VERZUIM PROTOCOL
Inhoud: 1. Inleiding 2. Verzuimprotocol werknemers 3. Sanctieregeling 1. Inleiding Ons doel is om het ziekteverzuim binnen Tijssens Electrotechniek B.V. zo veel mogelijk te beperken. In geval van arbeidsongeschiktheid zal er overleg plaats vinden tussen leidinggevende en werknemer om tot een oplossing en aanpak te komen. Hiermee wordt het herstel optimaal bevorderd en de re-integratie kan zo snel als mogelijk plaatsvinden. Om dit doel te bereiken voeren we binnen het arbeidsproces een op verzuimpreventie gericht beleid. Goede arbeidsomstandigheden en goede arbeidsverhoudingen. Daarnaast voeren we een actief beleid op het terrein van verzuimcontrole, begeleiding en re-integratie. Daartoe hebben we dit reglement opgesteld. Hierin staan de regels waaraan wij als werkgever en onze werknemers zich dienen te houden. Dit verzuimprotocol is een onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Deze regels zijn gebaseerd op de toepasselijke wetgeving. Begripsbepaling: Werkgever: Tijssens Electrotechniek B.V. Werknemer: werknemer met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd bij Tijssens Electrotechniek B.V. Onderdeel van reglement werken bij Tijssens Electrotechniek B.V. (januari 2012) Pagina 2 van 9
2. Verzuimprotocol werknemers Eigen verantwoordelijkheid van de werknemer De werknemer is zelf verantwoordelijk in het voorkomen van ziekte en/of arbeidsongeschiktheid. Het is belangrijk dat hij/zij zowel binnen als buiten het werk geen onnodige risico s neemt. Als er sprake is van werkgerelateerde klachten, maar ook bij ziekteverzuim als gevolg van het werk, is het raadzaam gebruik te maken van het arbeidsomstandighedenspreekuur van de bedrijfsarts. (Zie bijlage 2 Kwaliteit, Milieu en Arbeidsomstandigheden van het reglement werken bij Tijssens.) Uiteraard stelt de directie van ons bedrijf het op prijs indien problemen van deze aard zich voordoen, dat deze zoveel mogelijk in onderlinge samenwerking met o.a. de leidinggevenden, worden opgelost. Indien werknemer toch ziek wordt: Eerste dag van ziekte (zie ook hoofdstuk 5 van het reglement): Ziekmelden altijd persoonlijk door de werknemer bij het secretariaat of voor de buitendienstwerknemers bij de projectleider, voor aanvang van normale werktijd. Deze melding dient ook te gebeuren in geval van ziekte op een vakantiedag. Het secretariaat geeft de ziekmelding door aan de ARBO dienst voor het einde van de 1 e week. Wanneer een werknemer ziek wordt onder werktijd, dient hij/zij zich altijd persoonlijk af te melden bij de leidinggevende of diens vervanger. Indien de leidinggevende op het moment van de melding afwezig is neemt de leidinggevende dezelfde dag, zo spoedig als mogelijk, contact op met de zieke werknemer. Bij de ziekmelding wordt door het secretariaat of door de leidinggevende gevraagd naar o.a.: De aard van de ziekte. Verzuimoorzaak ( te maken met je werk? ). Welke beperkingen de werknemer ondervindt en welke mogelijkheden om (gedeeltelijk) te werken hij/zij nog heeft (thuis of op het werk). Wat de werknemer of wij als werkgever kunnen doen om het herstel te bevorderen. Of de werknemer medische hulp heeft ingeschakeld. Verwachte verzuimduur. Verpleegadres en telefoonnummer. Consequenties voor het werk. Eventuele overdracht bedrijfsauto. Onderdeel van reglement werken bij Tijssens Electrotechniek B.V. (januari 2012) Pagina 3 van 9
1. De informatie die aan de werknemer gevraagd wordt is soms persoonlijk en vertrouwelijk. Werkgever zal er dan ook op een discrete wijze mee omgaan. Persoonlijke / vertrouwelijke gegevens kan de werknemer doorgeven aan het secretariaat, de leidinggevende of aan de ARBO- verpleegkundige. (De ARBO verpleegkundige heeft medische geheimhouding. Aan hem/haar dient de werknemer alle gevraagde medische informatie te verstrekken.) 2. Wanneer de werknemer gedeeltelijk arbeidsongeschikt is voor de eigen werkzaamheden, wordt naar mogelijk vervangend werk gezocht. Hierbij wordt rekening gehouden met de aard van de arbeidsongeschiktheid en de kennis en vaardigheden van de werknemer. Mocht hiertoe aanleiding zijn dan zal de ARBO dienst gevraagd worden een advies uit te brengen over de arbeidsmogelijkheden en de werkzaamheden. 3. De werknemer dient in de regel thuis of op het verpleegadres bereikbaar te zijn. Men kan in deze periode bezoek van de verzuimbegeleider van de ARBO verwachten en de werknemer moet er dan ook in principe voor zorgen dat bezoek door de verzuimbegeleider van de ARBO dienst mogelijk is. 4. Door de ARBO dienst kan de werknemer opgeroepen worden voor het spreekuur van de ARBO bedrijfsarts/verpleegkundige of specialist. Er dient aan deze oproep gehoor te worden gegeven. Mocht de werknemer op de dag van de oproep, of al eerder, weer aan het werk zijn gegaan, moet er altijd direct contact op worden genomen met de ARBO dienst door de werknemer. Als de werknemer, bijvoorbeeld door bedlegerigheid, niet in staat is om naar het spreekuur te komen, dient dit direct gemeld te worden aan de ARBO dienst. Wanneer bij verhindering zonder aanwijsbare reden niet tijdig wordt afgemeld voor het spreekuur bij de ARBO, bestaat de mogelijkheid dat (een gedeelte van) de gemaakte kosten voor de rekening van de werknemer komt. 5. Bij ziekte moet de werknemer zich, in eigen belang, bij voorkeur binnen drie tot vijf dagen onder behandeling van een arts stellen. De werknemer is verplicht bij ziekte de voorschriften van de arts op te volgen. 6. Wijziging van het verpleegadres ( door opname ziekenhuis of anderszins) moet direct zowel aan de leidinggevende als aan de ARBO dienst doorgegeven worden. 7. Werknemer is verplicht om de leidinggevende op de hoogte te houden van het herstel en de eventuele mogelijkheden om weer (gedeeltelijk) aan het werk te gaan. Tijdens de eerste ziekteweek heeft de leidinggevende contact met de werknemer, hetzij telefonisch, hetzij op kantoor. Onderdeel van reglement werken bij Tijssens Electrotechniek B.V. (januari 2012) Pagina 4 van 9
8. In de tweede ziekteweek komt de leidinggevende mogelijk op huisbezoek. Ook kan de werknemer in de tweede week (weer) worden opgeroepen voor het spreekuur van de bedrijfsarts. 9. Tijdens de ziekte moet werknemer voor een vakantie (hoe kort ook) in binnen- of buitenland altijd vooraf toestemming hebben verkregen van de ARBO dienst in verband met medische beperkingen. Tevens dient de leidinggevende toestemming te geven voor de vakantie. De werkdagen die de werknemer tijdens de arbeidsongeschiktheid op vakantie is, worden op het vakantietegoed in mindering gebracht. 10. Indien de werknemer ziek is in verband met zwangerschap verzoeken wij de werknemer om bij bezoek aan de bedrijfsarts van de ARBO dienst een zwangerschapsverklaring te overhandigen in het geval deze niet in het bezit is van het secretariaat. 11. Mocht je tijdens een verblijf in het buitenland ziek worden, dan heb je recht op het behoud van vakantiedagen waarop je niet in staat zou zijn geweest te werken. Om voor dit recht in aanmerking te komen dien je schriftelijk melding te maken van de arbeidsongeschiktheid en dient er (bij terugkeer) een verklaring overlegt te worden van een gevestigde en erkende arts. Uit die verklaring moet blijken: Op welke datum de arts geraadpleegd is. Welke gezondheidsklachten er zijn vastgesteld. Wat de aard van de aandoening, ziekte of gebrek is. Welke behandeling en / of geneesadvies is gegeven. Op basis van deze gegevens checkt de bedrijfsarts het ziektegeval en spreekt een advies uit over de arbeidsongeschiktheid in de betreffende periode. Vervolgens stelt het secretariaat in samenwerking met de leidinggevende vast hoeveel vakantierechten niet door jou genoten konden worden vanwege de arbeidsongeschiktheid. 12. Zolang de werknemer ziek is mag er geen arbeid verricht worden, behalve als deze voor het herstel van de gezondheid is voorgeschreven door de ARBO dienst. 13. Bij langduriger ziekte neemt de leidinggevende persoonlijk regelmatig contact met werknemer op om over de voortgang van de arbeidsongeschiktheid te spreken. Als de ziekte het mogelijk maakt, wordt werknemer met regelmaat uitgenodigd om naar het bedrijf te komen voor een voortgangsgesprek. Onderdeel van reglement werken bij Tijssens Electrotechniek B.V. (januari 2012) Pagina 5 van 9
Bij arbeidsongeschiktheid (ook bij zwangerschaps- en bevallingsverlof) wordt de reiskostenvergoeding en evt. onkostenvergoeding stopgezet. Nadat de werknemer (minmaal 50%) is hersteld, wordt de reiskosten vergoed en evt. onkostenvergoeding weer (gedeeltelijk) toegekend vanaf de eerste dag waarin men weer recht heeft op deze vergoeding. Als er sprake is van dreigend langdurig ziekteverzuim, moet werkgever binnen zes weken na de eerste ziektedag een probleemanalyse plus advies vragen aan de bedrijfsarts over het betreffende ziektegeval. Deze verantwoordelijkheid ligt bij het secretariaat. De bedrijfsarts maakt deze probleemanalyse. De probleemanalyse vermeldt tevens concrete stappen die gemaakt kunnen worden in het reintegratietraject. De werkgever (leidinggevende i.s.m. het secretariaat) moet binnen 8 weken een plan van aanpak opstellen, in overleg met de werknemer. Dit plan van aanpak moet regelmatig met werknemer worden geëvalueerd en zo nodig worden bijgesteld. ( Poortwachter ). De werknemer en de leidinggevende zijn beiden verantwoordelijk om een Plan van aanpak op te stellen betreffende re-integratie. Het Plan van aanpak dient binnen 2 weken na ontvangst van de probleemanalyse klaar en ondertekend te zijn (Week 8). De bedrijfsarts of het secretariaat kunnen daarmee helpen De werknemer, de leidinggevende en het secretariaat werken actief aan de reintegratie. Dat zijn alle inspanningen om werknemer zo snel mogelijk terug te laten keren naar werk. Dat kan zijn binnen het eigen bedrijf (eerste spoor re-integratie) of bij een andere werkgever (tweede spoor re-integratie). De stappen die werkgever zet om de werknemer naar (ander) werk te begeleiden worden vastgelegd in het reintegratieverslag In week 42 meldt het secretariaat de ziekmelding bij het UWV Op het einde van het eerste jaar (tussen de 46 e en 52 e ziekteweek) wordt er een evaluatiegesprek gehouden over het re-integratietraject. Onderwerp van dit gesprek is het al dan niet realiseren van de doelstellingen alsook afspraken voor de toekomst ( wat er in het tweede jaar aan re-integratie gaat gebeuren). De uitkomsten van dit gesprek dienen op papier te worden vastgelegd. In week 86 stelt de bedrijfsarts een actueel (medisch) oordeel op. De werknemer stelt een mening op over de re-integratie en deze dient te worden opgenomen in het actueel oordeel. De leidinggevende bespreekt het actueel oordeel met werknemer. Vervolgens stuurt het secretariaat /casemanager een getekende kopie naar de bedrijfsarts. In week 87 stuurt het UWV WIA aanvraagformulieren naar de zieke werknemer Onderdeel van reglement werken bij Tijssens Electrotechniek B.V. (januari 2012) Pagina 6 van 9
Uiterlijk in week 91 heeft de werknemer de aanvraag WIA ingevuld (evt. met behulp van het secretariaat/casemanager) en samen met het actueel oordeel / reintegratieverslag naar het UWV gestuurd. Vanaf deze week kunnen we de uitspraak van het UWV verwachten. Tot week 104 dient het Plan van aanpak voortgezet te worden tot maximale reintegratie is bereikt Week 92 104; het UWV keurt de werknemer (WIA-keuring) en bepaalt op basis daarvan in hoeverre de werknemer arbeidsongeschikt wordt verklaard. Indien werknemer volgens arbeidsdeskundige rapportage niet meer terug kan naar de eigen functie of elders binnen de organisatie volgt ontbinding van de arbeidsovereenkomst. In week 104 als het UWV de werknemer arbeidsongeschikt verklaart, krijgt deze recht op een WIA-uitkering en volgt na week 104 het einde van de wettelijke ontslagbescherming. Om het werk te hervatten, hoeft de werknemer niet een speciale opdracht daartoe af te wachten. Zodra de werknemer meent dat hij/zij beter is moet men zich beter melden bij de leidinggevende en het secretariaat. Na werkhervatting heeft de werknemer altijd een werkhervattinggesprek met de leidinggevende. Voor de werknemers in de buitendienst geldt dat daags voor de hervatting van het werk het secretariaat of projectleider op de hoogte gebracht dient te worden van de voorgenomen hervatting van de werkzaamheden. De werknemer dient zich dan te laten informeren over de plaats en tijdstip van de werkzaamheden op de eerstvolgende werkdag. (Zie ook planning intranet. ) Indien er voor de derde keer of vaker binnen 1 jaar is verzuimd, zal de leidinggevende met werknemer een gesprek voeren over de specifieke oorzaken van het verzuim en het verzuimgedrag in relatie tot het functioneren van de werknemer. In dat gesprek wordt ook besproken welke maatregelen of acties nodig zijn om toekomstig verzuim te voorkomen. Indien voornoemde voorschriften niet nageleefd worden zal er op een kritische manier beoordeeld worden of er sancties noodzakelijk zijn. Onderdeel van reglement werken bij Tijssens Electrotechniek B.V. (januari 2012) Pagina 7 van 9
Ter informatie: De medische informatie die de werknemer doorgeeft aan de bedrijfsarts wordt vertrouwelijk behandeld. In bepaalde gevallen kan de bedrijfsarts het wenselijk achten om bepaalde informatie wel aan de werkgever door te geven, bijvoorbeeld voor medische beperkingen ten behoeve van werkaanpassing. In een dergelijk geval wordt de werknemer eerst om toestemming gevraagd. De privacy van de werknemer wordt vanzelfsprekend zowel door werkgever als door de ARBO dienst gewaarborgd. Second opinion. Indien de werknemer het niet eens is met de conclusie van de bedrijfsarts, kan de werknemer een second opinion (contra expertise) aanvragen bij het UWV. Klachten over het optreden van de werknemers van de ARBO dienst, kunnen bij voorkeur schriftelijk ingediend worden bij de directie van de ARBO dienst. De werknemer kan, indien hij dat wenst, een afschrift van de klacht sturen aan het secretariaat. De werknemer is hiertoe niet verplicht. Er kunnen zich in de privé situatie bijzondere gebeurtenissen voordoen die een ernstige inbreuk doen op het psychische en emotioneel welzijn. Te denken valt aan het plotseling overlijden van dierbaren, een ernstig ongeval en/of het plotseling optreden van een levensbedreigende situatie of ziekte van de partner, een kind, ouder of een andere dierbare. In dergelijke situatie kan de behoefte groot zijn om alle aandacht en zorg aan de betrokken persoon te schenken en hieraan tijdelijk meer prioriteit te geven dan het normale werk. Voor enkele van deze situaties kent het reglement bijzonder verlof. Een ziekmelding vanwege deze bijzondere omstandigheden is hier niet op zijn plaats. Tenzij de ARBO dienst, na onderzoek van oordeel is dat er sprake is van een persoonlijke gesteldheid die ziekteverzuim rechtvaardigt, zal werkgever in overleg tot een andere oplossing moeten zien te komen, als de werknemer de wens heeft om tijdelijk minder of niet te werken. Als mogelijke oplossingen noemt werkgever het opnemen van kortdurend zorgverlof, onbetaald langdurend zorgverlof en het opnemen van vakantiedagen. Onderdeel van reglement werken bij Tijssens Electrotechniek B.V. (januari 2012) Pagina 8 van 9
3. Sanctieregeling Voor de werknemers zijn er belangrijke sancties bij het overtreden van de wettelijke regels van het verzuimprotocol. Het belangrijkste is dat de werknemer tijdens de ziekte niets doet wat een spoedig herstel in de weg staat. Daarnaast dient de werknemer de aanwijzingen van de behandelende arts en van de bedrijfsarts van de ARBO dienst nauw gezet op te volgen. Als werknemers zich niet houden aan de regels zoals opgesteld in het protocol, zijn de volgende sancties mogelijk: 1. Een mondelinge waarschuwing door de leidinggevende. 2. De niet gewerkte tijd kan als vakantie worden aangemerkt. 3. Een schriftelijke waarschuwing door de leidinggevende, in overleg met de directie. 4. Een financiële sanctie, door een directielid. Dit kan o.a. opschorting van de loondoorbetaling zijn of stopzetting loondoorbetaling. Bijvoorbeeld bij het niet mogelijk maken van controles: de loonbetaling kan 3 dagen beperkt worden tot 70% bij de 2 e keer, bij de derde en volgende keer kan werknemers salaris worden beperkt tot 70% voor een periode van 5 dagen. 5. Indien er geen gehoor wordt gegeven aan de oproep voor het spreekuur zullen de volgende sancties plaatsvinden: 1 e x schriftelijke waarschuwing, bij herhaling zal de helft van de kosten op de werknemer worden verhaald en vanaf een tweede herhaling de volledige kosten. (punt 4) 6. In het uiterste geval zal werkgever nadat de waarschuwingen van onze kant om mee te werken genegeerd worden of zonder deugdelijke grond bewilligde in de weigering om mee te werken aan re-integratie, overgaan tot de aanvraag van een ontslagvergunning bij het UWV. Onderdeel van reglement werken bij Tijssens Electrotechniek B.V. (januari 2012) Pagina 9 van 9