Reglement ziekteverzuim SOPOGO 1 Door het bestuur vastgesteld op 18-11 - 2016 Instemming verleend door de GMR-personeelsgeleding op 06-12 - 2016
1. Algemeen Deze regeling sluit aan op de Wet Verbetering Poortwachter. Het biedt een handvat om verzuim bespreekbaar te maken en om tot heldere afspraken te komen om verzuim te voorkomen en het verzuim te doen dalen. In genoemde wet zijn de rechten en de plichten van de werknemer en de werkgever bij ziekteverzuim vastgelegd. Tijdens een verzuimperiode moeten op vaste tijdstippen bepaalde activiteiten worden uitgevoerd die er op gericht zijn de terugkeer naar het werk mogelijk te maken. 2. Ziekmelding De medewerker meldt zich ziek vóór 07.30 uur bij de leidinggevende of bij afwezigheid van de leidinggevende bij diens plaatsvervanger. In het laatste geval belt de leidinggevende het liefst dezelfde dag, maar in ieder geval zo snel mogelijk, de medewerker terug. Uitsluitend wanneer de medewerker hiertoe niet in staat is, kan een derde de medewerker ziek melden. Bij de ziekmelding verschaft de werknemer de volgende informatie: vermoedelijke duur van de ziekte; verpleegadres, als dat anders is dan het huisadres; of de ziekte verband houdt met zwangerschap of orgaandonatie. 3. Ziekmelding tijdens vakantie Wanneer de medewerker tijdens zijn vakantie ziek wordt, dient de ziekmelding zo spoedig mogelijk te gebeuren. Is het niet mogelijk dit bij aanvang van de ziekte te doen, dan dient de medewerker achteraf aan te tonen dat hij/zij ziek was. De medewerker moet bijvoorbeeld door middel van het overleggen van een doktersverklaring of rekening van verleende medische zorg, aannemelijk maken dat, als geen vakantie was verleend, hij/zij op die uren verhinderd zou zijn geweest om de betrekking te vervullen. Wanneer de medewerker tijdens zijn/haar vakantie weer is hersteld, dan moet de medewerker dit zo spoedig mogelijk aan de leidinggevende meedelen. 2 4. Vakantie tijdens ziekte Tijdens ziekte mag de medewerker op vakantie gaan mits: de leidinggevende hiervan op de hoogte is gesteld; het de genezing niet in de weg staat en de Arbodienst hiermee akkoord gaat De Arbodienst geeft daartoe aan de medewerker een verklaring van geen bezwaar af, met een kopie naar de leidinggevende/werkgever. 5. Betermelding De medewerker meldt zich bij voorkeur de dag voor herstel vóór 14.00 uur weer beter bij de leidinggevende. De personeelsadviseur verwerkt deze betermelding in het personeelsinformatiesysteem en geeft deze door aan de Arbodienst. De betermelding van een medewerker die ziek is gemeld bij het UWV en recht heeft op een Ziektewetuitkering, wordt door de personeelsadviseur aan het UWV doorgegeven.
6. Verzuimdossier of re-integratiedossier Vanaf de eerste ziektedag van de medewerker legt de leidinggevende alle feitelijke gegevens, documenten, (gespreks-)verslagen en correspondentie (ook email-verkeer) met betrekking tot de ziekte van medewerker vast in een verzuimdossier of re-integratiedossier, in samenspraak met de personeelsadviseur. 7. Ziekmelding bij de Arbodienst De personeelsadviseur meldt de zieke medewerker uiterlijk op de vijfde dag van ziekte bij de Arbodienst. De ziekmelding van medewerkers die recht hebben op een Ziektewetuitkering wordt door de personeelsadviseur uiterlijk op de vierde ziektedag doorgegeven aan het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV). 8. Oproep Arbodienst De zieke medewerker moet aan een oproep van de Arbodienst gehoor geven, tenzij de medewerker tijdig en gemotiveerd laat weten verhinderd te zijn. Wanneer de Arbodienst de zieke medewerker wil bezoeken, dient de medewerker de Arbodienst hiertoe in de gelegenheid te stellen. Als de medewerker niet in staat is om de geplande afspraak bij de Arbodienst na te komen, dan moet de medewerker dit zo spoedig mogelijk - in elk geval vóór de geplande afspraak - persoonlijk kenbaar maken bij de leidinggevende en bij de personeelsadviseur. De personeelsadviseur maakt in samenspraak met de leidinggevende een nieuwe afspraak. Ook wanneer de medewerker nadat hij/zij zich hersteld heeft gemeld, toch nog een oproep van de Arbodienst ontvangt, dan dient de medewerker zelf deze oproep zo spoedig mogelijk voor de geplande afspraak te annuleren bij de personeelsadviseur. 3 9. Probleemanalyse Binnen 6 weken na de ziekmelding stelt de Arbodienst bij dreigend langdurig verzuim een zogenoemde probleemanalyse op. Deze analyse bevat tevens een advies aan de leidinggevende/werkgever en medewerker over het herstel en de werkhervatting van de medewerker. De probleemanalyse wordt aan de leidinggevende/werkgever en medewerker toegestuurd. 10. Plan van aanpak Uiterlijk in week 8 van ziekte stellen de Arbodienst of leidinggevende/werkgever samen met de medewerker, op basis van de probleemanalyse, een plan van aanpak voor re-integratie. Het plan van aanpak moet regelmatig, bijvoorbeeld eens per 4 weken, worden geëvalueerd en zo nodig worden aangepast en bijgesteld. Ook dient het plan actueel te zijn. Dit betekent dat wanneer er in de situatie van de zieke medewerker veranderingen optreden, het plan van aanpak waarschijnlijk zal moeten worden aangepast. Hierbij geeft de medewerker zijn visie op het re-integratietraject, de inspanningen van de werkgever en de Arbodienst. Tevens dient de medewerker aan te geven welke inspanningen de medewerker zelf heeft verricht om te re-integreren. Tevens wordt een casemanager aangesteld.
11. Casemanager Binnen onze Stichting wordt de rol van casemanager ingevuld door de personeelsadviseur. De casemanager: adviseert de leidinggevende vanuit het gezamenlijk belang dat de zieke medewerker en werkgever hebben bij een (eventuele) gezonde terugkeer binnen de arbeidsorganisatie; houdt contact met de verschillende partijen; volgt nauwgezet de procedure rondom het verzuim en de re-integratie; houdt het re-integratiedossier onder zich en ziet toe op het juist indienen van de WIAaanvraag. 12. Ziekmelding bij UWV Wanneer de medewerker langer ziek blijft, dan geeft de personeelsadviseur/leidinggevende of de Arbodienst de ziekmelding ook door aan UWV. Dit moet uiterlijk op de eerste werkdag nadat de medewerker 42 weken ziek is. 13. Medewerker hersteld/beter melden bij UWV U hoeft uw werknemer volgens de nieuwe regels niet meer bij het UWV beter te melden. 14. Re-integratieverslag In week 87-91 van ziekte van de medewerker stelt de werkgever/leidinggevende samen met medewerker een re-integratieverslag op. Dit geschiedt aan de hand van het aangelegde verzuimdossier/re-integratiedossier. Dit verslag wordt opgesteld door de medewerker samen met zijn leidinggevende en de casemanager. Hierin leggen de leidinggevende en de medewerker verantwoording af over wat zij tijdens de eerste twee ziektejaren hebben gedaan om terugkeer naar het werk te bespoedigen. De medewerker moet in dit verslag ook zijn visie geven op het achterliggende re-integratietraject en de inspanningen van de werkgever en de Arbodienst. De Arbodienst draagt zorg voor het medische gedeelte en ook het advies van de Arbodienst wordt ook in dit verslag opgenomen. Het re-integratieverslag wordt door de UWV gebruikt voor de WIA beoordeling. 4 15. Deskundigenoordeel UWV Bij een verschil van mening over uitspraken van de Arbodienst of over geplande reintegratievoorstellen, kan bij het UWV een deskundigenoordeel worden aangevraagd. Dit oordeel heeft het karakter van een second opinion en is niet bindend. Echter, in een eventueel te voeren gerechtelijke procedure zal dit oordeel zwaar wegen. De kosten komen voor rekening van de aanvrager. Indien een werknemer het deskundigenoordeel bij UWV aanvraagt betaalt hij/zij 100. Indien het deskundigenoordeel door de werkgever bij UWV wordt aangevraagd betaalt de werkgever 400. Gedurende deze procedure heeft de medewerker recht op loondoorbetaling. 16. WIA-aanvraag Wanneer de medewerker ziek blijft, dan moet hij/zij uiterlijk in week 91 een WIA-aanvraag naar het UWV opsturen. Bij deze aanvraag moet het re-integratieverslag worden toegevoegd. De leidinggevende en de medewerker kunnen samen besluiten de WIA-aanvraag uit te stellen.
17. Toetsing UWV Aan de hand van het re-integratieverslag beoordeelt het UWV of de werkgever en de medewerker voldoende re-integratie-inspanningen hebben geleverd. Indien het UWV van oordeel is, dat de werkgever niet heeft voldaan aan de wettelijke reintegratieverplichtingen, dan kan het UWV bepalen dat de werkgever de bezoldiging van de medewerker volledig door moet betalen. Wanneer het UWV van oordeel is, dat de medewerker onvoldoende medewerking aan zijn reintegratie heeft verleend, dan kan het UWV weigeren de WIA-uitkering uit te betalen. 18. Sancties medewerker Indien de werkgever van oordeel is, dat de medewerker onvoldoende medewerking aan zijn reintegratie verleent, dan kan de werkgever besluiten om op grond van artikel 15 van de Ziekte en arbeidsongeschiktheidsregeling primair onderwijs (ZAPO) de doorbetaling van het salaris (bezoldiging) van de medewerker te staken. Wanneer de zieke medewerker zonder deugdelijk grond, weigert mee te werken aan reintegratiemaatregelen, passende of gangbare arbeid te verrichten en medewerking te verlenen aan het opstellen, evalueren en bijstellen van het plan van aanpak, dan kan de werkgever besluiten om de medewerker te ontslaan op grond van artikel 21 van de Ziekte en arbeidsongeschiktheidsregeling primair onderwijs (ZAPO). 5 Bijlagen: Bijlage 1: Het Sociaal Medisch Overleg (SMO) blz. 6 Bijlage 2: Het plan van aanpak blz. 7 Bijlage 3: Inhoud van het re-integratieverslag blz. 7 Bijlage 4: Samenvatting belangrijke tijdstippen blz. 8 Bijlage 5: Arbeidsvoorwaarden en ziekte blz. 8 Bijlage 6: Schematische weergave stappenplan Wet Verbetering Poortwachter blz. 9 Bijlage 7: Protocol bij ziekte en re-integratie blz. 10 Bijlage 8: Protocol werkhervatting blz. 14 Bijlage 9: Algemene toelichting op de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) blz. 14
Bijlage 1: Het Sociaal Medisch Overleg (SMO) Doel van dit overleg is om vanuit een multidisciplinaire invalshoek de leidinggevende te ondersteunen door middel van advisering en overleg bij het scheppen van en in stand houden van een gezonde werkomgeving. Het overleg wordt gevoerd door het Sociaal Medisch Team (SMT). Dit dient te komen tot (gezamenlijke) acties die als doel hebben de individuele zieke medewerker te begeleiden naar het eigen of ander werk binnen de Stichting. Dit overleg zou 2 keer per jaar kunnen worden gehouden, bijvoorbeeld als onderdeel van of aansluitend aan een directieoverleg. Bij een meer dan gemiddeld verzuim kan de frequentie eventueel worden opgevoerd. Werkwijze SMT: Het SMT werkt preventief en curatief. Dit dient tot uiting te komen op de agenda. Deze bevat: ARBO-zaken; situaties in de arbeidsorganisatie die mogelijkerwijs zouden kunnen leiden tot een minder gezonde werkomgeving zoals conflicten, medewerkers die klachten aangeven over de (persoonlijke) arbeidssituatie en mogelijke oplossingen voor deze problematiek; medewerkers die in verband met ziekte verzuimen; beleidsmatige onderwerpen met betrekking tot ziekteverzuim en arbeidsomstandigheden; regelmatige analyse van de verhouding tussen het: kortdurend verzuim (< 2 weken), middellang verzuim (2-6 weken) en langdurig verzuim (> 6 weken). Het overleg heeft een vertrouwelijk karakter. De Arbodienst/bedrijfsarts verstrekt in het SMT geen vertrouwelijke medische informatie. De leidinggevende en de Arbodienst/bedrijfsarts brengen de medewerker op de hoogte van de informatie die met betrekking tot de zieke medewerker wordt uitgewisseld. 6 Het SMT bestaat uit: de directeur-bestuurder; deze is aanwezig als eindverantwoordelijke voor een goede uitvoering van het ziekteverzuimbegeleidingstraject. Deze kan de verantwoordelijkheid delegeren aan de leidinggevende van de zieke medewerker. de leidinggevende van de zieke medewerker; indien dat niet dezelfde is als de directeur heeft deze samen met de betrokken medewerker de verantwoordelijkheid voor een goede uitvoering van het re-integratietraject. Personeelsadviseur; deze adviseert gevraagd en ongevraagd de leidinggevende en de medewerker over het re-integratietraject en begeleidt dit mede. Wanneer de personeelsadviseur tevens als casemanager is aangewezen, dan is hij/zij mede verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Wet verbetering poortwachter. de bedrijfsarts; de arts van de Arbodienst adviseert zowel de medewerker als leidinggevende als enige vanuit de medische discipline over de mogelijkheden met betrekking tot de reintegratie. Dit gebeurt zowel in het SMT als op het spreekuur dat de bedrijfsarts houdt voor zieke medewerkers.
Bijlage 2: Het plan van aanpak Zaken die o.a. opgenomen dienen te worden in het plan van aanpak: Afspraken over het contact tussen Arbodienst en door de medewerker geraadpleegde behandelaren (zoals huisarts); Afspraken omtrent termijnen voor de acties; Verdere zaken waarvan het wenselijk is deze op te nemen; Wie wordt de casemanager; Doel van het plan: terugkeer in eigen functie, andere functie bij werkgever of andere werkgever voor tijdelijk, proefperiode of permanent; Acties werkgever om terugkeer te bespoedigen (bijvoorbeeld aanpassing werkplek); Acties medewerker om terugkeer te bespoedigen (bijvoorbeeld therapeutisch aan de slag); Bij herplaatsing elders: afspraken over re-integratiebedrijf. Indien herplaatsing bij andere werkgever wordt nagestreefd is de inschakeling van een re-integratiebedrijf verplicht. Afspraken daarover worden vermeld; Moment waarop afgesproken acties worden geëvalueerd. Procedure plan van aanpak Het plan van aanpak wordt opgesteld door de werkgever (leidinggevende en/of casemanager) in samenwerking met de medewerker. De werkgever verstrekt een exemplaar van het plan van aanpak aan de medewerker en aan de Arbodienst. Het is wenselijk, maar niet verplicht, dat de werkgever en medewerker het plan van aanpak ondertekenen. Bijlage 3: Inhoud van het re-integratieverslag de noodzakelijke administratieve gegevens van de werkgever, medewerker en Arbodienst; gegevens over de aard van de organisatie van de werkgever; gegevens over de functie van de medewerker; alle contacten tussen de werkgever (leidinggevende) en de medewerker tijdens de ziekte; vermelding van de eerste ziektedag; het oordeel en het advies van de Arbodienst; het door de werkgever en de medewerker overeengekomen plan van aanpak en de bijstellingen daarop; de meest recente evaluatie van de voortgang van de in het plan van aanpak gemaakte afspraken; een actueel oordeel over de kwaliteit van de arbeidsrelatie door de werkgever en de Arbodienst; een actueel oordeel van de Arbodienst over het verloop van de ongeschiktheid tot werken, de functionele beperkingen en mogelijkheden van de medewerker tot het verrichten van arbeid; een actueel oordeel van de Arbodienst en de werkgever over de aanwezigheid van passende arbeid bij de werkgever; een oordeel van de medewerker omtrent de op grond van bovenstaande onderdelen opgenomen gegevens een oordelen. 7
Bijlage 4: Samenvatting belangrijke tijdstippen Wanneer Wat Dag 1 Ziekmelding door medewerker en acceptatie door de leidinggevende van de ziekte Binnen 6 weken Medewerker ziek melden bij Arbodienst. Week 6 Opstellen probleemanalyse door Arbodienst. Week 8 Opstellen plan van aanpak door werkgever en medewerker. Aanwijzen casemanager. Vanaf week 8 Uitvoeren plan van aanpak. Minimaal eens per 4 of 6 weken evaluatie van de re-integratie en eventueel aanpassen/bijstellen plan van aanpak. Na 42 weken Medewerker ziek melden bij UWV. Maand 11 Eerstejaars-evaluatiegesprek door werkgever en medewerker. Bezien of re-integratie nog op koers ligt en eventueel nieuwe afspraken voor tweede ziektejaar maken. Na 12 maanden Salaris daalt naar 70% over de uren waarvoor de medewerker ziekteverlof geniet. Week 87 tot 91 UWV stuurt WIA-aanvraag aan medewerker. Werkgever en medewerker stellen gezamenlijk re-integratieverslag op. Week 91 Medewerker stuurt WIA-aanvraag + reintegratieverslag naar UWV. 24 maanden/2 jaar Mogelijke aanvang WIA-uitkering. Na 24 maanden Werkgever kan medewerker ontslaan o.g.v. ziekte. 8 Bijlage 5: Arbeidsvoorwaarden en ziekte Het salaris wordt voor maximaal twee jaar doorbetaald door de werkgever, het eerste jaar nog 100%, daarna 70%. In die zin is een ziek -melding een aanvraag om van dit recht op doorbetaling gebruik te mogen maken. Dat recht vervalt bij het niet nakomen van afspraken of wettelijk gestelde regels. Afhankelijk van de duur van de ziekte verliest de medewerker (tijdelijk tijdens de ziekteperiode) de volgende secundaire arbeidsvoorwaarden, voor zover van toepassing op de medewerker: Na één maand (per de eerste van de maand): - reiskosten woon-/werkverkeer; - representatievergoeding; - waarnemingstoelage; - eventuele andere toelage, zoals buitengewone toelage. Na zes maanden: - wijziging in opbouw van vakantieverlof voor ondersteunend personeel. Na een jaar - wijziging in opbouw van spaarverlof; - stopzetten van de BAPO inhouding.
Bijlage 6: Schematische weergave stappenplan Wet Verbetering Poortwachter Actie Week Werkgever Werknemer UWV Arbodienst 1 Ziekmelding Ziekmelden Evt. spoedcontrole 2 Passend werk mogelijk 6 Probleemanalyse en advies re-integratie 8 Plan van aanpak Plan van aanpak Plan van aanpak 12, 18 24, 30 36, 42 48 Voortgang reintegratie bespreken en dossier samenstellen Voortgang reintegratie bespreken 42 Ziekmelden bij UWV 46-52 1 ste -jaars evaluatie 1 ste -jaars evaluatie 86 Ontvangt brief UWV over aanvragen WIAuitkering Verstuurt brief over aanvragen WIA-uitkering Voortgang reintegratie bespreken en dossier samenstellen 87-91 Schrijft actueel oordeel 91 Vraagt WIA-uitkering aan en stuurt de benodigde documenten naar UWV 91-104 Beoordeelt reintegratie inspanning Werknemer wordt voor keuring uitgenodigd. > 104 Eventueel WIAuitkering 9
Bijlage 7: Protocol bij ziekteverzuim en re-integratie Definitie Wat is ziek? Uit jurisprudentie blijkt dat een medewerker ziek is als hij ongeschikt is tot het verrichten van zijn/haar arbeid als rechtstreeks en objectief medisch gevolg van ziekte of gebrek. De volgende twee elementen zijn hierin van belang: Zijn/haar arbeid; het moet gaan om ziekte of gebrek waardoor de eigen arbeid niet kan worden verricht; Objectief medisch gevolg van ziekte of gebrek; medisch deskundigen moeten kunnen aantonen dat er een objectief medische oorzaak ten grondslag ligt aan de ziekte/gebrek. Het niet kunnen of mogen verrichten van de eigen arbeid moet dus gebaseerd zijn op medische gronden en dat moet naar objectieve maatstaven gemeten kunnen worden. Pas als aan deze twee criteria is voldaan, is sprake van ziekte en ontstaat er recht op de financiële aanspraken bij ziekte. Het vastleggen van contactmomenten is belangrijk voor de duidelijkheid in de communicatie en ten behoeve van dossiervorming. Dit kan een kort verslag zijn of een mailwisseling waarin bv. gemaakte afspraken n.a.v. een gesprek kort bevestigd worden. 1 e dag: Ziekmelding. De medewerker meldt verzuim zo snel mogelijk persoonlijk bij de direct leidinggevende of diens plaatsvervanger. De direct leidinggevende vraagt de medewerker wat de reden is van het verzuim en geeft de medewerker aan of de aanvraag tot ziekteverlof wordt geaccepteerd. Als het verzuim een andere reden heeft dan ziekte (bijvoorbeeld, ziekte van een familielid, conflict op de werkvloer, omstandigheden in de persoonlijke sfeer) dan wordt er overlegd welke periode de medewerker denkt nodig te hebben om weer terug te keren naar de werkvloer. Het vroeg melden van afwezigheid is belangrijk vanwege de tijd die nodig is om eventuele vervanging van de werkzaamheden te regelen. 10 De direct leidinggevende bespreekt tijdens de verzuimmelding met de medewerker: De reden van de verzuimmelding en de aard van de klachten; De direct leidinggevende geeft aan of er inderdaad sprake is van ziekteverzuim of van verzuim op basis van andere gronden. Eventueel laat de leidinggevende zich adviseren door de bedrijfsarts na overleg met de personeelsadviseur om te bepalen of er een medische oorzaak is voor het verzuim. De direct leidinggevende checkt intern of er een lesprogramma is voor de vervanger. De direct leidinggevende en de verzuimende medewerker maken een terugbelafspraak voor een later moment (later op de dag of de volgende ochtend). De medewerker stelt de direct leidinggevende op de hoogte als er nieuws is waardoor zijn/haar terugkomst vertraagd of bespoedigd wordt. De direct leidinggevende zorgt er voor dat de melding op de eerste dag van het ziekteverzuim via de mail wordt doorgegeven aan de personeelsadviseur en/of aan het stafbureau als er sprake is van verzuim wegens ziekte. De personeelsadviseur zorgt voor het digitaal doorgeven aan de Arbo-dienst. Als het nog niet duidelijk is dat het gaat om afwezigheid wegens ziekte, dan ook nog geen ziekmelding doorgeven. In het tweede contact (Later op de eerste verzuimdag of de volgende ochtend) neemt de direct leidinggevende contact op met de verzuimende medewerker of v.v. Zij bespreken de volgende onderwerpen:
Is er sprake van ziekte of is er sprake van afwezigheid wegens andere redenen? Zijn er mogelijkheden om naar de werkplek te komen en eventuele aangepast werkzaamheden te verrichten? Afspraak maken om langs te komen voor een gesprek op de werklocatie. Heeft de arbeidsongeschiktheid te maken met het werk? Is er al contact geweest met een huisarts of specialist? Eventueel verblijfadres als de medewerker niet thuis verblijft? De medewerker geeft aan hoe hij/zij telefonisch bereikbaar is. Afspraak voor een volgend contactmoment, indien mogelijk op de werkplek. Vermoedelijke duur van het verzuim. Is ander werk mogelijk? Werken onder andere omstandigheden mogelijk? Bijvoorbeeld: werkzaamheden thuis uitvoeren of digitaal. Dit kunnen ook andere werkzaamheden zijn dan de eigen werkzaamheden. Voortgang werk: wat kan blijven liggen, wat moet door een collega worden over genomen, moeten er afspraken worden afgezegd. Eerste re-integratiegesprek met direct leidinggevende in de eerste ziekteweek In de eerste ziekteweek komt de medewerker tenminste één keer naar het werk voor overleg over de situatie, tenzij de aard van de klachten dat niet toelaat. De situatie ten aanzien van de klachten en de belemmeringen die er zijn om te komen werken worden besproken. Afhankelijk van de aard van de ziekte bezoekt de direct leidinggevende de medewerker thuis. Tijdens dit gesprek vindt er overleg plaats over hervatting van het werk, eventueel in aangepaste werkzaamheden of werkomstandigheden, waardoor verzuim wordt voorkomen. Ook de in dit protocol eerdere genoemde werkzaamheden worden besproken. Er kan tussentijds advies worden gevraagd aan de personeelsadviseur. Na de eerste ziekteweek: Contact volgens afspraak. De direct leidinggevende bespreekt steeds de situatie met de medewerker: - Stand van zaken van de aard van het verzuim en de ontwikkeling. Is het erger, minder of gelijk gebleven? Heb je belangrijke informatie van de huisarts of specialist? - Vermoedelijke duur van de afwezigheid. - Kan de organisatie iets doen? Kan de verzuimende medewerker onder aangepaste omstandigheden wel werken? De medewerker dient tijdens het ziekteverzuim telefonisch bereikbaar te zijn voor de direct leidinggevende van de school en voor de directeur-bestuurder/personeelsadviseur en dient de directeur ook actief op de hoogte te houden van de ziekte of het herstel. Tijdens het verzuim is het de medewerker niet toegestaan andere werkzaamheden te verrichten zonder afstemming met de bedrijfsarts en overleg met de directeur-bestuurder of de direct leidinggevende van de school. De bedrijfsarts roept de verzuimende medewerker binnen 28 dagen na datum eerste ziekmelding op voor het eerste spreekuurcontact. De medewerker geeft dit ook zelf aan indien hij/zij nog geen oproep heeft ontvangen. Een verzuimende medewerker werkt mee aan een spoedig herstel en doet er alles aan om op een zo kort mogelijke termijn het werk te hervatten. Adviezen van de bedrijfsarts worden geacht te worden opgevolgd. De medewerker is verplicht met de Arbo-dienst en direct leidinggevende mee te denken over re-integratieactiviteiten. De direct leidinggevende en de medewerker zullen alle re-integratie-inspanningen verrichten die redelijkerwijs van hem kunnen worden verwacht om de medewerker snel weer aan het werk te helpen in de eigen organisatie of zo mogelijk tijdelijk op een andere locatie of in een andere 11
organisatie. Indien vaststaat dat de eigen arbeid niet meer kan worden verricht en er geen andere passende arbeid in de eigen organisatie mogelijk is, bevordert de direct leidinggevende de inschakeling van de medewerker in voor hem passende arbeid bij een andere direct leidinggevende. In alle gevallen ontvangt de direct leidinggevende uiterlijk in de zesde ziekteweek een (uitgebreide of beknopte) probleemanalyse met advies van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts stuurt een kopie naar de medewerker. Als sprake is van benutbare mogelijkheden stellen de direct leidinggevende, de medewerker uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de probleemanalyse een plan van aanpak voor reintegratie op. De personeelsadviseur heeft een signalerende rol. De direct leidinggevende zal hiertoe in de week van de ontvangst van de probleemanalyse de verzuimende medewerker en eventueel de personeelsadviseur uitnodigen voor een gesprek. De medewerker kan zich op het gesprek voorbereiden door de UWV-brochure Als u niet kunt werken (is online te downloaden) en de probleemanalyse te lezen. Deze brochure wordt tezamen met de uitnodiging toegestuurd door de personeelsadviseur. De direct leidinggevende en de medewerker voeren de activiteiten uit die zijn afgesproken in het plan van aanpak. Als volgens de Arbo-dienst sprake is van mogelijk langdurig verzuim legt de personeelsadviseur een re-integratiedossier aan dat alle gegevens, documenten en correspondentie bevat die betrekking hebben op het verloop van het ziekteverzuim, het aantal feitelijk gewerkte uren en de ondernomen activiteiten. De Arbo-dienst voert minimaal elke 6 weken overleg (spreekuurcontact) met de medewerker om de uitvoering van het Plan van aanpak te volgen en te stimuleren. De direct leidinggevende en de verzuimende medewerker overleggen eveneens elke 6 weken om te bepalen of alle afspraken in het Plan van aanpak zijn nagekomen of het Plan van aanpak nog aansluit op de situatie van de medewerker. Indien nodig wordt het Plan van aanpak bijgesteld. De personeelsadviseur adviseert en ondersteunt hier in. De medewerker die langdurig verzuimt, wordt regelmatig uitgenodigd om de school te bezoeken en deel te nemen aan sociale activiteiten teneinde de band met de collega s in stand te houden. In de tweeënveertigste week van het verzuim meldt de personeelsadviseur het verzuim aan het UWV. Aan het eind van het eerste ziektejaar (geen vast tijdstip, veelal tussen de 46 e en 52 e ziekteweek) evalueren direct leidinggevende, personeelsadviseur en medewerker de geleverde re-integratie-inspanningen. De evaluatie wordt door de direct leidinggevende schriftelijk vastgelegd. In dit verslag worden door de direct leidinggevende opgenomen: de terugblik, de uitkomsten van de evaluatie, de afgesproken doelen voor het tweede ziektejaar en de gemaakte afspraken om deze doelen te bereiken. Rond de 87e ziekteweek evalueert de Arbo-dienst op basis van de contacten met de leidinggevende en de medewerker het verloop van de re-integratie. De Arbo-dienst of een bedrijfsarts beschrijven dit in een Actueel Oordeel, onderdeel van de probleemanalyse. In de 87e ziekteweek evalueert de direct leidinggevende samen met de medewerker het plan van aanpak. De evaluatie wordt aan het plan van aanpak toegevoegd. In de 89e ziekteweek overhandigt of stuurt de direct leidinggevende in samenspraak met de personeelsadviseur het plan van aanpak (inclusief bijstellingen en evaluatie) aan de medewerker. De personeelsadviseur heeft inmiddels van de Arbo-dienst de probleemanalyse, het actueel oordeel en de eventuele bijstellingen ontvangen. De personeelsadviseur maakt een kopie voor het personeelsdossier en overhandigt of stuurt de originele exemplaren aan de medewerker. De Arbo-dienst of andere gecertificeerde Arbo-deskundigen stuurt de medische informatie rechtstreeks aan de medewerker. 12
Uiterlijk in de 91e ziekteweek levert de medewerker bij het UWV een aanvraag in voor een WIAuitkering, inclusief het re-integratieverslag (gehele probleemanalyse, medische informatie en het plan van aanpak). Direct leidinggevende (in samenspraak met de personeelsadviseur) en medewerker kunnen samen besluiten om de WIA-aanvraag uit te stellen. Bijvoorbeeld als medewerker waarschijnlijk op korte termijn weer volledig aan de slag gaat. Let op: Er kan slechts eenmaal uitstel worden gevraagd. Na 104 weken verzuim kan de verzuimende medewerker in het nieuwe WIA-stelsel stromen of begint de periode van de verlengde wachttijd. Voor de WIA-aanvraag hebben Arbo-dienst, direct leidinggevende en medewerker weergegeven wat de laatste stand van zaken is. Maar het plan van aanpak hoeft natuurlijk nog niet klaar te zijn. Zolang het einddoel van de re-integratie nog niet is bereikt, moeten medewerker en direct leidinggevende hieraan blijven werken met behulp van het Plan van aanpak. Deze verplichting loopt door zolang het dienstverband bestaat. Na uiterlijk 24 maanden verzuim kan bij voortdurende arbeidsongeschiktheid voor het eigen werk de direct leidinggevende overgaan tot ontslag. De regels met betrekking tot ontslag wegens ziekte of arbeidsongeschiktheid zijn vastgelegd in de CAO PO artikel 4.7 en 4.8. met inachtneming van de bepalingen van het Besluit ziekte en arbeidsongeschiktheid voor onderwijspersoneel primair en voortgezet onderwijs (BZA). 13
Bijlage 8: Protocol werkhervatting Doel: informatie voor medewerkers die in staat zijn hun werk weer geheel of gedeeltelijk uit te voeren. Verzuim < 6 weken: Wanneer een medewerker na verzuim zijn werkzaamheden wil hervatten zonder door de bedrijfsarts te zijn gezien, dan wordt dit minimaal een dag van tevoren met de direct leidinggevende besproken. Bij twijfel over de arbeidsgeschiktheid van de verzuimende medewerker kan de direct leidinggevende alsnog de personeelsadviseur verzoeken de medewerker op te roepen voor het spreekuur en te oordelen over mogelijke werkhervatting. Na een positief oordeel van de bedrijfsarts kan de medewerker zijn werkzaamheden hervatten, eventueel begeleid. De direct leidinggevende zorgt voor melding van het herstel aan de personeelsadviseur door het sturen van een mail. Verzuim > 6 weken: Voor werkhervatting is het wenselijk dat het advies van de bedrijfsarts hieraan ten grondslag ligt. De bedrijfsarts licht de direct leidinggevende in over de datum van werkhervatting en eventuele beperkingen waarmee rekening moet worden gehouden. Werk kan worden hervat in (een deel van) de oorspronkelijke functie en in een andere, passende functie. Het einddoel en de duur van het re-integratieproces moet worden omschreven. Dit geldt ook voor therapeutische werkhervatting. Hieraan is geen loonwaarde verbonden en de medewerker blijft in formele zin ziek. In dit geval blijft de bedrijfsarts de medewerker begeleiden. NB1: Bij hervatting van de werkzaamheden houden de verzuimende medewerker, direct leidinggevende en eventueel de personeelsadviseur altijd een werkhervattinggesprek waarin de oorzaak en het verloop van het verzuim aan de orde komen. NB2: Een volledige betermelding betekent dat de betreffende medewerker zijn functie volledig uitoefent qua taken en omvang, dus alle lesgevende én alle niet les-gebonden taken. 14 Bijlage 9: Algemene toelichting op de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) Wet Verbetering Poortwachter: Sinds 1 april 2002 is de Wet Verbetering Poortwachter van kracht. De regeling is ingesteld om het re-integratieproces in het eerste ziektejaar beter te laten verlopen en de instroom in de WIA te beperken. Met deze wet hebben direct leidinggevende én medewerker meer verantwoordelijkheid gekregen. De regeling geldt voor alle nieuwe ziektegevallen vanaf 1 april 2002. Aan het einde van het tweede ziektejaar zal UWV toetsen of de direct leidinggevende en de medewerker voldoende hebben gedaan om re-integratie te bewerkstelligen. De direct leidinggevende heeft met instelling van de WVP meer mogelijkheden gekregen om maatregelen te nemen als de medewerker niet of onvoldoende meewerkt aan de re-integratie. In het uiterste geval kan de direct leidinggevende een weigerachtige medewerker zelfs ontslaan. Bij twijfel of verschil van mening over de re-integratiemogelijkheden kunnen direct leidinggevende en medewerker UWV al tijdens het eerste ziektejaar om een second opinion vragen. Het wettelijk bepaalde moment voor de WIA-keuring kan op verzoek van direct leidinggevende en medewerker worden uitgesteld, bijvoorbeeld vanwege een verwacht herstel van de medewerker.
Hieronder worden de eisen weergegeven waaraan een (uitgebreide) probleemanalyse met advies en een plan van aanpak moeten voldoen. Probleemanalyse De probleemanalyse van de Arbo-dienst of bedrijfsarts moet de volgende gegevens bevatten: - algemene gegevens die van belang zijn voor herstel, werkhervatting en re-integratie zoals: o aard van de klachten; o diagnose; o behandeling; o prognose; o beperkingen in de uitvoering van de eigen functie of ander werk; o mogelijke belemmerende omstandigheden in het privéleven en het werk; o als sprake is van een arbeidsconflict wordt dit expliciet aangegeven; o motivatie en kwaliteit van de arbeidsrelatie. De probleemanalyse bevat ook een beoordeling van de gegevens met betrekking tot: - verwachtingen omtrent herstel, werkhervatting en re-integratie zonder nadere interventie; - de vraag welke problemen werkhervatting/re-integratie in de weg staan; - de vraag in hoeverre interventie re-integratie/werkhervatting kan bevorderen; - de vraag of de direct leidinggevende de arbeidstaak moet aanpassen. Advies aan direct leidinggevende en medewerker Het advies moet concrete stappen bevatten richting herstel en werkhervatting. Direct leidinggevende en medewerker dienen goed te worden geïnformeerd over hoe de functionele beperkingen van de medewerker zich verhouden tot het soort arbeid dat hij kan verrichten. Plan van aanpak Op basis van de probleemanalyse en het advies van de Arbo-dienst of bedrijfsarts maken direct leidinggevende en medewerker een Plan van aanpak waarin wordt opgenomen: - wie de casemanager is; - het uiteindelijke doel van de re-integratie; - in welke stappen dat doel wordt bereikt; - welke activiteiten worden ondernomen en door wie (medewerker, direct leidinggevende, de Arbo-dienst of een andere instelling); - de planning van de activiteiten; wanneer de direct leidinggevende, medewerker en Arbodienst of andere gecertificeerde Arbo-deskundigen evalueren. 15 De informatie over de Wet Verbetering Poortwachter is ook te vinden op www.uwv.nl