Incura Handleiding (GGZ) Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten facturatiecondities en facturatie Incura 1 / 15
Inleiding Deze handleiding beschrijft de facturatiecondities en het proces van het factureren van de Jeugd GGZ aan de gemeenten voor de situaties waarin wordt gefactureerd middels: een papieren nota het aanleveren van een Excel-bestand VECOZO De instructie in deze handleiding is een vervolg op de handleiding Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes. Het is belangrijk dat u eerst de voorbereidingen uit die handleiding in Incura heeft verricht, voordat u van start gaat met de facturatiecondities en de facturatie die worden beschreven in deze handleiding. Deze handleiding begint met enkele facturatiecondities die noodzakelijk zijn om facturen aan te kunnen maken. Deze facturatiecondities liggen in het verlengde van de eerder ingerichte productcodes zoals u deze middels bovengenoemde handleiding heeft klaargezet. In het kort bestaat facturatie uit de volgende stappen: vastleggen van productcodes (handleiding Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes) facturatiecondities voorbereiden (hoofdstuk 1 van deze handleiding) het factureren zelf (hoofdstuk 2 van deze handleiding) Incura 2 / 15
Inhoud 1 Facturatiecondities... 4 1.1 Facturatie op papier... 4 1.2 Facturatie met Excel... 5 1.3 Facturatie middels VECOZO... 5 1.4 Aanmaken van contracten voor gemeenten... 6 1.4.1 Tabblad NAW... 9 1.5 Registreren van gegevens in dossier... 10 1.5.1 Registratie en facturatie vanuit een traject... 10 1.5.2 Algemene facturatiecondities op het trajectscherm... 11 2 Factureren... 12 2.1 Alle gemeenten factureren of alleen een selectie... 12 2.2 Nieuwe controlemeldingen... 14 2.3 Nieuw tabblad Excel... 15 2.4 Verzamelfactuur indien traject en per behandeling beide JW303... 15 2.5 Beheer facturen... 15 Incura 3 / 15
1 Facturatiecondities Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten facturatiecondities en facturatie De condities voor het kunnen facturen aan gemeenten komt grofweg neer op: Fundamentele voorwaarden Hieronder wordt bijvoorbeeld verstaan: het hebben van een geldig VECOZO-certificaat, het zijn ingesteld van praktijk- en zorgverlener-agb-codes, et cetera. Indien u reeds met Incura GGZ werkt en al eerder succesvol mee heeft gefactureerd, wordt verondersteld dat deze fundamentele voorwaarden aanwezig zijn. Heeft u toch vragen of twijfels? U vindt hierover meer informatie in de handleiding GGZ Facturatiecondities, hoofdstuk 2. Facturatie op papier (paragraaf 1.1). Facturatie met Excel (paragraaf 1.2). Facturatie middels VECOZO (paragraaf 1.3). Aanmaken van contracten voor gemeenten (paragraaf 1.4). Facturatiecondities vanuit het patiëntdossier (paragraaf 1.5). Productcodes toevoegen aan afspraken (paragraaf 1.6) alleen wanneer er gefactureerd wordt op basis van behandelingen. Let op: Alleen wanneer aan al deze punten zijn voldaan, zal de factuur aan gemeenten kunnen worden aangemaakt. 1.1 Facturatie op papier Wanneer de gemeente de facturatie op papier wilt ontvangen, dient u aan te geven welk factuursjabloon u wilt gebruiken. Dit is afhankelijk van de specifieke situaties die hierin voorkomen. U vindt de mogelijkheid om dit in te stellen onder Instellingen Globale instellingen kopje Financieel kopje Indienwijze. In figuur 1 ziet u een voorbeeld van enkele standaard sjablonen die zijn ingesteld voor de situaties: BGGZ Gemeenten. SGGZ Gemeenten. Figuur 1: standaard factuursjablonen Met Incura is al een standaard sjabloon als voorbeeld meegeleverd. Dit sjabloon treft u in Incura aan onder Stamgegevens Correspondentie Sjablonen en heet GGZ factuur gemeente. Dit Incura 4 / 15
voorbeeld bevat de minimale vereisten die volgens de meeste gemeentestandaarden worden uitgevraagd om mee te kunnen factureren. U kunt ervoor kiezen dit sjabloon te hanteren, of er een eigen variant van te maken door het sjabloon te kopiëren en aan te passen. Meer informatie over sjablonen vindt u in de volgende handleidingen: Tekstverwerker Gebruikersregistratie (Internet Explorer / Firefox) Tekstverwerker Algemeen werking Tekstverwerker Sjablonen maken Tekstverwerker Geavanceerd gebruik Het standaard sjabloon dat u onder Globale instellingen opgeeft is een uitgangswaarde. Met andere woorden: de papieren factuur wordt aangemaakt op basis van dit sjabloon. Wilt u voor een enkele gemeente toch een andere factuursjabloon hanteren? Dit dient u bij de debiteurgegevens van de betreffende gemeente op te geven. Deze debiteurgegevens treft u aan onder Stamgegevens Relaties Gemeenten dubbelklikken op betreffende gemeente tabblad NAW kopje Debiteurgegevens (zie verder paragraaf 1.4.1). 1.2 Facturatie met Excel Wilt u factureren middels Excel? Dan dient er op uw computer Microsoft Office te zijn geïnstalleerd met Excel als minimaal pakket. In Stap 4: Indienen van de facturatiewizard (zie hoofdstuk 2) komt de factuur omhoog in de vorm van een Excel bestand. 1.3 Facturatie middels VECOZO Wilt u factureren aan uw gemeente via VECOZO? Dan is het van belang een aantal punten goed na te lopen. In onderstaand overzicht leest u om welke acties het gaat, de locatie en hoe dit binnen Incura moet worden verwerkt. # Actie Handleiding Hoofdstuk/ Paragraaf 1. Bijwerken van productcodes. Het is van belang om uw productcodes actueel te houden. Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes Gehele handleiding, in het bijzonder 2. Gebruik voor 2015 de functie Kopiëren om productcodes voor de ene gemeente eenvoudig ook bij een andere gemeente binnen dezelfde regio beschikbaar te maken. Vanaf 2016 is deze functie om praktische en technische redenen helaas niet meer beschikbaar. 3. Contracten van uw gemeenten instellen Extra belangrijk om te controleren: Voorzie deze contracten van de Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten inrichten productcodes Deze handleiding paragraaf 1.1 paragraaf 1.5 Allen te vinden in paragraaf 1.4 (o.a. 1.4.1) Incura 5 / 15
juiste indienwijze. Voorzien deze contracten van de juiste communicatiewijze. Vul de juiste norm in (JW303/JW321) 4. Tarieflijsten bijwerken Facturatie Jeugd GGZ aan Hoofdstuk 2 gemeenten inrichten productcodes 5. Koppelen van tarieflijst aan contract Deze handleiding Paragraaf 1.4 6. Factureerbaar maken van trajecten Deze handleiding Paragraaf 1.5 1.4 Aanmaken van contracten voor gemeenten Evenals voor zorgverzekeraars (concerns) dienen ook voor gemeenten contracten te worden aangemaakt. Deze procedure is op hoofdlijnen vergelijkbaar met hoe contracten voor concerns worden aangemaakt, zoals beschreven in de handleiding GGZ Invoeren contracten. Om de contracten aan te maken gaat u naar Stamgegevens Relaties Gemeenten (zie figuur 2). Figuur 2: relatie gemeenten Een overzicht van gemeenten verschijnt, welke is samengesteld op basis van uw patiëntenpopulatie. Eventueel ontbrekende gemeenten kunt u desgewenst laten toevoegen met de knop Ontbrekende gemeenten toevoegen (zie figuur 3). Waarschijnlijk zult u deze knop niet gebruiken, aangezien uw gemeentebestand groeit op basis van de toename van uw patiëntenpopulatie. Incura 6 / 15
Figuur 3: overzicht van gemeenten aanwezig op basis van bestaande patiëntenpopulatie In het getoonde overzicht dubbelklikt u op een gemeente waar u het contract nog voor moet invullen. Het detailscherm van de gemeente verschijnt zoals getoond in figuur 4. Figuur 4: detailscherm gemeente Hier klikt u op de knop Nieuw om een nieuw contract toe te voegen. Het invulscherm voor het contract verschijnt (zie figuur 5). Vul hier de gegevens zo volledig mogelijk in conform de instructies uit de handleiding GGZ Invoeren contracten en klik op de knop Bewaren. Incura 7 / 15
Figuur 5: pop-up voor invullen van het contract Op dezelfde wijze voegt u eventueel ook een omzetplafond toe (zie figuur 6). Figuur 6: pop-up voor invullen omzetplafond In het onderdeel Instellingen geeft u voor het facturen van trajecten en behandelingen op onder welke facturatiestandaard er moet worden gefactureerd en wat de communicatiewijze is van de gemeente (zie figuur 7). Het is zeer van belang dat beide onderwerpen goed staan ingevuld. Figuur 7: pop-up voor invullen instellingen Trajecten factureren in. Voor trajecten heeft u de keuze te factureren volgens de normen JW303 of JW321. Incura 8 / 15
Behandelingen factureren in. Voor het factureren per behandeling geldt dat u alleen kunt factureren in JW303. Communicatiewijze gemeente. Bij communicatiewijze geeft u op of de Aanvraag om Toewijzing voor een beschikking via VECOZO met de gemeente moet worden gecommuniceerd (JW315/JW316) of dat u dit zelf handmatig in het programma verwerkt. Hoewel het verplicht is de communicatiewijze op te geven, bestaat altijd de mogelijkheid om tussen deze twee keuzes te schakelen. Het komt namelijk voor dat u de communicatiewijze met de gemeente tijdelijk op handmatig moet zetten, omdat u bijvoorbeeld handmatig op een aanvraag moet ingrijpen. Let op: de communicatiewijze gemeente is iets anders dan de indienwijze op het tabblad NAW, waar in subparagraaf 1.4.1 meer over leest. Let op: Zijn de normen voor één gemeente voor de trajecten en het factureren per behandeling beide JW303? Dan zal er tijdens het aanmaken van een factuur één verzamelnota voor deze gemeente worden samengesteld met daarop zowel de trajecten als de behandelingen. 1.4.1 Tabblad NAW Ieder scherm waar u het contract met de gemeente moet invullen bevat ook het tabblad NAW. De velden die voor u van belang zijn om te controleren en aan te vullen zijn: met welke indienwijze er naar deze gemeente zal worden gefactureerd (dit is niet de communicatiewijze! zie paragraaf 1.4); met welk factuursjabloon dat dient te gebeuren, indien de indienwijze papier is zie laatste alinea paragraaf 1.1). Deze waarden geeft u op via het tabblad NAW bij het gemeentecontract (zie figuur 8). Figuur 8: indienwijze en factuursjabloon per gemeente Incura 9 / 15
1.5 Registreren van gegevens in dossier Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten facturatiecondities en facturatie Per Jeugd GGZ patiënt kan de opbouw van het dossier verschillen en daarmee ook de plaats waar specifieke gegevens t.b.v. de facturatie worden geregistreerd. Het gaat daarbij om: aanvraag beschikkingsnummer beschikkingsnummer productcode Net als bij de volwassenen wordt voor Jeugd GGZ patiënten door u bij de start van de behandelingen, de aard van de behandeling bepaald. Betreft het een traject of wordt er per behandeling gefactureerd? 1. Voor trajecten maakt u een behandeltraject aan (BGGZ/SGGZ). zie voor gegevensregistratie paragraaf 1.4.1 2. Voor de andere variant factureert u per behandeling en maakt u een overeenkomst aan. zie voor gegevensregistratie paragraaf 1.4.2 1.5.1 Registratie en facturatie vanuit een traject Voor trajecten / trajectbehandelingen vult u het aanvraag- en beschikkingsnummer in op het traject. Door de komst van het berichtenverkeer dient op ieder traject van een patiënt die vanaf 1 januari 2015 op de startdatum van het traject jonger was dan 18 jaar informatie over beschikkingen en producten geregistreerd te worden. Het is niet mogelijk om een traject te factureren zonder de aanwezigheid van een toegewezen product en een beschikkingsnummer. Beide onderwerpen dienen in het dossier op het GGZ trajectscherm gevuld te zijn. Dit scherm vindt u terug via Patiëntgegevens Trajecten dubbelklikken op het betreffende traject. In figuur 9 ziet u een voorbeeld van de twee nieuwe deelvensters Beschikkingen en Producten, in het onderste deel van zo n GGZ trajectscherm. figuur 9: deelvensters Beschikkingen en Producten op het GGZ Traject Incura 10 / 15
Het verkrijgen van een toegewezen productcode en de mogelijkheid tot het overnemen van een beschikkingsnummer op het traject begint bij het doen van een Verzoek om toewijzing. Meer over dit onderwerp vindt u terug in de uitgebreide handleiding Berichtenverkeer VECOZO. 1.5.2 Algemene facturatiecondities op het trajectscherm In het algemeen kan worden gesteld dat een traject primair aan de volgende 3 eisen moet voldoen vooraleer u kunt facturen: 1. Het traject moet zijn gevalideerd. 2. Het deelvenster Facturatie moet in z n geheel zijn gevuld(*). 3. Er moet sprake zijn van een toegewezen product en een beschikkingsnummer moet zijn ingevuld. (* = Indien u een instelling bent, dan moet de declarant leeg blijven. Bent u vrijgevestigd? Dan dient de declarant te zijn gevuld.) Verder geldt dat ook declaratiecode moet zijn gevuld. Deze wordt in principe vanzelf gegenereerd vanuit het validatiemechanisme, maar het wordt aangeraden altijd te controleren of de juiste declaratiecode op het deelvenster Financieel wordt gepresenteerd. Declaratiecode versus Productcode De declaratiecode wordt samengesteld op basis van de inhoud van het trajectformulier en de tijdregistratie op het traject. U ziet deze declaratiecode pas verschijnen op het moment dat er is gevalideerd. De productcode is de code die u met de gemeente heeft afgesproken en aan de gemeente factureert. Incura 11 / 15
2 Factureren Het factureren aan gemeenten start u in Incura op dezelfde plek op als wanneer u factureert via VECOZO of op papier aan niet-gemeenten: Dashboard Facturen aanmaken. De facturatiewizard start op zoals getoond in figuur 19. Figuur 10: stap 1 selecteren van facturatiewizard Afhankelijk van de wijze waarop u wilt indienen, kiest u achter Indienwijze voor gemeenten voor Papier of Excel. De algehele werking van het selecteren van factureren, het doorlopen van controlemeldingen, inzien van concepten en definitief maken van facturen totdat u deze kunt indienen, is niet anders dan bij andere facturen. Voor een beschrijving van de werking van de Facturatiewizard kunt u terecht in de handleiding Facturatiewizard. Enkele bijzonderheden ten aanzien van het factureren aan gemeenten komen in de paragrafen 2.1 t/m 2.3 van deze handleiding aan bod. 2.1 Alle gemeenten factureren of alleen een selectie Incura is zo ingestoken dat u met de minste inspanningen in één keer moet kunnen facturen. Om die reden ligt het voor de hand om in Stap 1: Selecteren van de Facturatiewizard enkel een periode op te geven en gelijk op de knop Volgende te klikken (zie figuur 11). Incura 12 / 15
Figuur 11: periode opgeven en meteen naar volgende Incura haalt vervolgens voor alle gemeenten de behandelingen en/of trajecten op die gefactureerd kunnen worden en in Stap 3: Concepten kunt u zelf beslissen welke facturen u op dat moment wilt definitief maken en indienen. Wilt u echter vanaf Stap 1: Selecteren toch alleen de focus op één gemeente houden, dan ligt het kiezen van een specifieke debiteur meer voor de hand. 1. Hiervoor gebruikt u het vergrootglas icoon achter Selecteer debiteur (zie figuur 12). Figuur 12: vergrootglas achter selecteer debiteur 2. De pop-up Zoek debiteur verschijnt (zie figuur 13). Hierin zoekt u met Zoekterm naar de juiste gemeente terwijl Gemeente geselecteerd staat in het uitklaplijstje achter Soort. Figuur 13: gemeente zoeken met pop-up zoek debiteur 3. Klik op de regel van de gevonden gemeente om deze te selecteren en neem de selectie over door op de knop OK te klikken (zie figuur 14). Incura 13 / 15
Figuur 14: gemeente overnemen met knop OK 2.2 Nieuwe controlemeldingen Om de kans op afkeur zoveel mogelijk te beperken zijn er in Stap 2: Controleren van de Facturatie Wizard controlemeldingen ingebouwd. Deze worden getoond wanneer er onvoldoende gegevens zijn ingevuld om mee te kunnen factureren. Een aantal voorbeelden van controlemeldingen die specifiek betrekking hebben op facturatie van jeugd aan gemeenten: Controlemelding Beschikkingsnummer is verplicht, maar ontbreekt Er ontbreekt een productcodelijst op de productcode Er staan meerdere producten op het traject. Indien u het gehele traject wilt factureren mag er op dit moment maar 1 product aanwezig zijn Facturatie van een product zonder productcode is momenteel nog niet mogelijk Toelichting In het deelvenster Beschikking (zie subparagraaf 1.5.1) is geen beschikkingsnummer opgegeven. Deze controlemelding treedt ook op, indien het beschikkingsnummer dat u heeft ingevuld in het deelvenster Beschikking niet overeenkomt met het beschikkingsnummer dat in het Verzoek om toewijzing staat opgegeven (alleen van toepassing indien communicatiewijze = Vecozo). U kunt de productcodelijst voor een productcode invullen via Stamgegevens Financieel Productcodes gemeenten dubbelklikken op de productcode deelvenster Facturatie onderdeel Productcodelijst. In het deelvenster Producten (zie subparagraaf 1.5.1) zijn meerdere toewijzingen aanwezig, er mag er echter maar één zijn. In de FAQ Het verwijderen van een afgewezen toewijzing (http://incura.kayako.com/knowledgebase/article/view/401/0/hetverwijderen-van-een-afgewezen-toewijzing ) leest u hoe toewijzingen kunnen worden verwijderd. In het deelvenster Producten komt een Verzoek om toewijzing voor waar geen productcode op is ingevuld. Verwijder de toewijzing, zoals in voorgaand punt beschreven, en breng een nieuw Verzoek om toewijzing in mét productcode. Incura 14 / 15
2.3 Nieuw tabblad Excel Handleiding: Facturatie Jeugd GGZ aan gemeenten facturatiecondities en facturatie Indien er naar de gemeente gefactureerd moet worden middels het aanleveren van een Excel bestand, dan worden deze facturen in Stap 4: Indienen van de facturatiewizard verzameld op het tabblad Excel (zie figuur 15). Figuur 15: nieuw tabblad Excel in stap 4 van facturatiewizard 2.4 Verzamelfactuur indien traject en per behandeling beide JW303 Aan het einde van paragraaf 1.4 Aanmaken contracten voor gemeenten wordt het belang van het kiezen van de facturatiestandaard besproken. Bij facturatie op basis van trajecten heeft u alleen de keuze uit de normen JW303 en JW321. Heeft u voor een specifieke gemeente tweemaal JW303 ingevuld? Dan levert de factuur naar de gemeente één verzamelfactuur op. Met andere woorden de productcodes van de trajecten alsook die van de losse behandelingen, worden samen op één factuur vermeld. Dit komt omdat de gemeenten zelf maar één eigen productcodelijst kennen. Het maakt daarom niet uit of de factuur op basis van traject facturatie of per individuele behandeling wordt gefactureerd, zeker niet wanneer de facturatiestandaard voor beide situaties toch hetzelfde is (namelijk JW303). Voor u levert dit geen bijzonderheid op voor de facturatie zelf, enkel dat u weet dat de productcodes voor deze twee facturatievormen op één verzamelfactuur worden gebundeld. Anders geformuleerd: de verzamelfactuur naar de gemeente omvat alle productcodes, tenzij de facturatiestandaard voor de trajecten afwijkt van die van de losse behandelingen. In het laatste geval heeft u twee facturen naar één gemeente, één voor beide facturatiestandaarden. 2.5 Beheer facturen Op het gebied van het beheer van de facturen (Dashboard Beheer facturen) is er niets gewijzigd. Wel zijn er sinds het beschikbaar komen van het Berichtenverkeer Jeugd een paar functionaliteiten bijgekomen die op dezelfde plek bij Beheer facturen zijn ondergebracht: Beheer producten Beheer Beschikkingen Een beschrijving van beide onderdelen treft u aan in respectievelijk de hoofdstukken 4 en 5 van de handleiding Berichtenverkeer VECOZO. Incura 15 / 15