(Digitaal Platform voor de Advocaat)
I Inhoudsopgave Deel I Inleiding 1 Deel II Hoe van start gaan? 1 1 STAP 1:... Aanmelden op privaat luik 1 2 STAP 2:... Kantoorsleutel opzoeken 2 3 STAP 3:... Kantoorlseutel instellen 4 Deel III Rapporten 6 1 Rijksregister... 7 2 CBB (Centraal... Bestand Beslagberichten) 10 3 Graydon... 12 Deel IV Adrescontrole 16 1 ID inlezen... 17 2 Advocaat... 18 3 Graydon... 18 4 Aanmaak... documenten 21 5 Adressen... online controleren 22 6 Logboek... adrescontrole 23
Inleiding 1 1 Inleiding Diplad werd in 2014 opgericht in de schoot van de orde van Vlaamse balies. Het doel van dit project is om advocaten digitale diensten op een gemakkelijke en snelle manier te kunnen aanbieden via het op digitaal platform van de advocaat. Deze onlinediensten kunnen naast de eigen website (het privaat luik) ook in andere softwarepakketten worden geïntegreerd. De integratie brengt veel voordelen mee voor de advocaten. De informatie is onmiddellijk beschikbaar, kan rechtstreeks ingegeven worden in het betreffende dossier met de juiste referentie en wordt automatisch boekhoudkundig verwerkt. Toga heeft zich hier van in het begin ten volle voor geëngageerd, en heeft als GOLD MEMBER alle aangeboden diensten in zijn pakket geïntegreerd, en dat zijn er momenteel drie: Rijksregister, Centraal bestand beslagberichten (CBB) en Graydon. De functionaliteit gaat van het opvragen van gedetailleerde rapporten van verschillende instanties tot het op een automatische manier controleren van adresgegevens. Belangrijk om te weten is dat je je telkens moet identificeren met je identiteitskaart. Hoe dit alles in zijn werk gaat, kan je lezen in deze handleiding. 2 Hoe van start gaan? 2.1 STAP 1: Aanmelden op privaat luik Via de website van het privaat luik kan je met je identiteitskaart aanmelden.
2 Hiervoor heb je een ID-kaartlezer nodig en dien je de bijhorende eid-software te installeren. De eid-software kan je downloaden en installeren via deze link http://eid.belgium.be/nl/je_eid_gebruiken/ de_eid-middleware_installeren/. Klik hier voor extra uitleg. 2.2 STAP 2: Kantoorsleutel opzoeken Vooraleer je gebruik kunt maken van de -functies dien je via het privaat luik je kantoorsleutel op te zoeken.
Hoe van start gaan? 3 Dit is nodig om gebruik te maken van de verschillende -functies. Hiervoor betaal je een bijdrage aan Diplad. De kantoorsleutel is pas actief nadat je de voorwaarden in het privaatluik hebt aanvaard. Elke gebruiker dient zich voor het eerste gebruik éénmaal aan te melden op het privaatluik. Als dat gebeurd is ga je in het privaatluik naar Instellingen, Mijn organisatie, Gebruikersbeheer. Je krijgt een lijst te zien met alle gebruikers van je organisatie. Klik op jouw gebruiker om de kantoorsleutel te raadplegen. De kantoorsleutel staat bij "Office key".
4 2.3 STAP 3: Kantoorlseutel instellen Van zodra je je kantoorsleutel hebt dien je ze in te stellen in Toga. Je kan ze op 2 plaatsen instellen. Als je enkel voor het hele kantoor een sleutel hebt gekregen, stel je ze in via Onderhoud, Algemeen. Bij Kantoorsleutel vul je uiteraard de kantoorsleutel in die je van hebt gekregen.
Hoe van start gaan? Maar het is ook mogelijk dat elke medewerker zijn/haar eigen kantoorsleutel heeft. In dat geval stel je het in bij die gebruiker, dat doe je via Onderhoud, Gebruikers. Selecteer de juiste gebruiker en vul rechtsonderaan de kantoorsleutel in. Start Toga zeker opnieuw op om het te activeren. 5
6 3 Rapporten Rapporten kan je in een dossier opvragen. Diplad rekent een kost aan voor het opvragen van rapporten. Deze kost wordt automatisch geregistreerd in Toga zodat je ze kan doorrekenen aan de cliënt. Je kan ze terugvinden bij de kantoorkosten. Van zodra het rapport is aangemaakt kan je het terugvinden bij de documenten in het. Voor zijn er 3 rapporten beschikbaar, nl. Rijksregister, CBB (Centraal Bestand Beslagberichten) en Graydon. Je kan ook nog een 4de rapport opvragen via Companyweb. Dat wordt uitgelegd in de handleiding van "Companyweb" en in onze algemene handleiding. Je kan deze rapporten opvragen via het tabblad "Dossiergegevens" bij de contactfiche. Rechts onderaan het tabblad zie je 4 knoppen staan waarmee je het rapport kunt opvragen. Hieronder worden ze verder toegelicht.
Rapporten 3.1 7 Rijksregister Bij de contactfiche kan je in het tabblad "Dossiergegevens" de rijksregister gegevens opzoeken. Je kunt zoeken op nationaal nummer, adres, geboortejaar en geslacht, geboortedatum. Onderaan het venster wordt er bij "Motivatie" het dossiernummer ingevuld. Standaard wordt de optie "Inschrijven als kost" aangevinkt. Van zodra je een rapport aanvraagt zal Diplad hiervoor een kost aanrekenen. Deze optie zorgt er voor dat die kost automatisch in Toga wordt ingeboekt bij de kantoorkosten zodat ze kan worden doorgerekend aan de cliënt. Van zodra je je zoekcriteria hebt opgegeven klik je op OK.
8 Zoals eerder gezegd worden er voor rapporten kosten aangerekend. Toga geeft hier een melding van. Klik OK om verder te gaan. Om veiligheidsredenen moet je je kunnen identificeren met je identiteitskaart. Steek je identiteitskaart in de kaartlezer en vul je pincode in.
Rapporten 9 Vervolgens krijg je terug een melding dat er een rapport is aangemaakt. Klik op OK. In het dossier kan je het rapport terugvinden bij de documenten genaamd "Rijksregister - zoek op het nationaal nummer ('rijksregisternr.')". Rapporten van rijksregisteraanvragen worden als Word-documenten bewaard.
10 3.2 CBB (Centraal Bestand Beslagberichten) Een CBB-opzoeking kan je doen op naam en geboortedatum, adres, rijksregisternummer en KBO-nr. Van zodra je je zoekcriteria hebt opgegeven klik je op OK. Zoals eerder gezegd worden er voor rapporten kosten aangerekend. Toga geeft hier een melding van. Klik OK om verder te gaan. Ook hier moet je je kunnen identificeren met je identiteitskaart. Steek je identiteitskaart in de kaartlezer en vul je pincode in.
Rapporten 11 Vervolgens krijg je terug een melding dat er een rapport is aangemaakt. Klik op OK. In het dossier kan je het rapport terugvinden bij de documenten genaamd "CBB - zoeken op rijksregister ('rijksregisternr.')". Rapporten van DBB-aanvragen zijn altijd Word-documenten.
12 3.3 Graydon Met Graydon kan je enkel zoeken op KBO-nummer. Van zodra je het KBO-nummer hebt opgegeven klik je op "Stap 1: Beschikbare rapporten opzoeken".. Zoals eerder gezegd worden er voor rapporten kosten aangerekend. Toga geeft hier een melding van. Klik OK om verder te gaan.
Rapporten Ook hier moet je je kunnen identificeren met je identiteitskaart. Steek je identiteitskaart in de kaartlezer en vul je pincode in. Vervolgens krijg je terug een melding dat er een rapport is aangemaakt. Klik op OK. Het document met de firmagegevens kan je terugvinden bij de documenten in het dossier genaamd "Graydon - opvragen details onderneming ('KBO-nr.')". Deze documenten zijn altijd Word-documenten. 13
14 Vervolgens kan je kiezen tussen 2 rapporten, nl. handelsrapport en maatwerkrapport. Het handelsrapport is het meest complete rapport met alle gegevens van de onderneming. Van zodra je je rapport hebt geselecteerd klik je op "Stap 2: Geselecteerd rapport opvragen". Ook hier moet je je kunnen identificeren met je identiteitskaart. Vul je pincode in van je identiteitskaart.
Rapporten 15 Vervolgens krijg je terug een melding dat er een rapport is aangemaakt. Klik op OK. In het dossier kan je het rapport terugvinden bij de documenten genaamd "NAAM CLIËNT ('KBO-nr.') Maatwerkrapport of Handelsrapport" Rapporten van Graydon zijn altijd PDF-documenten.
16 4 Adrescontrole De andere functionaliteit is de adrescontrole. Dat kan je terugvinden via het tabblad "Algemene gegevens" bij de contactfiche. Links bovenaan zie je een datum staan, dat is de datum van de laatste controle. Als je met je muis er op gaat staan (niet klikken), dan komen er 4 knoppen tevoorschijn, nl. ID inlezen, Advocaat, Graydon en Companyweb. Hieronder worden enkel de functies van verder toegelicht, nl. Advocaat en Graydon. De functie "ID inlezen" is geen functie van maar wordt hieronder wel toegelicht. Companyweb wordt verder uitgelegd in de handleiding "Companyweb" en in de algemene handleiding van Toga. Voor deze dienst worden geen kosten aangerekend. Als een fiche online gecontroleerd is, of er is manueel een wijziging gebeurd aan de adresgegevens, dan wordt de controledatum aangepast, en wordt ook het nieuwe adrescontrolelogboek aangevuld met welke gegevens er aangepast zijn. Je zult ook zien dat de controledatum dan groen wordt. Hieraan kan je zien dat het adres recentelijk nog gecontroleerd is. Momenteel staat deze termijn op 6 maanden. Een tweede plaats waar je deze adrescontrole terug vindt is bij het maken van documenten. Als je nu een nieuw document maakt, dan zullen de contactfiches in het nieuw document-scherm verschillende kleuren kunnen hebben, nl. rood of groen als ze reeds gecontroleerd zijn, en lichtblauw als ze kunnen gecontroleerd worden maar nog nooit gecontroleerd zijn. Enkel fiches met een ingevuld KBO-nummer zullen dus een kleur krijgen in het nieuw document-scherm.
Adrescontrole 4.1 ID inlezen Net zoals bij de rapporten heb je ook voor de adrescontrole een identiteitskaartlezer nodig. De identiteitskaart van de nieuwe contact steek je in de kaartlezer en klik op "ID inlezen". Er wordt gevraagd of het programma "Nextgen.exe" toegang mag krijgen. Hier klik je op "Ja, altijd". 17
18 De naam, adresgegevens, foto,.. worden geupdate alsook de controledatum. 4.2 Advocaat Dit topic is momenteel nog in ontwikkelingsfase bij Diplad. 4.3 Graydon Om met Graydon de adrescontrole te doen kan je zoeken op KBO-nummer of op naam. Ook hier dien je je te identificeren met je identiteitskaart.
Adrescontrole 19
20 Veiligheidshalve dien je je pincode van je identiteitskaart in te geven. Als dat allemaal gebeurd is zijn de adresgegevens gecontroleerd en eventueel geüpdatet. Dat kan je zien aan de datum bij "Laatste controle" die gewijzigd is.
Adrescontrole 4.4 21 Aanmaak documenten Zoals eerder gezegd kan je ook een adrescontrole doen bij het maken van documenten. Klik hiervoor op "Nieuw document". Er wordt een venster geopend waar je één of meerdere partijen kunt selecteren. De partijen waar een KBO-nummer is ingevuld kunnen verschillende kleuren hebben, nl. rood, groen of lichtblauw. Rood wil zeggen dat ze gecontroleerd zijn maar het is niet meer up-to-date. Groen wil zeggen dat ze gecontroleerd zijn én het is ook up-to-date. Lichtblauw wil zeggen dat ze nog nooit zijn gecontroleerd maar wel gecontroleerd kunnen worden omdat het KBO-nummer is ingevuld.
22 4.5 Adressen online controleren Bij het maken van een document kunnen de adresgegevens van één of meerdere partijen automatisch online gecontroleerd worden op basis van hun KBO-nummer. Onderaan het venster zie je de optie "Adressen online controleren indien mogelijk" aangevinkt staan. Dit wordt vanaf nu standaard altijd aangevinkt. Als je dat liever niet wilt, kan je het daar uitvinken en Toga zal dat ook onthouden bij het aanmaken van andere documenten. De online adressencontrole kan je instellen via Onderhoud, Algemeen. Onder het scherm kan je kiezen of je de adrescontrole via Graydon of via Companyweb wilt doen. Of zelfs geen controle. Als je de kantoorsleutel van hebt ingevuld zal de optie "Graydon" standaard worden voorgesteld.
Adrescontrole 4.6 23 Logboek adrescontrole Telkens er een gegeven gewijzigd is wordt dit bewaard bij de contactfiche bij "Logboek adrescontrole". Daar zie je een chronologische lijst wie wanneer en via welke weg het adres heeft aangepast.
24