Nieuwigheden in DC-Account 1 Algemeen... 2 1.1 Update... 2 1.2 Instellingen aanpassen voor verder te werken... 2 2 Hypotheekboekingen doen en toch maar 1 factuur maken... 2 2.1 Principe... 2 2.2 Chronologie... 2 Boeking van voorafgaande staat... 3 Boekingen bij de akte... 3 Boeking bij overschrijving... 4 Boeking bij nakomende staat... 4 2.3 Instellingen... 5 3 Dagboeken akten zonder facturen... 5 3.1 Gebruik... 5 3.2 Aanpassingen aan de dagboeken... 6 4 Uitgaande Facturen... 6 4.1 Vermelden van Rechtspersonenregister (RPR) op de uitgaande facturen... 6 4.2 Printen van meerdere exemplaren van uitgaande facturen... 7 4.3 Vennootschappen type Andere... 7 5 Leveranciers Klanten- en Notarisrekeningen... 7 1
1 Algemeen 1.1 Update Om de nieuwe versie met facturen te bekomen volstaat het een update van de Super Medewerker uit te voeren. De installatie van deze update zal veel langer duren dan normaal. Het is niet abnormaal dat de update meerdere uren in beslag neemt. 1.2 Instellingen aanpassen voor verder te werken Na de update zal elk kostenblad 1 keer aangepast worden aan de nieuwe hypotheekrekeningen. Als u het nieuwe systeem zo snel mogelijk wenst te gebruiken is het daarom belangrijk dat u de aanpassingen in puntje 2.3 Instellingen uitvoert vooraleer de Super Medewerker op te starten. 2 Hypotheekboekingen doen en toch maar 1 factuur maken 2.1 Principe Zoals u weet is het toegelaten van de voorafgaande hypotheekkost te boeken op de klant op het ogenblik dat U deze ontvangt i.p.v. op de datum van de akte. Hiermee is het mogelijk om de rekeningen bij het hypotheekkantoor correct te houden. Indien u echter deze boekingen uitvoerde in het bestaande systeem leidden deze tot een factuur op datum van de hypotheekstaat. Hiervoor werd een nieuw systeem ingewerkt waardoor deze bedragen op een nieuwe algemene rekening zullen geboekt worden (zonder BTW) tot de akte geboekt wordt en dan zullen worden overgeboekt op de omzetrekening die gelinkt is aan het hypotheekkantoor. 2.2 Chronologie Om dit duidelijk te illustreren gaan we uit van volgend voorbeeld. 25/2 hypotheekstaat voor de akte voor een bedrag van 45 komt binnen 15/3 akte gaat door en forfait wordt geboekt 30/4 overschrijving voor 20 komt binnen 15/5 nakomende staat voor 68 komt binnen Voor het hypotheekkantoor gaan we uit van volgende rekeningen (aan te passen via de instellingen op het tabblad kostenblad ) 1. 416010: Hypotheekrekening 2. 706210: Hypotheekrekening met BTW 3. 458210: Hypotheekrekening voorraad 2
Boeking van voorafgaande staat Deze staat zal via een voorraadboeking gebeuren en aangerekend worden aan de klant op 25/2 in volgende stappen. Deze boeking is uiteraard zonder BTW. 1. U vult het bedrag en de datum in en vinkt het voorraad aan 2. Na het aanvinken zal de status van het kostenblad wijzigen in Voorraden beschikbaar voor de boekhouding en zal de opzoeking in het oranje komen. 3. Bij het inboeken komt de lijn eveneens in het oranje en zal ze gecentraliseerd worden via het dagboek voor Akten zonder BTW (zie puntje 3 hierna) 4. Na het boeken komt de status van het kostenblad op Alle voorraden zijn geboekt, en verandert de kleur van de voorafgaande opzoeking in lichtgroen. Boekingen bij de akte Bij de akte wordt het kostenblad aangevuld en beschikbaar gesteld voor de boekhouding. Hierbij zien de boekingen er dan als volgt uit en wordt de voorraad overgeboekt van 458210 naar 706210 (met bijrekening van de BTW). Op de klant zijn dan ook 2 boekingen terug te vinden voor het totaal van het kostenblad. 3
Bij gebruik van deze werkwijze worden dan ook alle bedragen op 1 factuur vermeld als volgt. Boeking bij overschrijving Op 30/4 krijgen we de overschrijving en kan deze geboekt worden. Hiervan wordt geen factuur gemaakt gezien hierop geen BTW verrekend wordt. Deze kan dan ook onmiddellijk van de provisierekening geboekt worden. Boeking bij nakomende staat Op 15/5 krijgen we de definitieve opzoeking voor 68 en kan deze geboekt worden. Het volledige hypotheekblok ziet er dan als volgt uit. Bij gebruik van het forfait zal hier dan ook een nulfactuur gemaakt worden gezien dit een verrekening is. 4
i Hiervoor zal later ook een optie voorzien worden om deze via het aktenboek zonder BTW te laten verlopen en hiervoor dan ook geen factuur meer te maken. Het totale overzicht voor dit dossier ziet er dan ook als volgt uit, met enkel een factuur op 15/3 2.3 Instellingen Om deze procedure zo te laten verlopen dienen enkele instellingen juist gezet te worden alvorens de kostenbladen te openen na de update 1. De Hypotheekrekeningen dienen aangemaakt te worden en aangepast in de instellingen van de boekhouding 2. Het dagboek voor akten zonder BTW dient gekozen te worden. 3 Dagboeken akten zonder facturen 3.1 Gebruik Om te vermijden facturen te maken voor kostenbladboekingen waarin geen BTW voorkomt werd de mogelijkheid toegevoegd om hiervoor een ander dagboek te kiezen. Zo wordt er geen factuur meer gemaakt voor boekingen van bv. akten uit 2011, aanpassingen van overschrijvingen en inschrijvingen etc. Om dit dagboek te activeren dient u het Dagboek zonder BTW aan te passen in de instellingen onder het tabblad kostenblad. 5
Bedoeling is dat hierin later ook de overboekingen binnen de klasse 7 zullen inkomen (nakomende hypotheekstaat forfaitaire kosten). Dit dagboek wordt eveneens gebruikt voor de voorraadboekingen zoals hierboven beschreven. 3.2 Aanpassingen aan de dagboeken Standaard wordt na de update een dagboek Akten zonder BTW aangemaakt, het volstaat dit te kiezen. Indien U echter een ander dagboek wenst te maken kan dit in de dagboeken en de optie Facturen afdrukken uitschakelen. Nadien kan u dit dan in de instellingen kiezen. 4 Uitgaande Facturen 4.1 Vermelden van Rechtspersonenregister (RPR) op de uitgaande facturen Er werd de mogelijkheid toegevoegd om de RPR locatie toe te voegen aan de uitgaande facturen. Hiervoor dient u in de instellingen van de facturen deze locatie in te vullen. 6
Via de drie puntjes kan u eveneens de locatie in de verschillende talen invoeren, zodat deze telkens op de factuur verschijnt in de taal van de factuur. (vb. Brussel/Bruxelles) 4.2 Printen van meerdere exemplaren van uitgaande facturen Er werd eveneens een optie toegevoegd om meerdere exemplaren te printen van dezelfde factuur. U kan dit aanvinken bij de instellingen en voor elk exemplaar een verschillende printer kiezen. (Hierdoor kan u bv 1 exemplaar in kleur printen en 1 in zwart/wit of een verschillende type papier kiezen per exemplaar). 4.3 Vennootschappen type Andere Bij vennootschappen van het type andere zal het type niet meer vermeld worden op de facturen. 5 Leveranciers Klanten- en Notarisrekeningen Deze rekeningen hebben een begin en eindjaar zodat ze niet in elk jaar van uw boekhouding voorkomen. Door deze af te sluiten werd het echter moeilijk om nog alle rekeningen terug te vinden. Hiervoor werd de optie voorzien om bij de keuze steeds alle rekeningen van alle boekjaren te kunnen zien. De rekeningen die niet bestaan in het huidige boekjaar komen dan in het rood. 7
Indien U bij het inboeken een rekening kiest die niet bestaat in het huidige boekjaar zal de vraag gesteld worden of u deze wenst te verlengen. Zo kan u dus steeds op reeds afgesloten rekeningen nog boeken (ze worden dan vanzelf heropend). i U kan eventueel ook manueel de looptijd van rekeningen verlengen via de fiche. 8