Factsheet RACS Project Management Module Pagina 1 / 9
Inleiding: Dit document geeft een beknopt overzicht van de functionaliteiten van de Project Management Module van RACS. In de module gebruiken wij de term assignments om onderscheid te kunnen maken met de projecten die al in de Financial Management Module wordt gebruikt. Daar zijn de mogelijkheden natuurlijk veel beperkter dan in de Project Management Module. In de bestaande Racs applicatie was het al mogelijk om boekingen te registreren op de analytische as van projecten. Deze analytische as bevatte het daadwerkelijke project-id, welke moest worden vastgelegd bij het boeken van documenten, en daaraan gekoppeld 10 mogelijke analytische dimensies van het project-id. Deze analytische as kan worden gebruikt, maar heeft als beperking dat men deze projecten alleen kan gebruiken voor het vastleggen van boekhoudkundige mutaties. In de PMS module kunnen analytische gegevens volledig flexibel worden opgezet en ben je perfect in staat om een volledige projectopvolging vast te leggen, zonder dat dit direct boekhoudkundige gevolgen heeft. Hierbij kan men denken aan het vastleggen van taken die voor een specifiek project moeten uitgevoerd worden tot en met het registreren van (interne / externe) prestaties op deze projecten. De registratie van gepresteerde uren of dagen kan gebeuren via de RACS web module. Deze module heeft een onbeperkt aantal gebruikers en zorgt ervoor dat uw medewerkers (of externen) van eender waar hun prestaties kunnen ingeven zonder toegang tot RACS te hebben. Vastgelegde taken kunnen vervolgens intern worden doorbelast en / of doorgefactureerd aan klanten. Bij de registratie van prestaties van derden kan volautomatisch een PO worden aangemaakt die bij de factuurmatching kan opgepikt worden voor factuurcontrole. De module PMS kan tevens gebruikt worden voor het vastleggen van op te volgen contracten. Binnen de module PMS kan per project een budget worden vastgelegd, per jaar of per looptijd van het project. Dit kan op verschillende onderdelen, waarbij te denken valt aan het inkopen van services, het inkopen van materialen en het vastleggen van resources. Deze module is interessant voor bedrijven die de financiële status van complexe projecten te allen tijde willen kunnen opvolgen. Vaak hebben bedrijven pas geruime tijd na afloop van een project inzicht in de werkelijke P/L van dat project. Deze module voorkomt erg onaangename verassingen. Doordat zowel kosten als opbrengsten gebudgetteerd kunnen worden, hebt u al voor de start van het project een idee van het financiële resultaat. Tijdens het project wordt u gewaarschuwd van eventuele overschrijdingen van een budget. Pagina 2 / 9
Beheersfuncties Beheer assignments Een assignment is een project waarvoor de kosten/baten worden opgevolgd op een andere manier dan de kostenplaatsen. Budgetten kunnen worden ingevuld, al dan niet globaal steeds op dezelfde 4 hoofd items: Resources Services Diverse Materials Het is mogelijk om kosten te boeken op een niet goedgekeurd budget. Men kan echter wel geen bestellingen plaatsen of uren invoeren zolang een project niet goedgekeurd is. Zowel de kosten als de opbrengsten kunnen worden gebudgetteerd, teneinde het totaal resultaat van het budget te zien. Assignment Types Je maakt een bepaald type van assignment aan. Je kunt verschillende assignments (projecten) koppelen aan eenzelfde type, zodat ze allemaal dezelfde parameters hebben. Een assignment type is eigen aan de klant, en moet via de profielen worden geactiveerd. Assignment type parameters Budgetten: Een globaal budget wil zeggen dat je 1 budget dient in te leggen voor elk van de gebruikte hoofdonderdelen zijnde: o Resources o Services o Materialen o Diverse Een detail budget wil zeggen dat per hoofdonderdeel, alle mogelijke kosten en opbrengsten in detail dient te worden voorzien. Pagina 3 / 9
Kostenverdeling: Eigen prestaties van uren is een kost voor de organisatie. Prestaties van derden via ingave van uren in ons systeem (waarvoor later de factuur komt) Dimensies: Is een dynamische aanvulling op kostenplaats/project. Men kan tot 20 dimensies diep gaan. Aan elke dimensie kunnen tal van waarden worden gekoppeld. Fase Types De fase types kunnen omschreven worden als de stadia waarin een assignment zich kan bevinden. Fase types zijn belangrijk vanwege het feit dat bij het beheer van tarieven een fase type gekoppeld moet worden in combinatie met een tarief code. Indien je werkt met taken, is minimum 1 fasetype nodig. Daaraan koppel je minimum 1 fase, die de kostprijs van de taak kan bepalen. Fases Fases moeten worden gezien als een detail van de fasetypes. Een fase type kan verschillende fases bevatten. Eén fase kan maar één fase type bevatten. Bij het inleggen van de taken van een assignment zal in eerste instantie een keuze gemaakt kunnen worden uit de lijst van vastgelegde fases. Tariefcodes Tarief codes zijn nodig omdat deze gebruikt worden bij het beheren van de tarieven. In combinatie met een fase type kan worden bepaald voor welk bedrag de vastgelegde taken moeten worden doorbelast en opgenomen in het project. Per code moet worden vastgelegd of het een intern of extern tarieftype is. Het is hierbij van belang dat uit de tariefcode kan worden bepaald welk tarief type hieraan gekoppeld is. Leverancier: Aan een tarief code kan een leverancier worden gekoppeld, wat van pas kan komen indien er een bestelbon moet worden aangemaakt bij doorbelasting. In combinatie met het ingegeven artikel kan de bestelbon automatisch worden aangemaakt. Pagina 4 / 9
Artikel: Aan een tarief code kan een artikel worden gekoppeld. Dit kan van pas komen indien er een bestelbon moet worden aangemaakt bij doorbelasting. In combinatie met de ingegeven leverancier kan de bestelbon worden aangemaakt. Intern/Extern: Bij het vastleggen van de tarieven is het van belang te weten of het een interne of externe tarief code is. Dit zal vooral van belang zijn bij het bepalen van het bijbehorende tarief. Tariefcodes parameters Voor het linken van een gebruikte fasetype aan een tariefcode, alsook aan de gebruikte rekeningen. Tarieven Voor het koppelen van het uurtarief. Kwalificaties Hier koppel je gebruikers aan één of meerdere kwalificaties. Het zijn die gebruikers die bepaalde taken van een assignment mogen uitvoeren. 1 persoon kan meerdere kwalificaties hebben 1 taak kan slechts 1 kwalificatie bevatten Vaste taakcodes In deze rubriek kan je taakcodes aanmaken die je in je project wil gebruiken. Goedkeuringsflows Gebruikers koppelen aan een kostenplaats Gebruikers koppelen aan tariefcodes Kostenplaatsen per verantwoordelijke Pagina 5 / 9
Acties Goedkeuren/Afkeuren Assignments Doorbelasten Aanmaken facturatievoorstel Bewerken facturatievoorstel Aanvaarden facturatievoorstel Pagina 6 / 9
Opvragingen: Opvolging prestaties taakcodes Kies een assignment dat je wilt opvolgen. En als je op die lijn dubbelklikt, krijg je een grafisch overzicht van de status van het project. Pagina 7 / 9
Zoeken in assignments Pagina 8 / 9
Facts & Figures Inquiries Opvragen prestaties Controle ingegeven uren Overzicht maandelijkse + jaarlijkse vaste bedragen Overzicht nog niet completed tasks Pagina 9 / 9