Raad van 28 oktober 2015 Aanwezig: De Meersman A., voorzitter; D Haese J., De Clercq A., Debusschere M.-T., Heirman K., Lemmens J., Matthys R., Meuleman G., Van Cauteren H. leden; Vandermeersch P., secretaris. Verontschuldigd: Brugada Terradellas P., Afwezig: Henderickx S., Gelet de meerderheid der zittinghebbende leden aanwezig is wordt overgegaan tot de dagorde; Gelet op artikel 38 van het OCMW-Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn wordt de vergadering gehouden met open deuren; Het verslag van de vergadering d.d. 23 september 2015 wordt eenparig goedgekeurd. BUITEN DAGORDE - wegens het hoogdringend karakter en met eenparigheid van stemmen worden volgende punten behandeld: Aanstelling advocatenkantoor C. De Wolf. Stopzetting lopende gunningsprocedure mbt de Overheidsopdracht voor het ontwerp, bouw en financiering van een groep van assistentiewoningen Openbare zitting Buiten dagorde Aanstelling advocatenkantoor C. De Wolf. Gelet op artikel 52, 2, 12 juncto 22 van het decreet betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn d.d. 19 december 2008; Overwegende dat het vast bureau heeft voorgesteld om met betrekking tot de lopende gunningsprocedure inzake een overheidsopdracht voor het ontwerp, de bouw en de financiering van een groep van assistentiewoningen juridisch en technisch advies in te winnen; Overwegende dat in het licht van de hoogdringendheid en met het oog op het vrijwaren van de rechten van het OCMW het vast bureau voorstelt om op basis van een door haar gevraagde offerte Advocatenkantoor De Wolf aan te stellen als juridisch raadgever; Overwegende dat met het oog op de technische bijstand het vast bureau voorstelt om drie studiebureaus te bevragen met het oog op het formuleren van een offerte voor de technische bijstand in het kader van de voorliggende overheidsopdracht; Overwegende dat, gelet op de omvang van de voormelde overheidsopdracht en de daaraan verbonden eventuele juridische gevolgen, het voorstel kan worden bijgetreden; Gehoord, de voorzitter; BESLUIT: 1. De raad beslist om op basis van de offerte d.d. 23 oktober 2015 Advocatenkantoor De Wolf aan te duiden met het oog op het juridische begeleiding van het OCMW betreffende de overheidsopdracht met als voorwerp het ontwerp, de bouw en de financiering van een groep van assistentiewoningen. Deze opdracht omvat zowel de juridische begeleiding
van de gunningsprocedure als het desgevallend in rechte vertegenwoordigen van het OCMW in het kader van deze gunningsprocedure. 2. Het vast bureau te machtigen om door middel van een onderhandelingsprocedure een technisch bureau aan te duiden dat het OCMW zal begeleiden tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht. Stopzetting lopende gunningsprocedure mbt de Overheidsopdracht voor het ontwerp, bouw en financiering van een groep van assistentiewoningen De Raad, Gelet op de beslissing van de raad van 26 augustus 2015 tot publicatie van de overheidsopdracht met hoofding: Overheidsopdracht voor het ontwerp, bouw en financiering van een groep van assistentiewoningen (DBF formule ) Overwegende dat de opdracht in mededinging werd gesteld met toepassing van de open offerteaanvraag als gunningsprocedure; Overwegende dat op heden niet minder dan 28 bedrijven het volledig bestek hebben opgevraagd met het oog op het indienen van een passende offerte; Overwegende dat de voorzitter en de secretaris juridisch advies hebben ingewonnen nopens de gunningsprocedure dd 23 oktober 2015 bij het advocatenkantoor De Wolf uit Maarkedal Etikhove; Overwegende dat er tevens advies werd ingewonnen over de rechtspositie van het OCMW; Overwegende dat niet met absolute zekerheid kan gesteld worden dat de aansprakelijkheid van het OCMW kan gevrijwaard worden o.b.v art. 5 van het KB van 15 juli 2011; Overwegende dat niet met absolute zekerheid gewaarborgd kan worden of minstens worden aangetoond dat geïnteresseerde inschrijvers n.a.v het doorlopen van de gunningsprocedure kunnen aanvoeren dat bij het opstellen van de opdrachtdocumenten zoals opgenomen in het bestek, de randvoorwaarden, verbonden aan de marktverkenning, op een deugdelijke wijze in acht werden genomen; Overwegende dat in het verstuurde bestek de bijlagen 12 tot en met 16 tevens ontbraken; Overwegende dat tot op heden zowel het grondmechanisch onderzoek als het milieuhygiënisch onderzoek pas gefinaliseerd werden en derhalve nog dienen opgestuurd te worden naar alle geïnteresseerde bedrijven; Overwegende dat de VVSG na advies oordeelt dat het van belang is om te oordelen of deze ontbrekende documenten nodig zijn om met kennis van zaken een correcte offerte te kunnen opstellen en indienen; Overwegende dat de VVSG oordeelt dat er bij een positieve beoordeling van de vermelde vraagstelling best een correctie op de procedure met eventuele termijnverlenging wordt doorgevoerd; Overwegende dat de offertes dienen ingediend te worden tegen 25 november 2015; Gelet op de krappe tijdsmarge die nog resteert; Gelet op het advies van advocatenkantoor De Wolf; Overwegende dat het advocatenkantoor De Wolf adviseert om met onmiddellijke ingang de lopende gunningsprocedure stop te zetten en dit gekoppeld aan twee flankerende beslissingen; 1. het verlenen van een opdracht tot het juridisch valideren van de administratieve bepalingen van het bestek; en
2. het verlenen van een opdracht aan een technisch deskundige voor het analyseren en valideren van de technische bepalingen van het bestek; Gehoord de voorzitter; Besluit met eenparigheid van stemmen: Art 1 De leden gaan akkoord om met onmiddellijke ingang de lopende gunningsprocedure stop te zetten. Art 2 De leden gaan akkoord om advocatenkantoor De Wolf uit Maarkedal Etikhove aan te stellen tot het juridisch valideren van de administratieve bepalingen van het bestek. Art 3 De leden gaan akkoord om een technisch deskundige aan te stellen voor het analyseren en valideren van de technische bepalingen van het bestek. Er dient tevens een passend financieel advies van de financieel beheerder ingewonnen te worden. Art 4 De leden gaan akkoord dat een extern expertisebureau het OCMW bestuur dient bij te staan bij de evaluatie van de geldig verklaarde offertes. Art 5 Deze beslissing dient bij hoogdringendheid bekrachtigd te worden in de raadszitting van 28 oktober 2015. Art 6 De inschrijvingskost a rato van 150 euro voor het opvragen van het bestek, wordt integraal teruggestort aan de bedrijven. Dagorde 1. Kennisname beslissingen Vast Bureau d.d. 14/09/2015. De Raad neemt kennis van de beslissingen van het Vast Bureau d.d. 14/09/2015. 2. Aktename gunningsbesluit mbt samenaankoop van klein medisch materiaal. Gelet op het delegatiebesluit met betrekking tot gezamenlijke open offerteaanvraag tot aankoop van klein medisch materiaal, goedgekeurd in de zitting van de raad van OCMW Lede in zitting van 26 februari 2014; Gelet op de gunningsbeslissing van de raad van OCMW Geraardsbergen tot aankoop klein medisch materiaal in zitting van 17 december 2014; Gelet op het feit dat het OCMW Geraardsbergen door deze procedure optreedt als opdrachtencentrale, waardoor het OCMW Lede conform de wetgeving overheidsopdrachten klein medisch materiaal op afroep kan aankopen bij de door OCMW Geraardsbergen gegunde firma s; Gelet op de vigerende wetgeving terzake; BESLUIT met eenparigheid van stemmen: De Raad neemt akte van de gunningsbeslissing van de raad van OCMW Geraardsbergen in zitting van 17 december 2014 tot aankoop klein medisch materiaal, waarbij OCMW Geraardsbergen optreedt als opdrachtencentrale. 3. VIPA eenmalige uitbetaling subsidie. Formele bevestiging geen interesse voor eenmalige subsidiebetaling. Problematiek Het VIPA biedt de mogelijkheid om de toegestane subsidie voor het WZC in één keer op te vragen. Concreet voor het OCMW Lede gaat het om een bedrag van 5,7 miljoen euro. Bij gespreide betaling ontvangen we gedurende 20 jaar een jaarlijks bedrag van 455.551,06 EUR. Dit impliceert een rentevoet van 3,4286%.
Overwegingen De rentevoet van de aangegane lening bij Belfius bedraagt 3,415%. Bij vervroegde terugbetaling van de lening (minimum 3,5 miljoen euro van de lening dient vervroegd terugbetaald te worden) zal evenwel een wederbeleggingsvergoeding verschuldigd zijn. Dit lijkt ons financieel niet interessant. De eenmalige subsidiebetaling kan ook worden gebruikt voor andere geplande investeringen opgenomen in het meerjarenplan. Aldus kunnen toekomstige leningen worden vermeden. vb. assistentiewoningen, nieuwbouw gemeentehuis. De assistentiewoningen zullen evenwel niet gefinancierd worden via een eigen lening maar via een jaarlijkse gebruiksvergoeding, waardoor het globale investeringsbedrag niet verschijnt in het meerjarenplan. Het gemeentehuis zou wel kunnen opgenomen worden in het meerjarenplan, eventueel in het jaar 2019 (VIPA zal de latere investering niet controleren.) De subsidie van VIPA kan gezien worden als een belegging met een rendement van 3,4% netto, hetgeen naar huidige marktnormen niet slecht is. Als het subsidiebedrag in één keer wordt ontvangen, is dit nadelig voor de jaarlijkse autofinancieringsmarge, aangezien de jaarlijkse aflossingen voor de lening bij Belfius wel behouden blijven, maar er geen exploitatieontvangsten meer tegenover staan. Aangezien er op korte termijn geen leninglasten vermeden worden is dit budgettair nadelig. Advies De jaarlijkse gebruikstoelage behouden. BESLUIT met eenparigheid van stemmen: De Raad gaat akkoord om de jaarlijkse gebruikstoelage te behouden. 4. Wijzigingen arbeidsreglement. Toelichting Er werd een eerste evaluatie gemaakt van de nieuwe uurroosters binnen het WZC. Naar aanleiding daarvan werden een aantal wijzigingen voorgesteld. Een aantal shifts werden aangepast om op die manier beter te passen in de huidige werkorganisatie. Het systeem van onderbroken diensten in combinatie met prestaties 1 op 3 weekends is niet meer in voege. In de praktijk werkten slechts 4 halftijdse personeelsleden volgens dit regime. Na verloop van tijd gaven zij zelf aan dat dit te zwaar is. Om die reden werd in samenspraak met de 4 personeelsleden beslist af te stappen van dit regime. Vanaf oktober 2015 zullen onderbroken diensten enkel worden gebruikt voor onvoorziene omstandigheden zoals ziekte. Notulen Gelet op de wet van 08 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen, gewijzigd door de wet van 18 december 2002; Gelet op de raadsbeslissing van 25 april 2012 houdende vaststelling van het nieuwe arbeidsreglement van toepassing op het OCMW-personeel en de latere wijzigingen; Overwegende dat het arbeidsreglement moet worden aangepast aan de voorgestelde evaluatie van de werktijden, waarvan de wijzigingen dienen opgenomen te worden in het arbeidsreglement van het OCMW Lede voor Woonzorgcentrum, Dienstencheques en Poetsdienst;
Overwegende dat de evaluatie van de uurroosters vooraf in een overleg met de directeur, secretaris en hoofdverpleegkundigen werd besproken; Overwegende dat deze wijzigingen voor advies werden voorgelegd aan het syndicaal overleg op 2 september 2015; Overwegende dat de voorliggende wijzigingen aan de uurroosters gunstig werden geadviseerd door de vakorganisaties; Overwegende dat de raad de definitieve tekst van het arbeidsreglement dient vast te leggen; Besluit met eenparigheid van stemmen: Artikel 1: De wijzigingen aan het arbeidsreglement voor het personeel van het Woonzorgcentrum, Dienstencheques en Poetsdienst wordt aangenomen. Artikel 2: Een afschrift van het arbeidsreglement zal worden bezorgd aan de bevoegde inspecteur van het Toezicht op de Sociale Wetten. Een samenvatting van de wijzigingen zal ter kennisgeving worden opgehangen op de diverse locaties van het OCMW en op iedere locatie zal een exemplaar van het nieuwe arbeidsreglement ter inzage liggen. 5. Aanpassing personeelsformatie. Overwegende dat een evaluatie van de nieuwe werking van het WZC aantoont dat een aantal wijzigingen aan de personeelsformatie van het OCMW-personeel zich opdringen; Gelet op het feit dat wordt voorgesteld om de personeelsformatie uit te breiden met: - 2 halftijds logistiek assistenten in contractueel dienstverband - 1 halftijds zorgkundige in contractueel dienstverband voor de beschermde afdeling - 1 halftijds en 1 voltijds zorgkundige in contractueel dienstverband voor de open afdelingen; Overwegende dat deze wijzigingen hun motivatie vinden in onderstaande argumenten: - momenteel er is slechts 1 weekend op 2 een logistiek assistent aanwezig, dit wordt zowel door de open als beschermde afdeling als een tekort ervaren aangezien het logistiek personeel een belangrijke ondersteuning vormt van het zorgkundig personeel - op de beschermde afdeling is er specifieke zorggraad van bewoners met dementie, deze bewonersgroep vereist meer toezicht vanwege het personeel, dit is een taak die ook door de logistiek assistenten mee kan opgenomen worden - een berekening van het aantal nodige opkomsten voor de open afdelingen toont ons dat er een structureel tekort is van 11 opkomsten per maand. In dit saldo is nog geen rekening gehouden met aftrek van verloven, ziektes, klein verlet e.d. - ten opzichte van de initiële studie van de externe firma BDO is de zorggraad op de open afdelingen gestegen met een uitbreiding van de zorgtaken tot gevolg Overwegende dat deze wijzigingen voor advies werden voorgelegd aan het syndicaal overleg op 2 september 2015; Overwegende dat de voorliggende wijzigingen aan de uurroosters gunstig werden geadviseerd door de vakorganisaties; Gelet op het visum van de financieel beheerder: Positief visum Gelet op het feit dat de aanwervingsprocedure voor de twee halftijds logistiek assistenten reeds is afgerond omwille van de hoogdringendheid; Besluit met eenparigheid van stemmen:
Art. 1. Aan de raad wordt gevraagd de wijzigingen aan de personeelsformatie goed te keuren. 6. Vacant verklaren 1 voltijdse betrekking en 2 halftijdse betrekkingen zorgkundige in contractueel dienstverband. Gelet op de aanpassing van de personeelsformatie van heden; Gelet op de motivering van deze bijkomende betrekkingen; Gelet op het gunstig advies van het Overlegcomité d.d. 02 september 2015; Gehoord de toelichting door de voorzitter; Gelet op de openbare stemming; BESLUIT met eenparigheid van stemmen: Artikel 1: De betrekkingen van zorgkundige, 1 voltijdse en 2 halftijdse, mogen vacant worden verklaard. Artikel 2: De Raad beslist om een wervingsreserve, voor de maximale duur van twee jaar, aan te leggen bij de vacant verklaring van de betrekkingen. Aldus gedaan en vastgesteld op datum en in zitting als ten hoofde vermeld. De vergadering wordt gesloten te 20.15 uur. De secretaris De voorzitter