Achtmaandsrapportage 2013 januari - augustus BEDRIJFSVOERING In aanvulling op de 4-maandsrapportage wordt uw aandacht gevraagd voor de volgende punten. Vastgoed brandweer Op basis van de besluitvorming in het algemeen bestuur van 27 juni en 19 september is gestart met een project voor de overname van het vastgoed brandweer. Prioriteit heeft de overname van kazernes waarbij het voorkomen van BTW-schade een rol speelt. Met de zorgvuldigheid die wordt betracht en ook nodig is in dit proces, is het de vraag of het lukt om de overige kazernes nog in 2013 in eigendom over te nemen. Het vorenstaande heeft uiteraard invloed op af te sluiten leningenportefeuille in 2013. Interim-controle accountant In overleg met de accountant is de oplevering van de managementletter vervroegd. Hierdoor is het mogelijk de letter begin november te bespreken in de auditcommissie waardoor zo nodig nog dit jaar kan worden bijgestuurd. Medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) In september is een MTO gehouden. De response van 75% stemt tot tevredenheid. De uitkomsten worden thans verwerkt en zullen eind van dit jaar worden gepresenteerd. VEILIGHEID Algemeen Veiligheid heeft op basis van 8 maanden een geprognosticeerd negatief saldo van 227.977,-- voor 2013, een verhoging van 88.000,-- ten opzichte van de verwachting in de viermaandsrapportage. Dit is met name een gevolg van de projectkosten vastgoed en versterking bedrijfsvoering. Deze extra kosten worden deels gecompenseerd door de gedeeltelijke vrijval van een incidentele post, namelijk de voorziening frictiekosten Meldkamer. Aandachtspunt: op landelijk niveau (o.a. Veiligheidsberaad, Brandweer Nederland) worden met enige regelmaat afspraken gemaakt en besluiten genomen welke naast inhoudelijk ook financiële consequenties met zich mee brengen voor veiligheidsregio s (o.a. slachtofferinformatiesystematiek, project bovenregionaal, project Specialistisch Optreden op Maat). Dit geldt ook voor Veiligheidsregio Fryslân. Brandweer In de vergadering van het algemeen bestuur van 19 september is besloten voor 1 januari 2014 44 brandweergebouwen over te nemen. Daarnaast neemt VRF de huurovereenkomst van 19 gebouwen over. Op basis van dat gegeven is een nieuwe kostenverdeling per gemeente gemaakt. De jaarlijks begrote beheerskosten à 250.000,-- zijn daarin direct als toekomstige taakstelling voor de VRF meegenomen. Gedurende de vergadering bleek een aantal leden niet akkoord te kunnen gaan met de financiële gevolgen van dit voorstel voor hun individuele gemeente. Het dagelijks bestuur stelde daarop voor een extra bezuiniging van 400.000,-- te verwerken in de totale huisvestingskosten, naast de al in het voorstel opgenomen taakstelling van 250.000,--. Het Algemeen Bestuur stemde daarop bij meerderheid in met het aangepaste voorstel voor de overname van het vastgoed. Realisatie verloopt grotendeels volgens planning. - de incidentele projectkosten vastgoed komen conform AB-besluit ten laste van het resultaat 2013; - de komende periode zal een verkenning plaatsvinden om het AGS piket structureel te borgen. 1
Veiligheidsbureau De agendacommissie Veiligheid heeft op 5 september een voorgenomen besluit genomen t.a.v. het samenvoegen en positioneren van het Veiligheidsbureau, het Bureau Bevolkingszorg en de GHOR. In het kader van ondermeer de regionalisering van de brandweer (Samen naar een Brandweer) is de vraag aan de orde gekomen op welke wijze het Veiligheidsbureau naar de toekomst toe gepositioneerd kan worden in de nieuwe organisatie per 1 januari 2014. Het samenvoegen van de genoemde afdelingen kan hiertoe tot een effectiever middel worden ingezet om aan de visie en nader te bepalen doelstellingen (gerelateerd aan de veiligheidsketen) bij te dragen. Binnen de afdelingen spelen gelijksoortige processen en de kern is dat zowel het Veiligheidsbureau als de GHOR en het Bureau Bevolkingszorg vanuit regie en coördinatie gewerkt wordt aan een slagvaardiger crisisorganisatie. De overtuiging is dan ook dat het samenvoegen betekent dat de som meer is dan het geheel der delen. Op 24 mei jl. is de rapportage Staat van de Rampenbestrijding van de Inspectie Veiligheid en Justitie (Inspectie VenJ) gepubliceerd. Teruggebracht tot de wettelijke eisen blijkt uit het onderzoek dat de veiligheidsregio s in toenemende mate voldoen aan de eisen die de Wvr op het gebied van rampenbestrijding en crisisbeheersing aan hen stelt, maar dat op dit moment geen enkele veiligheidsregio aan alle door de wet aan hen gestelde eisen voldoet. De conclusie in het rapport is dat Veiligheidsregio Fryslân ten opzichte van de vorige meting (2010) op onderdelen flinke vooruitgang heeft geboekt. Fryslân is een goed voorbeeld van hoe bovenregionale samenwerking kan worden ingevuld. Op een aantal punten is nog verbetering gewenst. Veiligheidsregio Fryslân heeft inmiddels al de nodige stappen gezet ten aanzien van de in het rapport genoemde conclusies en aanbevelingen. Op basis van het transitieakkoord Landelijke Meldkamerorganisatie zullen regionale overeenkomsten worden opgesteld waarin ruimte is om regionaal maatwerk vorm te geven. Het transitieakkoord is met veel inzet van alle partijen in een groot aantal landelijke overleggen tot stand gebracht. In het verlengde van de samenwerking binnen de Meldkamer Noord-Nederland zijn de noordelijke regio s bij de voorbereiding van het transitieakkoord gezamenlijk opgetrokken. Afgezien van inhoudelijke overwegingen is de positie van de noordelijke regio s specifiek met betrekking tot reeds gemaakte project- en frictiekosten om tot één meldkamer te komen en het bereiken van efficiencyvoordeel in de exploitatie van de (samengevoegde) meldkamer. De inhoudelijke overwegingen zijn landelijk gewisseld en hebben geleid tot de nodige bepalingen in het akkoord. Ook de specifieke regionale omstandigheden zijn erkend door de bepaling dat per regio een financieel overdrachtsdocument moet worden opgesteld. In de vergadering van het algemeen bestuur van 19 september is met het transitieakkoord ingestemd met het nadrukkelijke voorbehoud met betrekking tot de specifieke noordelijke situatie. Realisatie verloopt grotendeels volgens planning. In de periode mei- augustus is gewerkt aan kwaliteitsverbetering. Er is hierbij vooral nadruk gelegd op de implementatie van diverse werkzaamheden richting versterking van de hoofdstructuur rampen- en crisisbeheersing Fryslân. Het Veiligheidsbureau is hard aan het werk om haar functie als regiebureau te verduidelijken en te versterken. - hogere kosten als gevolg van de kosten van het interim afdelingshoofd; - er is sprake van een meevaller door de gedeeltelijke vrijval van de voorziening frictiekosten Meldkamer - om te anticiperen op de ontwikkeling Landelijke meldkamerorganisatie vindt de komende maanden een nadere verkenning plaats inzake het geheel overnemen van het Regionaal Coördinatie Centrum (RCC) te Drachten. GHOR De uitvoering loopt grotendeels conform planning. De overeenkomst met de ziekenhuizen is inmiddels besproken met de crisiscoördinatoren van de ziekenhuizen. Ondertekening zal in het 4 e kwartaal plaatsvinden. Ditzelfde geldt voor de overeenkomst met de RAV Noord Nederland. 2
Er heeft advisering m.b.t. diverse evenementen plaatsgevonden (o.a. de huldiging van SC Cambuur, motor- en fietselfstedentocht, Koninklijk bezoek, PC Franeker, Sneekweek en Visserijdagen Harlingen). In het kader van Opleiden en Oefenen zijn o.a. trainingen voor de GGZ en een oefening voor de GGD uitgevoerd. Voor de inzet van het GROP (GGD Rampen Opvang Plan) is afgesproken dat piketfunctionarissen van de GHOR ingezet kunnen worden als een eerste opstart buiten kantooruren noodzakelijk is. De GHOR is opnieuw gecertificeerd in het kader van de HKZ. - Bureau Bevolkingszorg Realisatie verloopt grotendeels volgens planning. - voor de nadere uitwerking en consequenties van de invoering van het landelijke project Slachtofferinformatiesystematiek (SIS) zal aan het POOK/bestuur een voorstel worden voorgelegd. GEZONDHEID Algemeen Gezondheid heeft, voor 2013, een geprognosticeerd positief saldo van 204.386,=. Dit is een gevolg van het vrijvallen van incidentele posten, zoals de reserve digitaal dossier JGZ en de vrijval overlopende post functiewaardering JGZ. Aangezien deze posten in 2014 vervallen, ligt er voor dat jaar een grote opgave om de taken binnen het gestelde budget uit te voeren. Des te meer omdat ook het laatste jaar van de taakstelling van Skerp in 2014 moet worden uitgevoerd. Zorg en Advies De uitvoering verloopt grotendeels conform de planning. De inspecties technische hygiënezorg liepen bij de viermaandsrapportage nog iets achter op de planning, dit is inmiddels ingelopen. Bij deze inspecties is een verschuiving te zien van minder inspecties kinderopvang naar meer inspecties bij gastouders. Er zijn dit jaar veel bron- en contactonderzoeken TBC geweest i.v.m. een outbreak onder dak- en thuislozen. Voor Fryslân lijkt dit nu redelijk onder controle te zijn. Echter gezien het (zwervende) karakter van deze groep is te verwachten dat deze problematiek zich t.z.t. weer voor zal doen. Er is, op basis van evaluaties van een aantal complexe zaken, gewerkt aan aanpassing van het protocol maatschappelijk onrust bij geweldsdelicten. Er is gekozen voor verruiming van de toepassing (niet alleen bij geweldsdelicten) en voor een onderscheid in kleine en grotere zaken. In het algemeen is er inzake scenariozaken een verschuiving te zien van inzet bij grote naar inzet bij kleinere zaken, en naar advisering in de beginfase. Het aantal lijkschouwingen en de afhandeling van euthanasiemeldingen lijkt hoger te worden dan verwacht. In het derde kwartaal zijn de resultaten van de monitor volwassenen en ouderen verwerkt. De uitkomsten worden in het najaar gepresenteerd. Het voorstel voor de invulling op de medische milieukunde is inmiddels geaccordeerd door de bestuurscommissie GGD. - de gemelde aandachtspunten in de viermaandsrapportage, m.b.t. contract over reizigersvaccinatie (met Achmea) en de aanbesteding voor de uitvoering van de arrestantenzorg, gelden ook nu nog; - er is sprake van een geprognosticeerd tekort van ruim 206.000,=, exclusief de toerekening van de overhead. Het verwachte tekort is hoger dan gemeld in de viermaandsrapportage. Dit 3
heeft vooral te maken met het treffen een regeling ten behoeve van het terugdringen van de bovenformativiteit bij epidemiologie ( 75.000,=); - er is nog geen zekerheid over het doorlopen van het contract van GGD Nederland met de COA over de uitvoering van de pga (publieke gezondheidszorg asielzoekers) in 2014. Formeel loopt het contract eind 2013 af. Er zijn (landelijk) besprekingen gaande over de verantwoordelijkheid en financiering voor de taak pga. Jeugdgezondheidszorg De uitvoering verloopt grotendeels conform de planning. De vaccinatiegraad blijft onverminderd hoog, in vergelijking met de rest van Nederland zit Fryslân in de top drie. Er is gestart met een klanttevredenheidsonderzoek onder de ouders van kinderen in het basisonderwijs en onder jongeren in het voortgezet onderwijs. Alhoewel de respons nog aan de lage kant is, zijn de eerste resultaten positief. Voor de werkzaamheden voor de doelgroep 4-19 jarigen zijn de gemiddelde rapportcijfers 8,5 (basisonderwijs) en 9,1 (voortgezet onderwijs). Ook op de telefonische advieslijn CJG wordt door ouders positief gereageerd. Hiervoor moet echter nog een klanttevredenheidsonderzoek voor worden opgezet. Het aantal klachten is, ten opzichte van 2012, gedaald (van 34 klachten naar 20). De aard van de klachten betreffen vooral planning en wachttijden, en bejegening en advies. In het kader van de voorbereiding op de transitie jeugdzorg, en de daarmee gepaard gaande gewenste transformatie, doet de JGZ mee aan diverse pilotprojecten in verschillende gemeenten. Hierbij doet zich het knelpunt voor dat binnen deze projecten vaak meer inzet van de JGZ is gewenst, dan in het collectief is afgesproken. De financiële ruimte binnen JGZ wordt in het laatste kwartaal dan ook benut om hierop extra te investeren. Wij pleiten ervoor om deze ruimte ook in 2014 te benutten voor extra inzet op de pilotprojecten. De implementatie van het digitaal dossier verloopt conform de planning, en zal eind 2013 zijn afgerond. De extra financiële reservering hiervoor eindigt daarmee ook, conform afspraak, per 2014. - GGD/JGZ Fryslân krijgt van diverse gemeenten signalen over vermindering van en/of stoppen met afname van het maatwerk JGZ, in het kader van de transitie jeugdzorg per 2015. Dit zou in de toekomst kunnen leiden tot frictiekosten; - de JGZ heeft een geprognosticeerd overschot van ruim 200.000,=, exclusief de toerekening van de overhead. Dit overschot is, voor 2013, een gevolg van de incidentele post vrijval overlopende post functiewaardering JGZ. PROGNOSE Op basis van de realisatie over de eerste 8-maanden is de prognose voor het jaarresultaat 2013 ongeveer 24.000,-- negatief. Verdeeld over de programma s is het resultaat als volgt opgebouwd (ter vergelijking zijn de cijfers van de 4-maands prognose opgenomen). 4-maands 8-maands Verschil Gezondheid 199.000 204.000 5.000 Veiligheid -/- 140.000 -/- 228.000 -/- 88.000 Het resultaat volgens de 8-maands prognose ligt hiermee in lijn met de prognose van de 4-maands met dien verstande dat de besluitvorming over de kosten van het project vastgoed in 2013 ten laste zijn gebracht van het resultaat Veiligheid. In de 4 maands rapportage zijn een aantal risico s benoemd waarmee in de 4-maands prognose geen rekening is gehouden. Het gaat dan om de volgende risico s/aandachtspunten: 1. Vervanging MS Office ( 90.000,--). 2. Individueel loopbaangebonden budget ( 250.000,--). 3. AFAS/Profit ( 87.000,--). 4. Versterking bedrijfsvoering ( 150.000,--). 5. Implementatiekosten aanpassen bedrijfsvoeringsprocessen ( 262.800,--). Voor de onder 3 t/m 5 genoemde risico s geldt dat deze in de 8-maands prognose zijn verwerkt. Deze extra kosten worden gedekt door een aantal incidentele meevallers (vrijval FUWA reservering en 4
gedeeltelijke vrijval voorziening frictiekosten MkNN). Hierdoor is het effect van deze risico s op het verwachte resultaat 2013 beperkt. Risico s Voor de reeds in de 4-maands rapportage vermelde risico s vervanging MS Office en individueel loopbaangebonden budget is nog geen structurele oplossing gevonden. De vervanging van MS Office is voorlopig uitgesteld. De discussie over overname vastgoed brandweer heeft geresulteerd in een tweetal taakstellingen voor het onderdeel Brandweer. Deze taakstellingen hebben betrekking op het beheer en het onderhoud van het vastgoed. In totaal betreft dit een taakstelling van 650.000,--. De 1 e begrotingswijziging 2014 (regionalisering) bevat eveneens een taakstelling voor het onderdeel Brandweer (van 588.000,--). Door een aanpassing van de BDUR uitkering (alsnog compensatie voor de verhoging van het BTW tarief van 19 % naar 21 %) is deze taakstelling verminderd tot 350.000,--. Resultaatbestemming In overleg met de Bestuurscommissie Gezondheid zal worden gekeken naar de noodzaak het verwachte positieve resultaat van het programma Gezondheid te reserveren voor: pilotprojecten JGZ (welke zijn gestart in 2013). opvangen frictiekosten als gevolg van vermindering maatwerk JGZ (impact transitie jeugdzorg). Het nadelig resultaat van het programma Veiligheid kan ten laste worden gebracht van het gereserveerde resultaat Veiligheid 2012. Het restant van het gereserveerde resultaat 2012 ( 367.000) is dan beschikbaar voor het opvangen van de risico s die samenhangen met de taakstellingen voor het onderdeel Brandweer. Het is niet de verwachting dat de genoemde taakstellingen met ingang van 2014 direct volledig kunnen worden gerealiseerd. Leeuwarden, 14 november 2013 Het dagelijks bestuur 5