetype organisatie GEA 0. Visie Doelen Doelen Strategie Informatie voorziening Diensten & producten Organisatie Stakeholders Sturing Kennis Medewerkers Financiën Wet & regelgeving Principe Kernmodel Richtinggevende uitspraak Relevante relatie 6
BIJLAGE 7
: perspectiefbeschrijving Omschrijving perspectief: Een samenhangend geheel van activiteiten nodig voor de levering van resultaten van Org. X. (procesen, diensten, ondersteuning) Kernbegrippen: Resultaat Effect Middel Sturing Inrichting Norm Omgevingseisen : datgene wat een proces oplevert : bijdrage(n) aan doelstelling(en) (outcome) : datgene wat benodigd is om een proces uit te voeren : het proces een bepaalde richting laten volgen : de van een proces : een norm is een procedure of een maat waarvan een groep mensen met elkaar heeft afgesproken dat ze hem zullen gebruiken (Nen-definitie) : eisen die de externe omgeving aan de procesinrichting stelt (o.a. ketenpartners) 8
: richtinggevende uitspraken. Werken aan standaardisatie, uniformering etc 2. Voor ieder proces één systeem i.p.v. meerdere systemen (ontdubbelen) 3. Standaardiseren van de werkprocessen 4. Nieuwe indeling van onze clienten, patiënten en pupillen op basis van de zorg, het dagprogramma en de noodzakelijke beveiliging, die alle drie afhangen van de noodzaak, de behoefte en de eigenverantwoordelijkheid van een specifieke groep. Mate van zorg bepaalt de doelgroepen. De doelgroepindeling is bepalend criterium voor procesontwerp en- inrichting 5. Verbeteren van de doorstroom 6. Primaire processen worden geïntegreerd (in samenhang, naadloos op elkaar aansluitend) ingericht. Zowel de handmatige bewerkingen als de geautomatiseerde worden daartoe gemodelleerd. De focus is primair gericht op het optimaliseren van de verwerkingsstroom 7. Bedrijfsstrateeg, enterprise architect, procesanalisten en ICT-experts werken samen aan het modelleren van het primaire proces. Competenties op deze gebieden worden centraal binnen org. X opgebouwd. 8. Org. X streeft naar een gemeenschappelijk bedrijfsprocessenmodel 9
: principes Pro.P: Pro.P2: Pro.P3: Pro.P4: Pro.P5: Pro.P6: Principe van processamenhang. dienen in samenhang te werken, (voorkomt suboptimalisaties en inconsistenties, geen strijdige doelen nastreven, zowel intern als in externe ketens) Principe van schaalbaarheid. Het primaire proces dient maximaal schaalbaar te zijn (Org. X zorgt voor tijdige beschikbaarheid van juiste plaats capaciteit. Org. X moet altijd voldoen aan de vraag, die onvoorspelbaar is en waarvan de eisen soms niet helder) Uitbestedingprincipe. Outsourcing is onderworpen aan veiligheidscriteria (Commerciële belangen mogen de veiligheid niet negatief beïnvloeden) Transparantieprincipe. dienen controleerbaar te zijn, om resultaten expliciet (zichtbaar, meetbaar) te kunnen maken en resultaten te leveren conform gewenste specificaties (bijdrage aan Org. X doelstellingen expliciet te kunnen maken in kader van verantwoording en procesverbetering). Shared model principe. Bij procesverbetering en herinrichting wordt gebruikt gemaakt van het gemeenschappelijke bedrijfsprocessenmodel (efficiencydoelen, minder ICT, uitwisselbaarheid, standaardisatie, ) Shared model principe. Org. X streeft naar een gemeenschappelijk bedrijfsprocessenmodel 20
: relevante relaties Diensten & producten Organisatie Informatie voorziening Diensten & producten Organisatie Informatie voorziening 8 6 5 Diensten & producten Organisatie Informatie voorziening Diensten & producten Organisatie Informatie voorziening 8 6 5 Diensten & producten Organisatie Informatie voorziening Diensten & producten Organisatie Informatie voorziening Diensten & producten Organisatie Informatie voorziening Diensten & producten Organisatie Informatie voorziening 8 6 5 2 Gevolgrelatie Oorzaakrelatie Veiligheid Stakeholders Justitiabelen Medewerkers Sturing Financiën Veiligheid Veiligheid Stakeholders Stakeholders Justitiabelen Clienten Medewerkers Medewerkers Sturing Financiën Financiën 2 5 7 4 3 Gevolgrelatie Oorzaakrelatie Veiligheid Stakeholders Justitiabelen Medewerkers Sturing Financiën Veiligheid Veiligheid Stakeholders Stakeholders Justitiabelen Clienten Medewerkers Medewerkers Sturing Financiën Financiën 2 5 7 4 3 Veiligheid Stakeholders Justitiabelen Medewerkers Sturing Financiën Veiligheid Veiligheid Stakeholders Stakeholders Justitiabelen Clienten Medewerkers Medewerkers Sturing Financiën Financiën Veiligheid Veiligheid Stakeholders Stakeholders Justitiabelen Justitiabelen Medewerkers Medewerkers Sturing Financiën Financiën Veiligheid Veiligheid Stakeholders Stakeholders Justitiabelen Clienten Medewerkers Medewerkers Sturing Financiën Financiën Medewerkers Medewerkers Sturing Financiën Financiën Financiën Financiën 2 5 7 4 3
: relevante relaties OORZAAK RELATIES (vertrekkend uit dit perspectief) (gesorteerd op Principe) 22
DOELGROEP 23 Effectueren : kernmodellen Europese subsidieregeling Informatie verstrekken Beslissen Beoordelen Registreren Inwinnen DOELGROEP Bezwaar Handhaven
Triggers enterprise architectuur We krijgen oorzaken belangrijke knelpunten niet te pakken! Bij ons wordt op meerdere plekken het zelfde wiel uitgevonden! Onze programma s en projecten hebben een slechte fit met onze strategie Strategische besluiten worden niet opgevolgd Onze besluitvorming is zo traag en niet consistent! Huidige architectuur maakt bij ons beloften niet waar We zijn te weinig creatief in onze oplossingen We spelen veel te laat in op ontwikkelingen Wij hebben geen overzicht en doen dus maar niks.. 24
Praktijkvoorbeeld Outsourcing: Kernmodel processen 00.000 bedrijven = 00.000 dossiers = ca. 2 miljoen formulieren Voorbereiding juni jan. 00 man 3 regelingen Afbreuk risico s Europese subsidieregeling Informatie verstrekken Uitvoering jan. dec. 500 man DOELGROE EP Effectu ueren Beslis ssen Beoord delen Registr reren Inwinn nen DOELGROE EP Bezwaar Handhaven traditioneel, internet, GIS-technologie Outsourcing 28 samenwerkende in- en externe partijen 25
Praktijkcasus: wat ging mis? Outsourcepartij in gebreke Proces out of control; 60% ontvangen dossiers retour; 20.000 bezwaarschriften (20%) niet halen wettelijke deadlines Dreigende boete Brussel 20.000.000 DOELGROEP Inwinnen Europese subsidieregeling Informatie verstrekken Beslissen Beoordelen Registreren Bezwaar Handhaven Effectueren DOELGROEP Bestaansrecht op de tocht! 2e kamer vragen! 26
Praktijkcasus: professionalisering m.b.v. GEA Probleem outsourcing op kritiek pad; Stond niet op zich! Welke andere elementen? Opzet elementen van samenhang : Perspectieven, kernbegrippen, richtinggevende uitspraken. etc. Definiëren bedrijfsvraagstuk : Hoe subsidieregelingen professioneel uitgevoerd? Uitvoeren analyses m.b.v. elementen van samenhang : Impact vraagstuk op perspectieven Oplossingsruimte perspectieven t.a.v. vraagstuk Oplossingsrichting én aanpakkeuze Onderdeel van GEA 27
GEA-analyses Visie Missie Doelen Strategie Wett. regelingen Etc. 24 Diensten Producten 3 3 Dominante Perspectieven Organieke Aanpak keuze 42 Professionalisering 3 Subsidieregeling Ketensamen werking 2 4 3 3 Klant Relevante Perspectieven ICT Leveranciers 28
GEA-analyses : Impact vraagstuk op dominante perspectieven Visie Missie Doelen Strategie Wett. regelingen Etc. Diensten Producten Transparency per dossier in massale verwerking Organieke Professionalisering regeling Ketensamen werking Klant ICT Leveranciers Status voortgang dossier te allen tijde inzichtelijk 29
GEA-analyses : Impact vraagstuk op dominante perspectieven Visie Missie Doelen Strategie Wett. regelingen Etc. Diensten Producten Inrichten leveranciersmanagement Organieke Professionalisering regeling Ketensamen werking Klant Functiescheiding prestatie- en financiële verantwoording ICT Leveranciers Geen deals met operationele medewerkers 30
GEA-analyses : Impact vraagstuk op dominante perspectieven Leveren en afnemen via SLA Visie Missie Doelen Strategie Wett. regelingen Etc. Diensten Producten Voorkomen van dossiersverlies Organieke DJP7 Professionalisering regeling Ketensamen werking Klant ICT Leveranciers Dossiersverlies sanctioneren 3
Dia 3 DJP7 tekst... Drs. DJP Witte; 27--2008
GEA-analyses : Impact vraagstuk op dominante perspectieven Inrichten ketentest Visie Missie Doelen Strategie Wett. regelingen Etc. Diensten Producten Wij gaan ketenregie voeren Organieke Professionalisering regeling Ketensamen werking Klant Ketenverantwoordelijkheid ICT Leveranciers 32
GEA-analyses : Impact vraagstuk op dominante perspectieven Stimuleren aanvragen via internet Visie Missie Doelen Strategie Wett. regelingen Etc. Diensten Producten Organieke Professionalisering regeling Ketensamen werking Klant ICT Leveranciers Vrije keus aanvragen: traditioneel/internet 33
GEA-analyses : Impact vraagstuk op dominante perspectieven Verlagen herstel- en faalkosten Visie Missie Doelen Strategie Wett. regelingen Etc. Diensten Producten Controles zo vroeg mogelijk in proces Organieke Professionalisering regeling Ketensamen werking Klant ICT Leveranciers 34
GEA-analyses 2: Impact vraagstuk op relevante perspectieven Visie Missie Doelen Strategie Wett. regelingen Etc. Diensten Producten Besturing gehele keten via Programmamgnt 2 Organieke 2 Professionalisering regeling Ketensamen werking 2 Klant Verhoog verandervermogen ICT Leveranciers 35
GEA-analyses 2: Impact vraagstuk op relevante perspectieven Controles ter plaatse uitvoeren Visie Missie Doelen Strategie Wett. regelingen Etc. Diensten Producten 2 Organieke 2 Professionalisering regeling Ketensamen werking 2 Klant Uitvoering compliant aan wettelijke regeling ICT Leveranciers Uitvoering op Nederlands grondgebied 36
GEA-analyses 2: Impact vraagstuk op relevante perspectieven Multi channel ondersteuning Visie Missie Doelen Strategie Wett. regelingen Etc. Diensten Producten 2 Organieke 2 Professionalisering regeling Ketensamen werking 2 Klant Verbeter ondersteuning gehele keten ICT Leveranciers Ondersteuning keten op niveau bestandsuitwisseling 37
GEA-analyses : Impact vraagstuk op dominante perspectieven Gecombineerde inwinning Missie Visie Doelen Strategie Wett. regelingen Etc. Diensten Producten 3 3 3 subsidieregelingen via één aanvraag Organieke Professionalisering regeling 3 Ketensamen werking 3 3 Klant ICT Leveranciers Klant dient voor inwinnen zo weinig mogelijk te worden benaderd 38
GEA-analyses 3: Oplossingsruimte dominante perspectieven t.a.v. vraagstuk Visie Missie Doelen Strategie Vooringevulde formulieren en persoonlijke internetsite Wett. regelingen Etc. Diensten Producten 3 Formulieren printen i.p.v. drukken 3 Organieke Professionalisering regeling 3 Ketensamen werking 3 3 Klant ICT Leveranciers Eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik 39
GEA-analyses 4: Oplossingsruimte relevante perspectieven t.a.v. vraagstuk Hooggeschoolde medewerkers hooggeschoold werk Visie Missie Doelen Strategie Wett. regelingen Etc. Diensten Producten Overwerk na instemming OR 4 Organieke 4 Professionalisering regeling Ketensamen werking 4 Klant ICT Leveranciers Respect voor belangen medewerkers 40
Oplossing/acties o.b.v. GEA analyse Besturen keten via programma (4 interacterende projecten) Bestandsuitwisselings van 28 partijen in beeld brengen en besturen Ontwikkelen/uitvoeren ketentest Inrichten leveranciersmanagement Herontwikkelen internetapplicatie Afscheid van outsourcepartij Ontwikkelen procesarchitectuur: Aanpak Processtappen, Tijd, Kwantiteit, Kwaliteit, Geld Outsourcing: Aanbesteding via offertes (niet Europees) Procesarchitectuur is onderdeel bestek keuze Metingen op throughput in contract Sanctie 5.000 per verloren dossier in contract Leveranciers voeren activiteiten uit onder één dak Uitvoering op Nederlands grondgebied Inrichting kwaliteitszorg Omscholing medewerkers 4
Resultaten Binnen tijd en budget Niet accoord dossiers van 62% naar 35% Bezwaarschriften van 22.000 naar 7.000 Internetdeelname van 0,5% naar 6% Brussel en 2e kamer tevreden Outsourcepartijen: Gepresteerd conform afgesproken kwaliteit en tijd Geen één dossier weg Contracten verlengd 42
Wat ga ik hier vanmiddag mee doen? 43