Handleiding Module Formulieren

Handleiding module Formulieren, versie 2.2 Administratie- en leerlingvolgsysteem /LVS2000

Handleiding Module Formulieren Versie 2.2, september 2009 Voor aanvullende informatie zie pagina 30

Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE... 2 1. INLEIDING... 3 2. ALGEMENE INFORMATIE OVER DE MODULE FORMULIEREN... 4 2.1 ALGEMEEN... 4 2.2 OVERZICHTSFORMULIER... 4 2.3 GEGEVENSFORMULIER... 5 2.3.1 Inleiding... 5 2.3.2 Typen gegevensvelden... 6 2.3.3 Schermindeling samenstellen... 6 3. OVERZICHTSFORMULIER ONTWERPEN... 8 3.1 SAMENSTELLEN OVERZICHTSFORMULIER... 8 3.1.1 Eigenschappen van het overzichtsformulier... 9 3.1.2 Knoppenbalken samenstellen... 11 3.1.3 Overzichtsformulier instellen als startscherm en rechten toekennen... 14 4. GEGEVENSFORMULIER ONTWERPEN... 17 4.1 SAMENSTELLEN GEGEVENSFORMULIER... 17 4.1.1 Eigenschappen van het overzichtsformulier... 18 4.1.2 Knoppenbalken samenstellen... 19 4.1.3 Header samenstellen... 19 4.1.4 Datagebied(en) ontwerpen... 21 4.1.5 Speciaal exporteren van gegevensformulieren... 28 5. TOT SLOT... 29 2

1. Inleiding Deze handleiding beschrijft de functionaliteit van de module Formulieren, een onderdeel van administratie- en leerlingvolgsysteem LVS2000. De module biedt u de mogelijkheid om formulieren samen te stellen uit reeds bestaande gegevens en om formulieren te ontwerpen met gegevensvelden die specifiek op uw schoolbehoefte afgestemd zijn en die niet standaard onderdeel uitmaken van LVS2000. In hoofdstuk 2 wordt een beschrijving gegeven van de twee soorten formulieren die onderscheiden kunnen worden, een overzichtsformulier en een gegevensformulier. Vervolgens wordt in de hoofdstukken 3 en 4 uitgelegd hoe u deze twee typen formulieren kunt samenstellen en ontwerpen. Tenslotte treft u in hoofdstuk 5 enkele contactgegevens aan. De DataCare helpdesk is u graag van dienst op de website http://helpdesk.datacare.nl. Het geheel geautomatiseerde systeem houdt u middels e-mail voortdurend op de hoogte van de status van uw vraag. Kijkt u in hoofdstuk 5 voor aanvullende contactinformatie van DataCare. Bezoekt u ook eens onze website http://www.lvs2000.nl, alwaar u onder andere de meest recente handleidingen en updates voor ons systeem aantreft. 3

2. Algemene informatie over de module Formulieren 2.1 Algemeen De module Formulieren stelt u in staat om formulieren binnen LVS2000 geheel op maat te maken. U bouwt hiermee een papieren gegevensformulier na in het systeem, zodat dit in het vervolg digitaal kan worden ingevuld. Door deze module sluit het programma LVS2000 nog beter aan bij de werkwijze binnen uw eigen organisatie. U kunt daarbij denken aan een stagebegeleidingsformulier, een oudervragenlijst, een plan van aanpak, een logopedisch verslag, etc. De mogelijkheden zijn eindeloos. Daarnaast zorgt Formulieren ervoor, dat iedere gebruiker een eigen openingsscherm (overzichtsformulier) krijgt, op maat gemaakt. Geen overbodige informatie in beeld, geen onduidelijkheid omtrent de plaats waar informatie opgeslagen, dan wel opgezocht moet worden. In een overzichtsscherm kan direct verwezen worden naar een gegevensformulier, en andersom. Daarnaast kunnen alle ingevoerde gegevens geëxporteerd worden naar een Word-sjabloon. Hiermee maakt de module Formulieren het gebruikersgemak van LVS2000 compleet. Toegang tot de module Formulieren verkrijgt u (mits u hiertoe voldoende Rechten hebt) via het menu Formulieren, dat onderdeel is van het hoofdmenu van LVS2000 (zie Figuur 1). Dit menu is het uitgangspunt voor het ontwerpen en beheer van nieuwe (zelf ontworpen) gegevensformulieren en het samenstellen van overzichtsformulieren. Figuur 1: Menustructuur LVS2000 Deze twee soorten formulieren worden in de paragrafen 2.2 en 2.3 in hoofdlijn toegelicht. In hoofdstuk 3 en 4 wordt stap voor stap beschreven hoe u ze daadwerkelijk kunt samenstellen. Met de module Formulieren kunnen reeds bestaande formulieren uit LVS2000 niet gewijzigd worden. De module Formulieren biedt niet de mogelijkheid om velden toe te voegen of verwijderen in bestaande formulieren, zoals bijvoorbeeld 'Leerlinggegevens'. 2.2 Overzichtsformulier Overzichtsformulieren (zie Figuur 2) zijn schermen die een zelfgekozen overzicht geven van gegevens die reeds in LVS2000 ingevoerd zijn. Deze functionaliteit vertoont veel overeenkomsten met de al bestaande module Administratie Lijsten. Het Overzicht Leerlingen is een praktijkvoorbeeld van een overzichtsformulier. 4

Een samengesteld overzichtsformulier kan ingesteld worden als startscherm. Daarmee komt het Overzicht Leerlingen te vervallen en wordt het mogelijk per gebruikersgroep een startscherm op maat samen te stellen. Daarnaast kan een overzichtsformulier gebruikt worden om allerlei overzichten te genereren en deze te bewaren en printen. Middels het toepassen van filters kan een overzicht verder op maat gemaakt worden, als er naar specifieke gegevens(combinaties) gezocht wordt. Figuur 2: Overzichtsformulier Startscherm Administratie 2.3 Gegevensformulier 2.3.1 Inleiding Naast het samenstellen van overzichtsformulieren heeft u de mogelijkheid tot het definiëren en ontwerpen van compleet nieuwe formulieren, zogeheten gegevensformulieren (zie Figuur 3). Een formulier met bijbehorende gegevensvelden kan vervolgens ingevuld worden door de diverse betrokken gebruikers(groepen), indien zij schrijfrechten toegekend hebben gekregen. De ingevulde formulieren zijn geïntegreerd in LVS2000, zodat schoolspecifieke gegevens en rapportages, die niet in de standaardschermen van LVS2000 verwerkt kunnen worden, onderdeel worden van het leerlingvolgsysteem. Hiermee maakt u LVS2000 dus helemaal op maat voor uw school. 5

2.3.2 Typen gegevensvelden Binnen een nieuw formulier kunnen verschillende typen gegevensvelden ingebouwd worden. Onderstaand een overzicht van de huidige mogelijkheden. - Labels Een label is een veld dat voorzien kan worden van een standaard tekst, zonder dat hier nieuwe informatie aan toegevoegd kan worden. Labels kunnen dienen als koptekst en gebruikt worden om het gegevensformulier een overzichtelijke indeling te geven. - Tekstveld Een tekstveld biedt de mogelijkheid tot invoer van (gelimiteerde) tekst in een tekstvak. - Vinkveld Dit veldtype is een checkbox waar een vinkje gezet kan worden. - Selectievelden Een selectieveld biedt de mogelijkheid om uit een vooraf gedefinieerd drop-down-menu (dit is een lijst met keuzemogelijkheden: zie als voorbeeld Figuur 7) een keuze te maken uit een aantal gegevens, die elders reeds in het systeem ingevoerd zijn (bv het selecteren van de naam van een leerkracht). - Waardenlijsten Dit type datagebied functioneert hetzelfde als selectievelden, echter hier kunnen de te selecteren keuzes in het drop-down-menu zelf aangemaakt worden. 2.3.3 Schermindeling samenstellen Een nieuw te ontwerpen formulier in LVS2000 is standaard opgebouwd uit de volgende onderdelen 1. Titel van het formulier 2. Knoppenbalk A (boven) 3. Header 4. Datagebied 5. Knoppenbalk B (onder) Titel van het formulier Ieder formulier krijgt een eigen, zelf te formuleren, titel mee. Knoppenbalk boven/onder Binnen LVS2000 vindt u zowel aan de boven- als onderkant van het scherm een knoppenbalk: knoppenbalk A en B. Deze zijn bedoeld om veel gebruikte functies eenvoudig en snel ter beschikking te stellen aan de gebruiker. Met de Module Formulieren is het mogelijk om deze knoppenbalken geheel zelf samen te stellen en af te stemmen op een bepaalde doelgroep. Zo kan bijvoorbeeld de administratie andere knoppen op het scherm te zien krijgen dan een leerkracht. Ook de tekst, die op de knoppen staat en de opdracht die uitgevoerd wordt door op de knop te klikken, is zelf te bepalen. 6

Header De header wordt binnen een formulier gebruikt bij het navigeren door records (leerlingen) om zo de juiste gegevens naar voren te halen in het datagebied van een formulier. De header dient wel eerst toegevoegd te worden aan een nieuw te ontwerpen formulier. In de header van een formulier voor de categorie Leerling is het bijvoorbeeld noodzakelijk om een selectieveld toe te voegen met daarin een lijst van leerlingnamen. Zodoende wordt het mogelijk om naar het formulier van een gewenste leerling te navigeren en het te vullen met voor die leerling relevante informatie. Binnen ieder formulier moet minimaal één selectieveld aanwezig zijn. Het aantal records binnen een variabelencategorie is vaak echter zo groot dat één selectieveld (bijvoorbeeld de naam van de leerling) niet voldoende is om op een praktische en gebruikersvriendelijke manier door de records van het formulier te navigeren. Een tweede selectieveld (bijvoorbeeld de klas) in de header is vaak wenselijk, om het navigeren door records overzichtelijker te maken. Datagebied Het invoeren van gegevens op een formulier vindt plaats in het datagebied van dat formulier. In het datagebied worden de verschillende, reeds besproken veldtypen geplaatst, waarin gebruikersdata ingevuld kunnen worden. Binnen het datagebied is het mogelijk om voor 1 leerling meerdere records aan te maken, middels de recordbalk onderin het gegevensformulier (zie Figuur 3). Op die manier kan er meerdere malen een zelfde formulier voor 1 leerling ingevuld worden (in onderstaand voorbeeld, wanneer er bijvoorbeeld meerdere huisbezoeken bij 1 leerling zijn geweest). Figuur 3: Gegevensformulier Huisbezoek 7

3. Overzichtsformulier ontwerpen De module Formulieren biedt op administratief gebied de mogelijkheid om van vrijwel alle variabelen een overzichtsformulier samen te stellen. Tevens is het mogelijk om een overzichtsformulier zo te ontwerpen dat het bruikbaar is als startscherm voor een groep gebruikers. Daarbij kunnen, naast kolommen met gegevens, ook de knoppen die zichtbaar zijn in een scherm naar eigen wens gedefinieerd worden. Op die manier kan voor verschillende gebruikersgroepen een eigen startscherm ontworpen worden. Dit biedt u de mogelijkheid om toegankelijkheid te stroomlijnen en programmaonderdelen eventueel geleidelijk beschikbaar te maken en zodoende het implementatietraject verder te structureren. 3.1 Samenstellen overzichtsformulier Het samenstellen van een nieuw overzichtsformulier start met het aanmaken van een nieuw formulier. Als voorbeeld maken we in deze handleiding een Startscherm Administratie aan (zie Figuur 4). - Kies in het menu Formulieren voor Nieuw (of: kies in het menu Formulieren voor Beheer en kies in het venster Beheer Formulieren voor Nieuw); - Kies in het venster Nieuw formulier toevoegen een beschikbare categorie, selecteer als formuliertype Overzichtsformulier en geef het nieuwe formulier een herkenbare naam; - Klik op Toepassen. Figuur 4: Samenstellen overzichtsformulier 8

De keuze voor een categorie bepaalt welke gegevens selecteerbaar zijn bij het samenstellen van een overzichtsformulier. Deze keuze kan in een later stadium niet meer gewijzigd worden. In het venster Beheer Formulieren verschijnt nu het zojuist aangemaakte formulier en op de achtergrond opent in het hoofdscherm van LVS2000 een standaard overzichtsformulier met een aantal gegevenskolommen. Het aangemaakte formulier is als volgt aan te passen: - Selecteer het zojuist aangemaakte formulier in het venster Beheer Formulieren; - Klik op Wijzigen. Nu opent een nieuw venster, Formulier: Startscherm Administratie. Daarin is een drop-down-menu zichtbaar en 1 tabblad, Eigenschappen. In het menu zijn drie keuzemogelijkheden zichtbaar, namelijk Startscherm Administratie, KnoppenbalkA en KnoppenbalkB. In het venster Beheer Formulieren kunt u een gebouwd formulier verwijderen door dit te selecteren en te kiezen voor Verwijderen. Via de knop Openen kunt u een geselecteerd formulier openen, wat van belang is als u het formulier niet heeft toegevoegd aan een submenu in de menustructuur. De knop Vernieuwen heeft (nog) geen functie. 3.1.1 Eigenschappen van het overzichtsformulier In het reeds geopende tabblad Eigenschappen (zie Figuur 5) is de eerste keuze uit het drop-down-menu (Startscherm Administratie) direct zichtbaar. Hier moet een aantal formuliereigenschappen gedefinieerd worden. Figuur 5: Eigenschappen overzichtsformulier 9

- Categorie; hier is de categorie te zien, die reeds eerder geselecteerd is bij het aanmaken van het formulier. - Titel; hier kan de titel van het formulier aangepast worden. Let op: door het aanpassen van de titel van het formulier wijzigt slechts de koptekst in het formulier zelf. - Submenu; geef hier aan in welk (sub)menu van LVS2000 het nieuwe formulier zichtbaar moet worden; - Positie; geef hier aan waar in het submenu het formulier geplaatst moet worden. Keuzes zijn Bovenaan en Onderaan. Daarnaast kan een numerieke waarde ingevoerd worden die de positie bepaalt tussen de overige menuopties; - Snelfilter tonen; kies hier voor het al dan niet tonen van de extra kolom SF in het overzichtsformulier; Een Snelfilter kan gebruikt worden om een selectie van leerlingen te maken op basis van een niet voorhanden zijnde variabele. Met behulp van een Selectiefilter kunnen deze leerlingen in een overzicht gescheiden worden van de overig geselecteerde leerlingen. - Bron.Kolommen; klik op om het scherm te openen waarin kolommen geselecteerd kunnen worden die in het overzichtsformulier getoond moeten worden. Selectie van variabelen gebeurt op eenzelfde manier als via Administratie-Lijsten: uit de linkerkolom kiest u de variabele(n), die u in het overzichtsscherm wilt zien. M.b.v. de knop > voegt u deze toe aan de bestaande selectie. M.b.v. de knop < verwijdert u een of meer variabelen. Door bovenaan in de drop-down-menu s te kiezen voor een andere Rubriek en/of Categorie krijgt u de gewenste variabelenselectie in beeld. Heeft u de gewenste selectie in de gewenste volgorde in de rechterkolom staan, dan klikt u op Toepassen, waarna het overzichtsscherm wordt aangepast (zie voor nadere uitleg m.b.t. de werking van Administratie-Lijsten de Basishandleiding LVS2000). In een overzichtsformulier kunt u ook kolommen aanbrengen met datagebieden uit een zelfgebouwd gegevensformulier. Dit gebeurt op dezelfde wijze als hierboven beschreven. Zie hiervoor ook 4.1.4. - Bron.Afmetingen; klik op om de breedtes van de geselecteerde kolommen te tonen. De weergegeven waarden geven de kolombreedte aan. De breedte van kolommen kan handmatig aangepast worden door in het formulier de scheidingslijnen tussen de kolomtitels te verschuiven en vervolgens ter bevestiging op te klikken. U kunt ook de weergegeven numerieke waarden veranderen en dit bevestigen door op te klikken. De breedte van kolommen kan in het overzichtsformulier zelf gewijzigd worden door in een blauwe kolomtitel te klikken en met ingedrukte linkermuisknop naar links of rechts te slepen. 10

- Bron.Filter; wanneer in het overzichtsformulier een Selectiefilter toegepast moet worden om getoonde gegevens verder te specificeren, kan dit filter gekoppeld worden aan het formulier. Zodoende start het overzichtsformulier standaard met een gefilterd overzicht aan gegevens. Het filter kan gezet worden in het formulier (zie voor nadere toelichting de Basishandleiding LVS2000). Door bij Bron.Filter te klikken op wordt dit filter geïmporteerd en gekoppeld aan het formulier; - Bron.Sortering; naast het toepassen van een Selectiefilter kunnen gegevens ook gerangschikt worden middels Oplopend/Aflopend Sorteren. Deze manier van ordenen kan op eenzelfde manier aan het formulier gekoppeld worden als hierboven beschreven voor een selectiefilter. Let op: als een filter of sortering van tevoren gekoppeld wordt aan een overzichtsformulier, kan deze niet ongedaan gemaakt worden. 3.1.2 Knoppenbalken samenstellen Naast de Eigenschappen van het overzichtsformulier kunnen er knoppen toegevoegd worden aan het formulier (zie Figuur 6). Deze knoppen kunnen aangemaakt worden door allereerst in het drop-downmenu te kiezen voor KnoppenbalkA (die bovenin het formulier geplaatst wordt) of KnoppenbalkB (die onderin het formulier geplaatst wordt). Deze knoppenbalken bieden de mogelijkheid om gerelateerde schermen te koppelen aan het overzichtsformulier. Het aanmaken van een knoppenbalk werkt als volgt: - Kies in het drop-down-menu voor KnoppenbalkA (de werkwijze voor KnoppenbalkB is identiek); - Klik in het volgende venster op het tabblad Knoppen; - Klik op Nieuw om een nieuwe knop aan te maken; - Geef de nieuwe knop een naam en klik op OK. 11

Figuur 6: Aanmaken knoppen in knoppenbalk Op de achtergrond verschijnt in het overzichtsformulier direct de aangemaakte button. In het tabblad Knoppen kunnen meerdere knoppen in 1 knoppenbalk aangemaakt worden. De naam op de knop kan gewijzigd worden door in het tabblad de betreffende knop te selecteren en te klikken op Wijzigen. Een knop kan ook verwijderd worden door deze in het tabblad te selecteren en te klikken op Verwijderen. Tot slot bestaat de mogelijkheid om de volgorde waarin de knoppen in de knoppenbalk staan te wijzigen. Dit kan door de betreffende knop te selecteren en deze te verplaatsen met behulp van de pijltjesknoppen aan de rechterkant van het tabblad. Voor iedere nieuw aangemaakte knop verschijnt in het drop-down-menu nu een nieuwe regel, met in dit voorbeeld bijvoorbeeld de naam KnoppenbalkA.Envelop. Door deze regel te selecteren opent een nieuw venster, waarin een aantal eigenschappen toegekend kan worden aan de nieuwe knop (zie Figuur 7). - Opschrift; in dit veld kan het opschrift van de knop veranderd worden. Let op: hiermee wijzigt niet de technische benaming van de knop in het drop-down-menu. Dit kan gewijzigd worden door in het drop-down-menu KnoppenbalkA te selecteren en in het tabblad Knoppen de betreffende knop te selecteren en te klikken op Wijzigen. 12

- Opdracht; hier wordt ingesteld welke opdracht de knop uitvoert door erop te klikken. De volgende mogelijkheden zijn te selecteren: Figuur 7: Opdracht voor knoppen instellen o o o o o Formulier Openen; als deze optie geselecteerd wordt, verschijnt de nieuwe regel Formulier in het tabblad Eigenschappen. In dit drop-down-menu kiest u welk bestaand formulier geopend moet worden; Formulier Sluiten; deze optie biedt de mogelijkheid om met behulp van de knop het formulier te sluiten; Formulier Filter; om met behulp van een knop een filter te activeren dient eerst in het achterliggende formulier een filter gezet te worden. Dit doet u door met behulp van de rechtermuisknop een van de mogelijke filteropties Selectiefilter, Negatief selectiefilter of Filteren op: te gebruiken (bijv.: filter op alle leerlingen uit leerjaar 1). Als in het overzichtsformulier het gewenste selectiefilter actief is, koppelt u dit filter aan de knop door te klikken op achter het invulveld Filter; Formulier Sortering; naast de mogelijkheid om een selectiefilter toe te passen op gegevens in een overzichtsformulier, kunnen gegevens op- of aflopend gesorteerd worden. Toewijzing aan een knop werkt op eenzelfde manier als de optie Formulier Filter, zoals hierboven beschreven. Speciaal Exporteren; met behulp van deze knop kunnen gegevens uit een overzichtsformulier (waarin eventueel gegevens gefilterd zijn) rechtstreeks geëxporteerd worden naar een Wordsjabloon. Door een knop deze eigenschap mee te geven, verschijnen in het tabblad twee nieuwe invulvelden, namelijk Sjabloon en Pagina: In het veld Sjabloon geeft u aan welk sjabloon gebruikt moet worden om naar te exporteren. Klik op... en zoek het juiste sjabloon op; 13

In het veld Pagina geeft u aan op welke manier gegevens geëxporteerd moeten worden: Nieuwe pagina invoegen na ieder record, Aaneengesloten uitvoer of Eén enkele pagina exporteren. Voor een uitgebreide uitleg over de functionaliteit Speciaal Exporteren is een aparte handleiding beschikbaar. Speciaal Exporteren kan met gebruik van de Module Formulieren op 2 manieren: - Optie 1; Middels een aangemaakte knop binnen een zelf ontworpen formulier; - Optie 2; Middels de bestaande functionaliteit in het menu Administratie>Speciaal Exporteren. 3.1.3 Overzichtsformulier instellen als startscherm en rechten toekennen Naast het toevoegen van een nieuw overzichtsformulier aan een (sub)menu kan het aangemaakte overzichtsformulier gebruikt worden als startscherm voor een bepaalde groep gebruikers (zie Figuur 8), dit ter vervanging van het standaard ingestelde Overzicht Leerlingen. Zo is het mogelijk om per gebruikersgroep een specifiek op maat gemaakt startscherm aan te maken met enkel de relevante informatie en knoppen voor betreffende gebruikersgroep. Het instellen van een overzichtsformulier als startscherm werkt als volgt: - Kies in het menu Database voor de optie Groepen en Gebruikers; - Klik op het tabblad Gebruikers; - Selecteer in het drop-down-menu Groep de betreffende groep gebruikers aan wie u het formulier wenst te koppelen; - Selecteer in het drop-down-menu Startformulier het Overzichtsformulier dat aan de groep gekoppeld moet worden; 14

Figuur 8: Instellen overzichtsformulier als startscherm voor een gebruikersgroep - Klik vervolgens op de knop Rechten (u komt nu in het scherm Database Rechten); - Selecteer onder de kolom Menu item het menu waarin het aangemaakte overzichtsformulier beschikbaar moet worden, selecteer het formulier zelf en geef tot slot in de kolom Gebruikersgroep aan welke groep rechten moet krijgen op het nieuwe formulier (zie Figuur 9); - Selecteer rechtsonder in het scherm Database Rechten welke rechten u wilt toekennen: Toegang tot item, Toevoegen gegevens, Wijzigen gegevens of Verwijderen gegevens. De laatste 3 opties zijn alleen beschikbaar voor gegevensformulieren. 15

Figuur 9: Toekennen rechten op een nieuw overzichtsformulier - Klik op Sluiten. 16

4. Gegevensformulier ontwerpen Naast de mogelijkheid om overzichtsformulieren samen te stellen, kunnen met behulp van de module Formulieren gegevensformulieren ontworpen worden. Deze formulieren bieden de mogelijkheid om nieuwe informatie in LVS2000 te verwerken, die niet elders geplaatst kan worden. 4.1 Samenstellen gegevensformulier Het samenstellen van een nieuw gegevensformulier start met het aanmaken van een nieuw formulier (zie Figuur 10). Als voorbeeld maken we in deze handleiding een gegevensformulier, waarin informatie rondom een uitgevoerd huisbezoek verwerkt kan worden. - Kies in het menu Formulieren voor Nieuw (of: kies in het menu Formulieren voor Beheer en kies in het venster Beheer Formulieren voor Nieuw); - Kies in het venster Nieuw formulier toevoegen een beschikbare categorie, selecteer als formuliertype Gegevensformulier en geef het nieuwe formulier een herkenbare naam; - Klik op Toepassen. Figuur 10: Samenstellen gegevensformulier De keuze voor een categorie bepaalt op welke groep de ingevoerde gegevens in een gegevensformulier betrekking hebben. 17

In het venster Beheer Formulieren verschijnt nu het zojuist aangemaakte formulier, terwijl op de achtergrond in het hoofdscherm van LVS2000 een leeg gegevensformulier verschijnt, met alleen de ingevoerde titel. Het aangemaakte formulier is als volgt aan te passen: - Selecteer het zojuist aangemaakte formulier in het venster Beheer Formulieren; - Klik op Wijzigen. Nu opent een nieuw venster, Formulier: Huisbezoek. Daarin is een drop-down-menu zichtbaar en 1 tabblad, Eigenschappen. In het menu zijn vijf keuzemogelijkheden zichtbaar, namelijk Huisbezoek, KnoppenbalkA, KnoppenbalkB, Header en Datagebied. In het venster Beheer Formulieren kunt u een gebouwd formulier verwijderen door dit te selecteren en te kiezen voor Verwijderen. Via de knop Openen kunt u een geselecteerd formulier openen, wat van belang is als u het formulier niet heeft toegevoegd aan een submenu in de menustructuur. De knop Vernieuwen heeft (nog) geen functie. 4.1.1 Eigenschappen van het overzichtsformulier Het reeds geopende tabblad Eigenschappen (zie Figuur 11) is gekoppeld aan de eerste keuze uit het drop-down-menu (Huisbezoek). Hier moet een aantal formuliereigenschappen gedefinieerd worden. Figuur 11: Eigenschappen Gegevensformulier - Categorie; hier is de categorie te zien die reeds eerder geselecteerd is bij het aanmaken van het formulier; - Titel; hier kan de titel van het formulier aangepast worden; 18

Let op: door het aanpassen van de titel van het formulier wijzigt slechts de koptekst in het formulier zelf. - Submenu; geef hier aan in welk (sub)menu van LVS2000 het nieuwe formulier zichtbaar moet worden; - Positie; geef hier aan waar in het submenu het formulier geplaatst moet worden. Keuzes zijn Bovenaan en Onderaan. Daarnaast kan een numerieke waarde ingevoerd worden die de positie bepaalt tussen de overige menuopties. Met de laatste vier opties (bron.kolommen, bron.afmetingen, bron.filter, bron.sortering) is het mogelijk om, net als in een overzichtsformulier, filters aan te brengen in de zichtbare gegevens. In het geval van gegevensformulieren is het filter dat toegepast wordt van kracht in de header van een formulier. U kunt er met deze optie bijvoorbeeld voor zorgen dat op basis van een filter op klassen een bepaald formulier alleen ingevuld kan worden voor leerlingen binnen het klassenfilter. De exacte manier waarop een dergelijk filter aan een gegevensformulier gekoppeld kan worden is identiek aan de manier waarop dit toegepastr kan worden op het aanmaken van een selectieveld, zoals verderop in 4.1.4 onder het kopje Specifieke instellingen voor selectievelden uitgewerkt is. 4.1.2 Knoppenbalken samenstellen Het samenstellen van een knoppenbalk in een gegevensformulier werkt op exact dezelfde manier als het aanmaken van een knoppenbalk in een overzichtsformulier. Zie voor een beschrijving paragraaf 3.1.2. 4.1.3 Header samenstellen Om een gegevensformulier met informatie van een bepaalde leerling te kunnen vullen, kan deze leerling geselecteerd worden in het overzichtsscherm waarmee LVS2000 opstart. Om onnodig heen en weer klikken naar dit scherm te voorkomen kan de selectie van een leerling ook gebeuren in het gegevensformulier zelf. Dit doet u met behulp van selectievelden in de zogenaamde header. In de header kan in deze selectievelden de juiste leerling gekozen worden om het formulier in te vullen. De selectievelden in de header worden aangemaakt door allereerst in het drop-down-menu te kiezen voor Header (zie Figuur 12). Het aanmaken van een header werkt als volgt: - Kies in het drop-down-menu voor Header; - Klik in het volgende venster op het tabblad Velden; - Klik op Nieuw om een nieuwe header aan te maken; - Nu opent zich een nieuw venster, Categorie; Leerling (hierin staat Selectieveld actief, Informatieveld is nog niet beschikbaar). Kies in dit venster een Rubriek en Subcategorie, op basis waarvan een selectie gemaakt kan worden. Over het algemeen zal een selectie gebaseerd zijn op variabelen, zoals bijvoorbeeld de Leerlingnaam of de Klas. Deze zijn te vinden onder de Rubriek Formulier Header en de 19

Subcategorie Selectievelden. Figuur 12: Toevoegen selectievelden in de header - Klik op Toepassen Op de achtergrond verschijnen in het gegevensformulier direct de aangemaakte selectievelden in de header. In het tabblad Velden kunnen meerdere selectievelden in 1 header aangemaakt worden. De naam van het selectieveld kan gewijzigd worden door in het tabblad het betreffende veld te selecteren en te klikken op Wijzigen. Een selectieveld kan ook verwijderd worden door deze te selecteren en te klikken op Verwijderen. Tot slot bestaat de mogelijkheid om de volgorde waarin de selectievelden in het formulier staan te wijzigen. Dit kan door het betreffende veld te selecteren en deze te verplaatsen met behulp van de pijltjesknoppen aan de rechterkant van het tabblad. Voor ieder nieuw aangemaakt selectieveld verschijnt in het drop-down-menu een nieuwe regel, met in dit voorbeeldontwerp onder andere de naam Header.Leerling_Klas. Door deze regel te selecteren opent 20

een nieuw venster waarin een aantal eigenschappen toegekend kan worden aan het nieuwe selectieveld (zie Figuur 13). Figuur 13: Eigenschappen selectieveld - Positie; wanneer er meer dan 1 selectieveld in de header aangemaakt is, wordt hier de volgorde getoond waarin de velden op het scherm te zien zijn; - Aantal Tekens; in dit veld kan bepaald worden hoeveel leestekens er zichtbaar worden in het selectieveld. Bij gebruik van meerdere headers worden deze automatisch op elkaar afgestemd; - Label.Tekst; in dit veld kan de tekst op het blauwe label van het selectieveld gewijzigd worden: zo kunt u Leerling_Naam_Selectie wijzigen in Naam. Niet alle Rubrieken Subcategorieën - Variabelen kunnen met elkaar gecombineerd worden. Er moet een logisch verband bestaan tussen variabelen als ervoor gekozen wordt om meer dan 1 selectieveld in de header op te nemen. 4.1.4 Datagebied(en) ontwerpen De eigenlijke gegevensinvoer vindt plaats in daarvoor ontworpen datagebieden (zie Figuur 14). Het aanmaken hiervan werkt als volgt: 21

- Kies in het drop-down-menu voor Datagebied; - Klik in het volgende venster op het tabblad Velden; - Klik op Nieuw om een nieuw datagebied aan te maken; - Nu opent zich een nieuw venster waarin de vorm van het datagebied gekozen moet worden (Label, Tekstveld, Vinkveld, Waardenlijst, Selectieveld) en waar een Veldnaam ingevoerd moet worden. Deze veldnaam is de tekst die voor het invulveld op het scherm getoond wordt; In het tabblad [Eigenschappen] (binnen de optie Datagebied in het drop-down-menu) kan een koppeling gemaakt worden met het tonen van nieuwe gegevens uit een gegevensformulier in een overzichtsformulier. Er kan hierbij gekozen worden voor 2 opties: - Lege kolommen voor ontbrekende formulieren: in een overzichtformulier lege kolommen tonen voor gegevens die voor betreffende leerlingen niet ingevuld zijn in het gegevensformulier. Als deze optie gekozen wordt, zijn alle leerlingen zichtbaar in een overzichtsformulier, waarin gegevens uit het gegevensformulier opgenomen zijn. - Alleen kolommen van ingevulde formulieren: in een overzichtsformulier alleen kolommen tonen als er gegevens voor leerlingen ingevuld zijn in het gegevensformulier. Als deze optie gekozen wordt, zijn alleen regels te zien van leerlingen, waarvoor gegevens in het gegevensformulier ingevuld zijn. Zie ook 3.1.1. - Klik op Toepassen. Figuur 14: Aanmaken datagebieden in gegevensformulier 22

Op de achtergrond verschijnt het aangemaakte datagebied direct in het gegevensformulier. Wanneer er gekozen wordt voor het type Selectieveld bij het aanmaken van een datagebied, moet tevens een categorie opgegeven worden, waaruit de te selecteren waarden afkomstig moeten zijn. In het voorbeeld van het Huisbezoek is aan het veld Bezoek uitgevoerd door de categorie Leerkracht gekoppeld. In dit veld kan vervolgens gekozen worden uit personeelsleden, zoals die in het menu [Personeel] beschikbaar zijn. In het tabblad Velden kunnen meerdere datagebieden in 1 formulier aangemaakt worden. De naam van het datagebied kan gewijzigd worden door in het tabblad het betreffende datagebied te selecteren en te klikken op Wijzigen. Een datagebied kan ook verwijderd worden door deze te selecteren en te klikken op Verwijderen. Tot slot bestaat de mogelijkheid om de volgorde waarin de datagebieden in het formulier staan te wijzigen. Dit kan door het betreffende datagebied te selecteren en deze te verplaatsen met behulp van de pijltjesknoppen aan de rechterkant van het tabblad. Voor ieder nieuw aangemaakt datagebied verschijnt in het drop-down-menu een nieuwe regel, met in dit voorbeeldontwerp onder andere de naam Datagebied.Gezinssamenstelling. Door deze regel te selecteren opent een nieuw venster, waarin een aantal eigenschappen toegekend kan worden aan het nieuwe datagebied. Enkele eigenschappen kunnen voor alle datagebieden ingesteld worden (zie Figuur 15), enkele zijn specifiek voor een bepaald type datagebied (zie Figuren 16, 17 en 20). Instellingen voor alle soorten datagebieden - Label.Tekst; de tekst die voor het invulveld getoond wordt kan hier gewijzigd worden; - Label.Positie; in dit veld geeft u aan of de tekst boven of links van het invulveld geplaatst moet worden; Wanneer gekozen wordt voor een datagebied van het type Label dient u te kiezen voor Label.Positie = Boven, om er voor te zorgen dat de koptekst over de volle breedte van de pagina verschijnt. - Label.Arcering; met deze optie kan al dan niet een rand om de tekst voor het invulveld geplaatst worden; 23

Figuur 15: Aanmaken datagebieden in gegevensformulier; algemeen Specifieke instellingen voor tekstvelden - Aantal Regels; hier kunt u aangeven hoeveel regels getoond moeten worden om informatie in te voeren, met een maximum van 8. Het aantal opgegeven regels legt overigens geen beperking op aan de hoeveelheid in te voeren tekst. Als de tekst het aantal zichtbare regels overschrijdt, blijft de ingevoerde tekst middels een scroll-bar gewoon toegankelijk. Figuur 16: Aanmaken datagebieden in gegevensformulier; tekstveld Specifieke instellingen voor waardenlijsten - Waarden: Hier kunt u aangeven welke keuzemogelijkheden in dit veld selecteerbaar moeten zijn. Hierbij kunt u zelf de keuzes benoemen door op te klikken. 24

Figuur 17: Aanmaken datagebieden in gegevensformulier; waardenlijst Door in het venster Waardenlijst op Nieuw te klikken kan een waarde aangemaakt worden. In dit venster kunnen meerdere waarden aan 1 waardenlijst toegevoegd worden. Een reeds aangemaakte waarde kan gewijzigd worden door in het venster de betreffende waarde te selecteren en te klikken op Wijzigen. Een waarde kan ook verwijderd worden door deze te selecteren en te klikken op Verwijderen. Tot slot bestaat de mogelijkheid om de volgorde waarin de waarden in het formulier staan te wijzigen. Dit kan door de betreffende waarde te selecteren en deze te verplaatsen met behulp van de pijltjesknoppen aan de rechterkant van het tabblad (zie Figuur 18). 25

Figuur 18: Aanmaken datagebieden in gegevensformulier; selectievelden Specifieke instellingen voor selectievelden - Bron.Kolommen; zoals reeds eerder in deze handleiding vermeld, moet bij het aanmaken van een selectieveld een categorie geselecteerd worden, waaruit de te selecteren waarden afkomstig zijn. Om deze keuzemogelijkheid verder te verfijnen (op basis van gefilterde gegevens), dient u op te klikken. Nu kunnen aanvullende gegevens geselecteerd worden, die gerelateerd zijn aan de gegevens uit de eerste kolom. Vervolgens kan in de toegevoegde kolommen gebruik gemaakt worden van filters om de waarden in de eerste kolom te beperken. Onderstaand voorbeeld toont de exacte werking van deze functionaliteit: o De gekozen categorie is Leerkracht, door te klikken op verschijnen er 2 nieuwe schermen, te weten frmbron : Formulier en Categorie: Leerkracht; o In het scherm Categorie: Leerkracht is de kolom Leerkracht_Naam_Selectie reeds zichtbaar. Er kunnen nu nieuwe gegevens toegevoegd worden in het selectievenster; o Als nu bijvoorbeeld Leerkracht_Personeelstype toegevoegd wordt en u klikt vervolgens op [Toepassen], wordt er in het scherm frmbron : Formulier een nieuwe kolom toegevoegd. (zie Figuur 19); o Op deze toegevoegde kolom kan een filter toegepast worden, bijvoorbeeld filteren op het type Personeel. Daarmee worden alleen huidige personeelsleden selecteerbaar. Klik in de kolom Leerkracht_Personeelstype met uw rechtermuisknop in een cel waar Personeel staat; Kies in het menu dat verschijnt voor Selectiefilter; o Klik nogmaals op [Toepassen]. 26

Figuur 19: Aanmaken datagebieden in gegevensformulier; selectievelden - Bron.Afmetingen: deze optie heeft hier geen functie. - Bron.Filter: wanneer, zoals in bovenstaande beschreven, een filter toegepast is, wordt deze hier zichtbaar en daarmee automatisch gekoppeld aan het selectieveld. - Bron.Sortering: net als het toepassen van een filter op een kolom met gegevens, kan ook gekozen worden om gegevens oplopend/aflopend te sorteren. Deze sortering kan aangebracht worden in de functionaliteit binnen Bron.Kolommen en wordt net als toegepaste filters automatisch gekoppeld aan een selectieveld. Figuur 20: Aanmaken datagebieden in gegevensformulier; selectievelden 27

Ook voor nieuw aangemaakte gegevensformulieren moeten rechten toegekend worden aan gebruikersgroepen die toegang tot de nieuwe formulieren moeten hebben. Toekennen hiervan werkt op dezelfde manier als voor overzichtsformulieren en is reeds beschreven in paragraaf 3.1.3 4.1.5 Speciaal exporteren van gegevensformulieren Net als alle andere gegevens in LVS2000 kunt u (een deel van) een gegevensformulier exporteren naar een Wordsjabloon. Dit gebeurt op identieke wijze als voor andere gegevens. Nieuw aangemaakte datavelden in een gegevensformulier krijgen direct een variabele-naam, die gebruikt kan worden bij het Speciaal Exporteren. U vindt deze variabele-namen binnen Administratie>Speciaal Exporteren. Kies, na het selecteren van een sjabloon, voor tabblad Beheer en vervolgens voor Categorie: Leerling, Rubriek: Gegevensformulieren en Subcategorie: Huisbezoek (de naam van het formulier). Door middel van het aanmaken van een knop Speciaal Exporteren in het gegevensformulier kunt u direct vanuit dit formulier exporteren naar het sjabloon. Zie hiervoor ook 3.1.2. Bij het speciaal exporteren van een gegevensformulier bestaan de volgende mogelijkheden: - Is sprake van één record binnen een gegevensformulier, dan worden de gegevens geëxporteerd van dit record; - Is sprake van meerdere records in het gegevensformulier, dan zijn er twee opties: o Als een sjabloon gebruikt wordt met bladwijzer(s), dan worden alle records geëxporteerd. o Als een sjabloon gebruikt wordt zonder bladwijzer(s), en er wordt vanuit een geopend record geëxporteerd, dan worden alleen die gegevens geëxporteerd. - Bij exporteren vanuit een overzichtsformulier zonder kolom met data uit het betreffende gegevensformulier wordt standaard het laatste, meest recente ingevoerde record geëxporteerd; - Bij exporteren vanuit een overzichtsformulier met data uit het betreffende gegevensformulier (bijv. de variabele Invuldatum) wordt het geselecteerde record vanuit het overzichtsformulier geëxporteerd. Voor een verdere, meer gedetailleerde uitleg van de werking van het Speciaal Exporteren verwijzen we naar de handleiding Module Speciaal Exporteren, versie 3.0. 28

5. Tot slot Met de grootst mogelijke zorg is getracht deze handleiding zo compleet en zo eenduidig mogelijk samen te stellen. Indien u desondanks vragen heeft omtrent LVS2000 in het algemeen of de module IPV in het bijzonder kunt u contact opnemen met de DataCare helpdesk. Op werkdagen tussen 9:00 en 17:00 uur staan we u graag te woord via telefoonnummer (0314) 360 464. Ook middels het internet kunt u onder andere de laatste versie(s) van de handleiding(en) downloaden en interessante, aanvullende informatie raadplegen. U vindt de website op http://www.lvs2000.nl. Voor meer informatie met betrekking tot de producten en diensten van DataCare kunt u de website http://www.datacare.nl raadplegen. Informaticaweg 2D Postbus 335 7000 AH Doetinchem Contactgegevens helpdesk (0314) 360 464 http://helpdesk.datacare.nl helpdesk@datacare.nl Contactgegevens algemeen (0314) 360 464 info@datacare.nl info@lvs2000.nl http://www.datacare.nl http://www.lvs2000.nl 29

Notities 30

Kennisgeving De informatie in dit document kan zonder kennisgeving worden gewijzigd. DataCare biedt ten aanzien van dit materiaal geen enkele garantie, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de geïmpliceerde garanties van verkoopbaarheid en geschiktheid voor een bepaald doel. DataCare is niet aansprakelijk voor fouten in dit materiaal of voor incidentele schade of gevolgschade in verband met de levering, het functioneren of het gebruik van dit materiaal. Alle rechten voorbehouden. Vermenigvuldiging, bewerking of vertaling van deze handleiding is verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van DataCare, tenzij voor zover toegestaan krachtens de wetten op het auteursrecht. Niets uit dit document mag worden gefotokopieerd, gereproduceerd of in een andere taal worden vertaald zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van DataCare B.V. Tweede editie, september 2009 Copyright 2009 DataCare B.V. 31

Postbus 335 (0314) 360 464 info@datacare.nl 7000 AH Doetinchem (0314) 365 081 www.datacare.nl