Voortgangsrapportage gemeentelijke huisvesting Registratienummer: : 2013016348 Opdrachtgever: : Tames Kokke/Ton van der Wees Opdrachtnemer(s) : Wim van der Vliet Budgetnummer : 000210013 Datum : 7 mei 2013 1. Periode en algemene voortgang Januari, februari en maart 2013 April 2013 Besluitvorming De gemeenteraad heeft op 24 januari 2013 ingestemd met het definitieve ontwerp nieuw gemeentehuis. Tevens besloot de raad ons college opdracht te verstrekken tot het starten van de bestek- en aanbestedingsfase. Voor de uitvoering van deze opdracht stelde de raad een voorbereidingskrediet beschikbaar van 518.455. Op 21 maart 2013 besloot de gemeenteraad om ons college de volgende budgetten te voteren ter realisatie van de gemeentelijke huisvesting: 1. 9.105.000 voor bouw- en advieskosten inclusief de reeds eerder verstrekte kredieten voor voorlopig- en definitief ontwerp en inclusief inrichting buitenruimte, 2. 500.000 voor de tijdelijke huisvesting en verhuizing, 3. 738.681 voor de rente en financieringskosten, 4. 425.000 voor afboeking boekwaarden, 5. 300.000 voor de losse inrichting. De algemene voortgang van het project gemeentelijke huisvesting begeeft zich nog binnen de totale planning die erop ziet dat het nieuwe gemeentehuis in het eerste kwartaal van 2015 wordt opgeleverd. 7 mei 2013 13 14 15 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 Bestemmingsplan Bestek Aanbesteding Bouwvoorbereiding Realisatie Oplevering Nazorg
Aardkundig monument -2- De locatie van het gemeentehuis in Overveen, inclusief de buitenruimten, maken onderdeel uit van het aardkundig monument Duinen Nationaal Park Zuid-Kennemerland. De Provinciale Milieuverordening legt beperkingen op aan het bouwen en graven in aardkundige monumenten en Gedeputeerde staten kunnen hiervoor ontheffingen verlenen. Wij zijn in goed overleg met de provincie Noord-Holland om te komen tot ontheffing voor de afgravingen aan de zuid- en noordzijde van het gebouw. Bodemenergiesystemen zijn in beginsel in aardkundige monumenten niet toegestaan. Ook over de locatie van de WKO putten voor het nieuwe gemeentehuis zijn wij in overleg met de provincie. Er zijn eventueel alternatieve locaties beschikbaar buiten het aardkundig monument. Comité Bezorgde Bewoners Het comité heeft bezwaar aangetekend tegen het besluit van de gemeenteraad om het verzoek tot het houden van een referendum af te wijzen. De bezwaarschriftencommissie heeft dit bezwaar in behandeling. WMO raad De WMO raad heeft een nadere toelichting gevraagd aan de heer Hoenderdos van Stichting t WEB op het ontwerp voor het nieuwe gemeentehuis. Bij deze nadere toelichting heeft de heer Hoenderdos aangegeven dat niet al zijn adviezen en verbetermogelijkheden zijn overgenomen door het ontwerpteam. De WMO raad vraagt om een reactie van het college, uiteraard zal deze reactie binnenkort verstrekt worden. Adviesraad Kunst Op initiatief van de adviesraad heeft een gesprek plaatsgevonden tussen de adviesraad en de projectleiding. Aanleiding voor de adviesraad is het verdwijnen van de vaste expositieruimte, zoals tot nu toe gewend, in het nieuwe gemeentehuis. Binnen de door de gemeenteraad gestelde kaders, zoals het programma van eisen, behoort een afzonderlijke expositieruimte niet tot de mogelijkheden. De adviesraad kent dit uitgangspunt en is op zoek naar wat er wel kan. Diverse (on)mogelijkheden zijn besproken en de adviesraad heeft voldoende informatie vergaard om het college hieromtrent inhoudelijk te gaan adviseren. Omgevingsmanagement Op woensdagavond 24 april 2013 is een informatie- en inloopuurtje georganiseerd voor onze buren, de direct omwonenden, waarin de laatste stand van zaken zou worden toegelicht en de aanvraag van de omgevingsvergunning. Al onze buren hebben per post een uitnodiging gekregen voor deze bijeenkomst. Geen van hen bleek hier, op dat moment, kennelijk interesse voor te hebben. Nieuw gemeentehuis 1 e kwartaal 2015 gereed 9.105.000,=
2. Voortgangsoverzicht -3- Ontwerpteam Het ontwerpteam is na het raadsbesluit van januari aan de slag gegaan met het maken van het bestek en de verdere bouwvoorbereiding. De definitieve bestekstukken dienen op 1 juni 2013 beschikbaar te zijn. Vaste inrichting In april hebben de laatste besprekingen en aanpassingen plaatsgevonden met betrekking tot de vaste inrichting. De locaties van de audiovisuele middelen zijn bepaald en verwerkt in de bestekken. Bijzonder aandachtspunt bij de vaste inrichting is de receptiebalie in het Publiekscentrum. In detail is nog niet exact bekend wat de beste wijze is van het uitvoeren van de werkprocessen, en wat dat dan betekent voor de inrichting van de balie met alle benodigde apparatuur. Voor de bestekken wordt opgenomen wat er in de balie voorzien moet zijn, maar nog niet exact waar. Dit zal in een later stadium gebeuren. In mei gaat de bestek informatie naar de bestekschrijvers, zodat de bestekstukken eind mei beschikbaar komen. Vaststelling van de bestekstukken is voorzien in de b&w vergadering van 4 juni 2013. Buitenruimte De verdere uitwerking van het visiedocument op de buitenruimte vordert gestaag. In overleg met de vakafdelingen is besloten om de omgevingsvergunning voor de buitenruimte later aan te vragen. Hiervoor is voldoende ruimte, omdat de aanleg van de buitenruimte pas kan plaatsvinden nadat het gebouw is gerealiseerd. Deze aanvraag wordt waarschijnlijk deze zomer ingediend. Financieel wordt het plan voor de buitenruimte gesplitst in een raming civiele techniek en een raming groen. Uitgangspunt is dat de raming voor civiele techniek dient te passen binnen het beschikbare budget van 200.000, inclusief de realisatie van de parkeerplaatsen. Voor de raming groen, de daadwerkelijke aanschaf/plaatsing van bomen, planten en perken, wordt gestreefd naar dekking binnen reguliere budgetten. bestekstukken Juni 2013 gereed 518.455,= Losse inrichting In maart hebben wij huisvestingsadviseur VHP Human Performance uit Den Haag opdracht gegeven om met uw raad, ons college en onze organisatie het beleidsdocument Bloemendaalse manier van werken te helpen vertalen naar de juiste vraag naar de juiste losse inrichting. Dit leidt ertoe dat wij straks in het nieuwe gemeentehuis over de benodigde en juiste middelen kunnen beschikken. De architecten hebben wij opdracht gegeven om in samenhang met de vaste inrichting en sfeerbepalers, wat al onderdeel is van hun opdracht, de losse inrichting mede te bepalen. Zij dienen tevens zorg te dragen dat er adequate indelingstekeningen en bestekken geschreven worden van het aan te schaffen meubilair en overige losse inrichting. In april zijn diverse sessies door VHP georganiseerd met de gebruikersgroepen van de organisatie. Dit maakt steeds helderder en scherper wat nodig en noodzakelijk is. Over de losse inrichting van de raadzaal is op 24 april 2013 een overleg georganiseerd met het presidium.
Losse inrichting bestek Aanbesteding November 2013 2014-4- Gereed Consultatie raad, gereed 300.000,= Omgevingsvergunning De aanvraag omgevingsvergunning voor het nieuwe gemeentehuis is op 29 maart 2013 door de architecten ingediend bij onze gemeente. Vergunningverlening zal plaats kunnen vinden na vaststelling van het bestemmingsplan. Op basis van de ingediend aanvraag omgevingsvergunning is nader overleg gevoerd met de vakafdelingen over de nog aan te leveren nadere informatie. De gevraagde nadere informatie is redelijk eenvoudig aan te leveren en leidt niet tot vertraging. Omgevingsvergunning November 2013 gereed -/- 160.000,= (leges) De legeskosten voor de omgevingsvergunning blijken circa 30.000 hoger uit te vallen dan geraamd in de bouwkostenraming. Legeskosten worden gedekt binnen de totale bouwkosten. Aanbesteding werk Voor de Europese selectie van de aannemer is een Selectieleidraad opgesteld, waarin beschreven is hoe de selectie zal plaatsvinden. Deze niet openbare Europese aanbesteding is op 28 maart 2013 op de aanbestedingskalender geplaatst (TenderNed). Het niet openbare doelt op de voorselectie van aannemers op basis van objectieve kwaliteitseisen. Uiteindelijk worden vijf aannemers uitgenodigd tot het doen van een inschrijving op het werk op basis van het bestek. De gunning van het werk aan de laagste inschrijver, zal waarschijnlijk in september/oktober 2013 kunnen plaatsvinden. Deze planning wordt grotendeels gestuurd door wettelijke termijnen. Voor definitieve opdrachtverstrekking zullen wij uw raad in september/oktober 2013 consulteren. De aanmeldingstermijn voor aannemers om zich als gegadigde te melden voor het werk, sluit op 7 mei 2013 om 12.00 uur. Hoeveel aannemers zich zullen melden is niet bekend, maar wel is bekend dat de stukken circa 70 maal zijn gedownload van de website. Na 7 mei worden de aanmeldingen getoetst op juistheid en volledigheid, waarna de aangevoerde referentieprojecten worden getoetst aan de getelde criteria. Alle aangemelde aannemers die voldoen aan de eisen worden beschikbaar gesteld aan de notaris (Janssens Overveen), die hieruit vijf aannemers loot die uitgenodigd worden om een aanbieding te doen en de juiste bescheiden te overleggen. Daarnaast legt de notaris van de overige aannemers een reservelijst aan. Mocht één van de ingelote vijf aannemers niet kunnen voldoen aan de voorwaarden, dan wordt de reservelijst aangesproken. De loting bij de notaris zal plaatsvinden op 16 mei 2013.
Selectie Gunning Mei/juni 2013 Oktober 2013-5- Gereed Na consultatie raad, gereed 518.455,= Bestemmingsplan De herziening van het bestemmingsplan ligt op schema en het concept is nu onderwerp van vooroverleg met onder andere de provincie. Aandachtspunt hierbij is dat de bouwlocatie de status heeft van aardkundig monument. Deze status houdt in dat voor een deel van de werkzaamheden een ontheffing van de provincie nodig is. Wij zijn hierover in overleg met de provincie en dienen binnenkort het verzoek tot ontheffing in. Bestemmingsplan November 2013 gereed nvt Organisatie en risicobeheersing Gedurende de hele looptijd van het project gemeentelijke huisvesting zal ons college gebruik blijven maken van onze projectorganisatie. De stuurgroep gemeentelijke huisvesting, samengesteld uit collegeleden, stuurt de projectorganisatie aan, terwijl de dagelijkse leiding van het project bij de gemeentesecretaris/projectleider ligt. Ook tijdens de bestek- en aanbestedingsfase blijven wij ons goed laten adviseren door externe deskundigen met expertise op het gebied van bouwtechniek en van bouwkosten. Samen met onze projectleider monitoren en zo nodig beoordelen zij de ontwikkelingen binnen het ontwerpteam. Wanneer daar aanleiding voor is draagt onze projectleider zorg voor besluitvorming in de stuurgroep, dan wel ons college en eventueel uw raad. In de bestek- en aanbestedingsfase is de inzet van deze externe expertisen (bouwtechniek en bouwkosten) nog substantieel, omdat het ook nu nog van belang blijft om goed te kunnen sturen op te maken keuzes en financiën. In de realisatiefase zal de inzet van deze deskundigen wat afnemen en verleggen naar directievoering en bouwtoezicht. Ons college is voornemens om directievoering en bouwtoezicht aan het eind van het jaar overeenkomstig ons inkoopbeleid aan te besteden. Bouwkundige- en bouwkostentechnische expertise Directievoering en bouwtoezicht Tot einde project Realisatiefase en nazorgfase Gereed gereed 30.000,= 100.000,=
Tijdelijke huisvesting -6- Na de mogelijkheden te hebben onderzocht van tijdelijke huisvesting van onze organisatie en gemeentebestuur in een leegstaand kantoorpand van de provincie in Haarlem, heeft ons college er voor gekozen om in te zetten op tijdelijke huisvesting aan de Brouwerskolkweg met een zo minimaal mogelijke uitbreiding van tijdelijke kantoorunits en een optimaal gebruik van het voormalig gemeentehuis Bennebroek. Deze optie geeft de beste garantie op tijdige beschikbaarheid en geeft verreweg de minste kosten. Wij werken nu een zogenaamd vlekkenplan uit waarin globaal is weergegeven waar en hoe organisatorische eenheden in de tijdelijke situatie gehuisvest kunnen worden. In de loop van de maand mei zal het vlekkenplan afgerond worden en zal voor elk organisatieonderdeel duidelijk zijn waar, de al dan niet flexibele, werkplekken zijn voorzien. In de tijdelijke huisvesting voor het Publiekscentrum wordt een zogenoemde mock up (proef) opstelling gemaakt voor de receptiebalie, zodat exact uitgeprobeerd kan worden hoe later de definitieve balie in het nieuwe gemeentehuis gemaakt en ingericht moet zijn. De selectie van de verhuiscoördinator wordt in mei 2013 afgerond. Tijdelijke huisvesting November 2013 gereed 500.000,- Naar verwachting zullen wij in april een verhuiscoördinator benoemen, die de verhuizingen moet gaan voorbereiden, organiseren en uitvoeren. Deze verhuizingen hebben wij gepland in de eerste twee weken van december 2013.
Financiën -7- Voor de definitieve ontwerpfase heeft uw raad een voorbereidingskrediet van 751.500,= ( 401.500 + 350.000) beschikbaar gesteld. Wij hebben deze fase per 31 januari 2013 financieel afgesloten met een positief resultaat van circa 45.000,=. Vanaf 1 februari worden de kosten voor het project gemeentelijke huisvesting gedekt binnen het door uw raad gevoteerde voorbereidingskrediet van 518.455,=. Op dit moment zijn nog geen boekingen verwerkt in dit voorbereidingskrediet. Hieronder treft u het totaal financieel overzicht, per 30 april 2013, van de begrotingen en investeringen aan. Adviseurs begroting realisatie verplichting Voorlopig ontwerp 225.000 225.000 0 Definitief ontwerp 401.500 324.100 0 Nieuw definitief ontwerp 350.000 381.500 0 Bestek/aanbesteden 518.455 84.197 434.258 Realisatie 400.000 0 400.000 Sub totaal Realisatiekosten 1.894.955 1.014.797 834.258 Bouwbudget 7.087.000 0 7.087.000 Parkeren/buitenruimte 200.000 0 200.000 Sub totaal 7.287.000 0 7.287.000 Totaal 9.181.955 1.014.797 8.121.258
-8- In onderstaand overzicht treft u de betalingen ten laste van het krediet aan tot en met 30 april 2013. Adviseurs e.a. begroot realisatie verplichting saldo Architect Uytenhaak 187.770 64.012 123.758 0 Deerns Installaties 33.750 0 33.750 0 Pieters Constructies 28.135 8.400 19.735 0 Overige 60.000 8.550 51.450 0 Onvoorzien 10.000 925 9.075 0 Subtotaal Adviseurs e.a. 319.655 81.887 237.768 0 Projectorganisatie Projectmanagement 120.000 0 120.000 0 Projectondersteuning 18.000 0 18.000 0 Bouwmanagement 8.800 2.310 6.490 0 Bouwkosten advies 12.000 0 12.000 0 Communicatie 25.000 0 25.000 0 Overige 10.000 0 10.000 0 Onvoorzien 5.000 0 5.000 0 Subtotaal projectorganisatie 198.800 2.310 196.490 0 TOTAAL 518.455 84.197 434.258 0 Financiën bestek- en November 2013 gereed 518.455,= aanbestedingsfase 3. Problemen en risico s Voor de procedurele zaken van het maken van de bestekstukken en het doen van de Europese aanbesteding van het werk zijn geen actuele of potentiële problemen bekend. De procedurele afwikkeling van het bestemmingsplan blijft, met name gelet op de onzekerheden ten aanzien van mogelijk beroep en bezwaar, een potentieel risico. Ten aanzien van de inrichting van het gebouw wordt onderscheid gemaakt tussen losse en vaste inrichting. De kosten voor vaste inrichting maken onderdeel uit van de totale bouwkosten. Uit de gestarte inventarisatie van losse inrichting moet nog blijken wat minimaal gewenst is en welke kosten daar bijhoren. Dan wordt duidelijk of het gevoteerde budget van 300.000,= toereikend is. 4. Gevraagde besluiten Voor kennisgeving aannemen.