Gespreksverslag Tijdelijke exploitatie van het Theater aan de Haarstraat Samenvattend verslag van het gesprek op 26 maart 2015 in het stadhuis van Gorinchem Aanwezigen: Mevrouw Helen Verhoef, afdelingshoofd Welzijn gemeente Gorinchem Mevrouw Rosita Hak, beleidsmedewerker Cultuur gemeente Gorinchem De heer Martin Potters, senior inkoper gemeente Gorinchem De heer Ben van der Knaap, theaterdirecteur De heer Fons van Beers, Drijver en Partners Mevrouw Cleo Sissingh, Drijver en Partners Mevrouw Roeny Leeuwenburgh Vendrig, notulist Mevrouw Verhoef heet de aanwezigen welkom, waarna een korte voorstelronde wordt gehouden. Zij licht toe dat alle partijen die belangstelling hebben getoond zijn uitgenodigd voor een oriënterend gesprek. Vervolgens schetst zij de verdere procedure; de gemeente wil interessante ideeën opdoen en is daarnaast vooral op zoek naar een tijdelijke exploitant voor een periode van twee jaar. In die periode worden plannen voor de verdere toekomst ontwikkeld. Zij benadrukt dat de gesprekken in dit stadium vertrouwelijk zijn en verzoekt de aanwezigen van Drijver en Partners hier ook vertrouwelijk mee om te gaan. Dit wordt door hen bevestigd. Mevrouw Sissingh stelt zich voor als directeur en mede eigenaar van Drijver en Partners. De heer Van Beers is senior adviseur en partner bij Drijver en partners en heeft veel ervaring met culturele portefeuilles. Hij heeft zich beziggehouden met interim management en advies inzake brede maatschappelijke voorzieningen op het gebied van sport, recreatie en welzijn en cultuur. Ervaring met cultuurbeleid, haalbaarheidsonderzoeken, cultureel vastgoed, verzelfstandigingstrajecten, uitplaatsen van theaters, niet alleen in een adviesrol. Zij bieden zich ook aan als tijdelijke exploitant via de Stichting tijdelijke exploitatie*. Als een gemeente wordt geconfronteerd met het stoppen van de exploitatie van een theater kunnen zij continuïteit waarborgen. De gemeente wil tijd winnen om na te denken over de toekomst op cultureel gebied. Op dit gebied heeft men geen winstdoelstelling. Zij bieden een concept om de gemeente te faciliteren, kunnen de exploitatie en het beheer van het theater op zich nemen inclusief de programmering, horeca en het faciliteren van sociaal culturele activiteiten. Zij kunnen de gemeente ook begeleiding bieden bij het ontwikkelen van een toekomstvisie. Mevrouw Verhoef informeert of zij ook opteren voor de tijdelijke exploitatie. Dit wordt bevestigd*. Gevraagd wordt wat men weet van de Gorinchemse situatie. De heer Van Beers antwoordt dat zij scannen wat er gebeurt op dit gebied via de media. Zij hebben alle artikelen gelezen en de site van de gemeente geraadpleegd. Hij noemt de cultuurnota en de programmabegroting. Het beeld is dat door het korten van subsidie de stichting de exploitatie beëindigt. De gemeente heeft drie theaters en dat is bijzonder voor een gemeente van circa 35.000 inwoners.. De gemeente heeft wel een sterke regiofunctie. Ieder theater heeft zijn eigen culturele profiel. Hij vraagt wat doorslaggevend is geweest om te stoppen. Hij heeft ook in de programmabegroting het
Huis van inspiratie gezien. Hij noemt het culturele werkveld, het amateurveld, kunst en cultuureducatie. Daar faciliteert een theater ook in. De cultureel maatschappelijke activiteiten moeten ook een plaats krijgen. De gemeenten worden steeds meer gekort en moeten keuzes maken. Gelukkig zijn er gemeenten die deze zaken in stand willen houden. Maar met het teruglopen van subsidies moet bekeken worden hoe nu verder. Hij heeft het cultuurbeleidsplan van de gemeente nog niet volledig kunnen lezen. Mevrouw Verhoef noemt de speerpunten in het cultuurbeleid: stadspodium en buitenpodia, Huis van inspiratie, cultuureducatie en spreekkamer. Er zijn drie theaters met een verschillend profiel. Het gaat om cultuur voor en door Gorinchem, ook cultuureducatie, een samenwerkingsconcept rondom de stadspodia. Dit alles is momenteel in ontwikkeling, sinds 2013 zijn diverse pogingen ondernomen om de podia aan tafel te krijgen. Zij noemt de eigenheid en identiteit. De podia en het hele culturele veld is nu in gesprek met elkaar om te komen tot verbindingen en mix producten. Mevrouw Hak vult aan dat de gemeente aangeeft wat ze in dit kader belangrijk vindt, maar het culturele veld moet het zelf invullen. De heer Van der Knaap vraagt een nadere toelichting op de stichting tijdelijke exploitatie die is genoemd. De heer Van Beers antwoordt dat dit een juridisch entiteit is voor de financiële, fiscale en juridische omgeving. Men heeft eerder dit soort situaties bij de hand gehad, soms voor een periode van enkele maanden die vervolgens verlengd werd. Als voorbeeld noemt hij een multifunctioneel sportcentrum in Coevorden. Daartoe wordt een stichting opgericht voor de juridische entiteit van de exploitatie. Vervolgens wordt bekeken welke opdracht de gemeente meegeeft, bijvoorbeeld het al dan niet overnemen van het personeel en welke opdracht op cultureel gebied meegegeven wordt, niet alleen amateur-activiteiten maar ook professionele programmering voor 100 of 200 voorstellingen per jaar. Het theater zou overigens gewoon het Theater aan de Haarstraat blijven. Gevraagd wordt of Drijver en Partners ook eigen personeel heeft voor de theaterfunctie. De heer Van Beers zegt dat Drijver en partners het bestuur formeren (eventueel aangevuld met derden) en hij zelf de directierol (inclusief programmering) op zich neemt.; de exploitatiestichting vandrijver en partners heeft bijvoorbeeld geen theatertechnici in dienst maar heeft wel een breed netwerk om in te huren. ook voor publiciteit. Mevrouw Sissingh zegt dat meestal gevraagd wordt om het huidige personeel over te nemen want anders kost het toch geld. Dikwijls wordt wel het management door hen geleverd, maar het is ook mogelijk om het huidige management te begeleiden. De kracht van Drijver en Partners is het bieden van een mogelijkheid om door te gaan op de manier die door de gemeente gewenst wordt. De heer Van der Knaap geeft aan dat men zich dienstbaar opstelt, maar er is wel een probleem, dus oplossend vermogen is ook nodig. Hoe kijkt men daar tegenaan? De heer Van Beers zegt dat het financiële plaatje bepalend is, randvoorwaarden en uitgangspunten zijn belangrijk, budget, subsidie, huisvesting, huurrelatie, hoe te verrekenen. Welke prestaties wil de gemeente? Alles bepalend is wat de nieuwe stichting op personeelsgebied moet overnemen. Een flexibele organisatie is noodzakelijk om het theater tegen een zo laag mogelijk kostprijs te exploiteren. Dat bepaalt het exploitatieconcept, hij wil graag in conclaaf over de uitwerking ervan. Stel dat de gemeente het voorzieningenniveau in stand wil houden, randvoorwaarden stelt en niet bezig is met de uitvoering; hoe kijkt men aan tegen de programmering die al snel begint.
De heer Van Beers antwoordt dat dit best lastig is want de nieuwe brochures gaan volgende maand on line en dat mis je allemaal. Het kan nog wel lukken als er ruimte is voor invulling van het programma; de financiële mogelijkheden en het sociaal culturele programma moeten in evenwicht zijn. Het volume aan theaterprogramma s is niet bepalend maar de vaste kosten. Voor 50-100 voorstellingen moet je geen vast team hebben, maar flexibel organiseren bijvoorbeeld door inhuur. Mevrouw Sissingh vult aan dat de opdrachtgever kan aangeven wat ze maatschappelijk willen en daarover wordt dan overlegd. De gemeente kan ook zeggen: dit is het geld wat we hebben en wat kunnen we daar nog voor? Je kunt ook kijken wat je nog meer wil aan producten en diensten. Zij zijn de partij die helpt om verder te komen. Voor een tijdelijke situatie is het niet handig om een heel concept in te vliegen. Als de gemeente voor de toekomst een profiel voor ogen heeft kan al in die richting gewerkt worden. Er kan ook gaandeweg input geleverd worden voor het ontwikkeltraject. Het is ook belangrijk om in te spelen op de aard, omvang en cultuur van de gemeente. De heer Van Beers licht toe dat niet alleen gekeken wordt naar kansen in het theaterproduct, maar ook naar nevenproducten en diensten. Als voorbeeld noemt hij het Plein in Ridderkerk dat hij heeft opgestart. Dit is een multifunctioneel centrum met uitgebreide theaterfaciliteiten, maar er was geen subsidie voor de programmering. Daar is het gelukt om zonder subsidie een theaterprogramma van de grond te krijgen. Er waren geen huisvestingskosten. Er is publiciteit gezocht in de lokale samenleving en er kwam een programmacommissie uit de inwoners van de gemeente. Vanuit dit netwerk stroomden ook allemaal mensen toe. Er is een programma gemaakt met veel draagvlak in Ridderkerk en het leidde tot een behoorlijke bezetting. Het betrof een populaire programmering, geen zware toneelstukken. Het is een multifunctioneel gebouw met een muziekschool, welzijns- en maatschappelijke organisaties en horeca. Er was een goed verdienmodel waarbinnen ook de theaterprogrammering mogelijk was. In een vervolgfase is hij bereid een exploitatieconcept op papier te zetten. Er moet wel een richtinggevende opdracht zijn. Dit kan inhoud krijgen door randvoorwaarden te stellen aan de programmering en aan de subsidiering (huisvestingkosten)daarvan. De heer Van der Knaap schetst een mogelijke situatie waarbij 70 professionele voorstellingen in de A en B categorie geprogrammeerd worden en 20, 30 cultureel maatschappelijke activiteiten in het huidige gebouw. Wat roept dat bij de heer Van Beers op, dik geld erbij of houden we iets over? De heer Van Beers antwoordt dat dit past in het model dat hij heeft geschetst; afhankelijk van de gemeentelijke bijdrage zullen nevenactiviteiten georganiseerd moeten worden om het verdienmodel rond te krijgen. Met 100 voorstellingen/activiteiten is het gebouw 2/3 van de tijd niet bezet; er kunnen nog wat commerciële activiteiten toegevoegd worden maar de exploitatiekosten moeten dan zo laag mogelijk zijn. De exploitatiebijdrage van de gemeente kan aldus worden beperkt tot de huisvestingskosten. Mevrouw Verhoef licht toe dat een aantal partijen gevraagd zal worden om een business case te presenteren. De heer Van der Knaap zegt dat het theater niet is gezegend met mooie locatie. De heer Van Beers vindt dat het lekker dichtbij de stad ligt en de vraag is wat je met horeca kan doen dicht bij de andere horeca. Hij zou het leuk vinden om voor twee jaar te faciliteren in de genoemde rol en als het een succes wordt, wil hij het publiek behagen. Het concept van de tijdelijke exploitatie is geen verdienmodel voor Drijver en partners (om tonnen aan te verdienen). De marge wordt behaald uit de eigen dienstverlening. Gevraagd wordt of de heer Van Beers erin zal slagen om voor de tweede helft van 2015 nog iets te programmeren?
De heer Van Beers antwoordt dat als er medio april duidelijkheid is, het moet kunnen. Ook later is mogelijk hoewel er dan mogelijk beperkte keuzemogelijkheden zijn. Mevrouw Hak vraagt of per 1 juni a.s. gestart kan worden met het faciliteren van de sociaal maatschappelijke activiteiten. De heer Van Beers bevestigt dit. Er moet nog wel duidelijkheid komen over het financiële kader en het personeel. Hoe sneller je het wil, hoe meer capaciteit erop ingezet moet worden; de aanloop is dan mogelijk duurder, maar dan kan wel de exploitatie gesaneerd worden. Hoe eerder duidelijkheid wordt gecreëerd over de voortzetting van de theaterexploitatie en een positieve wending aan het vervolg gegeven kan worden, hoe beter! Mevrouw Verhoef schetst het vervolgproces. In de week van 8 april wordt de shortlist bekend en zal een uitvraag volgen voor de business case. Zij bedankt de heer Van Beers en mevrouw Sissingh voor hun komst en sluit het gesprek af. *
INTERIM EXPLOITATIE DOOR DRIJVER EN PARTNERS Inleiding In veel gemeenten is de exploitatie van een sport-, cultuur-, of welzijnsvoorziening uitbesteed aan een private ondernemer of wordt de exploitatie, zoals een theater, verzorgd door een lokale stichting. Als het vigerende exploitatiecontract expireert of de exploitant niet meer verder kan is er vaak een acuut probleem voor de opdrachtgever in casu de gemeente. Om de voorziening in stand te houden is overbrugging hoe dan ook een noodzakelijk gegeven. De gemeente heeft dan behoefte aan, of de noodzaak om, de exploitatie tijdelijk onder dak te brengen en/of te versterken, zonder verplichtingen voor de langere termijn aan te gaan of precedenten te scheppen. Drijver en Partners is het bureau dat interim exploitatie bij uitstek kan aanbieden. De reden hiervoor is tweeërlei; A. wij hechten geen belang aan winst uit maatschappelijke onderneming; wij worden betaald voor een effectief in te zetten en aantoonbaar managementfee. Wij streven niet naar winst uit exploitatie. B. Drijver en Partners is een van de weinige branchebureaus waarin de exploitatie-expertise niet is ontstaan vanuit advieskwaliteit maar uit een aantoonbare exploitatie-ervaring. Een paar voorbeelden van mogelijke scenario s: de gemeente onderzoekt of is voornemens de exploitatie van een lokale voorziening te verzelfstandigen of te clusteren. Drijver en Partners kan op basis van contractmanagement de voorbereidingen te treffen door de exploitatie tijdelijk verzorgen. de gemeente wil bij het aflopen van een exploitatiecontract de tijd hebben om verschillende alternatieven of aanbiedingen af te wegen, alvorens een nieuw contract af te sluiten. Door de exploitatie tijdelijk onder te brengen bij Drijver en Partners is de continuïteit van de exploitatie verzekerd en heeft de gemeente de benodigde tijd. de continuïteit van een exploitatie, verzorgd door een lokale Stichting, komt onder druk te staan als gevolg van het opstappen van het bestuur of diverse bestuurders. Drijver en Partners kan op tijdelijke basis het bewind overnemen door de opengevallen bestuurlijke posten te bemensen; de lokale Stichting of gemeentelijke afdeling heeft tijdelijk behoefte aan extra deskundigheid of capaciteit op bestuurlijk of managementniveau. Drijver en Partners kan deze rol op zich nemen. er wordt een nieuwe accommodatie gebouwd. De exploitatie is gebaat bij een goede start. Drijver en Partners is bereid de exploitatieverantwoordelijkheid voor de eerste jaren te nemen indien zij tijdig betrokken worden bij de conceptfase ( of bij een Design, Built, Operate aanbesteding) De voordelen van een interim exploitatiecontract Continuïteit van de bedrijfsvoering; Betere onderhandelingspositie in geval van aanbesteding of herprivatisering;
Een professionele op- of doorstart zonder winstoogmerk uit exploitatie; Professioneel management/bestuur; Objectiviteit en flexibiliteit. De beperkingen van een interim exploitatiecontract Geen risicodragend contract maar een taakstellend; De gemeente moet zich (op termijn) oriënteren op een opvolgend contract. Tot slot; Waarom is Drijver en Partners geen langdurig exploitant ondanks haar grote expertise: Omdat wij ervoor kiezen om onze expertise ondersteunend te laten zijn; Omdat wij ons winstoogmerk niet richten op winst uit maatschappelijke exploitatiesaldi maar uit het leveren van hoogstaande kwaliteit van dienstverlening door advies, begeleiding en faciliteren van (lokale) exploitaties. Drijver en Partners Grindweg 82 3055 VD Rotterdam Tel: 010-2112121 Fax: 010-2112129 E-mail: fonsvanbeers@drijver-en-partners.nl www.drijver-en-partners.nl