Project Opdrachtgever Opdrachtnemer VNG Jaarcongres 2014 Drechtsteden Bestuurlijk: de heer Brok Ambtelijk: mevrouw Van den Berg Mevrouw Ruybroek Versie/Status Definitief 16-09-2013 1. Aanleiding Het VNG jaarcongres wordt georganiseerd door het Congres- en Studiecentrum van de VNG en een gastgemeente. Het is een belangrijk evenement voor het openbaar bestuur in Nederland en jaarlijks komen ongeveer 3.000 burgemeesters, gemeentesecretarissen, griffiers en raadsleden. In 2013 was ruim 90 % van de gemeenten in Nederland vertegenwoordigd. De organisatie van het VNG jaarcongres is gewild onder gemeenten. Het is enerzijds een uitgelezen mogelijkheid om de gemeente en/of regio te presenteren, omdat het gebied als kansrijk wordt beschouwd voor samenwerking met maatschappelijke partners en ondernemers. Anderzijds geeft het een economische impuls voor de regio. De regio Drechtsteden stelde zich in 2012 kandidaat voor het VNG jaarcongres in 2014. Op 14 april 2013 heeft de regio Drechtsteden schriftelijk de kandidaatstelling bevestigd. In juni 2013 heeft de VNG positief gereageerd op de kandidaatstelling. De zes Drechtsteden gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht hebben samenwerking hoog op de agenda staan. Voor het VNG jaarcongres 2014 dragen de Drechtsteden het profiel (brief 14 april 2013, kenmerk BDR/13/989921): Samen stad aan het water, wat inhoudt: samenwerking op inhoud, ambities, kansen, onderlinge relaties en verbindingen, en op bestuurskracht en daadkracht. Hierbij valt te denken aan verschillende voorbeelden. Ten eerste heeft de Drechtsteden gezamenlijk een: sociale dienst, shared service centrum, belastingsdienst, onderzoekscentrum en ingenieursbureau. Ten tweede worden de decentralisatieopgaven van het rijk gezamenlijk opgepakt. Ten derde wordt regionaal gekeken naar specifieke actuele onderwerpen, zoals: economie en arbeidsmarkt, bereikbaarheid, externe- en waterveiligheid, milieu en duurzaamheid. Daarnaast mag uiteraard niet worden vergeten de dynamische samenwerking met maatschappelijke partners, burgers en het bedrijfsleven, waardoor er ruimte ontstaat voor innovatie en vooruitgang. Het Drechtstedenbestuur heeft op 13 juni 2013 aangegeven dat de leidende thema s voor de Drechtsteden innovatieve samenwerkingsverbanden en maritieme industrie duidelijk in het programma tot uiting moeten komen. Daarnaast moet het programma (en de voorzieningen) zo ingericht worden dat de lokale economie drager van het succes zal zijn. Het VNG jaarcongres vindt plaats op dinsdag 17 en woensdag 18 juni 2014. Met deze projectopdracht wordt gestart met de voorbereiding voor het VNG jaarcongres 2014. Met inachtneming van bovengeschetste aanleiding zal een concreet plan van aanpak (implementatieplan) worden ontwikkeld via de structuur van een projectorganisatie. Via een tweedaagse projectstartup zullen aandachtspunten, ideeën, suggesties en hoofdlijnen verder worden uitgewerkt. Het plan van aanpak zal de fasering van het gehele project weergeven, inclusief: projectdefinitie, projectorganisatie, voorschriften voor de deelopdrachten, financiën (en geschatte tijdsinvestering projectmedewerkers), kwaliteit en informatie. 2. Opdrachtgever Het Drechtstedenbestuur is opdrachtgever van het VNG jaarcongres 2014. Het bestuurlijk opdrachtgeverschap is ondergebracht bij de heer Brok. Als ambtelijk opdrachtgever is mevrouw Van den Berg aangewezen. Projectleider is mevrouw Ruybroek. 3. Doel Het doel van de projectopdracht betreft: Een duurzaam VNG jaarcongres 2014 van hoge kwaliteit te organiseren waarin partners zich kunnen profileren en de schoonheid van de Drechtsteden wordt getoond. 4. Resultaat/Opdracht Zowel de VNG als de Drechtsteden zijn verantwoordelijk voor het te behalen doel van de projectopdracht. Deze projectopdracht kent één bestuurlijk opdrachtgever, maar de VNG is mede-eigenaar van het resultaat. Vandaar dat de samenwerking tussen de VNG en de Drechtsteden tot uiting komt in niet enkel de projectstructuur, maar in de gehele projectopdracht is verweven. Samenwerking is een primaire voorwaarde voor het bereiken van een optimaal afgestemd inhoudelijk VNG jaarcongres 2014. Voor de Drechtsteden geldt dat zij als gastheer van het VNG jaarcongres 2014 zowel inhoudelijk als financieel verantwoordelijk zijn voor een drietal specifieke opdrachten: Het organiseren van circa 20 excursies 1
Ontvangst van de deelnemers na de excursies/deelcongressen (borrel) De organisatie van het dinerbuffet en avondprogramma De VNG is inhoudelijk en financieel verantwoordelijk voor de volgende onderdelen: Centrale start ochtendprogramma, beurs en ledenvergadering op gekozen hoofdlocatie Inhoud en organisatie van circa 20 deelcongressen Vervoer van en naar deelcongressen en excursies Promotiemateriaal 5. Effecten De beoogde effecten zijn: Profilering van en een economische impuls voor de regio Drechtsteden Deelcongressen die aansluiten op het thema samenwerking Zichtbaarheid van de regio Drechtsteden Samenwerking met maatschappelijke partners en ondernemers Betrokkenheid van college- en raadsleden Profilering en ontwikkeling van de netwerkorganisatie binnen de Drechtsteden Profilering van en een economische impuls voor de regio Drechtsteden De profilering van de regio zal tot uitdrukking moeten komen door de gekozen excursies/deelcongressen en de invulling van het avondprogramma. Op basis van voorgaande edities van het VNG jaarcongres is de verwachting dat de economische impuls voor de regio Drechtsteden circa 1,5 miljoen bedraagt. Deelcongressen die aansluiten op het thema samenwerking Tijdens de kandidaatstelling van de Drechtsteden is bijzondere aandacht gevraagd aan de VNG om gezamenlijk het thema en de inhoud van bepaalde deelcongressen te bepalen. Formeel bepaalt het VNG bestuur het thema en de deelcongressen, maar de gastgemeente heeft daar inspraak in. De Drechtsteden koersen op het profiel: Samen stad aan het water, wat inhoudt: samenwerking op inhoud, ambities, kansen, onderlinge relaties en verbindingen, en op bestuurskracht en daadkracht. Voorkeur heeft om samenwerkingsmodellen (waaronder Drechtsteden bestuursconcept) tegenover elkaar te zetten. Hierdoor ontstaat een gevarieerd beeld bij de deelnemers van kansen en dilemma s van diverse samenwerkingsmodellen. Zichtbaarheid van de regio Drechtsteden Een kans die het VNG jaarcongres met zich meebrengt is dat de unieke samenwerking in de Drechtsteden (zes gemeenten, vijf uitvoeringsorganisaties en de Vlaams-Nederlandse delta) als bestuursconcept zichtbaar wordt. De circa 20 deelcongressen vragen om geschikte accommodaties, die bij voorkeur aansluiten op het thema van elk deelcongres alsmede het hoofdthema. Ook de excursies moeten bijdragen in profilering van de regio. We streven naar een optimale verdeling van locaties (en onderwerpen) binnen de regio voor de deelcongressen en excursies. Hierbij zal per gemeente gezocht worden naar een bestuurlijke ambassadeur (inclusief ambtelijke ondersteuning). De taak is om geschikte locaties binnen de gemeente voor te dragen aan de projectorganisatie. Aan de VNG is een shortlist verstrekt van mogelijke geschikte locaties in de Drechtsteden (brief 14 april 2013, kenmerk BDR/13/989921) en deze zal verder moeten worden aangevuld en geanalyseerd. Genoemd zijn: Oceanco, Fokker, Boskalis, Actaris, Dupont, Drechtsteden gemeentehuizen, duurzaamheidscentra Weizigt, Ark van Noach De Hooizolder, multifunctionele accommodaties, theaters, auditoria in het politiebureau ZHZ, Albert Schweitzerziekenhuis, musea, bezoekcentra en monumentale historische panden. Samenwerking met maatschappelijke partners en ondernemers Met de door onszelf te organiseren onderdelen richten we ons op het inzetten van het lokale bedrijfsleven en eigen organisatieonderdelen. Voor de levering van de VNG onderdelen moet het bedrijfsleven zich bewust zijn van concurrerende prijzen ten opzichte van eigen leveranciers van de VNG. We zetten in om, in afstemming met de VNG, lokale en regionale specialiteiten aan bod te laten komen tijdens het congres. Betrokkenheid van college- en raadsleden Betrokkenheid van college- en raadsleden is belangrijk tijdens de excursies en deelcongressen. Het VNG jaarcongres is een kans om nieuwe collegeleden te laten zien hoe het Drechtstedenmodel werkt. We willen met de VNG overeenkomen dat een afvaardiging van college- en raadsleden (of direct betrokkenen bij het onderwerp) de reistijd naar de excursies en deelcongressen benutten om het een en ander te vertellen van de locatie en/of het onderwerp. Dit creëert de mogelijkheid om de Drechtsteden goed te profileren en interactie tussen bestuurders te faciliteren. De betrokkenheid van de college- en raadsleden zal in afstemming met de bestuursondersteuners/griffiers worden vormgegeven. Een complicerende factor, gelet op beschikbaarheid en voorbereiding, kan wellicht de verkiezingen in het voorjaar van 2014 zijn. 2
Profilering en ontwikkeling van de netwerkorganisatie binnen de Drechtsteden De afgelopen jaren heeft samenwerking binnen de Drechtsteden zich steeds geleidelijker gevormd en kunnen de organisaties en medewerkers zich over eigen organisatiegrenzen ontwikkelen. De organisatie van het VNG jaarcongres is wederom een initiatief waar bestuurlijke vernieuwingen en ambtelijke samenwerking centraal staan en de netwerkorganisatie zich verder kan ontwikkelen en profileren. 6. Projectorganisatie De projectorganisatie is samengesteld uit een stuurgroep en een tweetal projectgroepen en werkgroepen. Uitgangspunt van de projectopdracht is om draagvlak te behouden en kwaliteitsbewaking van het gehele programma te borgen. Vandaar dat de stuurgroep wordt gevormd met een afvaardiging vanuit de VNG en de Drechtsteden. Gelet op de verschillende verantwoordelijkheden en deelopdrachten zijn er twee projectgroepen: de Drechtsteden en de congrescommissie van de VNG. Om samenhang te borgen zullen de projectleiders vanuit de VNG en de Drechtsteden op afroep in beide projectgroepen aanwezig zijn. In de stuurgroep zit de ambtelijke opdrachtgever Drechtsteden, de VNG directeur, de projectleiders VNG en Drechtsteden en de projectsecretaris. In de stuurgroep wordt de voortgang bewaakt en vindt afstemming plaats over de deelresultaten per projectfase vanuit beide projectgroepen. De stuurgroep vergadert maandelijks in de Drechtsteden. Dit heeft de voorkeur van de VNG. De ambtelijk opdrachtgever van de Drechtsteden informeert de bestuurlijk opdrachtgever van de Drechtsteden, zodat het Drechtstedenbestuur op de hoogte blijft over de voortgang van het project. Projectgroep Drechtsteden De projectgroep stuurt de werkgroepen excursies en avondprogrammering aan en is verantwoordelijk voor financiën, communicatie, politiek draagvlak en veiligheid, logistiek en vergunningen. Er wordt door de projectgroep gemonitord of inhoudelijke deelproducten van de werkgroepen van voldoende kwaliteit zijn en kunnen worden voorgelegd aan de stuurgroep. De projectleider Drechtsteden is technisch voorzitter. De projectleider VNG en de projectmedewerkers communicatie en financiën sluiten op afroep aan. In de projectgroep is het belangrijk dat regiosamenwerking zichtbaar is in de bemensing van de verschillende disciplines. Werkgroep excursies Deze werkgroep moet vorm en inhoud gaan geven aan de circa 20 excursies in de regio, met inachtneming van de selectiecriteria. Daarnaast dient de werkgroep circa 20-30 locaties te benoemen en te reserveren voor de deelcongressen. De voorkeur van de VNG gaat uit om deze locaties om niet beschikbaar te laten stellen. Vanuit de Drechtsteden wordt een ambtelijke deelprojectleider aangewezen om de werkgroep aan te sturen. De deelprojectleider stuurt de werkgroep aan, bewaakt de samenhang en kwaliteit van voorstellen en draagt zorg voor afstemming van de inhoudelijke programmering van de excursies. Belangrijk is dat de deelprojectleider bestuurlijke sensitiviteit bezit. Per gemeente wordt een duo gevormd van bestuurder en ambtenaar om te komen met een shortlist van locaties en bestuurlijk draagvlak in de organisatie. Werkgroep avondprogrammering Vanuit de Drechtsteden wordt een ambtelijke deelprojectleider aangewezen. De projectleider draagt zorg dat er een gevarieerd en op Drechtsteden gerichte avond wordt georganiseerd. Deze werkgroep zal verantwoordelijk zijn voor de ontvangst van de deelnemers na de excursies en de deelcongressen. In het voortraject is gedacht aan de locaties Grote Kerk en Bellevue Groothoofd in Dordrecht. Daarnaast zal de werkgroep inhoud gaan geven aan het menu en de avondprogrammering. Ook hier zal de afweging moeten worden gemaakt van mogelijke locaties. In het voortraject is aangegeven dat een mogelijke locatie voor het avondprogramma het cultureel complex Het Energiehuis (brief 14 april 2013, kenmerk BDR/13/989921) is. Deze locatie en andere opties moeten verder worden onderzocht. Als voorwaarde wordt meegegeven dat de locatie van het avondprogramma op 5-10 minuten loopafstand ligt ten opzichte van de locatie waar het ontvangst van de deelnemers na de excursies/deelcongressen zal plaatsvinden. Daarnaast is het van belang om het lokale bedrijfsleven en/of de gemeentelijke onderdelen (bijvoorbeeld Drechtwerk) te benutten. Spiegelgroep Naast de werkgroep zal een spiegelgroep worden geformeerd. Deze spiegelgroep adviseert de werkgroepen omtrent de optimale samenstelling van locatiekeuzes voor zowel de excursies, de deelcongressen en het avondprogramma. De spiegelgroep wordt gevormd vanuit verschillende disciplines, zoals directeur(en) vanuit de zeven Drechtsteden organisaties, ondernemers, fractievoorzitter en/of maatschappelijke partners. Congrescommissie/projectgroep VNG De VNG draagt in haar projectgroep zorg voor ontvangst, plenair opening (en gastsprekers), vervoer naar deelcongressen, themabepaling deelcongressen en algemene ledenvergadering. De projectleider van de 3
Drechtsteden zal aansluiten bij dit overleg. - Ambtelijk opdrachtgever Drechtsteden - Directeur VNG - Projectleiders VNG en Drechtsteden - Projectsecretaris Spiegelgroep Projectgroep Drechtsteden - Projectleider - Projectsecretaris - Vertegenwoordiging VNG - Logistiek/veiligheid/vergunningen - Financiën - Communicatie - Deelprojectleiders werkgroepen Congrescommissie VNG - Projectleider (s) VNG - Projectleider Drechtsteden - Overige leden Werkgroep excursies - Deelprojectleider Werkgroep avondprogrammering - Deelprojectleider 7. Planning Onderstaande planning geeft op hoofdlijnen de fasering aan. Om de kwaliteit van de opdracht te borgen zal in elke fase bekeken worden welke deelnemers noodzakelijk zijn om de opdracht goed te beleggen. Fasering (Deel)resultaat Waar/Wie Start Eind Status Fase 1: Initiatief Kandidaatstelling kenbaar maken VNG 2012 2012 Gereed Fase 2: Verkenning Bevestiging schriftelijke kandidaatstelling Gunning VNG VNG April 2013 Juni 2013 Gereed Fase 3: Ontwerp Vaststellen van: Projectopdracht Budget vanuit Drechtsteden Plan van aanpak excursies Plan van aanpak avondprogrammering Communicatieplan Augustus September September September December Fase 4: Voorbereiding Thema bepalen VNG jaarcongres Keuze hoofdlocatie Oplevering advies excursies Oplevering advies avondprogrammering Calamiteit- en veiligheidsplan vaststellen Plan van aanpak vervoer Oplevering gezamenlijk draaiboek Fase 5: Realisatie en implementatie Oplevering definitief programma jaarcongres VNG jaarcongres 2014 VNG VNG/ - - Februari Februari April April April April 17/18 juni Fase 6: Nazorg Overdracht eindproduct aan opdrachtgever Dcharge projectleider Archivering project Drechtsteden Opdrachtgever Projectleider Juni 2014 8. Budget Het VNG jaarcongres wordt grotendeels georganiseerd door het congres- en studiecentrum van de VNG. Er is een aparte BV gelieerd aan de VNG die financiële verantwoordelijkheid draagt voor de onderdelen waarvoor de VNG verantwoordelijk is. Naar aanleiding van het VNG jaarcongres in 2012 (in Den Haag) is versobering toegezegd in de algemene ledenvergadering van de VNG. Deze versobering is in 2013 (in Zwolle) tot uitdrukking gekomen in de prijs voor deelname en vertaald in o.a. geen warm lunchbuffet en congrestas. Daarnaast waren er minder shuttlefaciliteiten en deelcongressen. De versobering wordt in 2014 voortgezet, maar heeft geen gevolgen voor de bijdrage aan de gastgemeenten vanuit de VNG. Er moet een afkoop van sponsoring (circa 40.000,--) en bijdrage per deelnemer voor het avondprogramma (circa 42,50) worden vastgesteld. De gastgemeente mag wel sponsoring zoeken in samenwerking (bijvoorbeeld scholen, maatschappelijke instellingen, et cetera) of met sponsors die niet bij de VNG onder contract staan bij de eigen te organiseren onderdelen. In de brief van de bevestiging van de kandidaatstelling (14 april 2013, kenmerk BDR/13/989921) wordt rekening gehouden met een budget van 200.000,-- (exclusief de kosten inzet van 4 Juli
eigen personeel) vanuit de Drechtsteden. Hiermee komt het voorlopig totaalbudget uit op 299.500,--. Budget 200.000 Drechtsteden 40.000 VNG (afkoop sponsoring) 59.500 VNG (bijdrage avondprogrammering circa 1.400 deelnemers) 299.500 Totaal 9. Communicatie Er zijn buiten de projectorganisatie actoren/partijen die belang hebben bij het project. Daarbij kan men ondermeer denken aan colleges, gemeenteraden, ONS-D, netwerk MT Drechtsteden, griffiers, ondernemers en maatschappelijke partners. Onderdeel van de verdere uitwerking van het project zal een communicatieplan zijn, waarin nadere aandacht zal worden besteed aan de wijze waarop iedereen bij het project betrokken en/of geïnformeerd zal worden. Te denken valt aan directe participatie (in de projectorganisatie) en indirecte participatie (met belangrijke stakeholders). Daarnaast zal het communicatieplan de interne (binnen de Drechtsteden) en externe (vanuit de VNG) communicatielijnen en middelen worden beschreven. De VNG en Drechtsteden zullen een gezamenlijke communicatieboodschap bepalen naar aanleiding van het thema van het VNG jaarcongres. Uitgangspunt voor de interne communicatie is dat we de Drechtsteden meegeven dat het VNG jaarcongres van ons allen is, maar geen overload van informatie wordt gegeven. 10. Randvoorwaarden Algemeen: Inhoud van het programma staat centraal Intensieve samenwerking tussen de VNG en de Drechtsteden Gedetailleerd risicoanalyse, veiligheidsplan en vervoersplan voor het gehele congres Financieel: Afkoop sponsoring en bijdrage avondprogramma naar prijsniveau 2013 Bij afkoop sponsoring voorwaarden opnemen dat regionale horeca en ondernemers worden betrokken Om niet beschikbaar stellen van personele inzet en capaciteit vanuit Drechtstedengemeenten en bureau Drechtsteden voor de voorbereiding, uitvoering en nazorg van dit project 1 budgethouder De Drechtsteden willen excursies organiseren waarbij de inhoud centraal staat in een aansprekende context. Om de voorstellen voor locaties te beoordelen zijn de volgende selectiecriteria van kracht: Circa 20 excursies Zoveel mogelijk over water! Alle locaties binnen 10-15 minuten loopafstand van het water/hoofdlocatie Kwaliteit en originaliteit Bereidheid van partners om locatie om niet beschikbaar te stellen Optimale verdeling van locaties over de zes Drechtsteden gemeenten, met inachtneming van voldoende spreiding van onderwerpen Ontvangst van deelnemers na de excursies/deelcongressen (borrel): Bij voorkeur een afgesloten locatie (niet openbaar voor publiek en pers) of af te sluiten locatie Scenario s uitwerken voor ontvangst goed en slecht weer Avondprogrammering: De locatie van het avondprogramma ligt maximaal op 5-10 minuten loopafstand van de locatie waar de deelnemers na de excursies/deelcongressen worden ontvangen De inzet van het lokale bedrijfsleven, Drechtstedelijke organisatieonderdelen (bijvoorbeeld Drechtwerk) en maatschappelijke partners is belangrijk 11. Risico s Het voorlopige budget is kaderstellend. Randvoorwaarden vanuit de projectopdracht kunnen worden aangepast, indien onvoldoende cofinanciering wordt gevonden op de programmaonderdelen. Inzet bestuurlijke- en ambtelijke capaciteit. Er zal voldoende ureninzet moeten worden gevonden bij voorkeur vanuit de zes deelnemende gemeenten en bureau Drechtsteden. Indien dit niet gerealiseerd wordt kan stagnatie ontstaan. Bestuurlijke betrokkenheid na verkiezingen 2014. Voor de excursies is het van belang voldoende afvaardiging te hebben vanuit de zes gemeentefracties. 5