Rapportage Rekenkamercommissie Vermindering administratieve lasten bij de gemeenten Leidschendam-Voorburg en Rijswijk

Rapportage Rekenkamercommissie Vermindering administratieve lasten bij de gemeenten Leidschendam-Voorburg en Rijswijk

SIRA Consulting B.V. Edisonbaan 14 G-1 3439 MN Nieuwegein Telefoon: 030 602 4900 Fax: 030 602 4919 E-mail: info@siraconsulting.nl Rapportage Rekenkamercommissie Vermindering administratieve lasten bij de gemeenten Leidschendam-Voorburg en Rijswijk Nieuwegein, 16 december 2011 dr. ir. H.F.L. Kaltenbrunner drs. A.C. Beukers mr. S.A. Prij SIRA Consulting is inhoudelijk verantwoordelijk voor deze rapportage. De in deze rapportage opgenomen teksten en onderzoeksresultaten mogen uitsluitend worden gebruikt als toelichting of ondersteuning in publicaties, mits de bron duidelijk wordt vermeld. Vermenigvuldiging en/of openbaarmaking in welke vorm ook, is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van SIRA Consulting. SIRA Consulting aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden.

Inhoudsopgave 1 Samenvatting... 4 2 Achtergrond... 8 3 Onderzoeksvragen... 9 4 Onderzoeksaanpak... 10 5 Definities, uitgangspunten en productselectie... 11 5.1 Definities gebruikte termen... 11 5.2 Uitgangspunten... 13 5.3 Selectie van de producten voor het onderzoek... 15 6 Analyse- en beoordelingskader... 16 6.1 Waarom een analyse- en beoordelingskader?... 16 6.2 Structuur van het analyse- en beoordelingskader... 17 7 Analyse van de periode 2007 tot en met 2010... 18 7.1 Beleid van de gemeenten inzake administratieve lasten... 18 7.2 Vermindering van de regeldruk 2007-2010... 20 7.3 Kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden... 30 7.4 Kwantitatieve resultaten vermindering AL van de gemeente Rijswijk... 34 8 Vooruitblik voor de periode 2011-2014... 38 8.1 Maatregelen vermindering regeldruk 2011-2014... 38 8.2 Rol van de gemeenteraden... 43 SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 3 van 46

1 Samenvatting 1. De gemeenten Leidschendam-Voorburg en Rijswijk hebben in hun Collegeprogramma s voornemens geformuleerd om de Administratieve Lasten (AL) terug te dringen en leggen daarbij een verband met het verbeteren van de dienstverlening van de gemeente. 2. Dit onderzoek is uitgevoerd aan de hand van een groep van 18 producten, die zodanig geselecteerd zijn dat deze voor de vermindering van de AL als representatief voor de overige producten van beide gemeenten kunnen worden beschouwd. 3. Voor beide gemeenten kunnen de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de dereguleringsinspanningen in de strikte zin niet worden beoordeeld. De redenen hiervoor zijn: a) Leidschendam-Voorburg heeft weliswaar een kwantitatieve doelstelling van 20% ALreductie geformuleerd, maar de gemeente heeft geen inzicht of deze doelstelling gehaald is. b) Rijswijk heeft geen kwantitatieve doelstelling geformuleerd. c) Voor geen van de twee gemeenten is bekend welke middelen in termen van menskracht en budget zijn ingezet om de dereguleringswerkzaamheden uit te voeren, hetgeen nodig is om na te gaan of er doelmatig gewerkt is. 4. Wel heeft de ambtelijke organisatie in beide gemeenten, mede naar aanleiding van de voornemens in de collegeprogramma s, met succes gewerkt aan het verminderen van de lastendruk en het reduceren van de AL. 5. Dit constaterend hebben wij in dit onderzoek gekozen voor drie andere invalshoeken om de prestaties van de twee gemeenten te beoordelen. Hierbij wordt nagegaan: a) Of en in hoeverre de landelijke Best Practices door de twee gemeenten zijn toegepast voor het reduceren van de AL. b) Of en in hoeverre de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) recent is herzien en aangepast aan de meest recente ontwikkelingen. c) Of in beide gemeenten de zogenaamde planning- en controle cyclus (Plan-Do-Check- Act) gevolgd is. Hierbij wordt nagegaan of er planmatig en afrekenbaar gewerkt is. 6. In hoeverre de landelijke Best Practices door de twee gemeenten zijn toegepast, is beoordeeld voor de periode tussen 2007 en 2010 op grond van de 18 producten die in beide gemeenten zijn doorgelicht en geanalyseerd. a) Leidschendam-Voorburg heeft in de periode 2007-2010 voor 5 van de 18 producten de Best Practices gerealiseerd. Daarnaast benadert de gemeente het niveau van de Best Practices voor 8 producten. Voor 4 producten zijn nog duidelijke verbeteringen mogelijk. b) Rijswijk heeft in de periode 2007-2010 voor 7 van de 18 producten de Best Practices gerealiseerd. Daarnaast benadert de gemeente het niveau van de Best Practices voor 2 producten. Voor 8 producten zijn nog duidelijke verbeteringen mogelijk. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 4 van 46

7. Een beoordeling van de voornemens die beide gemeente hebben geformuleerd voor het toepassen van de Best Practices in de periode 2010-2014 levert het volgende beeld op: a) Leidschendam-Voorburg is voornemens om in 2010-2014 nog eens voor 3 producten de Best Practices te introduceren. Dit betekent een totaal van 8 van de 18 producten die aan de Best Practices zullen voldoen. b) Rijswijk is voornemens om in 2010-2014 nog eens voor 1 product de Best Practices te introduceren. Dit betekent een totaal van 8 van de 18 producten die aan de Best Practices zullen voldoen. 8. Het totaalbeeld van de feitelijke invoering van de Best Practices in 2010 en de voornemens van beide gemeenten om deze Best Practices in 2014 te realiseren is in onderstaande figuur weergegeven. 9. In beide gemeenten zijn de APV s in 2008 herzien en door de gemeenteraad aangenomen. Concreet betekent dit dat de meeste recente wijzigingen van de Model APV 2010 van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) nog kunnen worden doorgevoerd, met daarbij mogelijk reductie van de lastendruk en vermindering van de AL. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 5 van 46

10. Voor de gemeente Rijswijk is in 2007 een nulmeting van de AL uitgevoerd op basis waarvan toen ook een Dereguleringsadvies voor een 30-tal producten is uitgebracht. 12 van deze 30 producten maken ook deel uit van de selectie van 18 producten die voor dit onderzoek zijn geselecteerd. Twee van deze 12 producten zijn tussen 2007 en 2010 afgeschaft en er is een AL-reductie voor bedrijven gerealiseerd van 13%. De AL voor burgers zijn in termen van kosten licht gestegen en in termen van tijdsbesteding gereduceerd met 56%. 11. Ten aanzien van het volgen van de planning- en controle cyclus geldt het volgende: a) Leidschendam-Voorburg heeft een eerste aanzet gemaakt om de planning- en controle cyclus te volgen. De gemeente geeft aan dat terugkoppeling over de uitvoering van de dereguleringswerkzaamheden heeft plaatsgevonden, maar kan geen kwantitatieve rapportages en stuurdocumenten produceren. b) Rijswijk heeft de planning- en controle cyclus niet gevolgd. 12. Indien de gemeenten Leidschendam-Voorburg en Rijswijk in de komende periode met succes en planmatig willen werken aan de vermindering van de AL voor burgers en bedrijven, dan zal een ander sturingsmodel toegepast moeten worden. Centraal staat hierbij dat beide gemeenten de zogenaamde planning- en controle cyclus voor de vermindering van AL moeten opzetten, concreet invullen en operationeel maken. Dit waarborgt enerzijds dat de gemeentelijke organisatie onder eenduidige randvoorwaarden gericht kan werken aan een vermindering van de AL, anderzijds stelt deze cyclus veilig dat de gemeenteraden hun kaderstellende en controlerende functie adequaat kunnen uitoefenen. 13. Gezien het bovenstaande hebben beide gemeente in de periode 2010-2014 nog vele mogelijkheden om de AL voor burgers en bedrijven verder te reduceren en de Bestuurlijke Lasten (BL) te verminderen. Een gerichte verbetering van de dienstverlening van beiden gemeenten zal niet alleen de klanttevredenheid verbeteren, maar ook een herkenbare bijdrage leveren van het verminderen van de lastendruk. 14. Om te beoordelen om de gemeenteraden in de afgelopen periode hun kaderstellende en controlerende functie hebben waargemaakt is naar drie aspecten gekeken: a) Is het beleid zo geformuleerd, dat het kwalitatief en/of kwantitatief toetsbaar is? b) Is het beleid geconcretiseerd in een uitvoeringsplan met eenduidige doelstellingen en een toewijzing van capaciteit en middelen? c) Is toezicht gehouden op de uitvoering van het beleid door het volgen van de planningen controlecyclus? Samenvattend wordt geconstateerd, dat de gemeenteraad van Leidschendam-Voorburg zijn taak voor het onderwerp AL-reductie slechts in zeer beperkte mate heeft ingevuld. De raad van Rijswijk heeft zijn taak voor het onderwerp AL-reductie niet ingevuld. 15. Voor de periode 2010-2014 heeft de gemeente Leidschendam-Voorburg een kwantitatieve doelstelling opgenomen in de vorm van een percentage waarmee de AL moeten verminderen. De gemeente Rijswijk heeft een algemeen voornemen geformuleerd om de administratieve lastendruk te verminderen, heeft echter geen toetsbare beleidselementen vastgesteld. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 6 van 46

16. Voor de periode 2010-2014 kon geen van beide gemeenten een uitvoeringsplan beschikbaar stellen met een duidelijke formulering van doelstellingen, de in te zetten middelen, de verwachte resultaten, de organisatie (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) en een planning. Hierdoor ontbreekt nu al de basis voor adequate controle en sturing van de werkzaamheden voor de vermindering van de AL in deze periode. 17. De gemeenteraden van beide gemeenten hebben ambities geschetst voor een vermindering van de AL en een verbetering van de dienstverlening in de periode 2010-2014. Zij beschikken echter niet over de instrumenten en sturingsparameters waarmee zij kunnen controleren of de ambities ook daadwerkelijk worden waargemaakt. 18. Om te waarborgen dat de gemeenteraden hun kaderstellende en controlerende taken kunnen invullen, zullen beide gemeenten een zogenaamde planning- en controle cyclus moeten opzetten en operationeel maken. Op basis hiervan kan het college de uitvoerende werkzaamheden aansturen en op de gepaste momenten de raad informeren. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 7 van 46

2 Achtergrond Administratieve lasten 1 Als burgers en bedrijven bepaalde activiteiten willen uitoefenen hebben zij van de gemeente producten nodig in de vorm van vergunningen, ontheffingen, toestemmingen en subsidies. Deze producten brengen zogenaamde informatieverplichtingen met zich mee. Dit betekent dat burgers en bedrijven tijd en geld moeten besteden aan het verkrijgen van de gewenste producten. Naast deze AL hebben klanten van gemeenten vaak problemen met de dienstverlening van de overheid. Het gaat hierbij niet alleen om kosten, maar bijvoorbeeld ook om lange aanvraagtijden, gebrekkige communicatie en slechte beschikbaarheid van informatie. De setting voor decentrale overheden Vanuit het Rijk en in gemeenten zijn de afgelopen jaren diverse initiatieven gestart met als doelstelling om decentrale overheden te stimuleren bij het verminderen van AL en het verbeteren van de dienstverlening. Ook in de coalitieakkoorden van gemeenten zijn diverse doelstellingen opgenomen die een duidelijke relatie hebben met een vermindering van de AL en het verbeteren van de dienstverlening. De gemeenten Leidschendam-Voorburg en Rijswijk Beiden gemeenten hebben de afgelopen periode gewerkt aan het verminderen van de AL. Voor de komende periode 2010-2014 heeft de gemeente Leidschendam-Voorburg zich ten doel gesteld om de regeldruk met nog 25% te verminderen 2. De gemeente Rijswijk is voornemens om in de periode 2010-2014 bestaande regelgeving zorgvuldig te toetsen op doelstellingen uit Minder regels, meer service 3. Het onderzoek Om inzicht te krijgen in de huidige stand van zaken ten aanzien van de vermindering van de AL in beide gemeenten in de periode 2007-2010 is in opdracht van de gezamenlijke Rekenkamercommissie Leidschendam-Voorburg en Rijswijk een onderzoek uitgevoerd naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van de tot nu toe genomen maatregelen om de AL te verminderen. Daarnaast wordt gekeken naar maatregelen die beide gemeenten nog kunnen uitvoeren om de AL te verminderen in de periode tot 2014. In de voorliggende rapportage zijn de resultaten van het onderzoek weergegeven. 1 In dit rapport wordt voor de term Administratieve Lasten vaak de afkorting AL gebruikt. 2 Bron: Coalitieakkoord 2010-2014 gemeente Leidschendam-Voorburg Verantwoord vooruit, p. 10. 3 Bron: Coalitieakkoord 2010-2014 gemeente Rijswijk, p. 17. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 8 van 46

3 Onderzoeksvragen De centrale vraagstelling voor het onderzoek luidt: Vindt in de gemeenten Leidschendam- Voorburg en Rijswijk de vermindering van de administratieve lastendruk voor burgers en bedrijven doelmatig en doeltreffend plaats? Om antwoord te kunnen geven op deze vraag heeft de Rekenkamercommissie een aantal deelvragen opgesteld. In overleg met de Rekenkamercommissie heeft SIRA Consulting een aantal deelvragen toegevoegd. Deze deelvragen zijn cursief weergegeven. De beantwoording van deze vragen komt terug in de hoofdstukken 6 en 7 op de volgende wijze: Analyse van de periode 2007 tot en met 2010 1. Wat was het beleid van beide gemeenten inzake administratieve lasten? 2. Wat is de afgelopen vier jaar gedaan aan de vermindering van de administratieve lastendruk voor burgers en bedrijven? a. Door welke maatregelen is deze administratieve lastendruk (tijd, kosten) eventueel verminderd? b. Welke organisatorische maatregelen zijn daartoe getroffen? c. Is hiervoor gebruik gemaakt van Best Practices (elders) of zijn hieruit Best Practices voortgekomen voor het vervolg? d. Hoe zijn burgers en bedrijven in de gemeenten betrokken bij deze aanpak? 3. Kon de gemeenteraad in de afgelopen vier jaar zijn kaderstellende en controlerende rol op dit terrein waarmaken? a. Hoe is de gemeenteraad op de hoogte gehouden van de stand van zaken omtrent administratieve lasten? b. Op welke wijze heeft de gemeenteraad de controlerende rol uitgevoerd? 4. Wat zijn de kwantitatieve effecten (% reductie administratieve lasten) bij de gemeente Rijswijk van de doorgevoerde maatregelen, gebaseerd op de maatregelen die zijn opgenomen in het rapport Dereguleringsadvies gemeente Rijswijk 4 uit 2007? Vooruitblik voor de periode 2011-2014 5. Welke maatregelen zijn of worden voor de komende raadsperiode getroffen om de administratieve lastendruk (tijd, kosten) voor burgers en bedrijven te verminderen? 6. Welke actie is nodig om de gemeenteraad in de komende vier jaar zijn kaderstellende en controlerende rol te laten waarmaken? 4 In 2007 heeft de gemeente Rijswijk door SIRA Consulting een onderzoek laten uitvoeren naar de mogelijkheden voor het verminderen van AL. De resultaten van dit onderzoek zijn vastgelegd in het rapport Dereguleringsadvies gemeente Rijswijk. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 9 van 46

4 Onderzoeksaanpak Het onderzoek is in een aantal stappen uitgevoerd. In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van de verschillende stappen en werkzaamheden die tijdens het onderzoek zijn uitgevoerd. Achter iedere stap is tevens het resultaat weergegeven. Tabel 1. Overzicht van de stappen van het onderzoek Werkzaamheden 1. Vaststellen definities, uitgangspunten en stakeholders 2. Opzetten analyse- en beoordelingskader van de formats voor het verzamelen van de informatie 3. Vaststellen planning en organisatie 4. Selecteren gemeentelijke producten voor het onderzoek 5 Afstemmen aanpak met de Rekenkamercommissie 6. Concretiseren Best Practices per product 7. Opzetten format verzameling gegevens 8. Opzetten Standaardkostenmodel (SKM) Rijswijk voor het bepalen van de kwantitatieve lastenreductie 9. Analyse websites van beide gemeenten 10. Analyse van de documentatie (per product) voor beide gemeenten 11. Uitvoeren interviews met dossierhouders bij beide gemeenten 12. Verwerken interviewresultaten in formats 13. Verwerken interviewresultaten in SKM Rijswijk 14. Terugkoppeling format met alle dossierhouders 15. Analyse resultaten onderzoek 16. Verwerken bevindingen 17. Afstemmen rapportage met de Rekenkamercommissies Resultaat Afgestemd Plan van Aanpak Randvoorwaarden voor het toepassen van het analyse- en beoordelingskader Uitgevoerd en afgestemd onderzoek bij de gemeenten. Afgestemde rapportage SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 10 van 46

5 Definities, uitgangspunten en productselectie 5.1 Definities gebruikte termen Gemeente wordt als term in dit onderzoek, afhankelijk van de context, gebruikt voor de gemeentelijke organisatie, het bestuur of de medewerkers die als informatiebron betrokken zijn bij het onderzoek. Gemeentelijke producten zijn vergunningen, toestemmingen, ontheffingen en subsidies die door de gemeente worden verstrekt. Administratieve Lasten (AL) 5. Burgers 6 en bedrijven 7 krijgen te maken met AL als zij bepaalde activiteiten willen uitoefenen waarvoor een gemeentelijk product nodig is. De aanvraag van producten brengt zogenaamde informatieverplichtingen met zich mee. De tijd en kosten voor het verzamelen, bewerken, registreren, bewaren en ter beschikking stellen van deze informatie worden AL genoemd. De AL worden als volgt uitgedrukt: Voor bedrijven in totale kosten in /jaar, berekend als som van de loonkosten (bestede tijd vermenigvuldigd met het uurtarief) en de out-of-pocket kosten (bijvoorbeeld de kosten voor een onderzoek, het opvragen uittreksel Kamer van Koophandel etc.). Voor burgers in tijd in uren/jaar en de out-of-pocket kosten in /jaar (bijvoorbeeld de kosten voor porti, fotokopieën e.d.). Leges en belastingen vallen niet onder de definitie van AL 8. Bestuurlijke Lasten (BL) 9. De gemeentelijke organisatie besteedt tijd en kosten aan de behandeling van productaanvragen. De kosten die hierdoor ontstaan worden Bestuurlijke Lasten (BL) genoemd. Het gaat hierbij om activiteiten, zoals het ontvangen en inboeken van aanvragen, het registreren, beoordelen en verwerken van informatie, het voorbereiden van de besluitvorming en het nemen van beslissingen. De BL worden als volgt uitgedrukt: In totale kosten in /jaar, berekend als som van de loonkosten (bestede tijd vermenigvuldigd met het uurtarief) en de out-of-pocket kosten (bijvoorbeeld kosten voor het publiceren via de lokale media). Dienstverlening is in deze context de hulp en ondersteuning die de gemeente biedt aan het publiek om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of van faciliteiten gebruik te maken. Voor het aanvragen van producten gaat het om aspecten zoals onder andere het verstrekken van informatie, de bejegening van de aanvrager door de ambtenaren, het adequaat reageren op vragen, het verlenen van medewerking bij verzoeken e.d. Dienstverlening heeft een directe invloed op de beeldvorming van bedrijven en burgers over de gemeente en kan een bijdrage leveren aan het reduceren van de AL. 5 Deze definitie van Administratieve Lasten is afkomstig uit Meten is Weten II; Handleiding voor het definiëren en meten van administratieve lasten voor het bedrijfsleven. (Regiegroep Regeldruk, 2009) 6 Onder de term burgers vallen ook georganiseerde burgers, zoals verenigingen, stichtingen en maatschappelijke organisaties. 7 Een bedrijf is een organisatie van mensen en middelen met als doel (a) het leveren van producten of het verlenen van diensten aan andere organisaties of particulieren en (b) om geld te verdienen. 8 Zie: Meten is Weten II pagina 5. Leges worden daar geclassificeerd als Financiële kosten. Deze zijn het gevolg van een concrete en directe verplichting om een geldbedrag over te maken aan de overheid of het bevoegd gezag. Deze kosten zijn dus niet gerelateerd aan een informatiebehoefte van de overheid. 9 In dit rapport wordt voor de term Bestuurlijke Lasten vaak de afkorting BL gebruikt. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 11 van 46

Regeldruk is het totaal aan verplichtingen dat van (de uitvoering van) wet- en regelgeving uitgaat en vereist dat burgers en bedrijven inspanningen moeten verrichten om zich aan de (gemeentelijke) regels te houden. Regeldruk bestaat uit twee componenten: De AL en BL die kwantitatief te meten zijn. Het reduceren van de AL en BL kan gebeuren door deregulering 10 en verbetering van de dienstverlening. De belasting voor burgers en bedrijven die ontstaat door de wijze van dienstverlening door de overheid. Het verbeteren van dienstverlening (niet de primaire focus van het onderzoek). Best Practices zijn slimme oplossingen voor producten, waarbij de regeldruk voor bedrijven, burgers en de gemeentelijke organisatie naar verhouding laag is. Deze Best Practices zijn onder meer afkomstig uit de praktijk van meer dan 150 dereguleringsprojecten die SIRA Consulting heeft uitgevoerd voor gemeenten. Bij het evalueren van deze projecten en de praktijkervaringen van gemeenten ontstaat er een gezamenlijke lijn en inzicht in wat slimme oplossingen zijn die hun waarde in de praktijk bewezen hebben. De Best Practices worden in dit project gehanteerd als referentieniveau voor het beoordelen of een gemeente bij het reduceren van de AL ver genoeg is gegaan respectievelijk wil gaan. Autonome regelgeving wordt opgesteld door de gemeente. De gemeente bepaalt zelf het beleid en de daarbij gehanteerde regels, uitvoeringskaders en procedures. Een voorbeeld van autonome regelgeving is de APV waarin de gemeente regels formuleert voor meerdere producten. Regelgeving in medebewind is opgesteld door het Rijk en wordt uitgevoerd door de gemeente. Afhankelijk van de regelgeving heeft de gemeente hierbij meer of minder beleidsen/of uitvoeringsvrijheid en kan, afhankelijk daarvan, eventueel aanvullende regels stellen en/of bepaalde keuzes maken voor de wijze van uitvoering. Een voorbeeld van regelgeving in medebewind is de Drank- en Horecawet waarin het Rijk de regels formuleert en de gemeente deze vertaalt naar een vergunningenkader. 10 Deregulering is de vereenvoudiging of afschaffing van (wettelijke) reglementen en restricties, vooral de opheffing van bepaalde wettelijke verplichtingen waaraan burgers en bedrijven gebonden zijn. Deregulering is vooral gericht op het verminderen van de AL voor bedrijven en burgers en het reduceren van de BL voor overheidsorganisaties. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 12 van 46

5.2 Uitgangspunten Het project Onderzoek vermindering administratieve lasten gemeenten Leidschendam- Voorburg en Rijswijk is afzonderlijk voor beide gemeenten uitgevoerd. De resultaten van het onderzoek worden in deze rapportage voor beide gemeenten weergegeven. Om na te gaan op welke wijze de vermindering van de AL in beide gemeenten in de periode 2007-2010 is uitgevoerd en welke resultaten gerealiseerd zijn, zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: In eerste instantie is onderzocht of de vermindering van AL doeltreffend en doelmatig gebeurd is. Daarna zijn de Best Practices als het referentieniveau gehanteerd om te beoordelen of een gemeente bij het reduceren van de AL in de periode 2007-2010 ver genoeg is gegaan respectievelijk wil gaan in de periode 2010-2014. Voor de gemeente Rijswijk is aan de hand van het in 2007 uitgevoerde project Deregulering gemeente Rijswijk nagegaan welke kwantitatieve vermindering van de AL en BL gerealiseerd is in de periode 2007-2010. Tenslotte is op hoofdlijnen gekeken naar de laatste stand van zaken van de APV van beide gemeenten. Hiervoor is nagegaan, zonder de APV s inhoudelijk te toetsen, wanneer de laatste herziening is geweest. Beoordeling van doeltreffend: Van doeltreffendheid is sprake als de uitvoering van het beleid van de gemeente de gewenste resultaten oplevert. In het onderzoek wordt nagegaan wat in 2007 de beleidsvoornemens en doelstellingen waren van beide gemeenten voor de vermindering van administratieve lasten en in welke mate deze aantoonbaar gerealiseerd zijn. Hiervoor wordt bekeken op welke manier dit is verankerd in de organisatie (bijvoorbeeld in een raadsbesluit of een collegebesluit) en welke resultaten dit heeft opgeleverd. Voor de beoordeling van de doeltreffendheid zijn twee aspecten noodzakelijk: Er moet een duidelijk beleid geformuleerd zijn, met kwantitatief omschreven doelstellingen. De resultaten van de verrichte werkzaamheden moeten gemeten zijn om na te kunnen gaan of de doelstellingen gerealiseerd zijn. Beoordeling van doelmatig: Van doelmatigheid is sprake als de gemeente de juiste middelen in de juiste hoeveelheid inzet om de gewenste resultaten te bereiken. In het onderzoek wordt aan de hand van een selectie van18 gemeentelijke producten gekeken naar de huidige werkwijze, welke middelen hiervoor zijn ingezet en welke besluiten daaraan ten grondslag liggen. Met behulp van een format (zie bijlage 1) worden deze gegevens vastgelegd. Vervolgens wordt nagegaan of de middelen zich proportioneel verhouden tot de beleidsvoornemens, -doelstellingen en de feitelijk gerealiseerde resultaten. Voor de beoordeling van de doelmatigheid zijn twee aspecten noodzakelijk: Het moet duidelijk zijn welke resultaten in de betreffende periode gerealiseerd zijn. Er moeten gegevens beschikbaar zijn over de ingezette menskracht en middelen om te kunnen beoordelen of doelmatig is gewerkt. De verhouding tussen de aspecten doeltreffend en doelmatig is in onderstaand schema weergegeven. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 13 van 46

Doeltreffend Doelmatig Beleid(voornemen) Beleidsdoelstellingen Uitvoering beleid(voornemen) en doelstellingen Proportioneel? Resultaten en effecten Figuur 1. Schematische weergave van de verhouding tussen doeltreffend en doelmatig Berekening van AL en BL. In dit onderzoek is voor de gemeente Rijswijk op basis van het in 2007 uitgevoerde project Deregulering gemeente Rijswijk nagegaan welke kwantitatieve vermindering van de AL en BL gerealiseerd is in de periode 2007-2010. Deze berekeningen zijn uitgevoerd met het Standaard Kostenmodel (SKM) 11. In dit model worden de verschillende handelingen voor het aanvragen en verstrekken van een product in kaart gebracht en voorzien van een gemiddelde tijdsbesteding en/of een raming van de kosten. Door optelling van alle afzonderlijke handelingen en de daarvoor berekende kosten worden cijfermatige resultaten verkregen voor de hoogte van de AL voor bedrijven en burgers en van de BL voor de gemeente. 11 Het gaat hier om (a) het Standaard Kostenmodel (SKM) zoals beschreven in de Handleiding Meten is weten II en (b) het Toetsingskader Vergunningen, ontwikkeld door het ministerie van Economische Zaken. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 14 van 46

5.3 Selectie van de producten voor het onderzoek Aan de hand van concrete producten zoals vergunningen, toestemmingen, ontheffingen en subsidies wordt nagegaan wat de twee gemeenten in de periode tussen 2007 en 2010 hebben gedaan om de AL te verminderen. Daarnaast wordt voor deze producten gekeken welke maatregelen de gemeenten nog kunnen doorvoeren om de AL verder te verminderen. Voor dit onderzoek is voor beide gemeenten een groep van 18 producten geselecteerd die als representatief kunnen worden beschouwd voor de gemeentelijke producten. Hiervoor zijn de volgende stappen doorlopen: 1. Op basis van het rapport Dereguleringsadvies gemeente Rijswijk uit 2007 is een lijst samengesteld van de producten die de hoogste AL veroorzaakten. 2. Aan deze lijst zijn producten toegevoegd uit het sociale domein en subsidies die in beide gemeenten vaak worden aangevraagd en omvangrijke AL kunnen veroorzaken. 3. Daarnaast is rekening gehouden met een evenwichtige verdeling van producten over: de doelgroepen burgers en bedrijven; verschillende invalshoeken zoals milieu, horeca, bouw en sociale producten; de categorieën autonome regelgeving en regelgeving in medebewind. 4. Tenslotte is de productselectie is afgestemd met beide gemeenten. In de onderstaande tabel is de productselectie opgenomen. In bijlage 2 is voor ieder product een uitgebreide beschrijving opgenomen. Tabel 2. Overzicht van de 18 producten die voor dit onderzoek geselecteerd zijn Nr Producten Burger Bedrijf Autonoom Medebewind 1 Parkeervergunning x x x 2 Kapvergunning x x x 3 Reclamevergunning x x x 4 Bouwergunning x x x 5 Sloopvergunning x x x 6 Bezwaarschrift indienen en behandelen x x x 7 Innemen gemeentegrond (niet commerciële doeleinden) x x x 8 Vergunning Wet Milieubeheer x x 9 Meldingsprocedure 8.41 Wet Milieubeheer x x 10 Evenementenvergunning, klein x x x 11 Terrasvergunning x x x 12 Vergunning winkeluitstalling x x 13 Exploitatievergunning horeca x x x 14 Aanvraag paspoort x x 15 WMO-voorzieningen, aanpassing van de woning x x 16 Aanvraag bijzondere bijstand, voor bestaande cliënten x x 17 Rechtmatigheidsonderzoeksformulieren (Rofje) x x 18 Subsidie Kunst en Cultuur x x Totaal 15 13 9 9 SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 15 van 46

6 Analyse- en beoordelingskader 6.1 Waarom een analyse- en beoordelingskader? Om de in hoofdstuk 3 geformuleerde onderzoeksvragen systematisch te kunnen beantwoorden is een analyse- en beoordelingskader opgezet. In dit kader is uitgewerkt op welke wijze de beoordeling plaatsvindt over de maatregelen die beide gemeenten hebben genomen om de AL te verminderen. Daarnaast is aangegeven welke werkwijze gehanteerd wordt om na te gaan welke meetbare resultaten de gemeente Rijswijk heeft gerealiseerd voor een aantal producten die in 2007 zijn onderzocht in het project Deregulering gemeente Rijswijk. Voor de periode tussen 2007 en 2010 gaat het hierbij om de volgende aspecten: Het inventariseren, analyseren en beoordelen van de reeds geïmplementeerde maatregelen ter vermindering van de AL in de periode 2007-2010. Dit gebeurt aan de hand van 18 producten (zie tabel 2). Hierbij is de totale keten in kaart gebracht en beoordeeld, van de beleidsvorming tot en met de uitvoering van maatregelen voor de vermindering van de AL. De beoordeling richt zich hierbij op: 1. Doelmatigheid; 2. Doeltreffendheid. Beide termen zijn toegelicht in paragraaf 5.2 en in bijlage 4. Het in kaart brengen, analyseren en beoordelen van de maatregelen en ondersteunende randvoorwaarden die genomen zijn om het beleid voor de vermindering van de AL te concretiseren en uit te voeren. Hierbij wordt onder meer gekeken naar: 1. Inbedding in de organisatie (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden); 2. Organisatorische maatregelen en aansturing; 3. Betrokkenheid van en communicatie met burgers, bedrijven en stakeholders; 4. Beschikbaarheid en gebruik van middelen, kennis, ervaringen en Best Practices. Het in kaart brengen, analyseren en beoordelen van de wijze waarop de gemeenteraad zijn kaderstellende en controlerende taak heeft uitgeoefend. Hierbij wordt onder meer gekeken hoe de raad is omgegaan met de volgende aspecten: 1. Formuleren en vaststellen van het beleid inzake AL; 2. Monitoren voortgang van de werkzaamheden voor de uitvoering van het beleid, in dit geval voor het verminderen van AL; 3. Toetsen resultaten monitoring aan het geformuleerde beleid; 4. Waar nodig bijsturen van de werkzaamheden voor het uitvoeren van het beleid. Voor de periode tussen 2011 en 2014 kan de invalshoek als volgt worden omschreven: Het in kaart brengen, analyseren en, voor zover mogelijk, beoordelen van het beleid en de maatregelen die voor de komende raadsperiode getroffen zijn of worden om de AL te verminderen. Deze ex ante benadering richt zich in hoofdlijnen op dezelfde invalshoeken als bij de afgelopen periode, maar kijkt vooruit naar de periode 2011-2014. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 16 van 46

6.2 Structuur van het analyse- en beoordelingskader De structuur van het analyse- en beoordelingskader is in onderstaande figuur schematisch weergegeven. 2007 Welke maatregelen zijn tussen 2007 en 2010 uitgevoerd? Huidige situatie 2010-2011 Welke maatregelen kunnen tussen 2011 en 2014 worden uitgevoerd? 2014 1. Analyse websites Beoordeling beleid: Hoe was het beleid geformuleerd? Door wie? Beoordeling inhoud: Wat is er gebeurd? Welke resultaten zijn gerealiseerd? Beoordeling proces: Wie was er bij betrokken? Wie had welke rol? Hoe heeft de gemeenteraad zijn kaderstellende en controlerende rol ingevuld? 2. Analyse documentatie producten 3. Analyse resultaten interviews 4. Bevindingen Mogelijkheden beleid: Welk beleid is noodzakelijk? Wie gaat dit beleid formuleren? Mogelijkheden inhoud: Wat kan nog worden gedereguleerd? Welke resultaten kunnen worden behaald? Mogelijkheden proces: Wie dient er bij te worden betrokken? Hoe dient de rolverdeling er uit te zien? Op welke wijze kan de gemeenteraad zijn kaderstellende en controlerende rol invullen? Leidschendam-Voorburg: Kwalitatieve benadering op basis van de geselecteerde producten Rijswijk: Kwalitatieve benadering op basis van de geselecteerde producten Rijswijk: Kwantitatieve benadering van de gerealiseerde AL-reductie op basis van de gegevens uit het dereguleringsonderzoek van 2007 Indicatie % reductie Administratieve Lasten Indicatie % reductie Bestuurlijke Lasten Figuur 2. Schematische weergave van het analyse- en beoordelingskader SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 17 van 46

7 Analyse van de periode 2007 tot en met 2010 De paragrafen uit dit hoofdstuk corresponderen met de onderzoeksvragen in hoofdstuk 3. Achtereenvolgens wordt op iedere onderzoeksvraag ingegaan, afzonderlijk voor beide gemeenten. Om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden zijn vragen voorgelegd aan beide gemeenten. 7.1 Beleid van de gemeenten inzake administratieve lasten Onderzoeksvraag 1: Wat was het beleid van beide gemeenten inzake administratieve lasten? Leidschendam-Voorburg In het collegeprogramma 2006-2010 Investeren in een vitale gemeente van de gemeente Leidschendam-Voorburg zijn de onderwerpen opgenomen die destijds centraal stonden. Eén van deze onderwerpen is Sociale Zaken en dienstverlening. De gemeente formuleert hier voor zichzelf een duidelijke taak bij het verbeteren van de dienstverlening in de volgende paragraaf: Als gemeente willen we goed contact met inwoners en bedrijven hebben en houden. Zij zijn tevreden wanneer zij snel en klantvriendelijk op een goed bereikbare plek geholpen worden. Deze normen voor de dienstverlening worden zoveel mogelijk omgezet en vastgelegd in concrete, meetbare doelstellingen. Om dit te bereiken zijn betere dienstverleningsconcepten en verdere ontwikkeling en uitbreiding van de digitale dienstverlening nodig. Daarbij willen we een optimale prijs-kwaliteitverhouding leveren. Dit vraagt om adequate en efficiënte werkprocessen 12. In deze passage uit het collegeprogramma geeft de gemeente aan te streven naar een verbetering van de dienstverlening en noemt hiervoor de volgende maatregelen: Het verbeteren van het dienstverleningsconcept. Ontwikkelen en uitbreiden van de digitale dienstverlening. Optimale prijs-kwaliteitverhouding. Adequate en efficiënte werkprocessen. De volgende paragraaf in het collegeprogramma gaat over het verminderen van AL: Zo kunnen de kosten van vergunningverlening worden verlaagd. Het streven is om in deze periode een kostenvermindering van twintig procent te bereiken. Overbodige en doublerende regels worden waar mogelijk geschrapt. De adviescommissies van het college (incl. de adviesraad Stompwijk) worden periodiek geëvalueerd. Dit beleidsvoornemen bevat een kwantitatieve doelstelling van 20% kostenvermindering. Om dit te realiseren richt de gemeente zich op het schrappen van overbodige en doublerende regels. Rijswijk De gemeente Rijswijk heeft in het collegeprogramma 2007-2010 een visie opgenomen over een vraaggericht dienstverleningsconcept, waarbij de burger centraal staat. In de paragraaf over gemeentelijke dienstverlening is dit als volgt geformuleerd: 13 12 Investeren in een vitale gemeente, collegeprogramma Leidschendam-Voorburg 2006-2010, p. 10. 13 Collegeprogramma Rijswijk 2007-2010, p. 5. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 18 van 46

Onze ambitie is het vormgeven van een vraaggericht dienstverleningsconcept, waarbij de burger centraal staat en de dienstverlening ook digitaal kan plaatsvinden. Het gaat hierbij om de primaire dienstverlening, een zaak die alle burgers raakt. De burger verwacht een betrouwbare en efficiënt werkende overheid, die zich servicegericht opstelt en prestaties levert. Onze inzet is daarom gericht op: - Het verbeteren van de telefonische bereikbaarheid. - Het ontwikkelen van servicenormen. - Het doorontwikkelen van de digitale dienstverlening: o De gemeentelijke website wordt beter toegankelijk gemaakt. De mogelijkheid om aanvragen in te dienen en formulieren in te vullen via de website wordt zo spoedig mogelijk ingevoerd. - Het verder professionaliseren van de klachtenafhandeling en de postbehandeling. o Brieven van burgers (elektronisch of via de post) worden binnen een maand beantwoord. Als dat inhoudelijk niet mogelijk is, wordt een voortgangsbericht gestuurd. De volgende paragraaf in het collegeprogramma gaat over het verminderen van AL: - Deregulering: verlaging van de beïnvloedbare regeldruk. o Aan de hand van het toetsingskader Vergunningen (VNG) worden onze lokale autonome vergunningstelsels getoetst op nut en noodzaak. o Vergunningstelsels die niet aan de voorwaarden voldoen, zullen waar mogelijk verdwijnen of worden omgezet in algemene regels. o De omgevingsvergunning zal volledig worden geïmplementeerd in de gemeentelijke bedrijfsvoering (in één keer aanvragen bij één loket volgens één procedure en met één eventuele beroepsprocedure). - Het regelmatig houden van wijkbijeenkomsten. - De bodes zullen betrokken blijven bij de huwelijksvoltrekkingen.. De gemeente Rijswijk heeft hier geen kwantitatieve doelstelling aan gekoppeld: er is sprake van een inspanningsverplichting. Ter uitvoering van deze doelstellingen heeft de gemeente Rijswijk onder meer het project Deregulering gemeente Rijswijk uitgevoerd. In dit project is een nulmeting van de AL en BL voor 30 gemeentelijke producten gedaan en is gekeken naar maatregelen ter vermindering van de lasten. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 19 van 46

7.2 Vermindering van de regeldruk 2007-2010 Onderzoeksvraag 2: Wat is de afgelopen vier jaar gedaan aan de vermindering van de administratieve lastendruk voor burgers en bedrijven? a. Door welke maatregelen is deze administratieve lastendruk (tijd, kosten) eventueel verminderd? b. Welke organisatorische maatregelen zijn daartoe getroffen? c. Is hiervoor gebruik gemaakt van Best Practices (elders) of zijn hieruit Best Practices voortgekomen voor het vervolg? d. Hoe zijn burgers en bedrijven betrokken bij deze aanpak? Om deze onderzoeksvraag te beantwoorden zijn interviews gehouden met medewerkers van beide gemeenten die verantwoordelijk zijn voor of dagelijks betrokken zijn bij de geselecteerde producten. Per product is met de gemeente besproken wat de huidige werkwijze is voor dat product en welke maatregelen getroffen zijn in de periode 2007-2010 om de AL te reduceren. De verzamelde informatie is in een format (zie bijlage 1) vastgelegd. De volledige uitwerking per product is opgenomen in bijlage 5 (Leidschendam-Voorburg) en in bijlage 6 (Rijswijk). In de tabellen 3 en 4 wordt antwoord gegeven op de onderdelen a, b en c van onderzoeksvraag 2. In deze tabellen is de volgende informatie opgenomen: Nummer en productnaam. De aanduiding en het product. Maatregelen vanaf 2007 t/m 2010 t.b.v. vereenvoudiging van het product. Per product is aangegeven welke (organisatorische) maatregelen zijn genomen die bijdragen aan het verminderen van de AL. Ook maatregelen die geen directe invloed hebben op de AL zijn opgenomen, omdat deze een verbetering van de dienstverlening kunnen bewerkstelligen. Initiatief. Voor iedere maatregel is aangegeven of het initiatief voor deze maatregel is genomen door de gemeenteraad, het college of ambtelijk. Best Practice? Per product is aangegeven of het in de huidige situatie (2010) voldoet aan de Best Practices (bijlage 3). In de tabel is dit op de volgende manier aangegeven: Regels en productaanvraag worden uitgevoerd conform de Best Practices. ± Regels en productaanvraag zijn niet conform de Best Practices. De gemeente heeft het product wel vereenvoudigd en benadert qua AL de Best Practices. Regels en productaanvraag zijn niet conform de Best Practices. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 20 van 46

Leidschendam-Voorburg Tabel 3. Overzicht van maatregelen in 2007-2010 voor de vermindering van AL in de gemeente Leidschendam-Voorburg Nr Product Maatregelen vanaf 2007 t/m 2010 t.b.v vereenvoudiging van het product Initiatief Best Practice? 1 Parkeervergunning Intern wordt meer digitaal gewerkt Ambtelijk ± Voor wijkcentra en gebedshuizen één ontheffing voor 30 parkeerkaarten College 2 Kapvergunning Het beperken van de reikwijdte door vergroting van stam- en tuinomvang College Het invoeren van een fatale termijn College ± De kapvergunning is volledig digitaal aan te vragen via het e-loket College 3 Reclamevergunning Vervanging van vergunningstelsel door een stelsel van algemene regels College Enkel vergunningplicht voor innemen gemeentegrond dan wel bouwen College 4 Bouwvergunning - - 5 Sloopvergunning - - 6 Bezwaarschrift Begonnen met een pilot pre-mediation College 7 Innemen gemeentegrond Het mogelijk maken van een digitale aanvraag via een pdf-formulier Ambtelijk Het intern coördineren van de vergunningplicht en de precariobelastingplicht Ambtelijk 8 Milieuvergunning Bedrijven hoeven niet meer jaarlijks rapportages te sturen aan de gemeente Ambtelijk Stukken die reeds aanwezig zijn, worden niet meer opgevraagd Ambtelijk Laten vervallen van foto s, sommige plattegronden en/of situatietekeningen Ambtelijk Het bezoek aan het gemeentehuis is niet meer noodzakelijk en vervallen Ambtelijk Indien beschikbaar, levert gemeente (situatie)tekening voor gewenste situatie Ambtelijk Tijdens vooroverleg helpen met invullen formulier en aanpassen tekeningen Ambtelijk Laten vervallen akoestisch rapport / bodemonderzoek, indien niet noodzakelijk Ambtelijk 9 Melding 8.41 milieu Bedrijven hoeven niet meer jaarlijks rapportages te sturen aan de gemeente Ambtelijk Stukken die reeds aanwezig zijn, worden niet meer opgevraagd Ambtelijk Laten vervallen van foto s, sommige plattegronden en/of situatietekeningen Ambtelijk Indien beschikbaar, levert gemeente (situatie)tekening voor gewenste situatie Ambtelijk Op verzoek van melder helpen met invullen formulier en aanpassen tekeningen Ambtelijk Laten vervallen akoestisch rapport / bodemonderzoek, indien niet noodzakelijk Ambtelijk Samenwerking met (het loket van) waterschappen Ambtelijk Inbedding uitgangspunten deregulering, nieuwe taakverdeling waterschappen Ambtelijk Verbetering dienstverlening en informatievoorziening richting de ondernemers Ambtelijk Beperking Bestuurlijke Lasten door aanpassing procedurebeschrijvingen Ambtelijk 10 Evenementen, klein Vervanging van vergunningplicht door meldingsplicht College Integratie van mogelijk samenlopende producten in het digitale formulier Ambtelijk Vaststelling categorisering evenementen naar klein, middelgroot en groot College Aanpassing analoge aanvraagformulieren voor proportionaliteit bewijsstukken Ambtelijk Werken met vooraankondigingen en een evenementenkalender Ambtelijk Het optimaliseren van processen per categorie evenementen Ambtelijk Het niet meer opvragen van reeds bij de gemeente beschikbare dossierstukken Ambtelijk Eén contactpersoon voor alle producten met betrekking tot één evenement Ambtelijk 11 Terrasvergunning Het digitale aanvraagformulier is op te vragen via het e-loket Ambtelijk Het opheffen van het terrassenseizoen, zodat winterterrassen mogelijk zijn Raad 12 Winkeluitstalling Het digitale aanvraagformulier is op te vragen via het e-loket Ambtelijk ± 13 Exploitatievergunning Het vrijstellen van bepaalde categorieën horeca van de vergunningplicht Raad Bundeling, integrale behandeling combineerde aanvragen, 1 accountmanager Ambtelijk Laten vervallen van uittreksel van inschrijving Kamer van Koophandel Ambtelijk ± Digitaal aanvraagformulier is ook door bedrijven op te vragen via het e-loket Ambtelijk Het inrichten van een applicatie met de processen Ambtelijk Het opheffen van het terrassenseizoen, zodat winterterrassen mogelijk zijn Raad SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 21 van 46

vervolg tabel 3 Leidschendam-Voorburg 14 Aanvraag paspoort Het mogelijk maken van het digitaal maken van een afspraak Ambtelijk Informeren over het aflopen van de geldigheidsduur van het huidige paspoort Ambtelijk Het is mogelijk om de pasfoto in het gemeentehuis te laten maken Ambtelijk 15 Wmo, aanpassing woning Prijsafspraken woningbouwverenigingen: minder offertes, snellere procedures Ambtelijk Het niet meer opvragen van een kopie van het legitimatiebewijs Ambtelijk Digitale adviezen door CIZ en digitale offertes door leveranciers en aannemers Ambtelijk ± Meer huisbezoeken, waardoor minder externe adviezen nodig zijn Ambtelijk Het aanvraagformulier is digitaal beschikbaar op de website van de gemeente Ambtelijk Aanbesteding van trapliften: nu volgens vastgestelde prijsafspraken geleverd Ambtelijk 16 Bijzondere bijstand Eenmalige uitkering 50 bij terugsturen ondertekend formulier (snelmethode) Ambtelijk Het naar de klant versturen van een aanvraagformulier langdurigheidstoeslag Ambtelijk ± Ambtshalve behandeling aanvraag voor tegemoetkoming in de schoolkosten Ambtelijk Het verbeteren van de voorlichting aan de balie en middels een nieuwsbrief Ambtelijk 17 Rofje Maandelijks inlichtingenformulier alleen naar klanten met variabele inkomsten Ambtelijk ± 18 Subsidie Kunst/Cultuur Nieuwe verordening met als uitgangspunt vertrouwen in de aanvrager Raad Verwijdering bevoorschottingsdata, soms geen verantwoording verplicht Raad Verschuiving aanvraagdata in verband met mogelijkheid vaststelling ineens Raad Nieuw subsidiebeleidskader met overzicht op basis van voorgaande jaren Raad ± Toevoeging wonen met zorg & aanpassing theater aan subsidiebeleidskader Raad Nieuwe formulieren per type subsidie met alleen de noodzakelijke gegevens Ambtelijk Bekende aanvragers middels brief informeren over het te gebruiken formulier Ambtelijk Voor de aanvraag paspoort geldt geen Best Practice omdat dit product volledig wordt uitgevoerd conform Rijksregelgeving. Wel kan de gemeente de dienstverlening omtrent het product te verbeteren. In de periode 2007-2010 heeft de gemeente Leidschendam-Voorburg diverse maatregelen doorgevoerd die van invloed zijn op de vermindering van de AL. Van de 18 onderzochte producten voldoet de gemeente Leidschendam-Voorburg in de huidige situatie voor 5 producten aan de Best Practices. Dit betekent dat de AL voor deze 5 producten zo ver mogelijk zijn verminderd. Niet meegeteld bij de Best Practices is het product aanvraag paspoort. Een Best Practice voor de uitvoering van dit product bestaat niet omdat het volledig wordt uitgevoerd in medebewind. Niettemin heeft de gemeente in de periode 2007-2010 maatregelen doorgevoerd die hebben geleid tot een verbetering van de dienstverlening voor het product. ± De gemeente benadert de Best Practices voor 8 producten. Dit betekent dat deze producten niet helemaal conform de Best Practices zijn opgezet, maar deze in termen van AL benaderen. Verdere vermindering van de AL is voor deze acht producten eventueel mogelijk door een gerichte verbetering van de dienstverlening. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 22 van 46

Van de 18 producten voldoet de gemeente voor 4 producten niet aan de Best Practices. Voor deze producten kunnen nog duidelijke verbeteringen worden doorgevoerd. In de volgende tabellen is voor deze vier producten kort aangegeven welke verbeteringen met de Best Practices kunnen worden doorgevoerd. Daarnaast is aangegeven om welke reden de gemeente deze Best Practices niet wil invoeren. Voor een meer uitgebreide toelichting wordt verwezen naar de uitwerking per product in bijlage 5. Bouwvergunning Best Practice: Invoeren van een baliebouwvergunning. De aanvraag wordt niet meer van tevoren door de gemeente getoetst aan bestemmingsplan, Bouwbesluit en Bouwverordening. De verantwoordelijkheid voor die toetsing wordt gelegd bij de gecertificeerde architect van de aanvrager. Deze architect dient bij de aanvraag schriftelijk te verklaren, dat de toetsing van de bouwaanvraag aan de wettelijke eisen heeft plaatsgevonden en dat de aanvraag daarmee in overeenstemming is. De aanvrager moet een overeenkomst met de gemeente sluiten, waarin hij verklaart verantwoordelijk te zijn voor een goede uitvoering van het bouwplan. Standpunt gemeente: De gemeente geeft aan de Best Practice niet te willen invoeren. Redenen hiervoor zijn dat de gemeente deze methode niet passend acht bij de beginselen van behoorlijk bestuur, waarmee moet worden gewaarborgd dat aan degene die niet bouwt dezelfde rechten toekomen als degene die bouwt. Daarnaast vindt de gemeente de Best Practice op gespannen voet staan met regelgeving die waarborgt dat elke architect binnen de eurozone bij elk overheidsorgaan binnen de EU een bouwplan kan indienen. Sloopvergunning Best Practice: Toepassen van de vergunningplicht voor sloopwerkzaamheden, waarbij meer dan 30 m3 sloopafval vrijkomt (huidige situatie is 10 m3). Standpunt gemeente: De gemeente geeft aan de Best Practice niet te willen invoeren. Uit het interview is niet duidelijk geworden waarom de gemeente dit standpunt inneemt. Terrasvergunning Best Practice: Laten vervallen van de vergunningplicht en opstellen van algemene regels waarin de voorwaarden zijn opgenomen voor het inrichten van een terras. Standpunt gemeente: De gemeente geeft aan de Best Practice niet te willen invoeren. Reden hiervoor is dat de gemeente altijd rekening wil houden met de specifieke situatie ter plaatse. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 23 van 46

Innemen gemeentegrond (niet commerciële doeleinden) Best Practice: Laten vervallen van de vergunningplicht en opstellen van algemene regels waarin de voorwaarden zijn opgenomen voor het innemen van gemeentegrond. Standpunt gemeente: De gemeente geeft aan de Best Practice niet te willen invoeren. Reden hiervoor is dat de gemeente dit product vooral toepast op het plaatsen van driehoeksborden. De gemeente geeft aan dat het lastig is om dit te reguleren met algemene regels, omdat het dan niet mogelijk is om eventuele schade aan het eigendom van de gemeente te verhalen. Daarnaast is de gemeente bang voor wildgroei van driehoeksborden. Wel wil de gemeente nadenken over het uitbreiden van het aantal plaatsen waar driehoeksborden geplaatst mogen worden. SIRA Consulting Rapportage Rekenkamercommissie v3.0 Pagina 24 van 46