IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids Inhoud Auteursrechten... 1 Over deze snelstartgids... 3 Hoofdstuk 1 IRISDocument - Inleiding... 5 Inleiding... 5 Hoe werkt het?... 5 Algemene informatie... 6 IRISDocument Server Invoegtoepassingen... 6 Hoofdstuk 2 Installatie... 9 De software installeren... 9 De software registreren... 10 Productondersteuning... 11 Hoofdstuk 2 Van start gaan... 15 Bewaakte Mappen instellen in IRISDocument Server... 15 De SharePoint-verbinding configureren... 17 IRISDocument Server for IRISPowerscan starten... 23 Hoofdstuk 4 Set-up stappen... 25 Bewaakte map... 25 Beelden optimaliseren... 25 Automatische rotatie... 26 Ruis wegnemen... 26 iii

Inhoud Beelden aanpassen... 27 Karakterherkenning... 27 Algemene beeldcompressie... 29 JPEG 2000-compressie... 30 XML-indexering... 30 Documentnamen... 31 Documentuitvoer... 31 Uitvoertoepassing... 32 Hoofdstuk 5 IRISDocument Gouden Regels... 35 Index... 37 iv

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids Auteursrechten IRISDocument9.0ServerforIRISPowerscan9.0-dgi-040809-02 Copyright 2002-2009 I.R.I.S. Alle rechten voorbehouden. I.R.I.S. is eigenaar van de auteursrechten op de IRISDocument-software, het online Help-systeem, de Gebruikershandleiding en deze publicatie. De informatie in dit document is eigendom van I.R.I.S. De inhoud is onderhevig aan wijzigingen zonder kennisgeving en vertegenwoordigt geen verbintenis vanwege I.R.I.S. De software die in dit document is beschreven, wordt geleverd onder een licentieovereenkomst die de gebruiksvoorwaarden voor dit product vermeldt. De software mag alleen worden gebruikt of gekopieerd in overeenstemming met de voorwaarden van die overeenkomst. Geen enkel deel van deze publicatie mag worden gereproduceerd, verzonden, opgeslagen in een retrievalsysteem of vertaald in een andere taal zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van I.R.I.S. In deze Snelstartgids worden fictieve namen gebruikt bij wijze van voorbeeld; elke verwijzing naar bestaande personen, bedrijven of organisaties berust louter en alleen op toeval. Handelsmerken Het I.R.I.S. logo, IRISDocument, IRISPowerscan en IRISDocument Server zijn handelsmerken van Image Recognition Integrated Systems S.A. OCR ("Optical Character Recognition") technologie, MICR ("Magnetic Ink Character Recognition") en streepjescodeherkenningtechnologie door I.R.I.S. AutoFormat, ClearView, Connectionist, Linguistic en WID-technologie door I.R.I.S. ihqc-technologie door I.R.I.S.: patent in aanvraag. XML parser ontwikkeld door Apache. Dit product omvat software die werd ontwikkeld door de Apache Software Foundation. Alle andere producten die in deze Snelstartgids zijn vermeld, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van hun respectieve eigenaars. 1

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids Over deze snelstartgids Deze Snelstartgids bevat algemene richtlijnen om IRISDocument Server for IRISPowerscan te installeren en te gebruiken. Voor gedetailleerde instructies over alle functies, raadpleeg de volledige Gebruikershandleiding op de cd-rom of de Online help (allebei in het Engels). 3

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids HOOFDSTUK 1 IRISDOCUMENT - INLEIDING Inleiding IRISDocument Server for IRISPowerscan vormt een aanvulling op de krachtige productietoepassing IRISPowerscan en vormt ze om tot een productie OCR/ICR-toepassing. De IRISDocument Server for IRISPowerscan software bestaat uit twee componenten: de autonome applicatie IRISDocument Server enerzijds en het reeksuitvoerformaat voor IRISPowerscan anderzijds. Het reeksuitvoerformaat vormt een brug tussen IRISPowerscan en IRISDocument Server. Op die manier kan IRISDocument Server for IRISPowerscan de documenten die u met IRISPowerscan scant offline verwerken. IRISDocument stelt u in staat gescande documenten te optimaliseren, herkennen, indexeren, comprimeren en converteren in volledig doorzoekbare elektronische bestanden. Bovendien kan IRISDocument Server dankzij de invoegtoepassing IRISDocument for SharePoint verwerkte documenten en hun indexen rechtstreeks naar één of meer Microsoft SharePoint-servers versturen. Hoe werkt het? Het reeksuitvoerformaat IRISDocument Server exporteert de documenten die u scant met IRISPowerscan naar 'Bewaakte Mappen' die de klok rond worden gecontroleerd door 5

Hoofdstuk 1 IRISDocument - Inleiding IRISDocument Server. Voor elk project in IRISPowerscan kunt u een andere bewaakte map aanduiden. Alle documenten die in de bewaakte mappen worden opgeslagen, zullen automatisch worden verwerkt, geëxporteerd naar afzonderlijke uitvoermappen en optioneel naar één of meer SharePoint-servers of repository's worden verstuurd. De verwerkingsinstellingen die u wil toepassen, moeten in het reeksuitvoerformaat voor IRISPowerscan worden ingesteld, terwijl de eigenlijke verwerking door IRISDocument Server gebeurt. Bijgevolg zijn het scannen en het verwerken van documenten twee afzonderlijke processen die op afzonderlijke computers kunnen worden uitgevoerd. Algemene informatie IRISDocument Server for IRISPowerscan ondersteunt 137 talen en maakt gebruik van geoptimaliseerde OCR-technologie om beeldbestanden te converteren in een hele reeks doorzoekbare en/of bewerkbare uitvoerformaten zoals PDF, PDF/A, XPS, txt, RTF, Word, OpenDocument Tekst, HTML, XML, WordML en SpreadsheetML. Bovendien kan IRISDocument Server for IRISPowerscan PDF, PDF/A en XPS-bestanden op een intelligente manier comprimeren dankzij intelligent high-quality compression, of ihqc. De documenten die zijn verwerkt, kunnen via de uitvoertoepassing worden uitgevoerd naar andere programma's en optioneel naar Microsoft SharePoint. IRISDocument Server Invoegtoepassingen Verschillende invoegtoepassingen (modules) zijn beschikbaar om de functionaliteit van IRISDocument Server verder uit te breiden: 6

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids Aziatische OCR-module, om 4 Aziatische talen te herkennen (Traditioneel en Vereenvoudigd Chinees, Japans en Koreaans) Hebreewse OCR-module, om Hebreeuwse documenten te herkennen Arabische OCR-module, om Arabische documenten te herkennen Banklettertype OCR-module, om banklettertypes te herkennen (Deze invoegtoepassing wordt standaard geleverd bij de gewone versie van IRISDocument Server.) Multi-CPU-module, om de verwerkingssnelheid op te krikken IRISDocument for Sharepoint, om documenten naar Microsoft SharePoint te versturen ihqc-module, om maximaal gecomprimeerde documenten te genereren 7

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids HOOFDSTUK 2 INSTALLATIE DE SOFTWARE INSTALLEREN De IRISDocument Server for IRISPowerscan software wordt geleverd op een zelfuitvoerende cd-rom in combinatie met een dongle. De software bestaat uit twee componenten. Beide componenten moet worden geïnstalleerd opdat IRISDocument Server for IRISPowerscan zou werken. Het reeksuitvoerformaat installeren Voer de IRISDocument Server for IRISPowerscan cd-rom in in het cd-romstation van de pc waarop IRISPowerscan is geïnstalleerd. Selecteer IRISDocument Server batch output format en volg de instructies op het scherm. Klik op Voltooien om de installatie te beëindigen. IRISDocument Server installeren Voer de IRISDocument Server for IRISPowerscan cd-rom in in het cd-romstation van de pc waarop u IRISDocument Server wil gebruiken. Dat mag dezelfde pc zijn als de pc waarop u IRISPowerscan hebt geïnstalleerd maar dat hoeft niet. 9

Hoofdstuk 2 Installatie Selecteer IRISDocument Server en volg de instructies op het scherm. Klik op Voltooien om de installatie te beëindigen. Wanneer de installatie voltooid is, start de Winzip self-extractor om het donglestuurprogramma te installeren. Volg nogmaals de instructies op het scherm. De dongle wordt geleverd met de IRISDocument cd-rom en bepaalt hoeveel beelden u per jaar kan verwerken. DE SOFTWARE REGISTREREN IRISDocument Server is beveiligd met een softwaresleutel. Om die softwaresleutel te verkrijgen, moet u zich registreren. Om IRISDocument Server te registreren: Vanuit het menu Start van Windows, wijs naar Programma's en dan naar IRISDocument Server. Klik op Batch OCR of Watched Folders om het te openen. Klik in het menu Hulp op Product registreren. Zorg ervoor dat de dongle op uw pc is aangesloten. Vul de verplichte velden in en volg de instructies op het scherm. 10

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids PRODUCTONDERSTEUNING Indien u uw product via een Value Added Reseller van I.R.I.S. (VAR) hebt gekocht, zal deze u productondersteuning* aanbieden aangezien hij de meest geschikte persoon is om dat te doen. (*) De Value Added Reseller van I.R.I.S. is vrij om een bijkomende vergoeding aan te rekenen voor de diensten die hij verleent. Zodra u uw product hebt geregistreerd, hebt u recht op productondersteuning van I.R.I.S. voor alle basis softwarefuncties. Neem contact op met I.R.I.S.: Europa: support.pro@irislink.com Tel:+32 10 45 13 64 VS: support.pro@irisusa.com Tel.:+1 800 447 4744 Azië-Pacific: support.pro@irislink.com Tel: +852 22646133 Softwareonderhoud en Ondersteuning door I.R.I.S. Naast, of in combinatie met, uw Ondersteunings- en Onderhoudscontract dat u mogelijk met uw Value Added Reseller hebt afgesloten, kan u gebruikmaken van het Softwareonderhoudsen Ondersteuningsprogramma van I.R.I.S. Het programma dat u wordt aangeboden, verschilt afhankelijk van de diensten die u nodig hebt. Klein/Groot** softwareonderhoud, basis-/geavanceerde 11

Hoofdstuk 2 Installatie ondersteuning, eindgebruiker-/partnerondersteuning, ondersteuning ter plaatse, duur reactietijd... (*) Klein softwareonderhoud: geeft u recht op alle relevante softwareupdates. (**) Groot softwareonderhoud: geeft u recht op alle relevante software-updates en -upgrades. Om een aanvraagformulier te verkrijgen voor het Softwareonderhouds- en Ondersteuningsprogramma van I.R.I.S. gelieve contact op te nemen met uw Value Added Reseller of met I.R.I.S.: Europa: irisdocument@irislink.com Tel:+32 10 45 13 64 VS: irisdocument@irisusa.com Tel.:+1 800 447 4744 Azië-Pacific: irisdocument@irislink.com Tel: +852 22646133 Overige Voor vragen over optionele functies, modules, technologieën, updates of mogelijke aangepaste functies, kunt u contact opnemen met I.R.I.S. via e-mail of telefoon: Europa: irisdocument@irislink.com 12

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids Tel.:+32 10 45 13 64 Vraag naar de Salesafdeling VS: irisdocument@irisusa.com Tel.:+1 800 447 4744 Vraag naar de Salesafdeling Azië-Pacific: irisdocument@irislink.com Tel: Tel.:+852 22646133 Vraag naar de Salesafdeling 13

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids HOOFDSTUK 3 VAN START GAAN BEWAAKTE MAPPEN INSTELLEN IN IRISDOCUMENT SERVER De documenten die u scant met IRISPowerscan worden gecontroleerd en verwerkt door IRISDocument Server volgens de instellingen die u in het reeksuitvoerformaat hebt bepaald. Voor IRISDocument Server van start kan gaan met de verwerking, moet u de instellingen van de Bewaakte Map bepalen. Om Bewaakte Mappen in te stellen in IRISDocument Server: Vanuit het menu Start van Windows, wijs naar Programma's en dan naar IRISDocument Server. Klik op IRISDocument Server - Watched Folders om het te openen. Wanneer u IRISDocument Server voor de eerste keer gebruikt, zal u worden gevraagd een werkmap aan te duiden. IRISDocument Server zal deze map gebruiken om tijdelijke informatie in op te slaan. Bijgevolg moet die werkmap zich op een locale harde schijf bevinden die over voldoende vrije schijfruimte beschikt. Belangrijk: de werkmap is NIET de bewaakte map. 15

Hoofdstuk 3 Van start gaan Zorg ervoor dat u de nodige beheerdersrechten hebt om een werkmap aan te maken. Nadat u de werkmap hebt geselecteerd, wordt de lege gebruikersinterface geopend. Klik in het menu Bestand op de opdracht Bewaakte map creëren. Klik op Bladeren en selecteer de bewaakte map. Wijzig de standaardinstellingen niet. Klik op Volgende en sla de stappen die volgen over tot u bij het dialoogvenster Uitvoermap komt. Het heeft geen zin de verwerkingsinstellingen te bepalen. Die moeten immers in het reeksuitvoerformaat van IRISPowerscan worden ingesteld. Klik op Bladeren om de uitvoermap van uw keuze te selecteren. Merk op dat de uitvoermap NIET dezelfde mag zijn als de bewaakte map. Indien u documenten naar een andere applicatie wil exporteren nadat ze door IRISDocument Server zijn verwerkt: Klik op Volgende en sla opnieuw de stappen die volgen over tot u bij het dialoogvenster Uitvoertoepassing komt. Klik op Bladeren om te zoeken naar de applicatie die IRISDocument Server na de herkenning moet opstarten. Indien u de standaardversie van IRISDocument Server gebruikt: Klik op Volgende tot u bij het dialoogvenster Overzicht komt en klik dan op Voltooien. 16

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids Keer terug naar het menu Bestand en klik op Uitvoeren om IRISDocument Server - Watched Folders te starten. Indien de invoegtoepassing IRISDocument for SharePoint is geïnstalleerd en u de verwerkte documenten naar Microsoft SharePoint wil versturen, zie de sectie hieronder De SharePoint-verbinding configureren. Herhaal deze procedure als u meer dan één bewaakte map wil creëren. Nadat u de vereiste bewaakte mappen hebt gecreëerd, kunt u de verwerkingsinstellingen bepalen in het reeksuitvoerformaat van IRISPowerscan. De verwerkingsinstellingen worden in de secties hieronder besproken. DE SHAREPOINT-VERBINDING CONFIGUREREN Voor IRISDocument Server for IRISPowerscan de documenten die u verwerkt naar Microsoft SharePoint kan sturen, moet de invoegoepassing IRISDocument for SharePoint geïnstalleerd en geconfigureerd zijn op uw computer. Om de invoegtoepassing IRISDocument for SharePoint te installeren: Start de Setup-applicatie op de IRISDocument CD-ROM. Selecteer de optie Custom. Of selecteer de optie Modify indien de hoofdapplicatie al is geïnstalleerd. Selecteer de optie Export to SharePoint. Klik op Next en voer dan het wachtwoord in. 17

Hoofdstuk 3 Van start gaan Het wachtwoord vindt u op de DVD-doos van de invoegtoepassing. Volg de instructies op het scherm. Wanneer de installatie voltooid is, start de Winzip self-extractor om de hardwaresleutel te installeren. Volg de instructies op het scherm. Vergeet de invoegtoepassing IRISDocument for SharePoint niet te registreren zodra ze is geïnstalleerd: klik op SharePoint-module registreren in het menu Hulp en volg de instructies op het scherm. Om de SharePoint-verbinding te configureren: Stel eerst één of meer bewaakte mappen in. Volg daarvoor de procedure die u vindt in Bewaakte Mappen instellen in IRISDocument Server. Klik op Volgende tot u bij het dialoogvenster SharePoint komt. 18

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids Selecteer Exporteren naar SharePoint om de export te activeren. Indien u uw documenten op uw computer wil bewaren nadat ze naar Microsoft SharePoint zijn geëxporteerd, selecteer dan Documenten op de computer bewaren. Wanneer u meer dan een bewaakte map gebruikt, kunt u gebruikmaken van de IRISDocument-sjablonen om een afzonderlijke SharePoint-server te selecteren per bewaakte map. In elk sjabloon kunt u beslissen naar welke SharePoint-server u de documenten wil versturen en kunt u de Documentbibliotheek, het Inhoudstype en de Map waarin de documenten moeten worden opgeslagen, bepalen. Meerdere sjablonen kunnen tegelijkertijd geactiveerd worden. In elk sjabloon kunt ook rekening houden met de documenttypes die u aan documenten kan toekennen in IRISPowerscan. Op die manier kunnen documenten van een verschillend type binnen éénzelfde reeks naar verschillende SharePoint-servers en - repository's worden verstuurd. Om dat te doen: Klik op Documenttypes beheren om de documenttypes te creëren die u ook in IRISPowerscan gebruikt. Merk op dat de documenttypes die u in IRISDocument creëert moeten overeenstemmen met degene die u creëert in IRISPowerscan. Klik op Toevoegen en voer de naam in van het documenttype dat u wil aanmaken. 19

Hoofdstuk 3 Van start gaan Klik op OK om te bevestigen. Nu kunt u gebruikmaken van de documenttypes in de IRISDocument-sjablonen: Klik op Nieuw om een nieuw sjabloon aan te maken of klik op Bewerken om het standaardsjabloon te wijzigen. Indien u een nieuw sjabloon selecteerde, voer dan de naam van het sjabloon in. Zodra u de naam hebt ingevoerd, worden de documenttypes die u aanmaakte beschikbaar. Selecteer de documenttypes die u via het huidige sjabloon wil exporteren. Merk op dat u meerdere documenttypes tegelijk kan selecteren. De documenttypes die u selecteert, kunnen ook in andere sjablonen worden gebruikt. 20

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids Selecteer Dit sjabloon inschakelen om het sjabloon te activeren. Kopieer de url van uw SharePoint-server in uw internetbrowser en plak hem in het veld SharePoint Server. Klik op Verbinden om een verbinding te maken met de SharePoint-server. IRISDocument zal een verbinding tot stand brengen en vult de velden onder Uitvoermap in. 21

Hoofdstuk 3 Van start gaan IRISDocument zal automatisch de eerste Documentbibliotheek en het eerste Inhoudstype uit de lijst selecteren en de documenten in de root folder opslaan. Klik op de pijltjes om deze parameters te veranderen en een overzicht te krijgen van de beschikbare documentbibliotheken, inhoudstypes en mappen. Om een nieuwe map aan te maken in de geselecteerde SharePoint-documentbibliotheek, klik op Nieuwe map maken. Wanneer u documenten naar Microsoft SharePoint exporteert, maakt IRISDocument gebruik van de indexveldtypes die u in IRISPowerscan instelt en gebruikt het die informatie in Microsoft SharePoint. Bijgevolg moeten de indexveldtypes in Microsoft SharePoint overeenstemmen met die in IRISPowerscan. Merk echter op dat niet alle indexveldtypes van Microsoft SharePoint ondersteund worden door IRISDocument Server for IRISPowerscan. Raadpleeg de appendix bij de Gebruikershandleiding Supported Microsoft SharePoint indexing field types voor een overzicht. Voor meer informatie over de indexvelden in IRISPowerscan, raadpleeg de IRISPowerscan-documentatie. Klik op OK om de sjablooninstellingen te sluiten. Selecteer nu de verwerkingsinstellingen in het reeksuitvoerformaat in IRISPowerscan. Raadpleeg de sectie hieronder om te leren hoe u dat doet. 22

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids IRISDOCUMENT SERVER FOR IRISPOWERSCAN STARTEN Om IRISDocument Server for IRISPowerscan te starten: Vanuit het menu Start van Windows wijs naar Programma's, IRISPowerscan, en klik dan op IRISPowerscan. Of klik op het icoon op uw bureaublad. Open het project waarin u de instellingen van IRISDocument Server for IRISPowerscan wil bepalen. Klik op Instellen in het menu Bestand. Klik op het icoon Verwerken en selecteer IRISDocument Server in de lijst van connectors. Klik op Instellen om de opties van IRISDocument Server for IRISPowerscan te bepalen. 23

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids HOOFDSTUK 4 SET-UP STAPPEN BEWAAKTE MAP Voor elk scanproject in IRISPowerscan kunt u een bewaakte map bepalen in IRISDocument Server for IRISPowerscan. Alle documenten die vanuit IRISPowerscan naar de bewaakte mappen worden verstuurd, zullen worden verwerkt door IRISDocument Server. Om een bewaakte map in te stellen: Open de sectie Bewaakte map en klik gewoon op Bladeren om de map te selecteren die u als bewaakte map wil gebruiken Merk op dat u eerst de Bewaakte map in de autonome toepassing IRISDocument Server moet aanduiden. Raadpleeg de sectie Bewaakte mappen instellen in IRISDocument Server. Als u een map probeert te selecteren die niet bewaakt wordt door IRISDocument Server verschijnt er een waarschuwing. BEELDEN OPTIMALISEREN Deze functie optimaliseert de OCR-precisie, verhoogt de kwaliteit van de afbeeldingen en reduceert de bestandsgrootte. 25

Hoofdstuk 4 Set-up stappen Om de beeldoptimalisatieopties te bepalen: Open de sectie Verwerking en klik op de tab Beelden optimaliseren. Selecteer de gewenste opties: Opmerking: selecteer geen opties die u niet hebt. Onnodige opties vetragen het herkenningsproces immers alleen maar. Automatische rotatie De optie Tekst rechtzetten corrigeert automatisch de bladzijden die schuin werden gescand. Activeer de optie Oneven bladzijden gebruiken om schuine hoek te berekenen om het rechtzetten sneller te laten verlopen. Activeer de optie Oriëntatie tekst detecteren om automatisch de bladzijden te roteren die in een hoek van 90, 180 of 270 werden gescand. Ruis wegnemen Selecteer de maximale grootte van de vlekken die u uit zwartwitbeelden wil verwijderen met behulp van de schuifbalk. 26

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids Beelden aanpassen Selecteer de optie Kleurenafbeeldingen effenen om afbeeldingen in kleur en grijswaarden homogener te maken. Opmerking: selecteer geen opties die u niet nodig hebt. Onnodige opties vetragen het herkenningsproces immers alleen maar. KARAKTERHERKENNING De precisie van het OCR-proces hangt af van vele factoren, zoals de gekozen taal, de documenteigenschappen... Om de karakterherkenningsinstellingen te bepalen: Open de sectie Verwerking en klik op de tab Karakterherkenning. Selecteer de gewenste opties: Taal Om tekstherkenning te kunnen uitvoeren op een gescand document, moet de taal waarin het document is opgesteld, worden aangeduid. Selecteer de juiste taal in de afrollijst Taal. Merk op dat de karakterherkenning kan worden beperkt tot numerieke tekens. IRISDocument herkent ook streepjescodes en banklettertypes. Raadpleeg de volledige Gebruikershandleiding en de appendices voor meer informatie over streepjescodes en banklettertypes. 27

Hoofdstuk 4 Set-up stappen Secundaire talen Naast de hoofdtaal, kan u in IRISDocument ook maximaal 4 secundaire talen selecteren. Op die manier gebruikt IRISDocument gemengde karaktersets, waardoor het in staat is Westerse woorden te herkennen die in Griekse en Cyrillische documenten voorkomen en optioneel in Aziatische, Arabische en Hebreeuwse documenten. Selecteer de vereiste secundaire talen in de lijst. Merk op dat de secundaire talen die u selecteert van dezelfde taalgroep moeten zijn. Talen die niet tot dezelfde groep behoren, worden automatisch uitgeschakeld. Selecteer geen talen die niet van toepassing zijn: hoe groter de karakterset, des te trager de herkenning verloopt en des te hoger het risico op OCR-fouten zal zijn. Herkenning Selecteer de juiste verhouding tussen OCR-snelheid en OCRprecisie. Deze instelling is beschikbaar voor het Latijnse, Cyrillische en Griekse alfabet. Bereik De karakterherkenning kan worden toegepast op alle bladzijden, bepaalde bladzijden of kan worden uitgeschakeld. Met de tweede optie kunt u tekst- en beeldbladzijden combineren binnen eenzelfde PDF- of XPS-bestand. Voor meer informatie, raadpleeg de volledige Gebruikershandleiding of Online help 28

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids ALGEMENE BEELDCOMPRESSIE U kunt de afbeeldingen in gescande documenten comprimeren en hun kleurmodus en uitvoerresolutie aanpassen met de uitgebreide beeldcompressieopties. Om algemene beeldcompressie toe te passen: Open de sectie Beeldcompressie en klik op de tab Algemeen. Selecteer de gewenste beeldcompressieopties: Opmerking: houd bij het selecteren van de opties rekening met de beschikbare schijfruimte. Kleurmodus van beelden in uitvoer U kunt ofwel de kleurmodus van de scans behouden of de scans opslaan in zwart-wit. Resolutie van beelden in uitvoer De resolutie waarin u beelden scant, hoeft niet noodzakelijk dezelfde te zijn als de uitvoerresolutie van de beelden. U kunt de beelden opslaan in een resolutie van 75, 100, 150 en 200 dpi of de scanresolutie behouden. Wanneer u beelden in kleur of grijswaarden genereert, is het beter de resolutie niet te verminderen. Compressie van beelden in uitvoer Bepaal de compressiefactor van JPEG-afbeeldingen. Merk op dat de instellingen van het tabblad Algemeen van toepassing zijn op alle afbeeldingen die IRISDocument genereert. 29

Hoofdstuk 4 Set-up stappen JPEG 2000-COMPRESSIE IRISDocument kan JPEG 2000-compressie toepassen op afbeeldingen in kleur en grijswaarden. Merk op dat JPEG 2000-compressie niet wordt toegepast op ihqcdocumenten, aangezien ihqc 15 zo efficiënt is. Om JPEG 2000-compressie toe te passen: Open de sectie Beeldcompressie en klik op de tab JPEG 2000. Selecteer de gewenste opties: Selecteer Zonder verlies voor optimale resultaten Met de Compressieverhouding kunt u aangeven hoeveel maal kleiner de uitvoerafbeelding moet zijn Geef de doelgrootte van één bladzijde in het uitvoerbestand aan Of selecteer Kwaliteitsfactor om het verlies aan te geven dat voor u aanvaardbaar is tijdens de herkenning Voer een waarde in van 0 tot en met 256: 0 levert de hoogste beeldkwaliteit, 256 de beste compressie. XML-INDEXERING Na de tekstherkenning genereert IRISDocument standaard een XML-indexbestand dat gedetailleerde informatie bevat over de gescande documenten, inclusief de herkende tekst. Opmerking: verwar XML-indexbestanden niet met het uitvoerformaat XML. 30

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids Om de XML-indexeeropties te openen, open de sectie Reeksuitvoer en klik op het tabblad XML-indexering. De informatie in het XML-bestand wordt gebruikt tijdens de export van de verwerkte documenten naar andere applicaties. Voor meer informatie, zie de sectie Uitvoertoepassing. DOCUMENTNAMEN De documenten die door IRISDocument worden gegenereerd, worden automatisch benoemd: IRISDocument gebruikt namen van 8 karakters, beginnend met 00000000. Om andere benoemingsopties te selecteren, open de sectie Reeksuitvoer en klik op de tab Documentnamen. Merk op dat de optie Indexveld gebruiken alleen beschikbaar is voor IRISDocument for IRISPowerscan en IRISDocument Server for IRISPowerscan. DOCUMENTUITVOER IRISDocument ondersteunt een breed gamma van uitvoerformaten: PDF, PDF-iHQC, PDF/A, PDF/A-iHQC, XPS, XPS-iHQC, Word, RTF, WordML, OpenDocument Tekst, XML, HTML, txt, SpreadsheetML en verscheidene afbeeldingsformaten. Merk echter op dat alle uitvoerformaten standaard zijn uitgeschakeld. Om uitvoerbestanden te genereren: Open de sectie Documentuitvoer en klik op de tabbladen van de gewenste uitvoerformaten. 31

Hoofdstuk 4 Set-up stappen Selecteer de uitvoerformaten die u met IRISDocument wil genereren en bepaal hun layout en andere opties. Merk op dat u alle uitvoerformaten tegelijk kan activeren. Raadpleeg de volledige Gebruikershandleiding of Online help voor meer informatie over de beschikbare uitvoerformaten en hun opties. UITVOERTOEPASSING Nadat u uw documenten met IRISDocument hebt verwerkt, kunnen ze automatisch worden uitgevoerd naar andere applicaties dankzij de uitvoertoepassing. Om documenten naar andere applicaties uit te voeren, gebruikt de uitvoertoepassing de XML-index die IRISDocument standaard genereert. Bijgevolg moet u uitvoertoepassingen selecteren die in staat zijn de XML-indexbestanden van IRISDocument te parseren. Om een uitvoertoepassing te selecteren: Open de Uitvoer-sectie en klik op Bladeren om een gepaste applicatie te zoeken. Elke externe applicatie die XML-indexbestanden kan parseren, wordt ondersteund. Zorg ervoor dat u de optie XML indexering inschakelen niet uitvinkte op het tabblad XML indexering in de sectie Reeksuitvoer. Wanneer u de module Bewaakte Mappen gebruikt, kunt u een afzonderlijke uitvoerapplicatie selecteren per bewaakte map. Op die manier kunnen uw documenten naar meerdere uitvoerapplicaties tegelijk worden geëxporteerd. 32

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids Klik op Uitvoeren in het menu Bestand om uw documenten te verwerken en uit te voeren. IRISDocument verwerkt de documenten en verstuurt de bestandsnaam van de XML-index naar de externe applicatie op de commandoregel. Documenten en hun indexen kunnen ook worden geëxporteerd naar Microsoft SharePoint. Voor meer informatie, zie de sectie De SharePoint verbinding configureren. 33

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids HOOFDSTUK 5 IRISDOCUMENT GOUDEN REGELS Als afsluiter van deze Snelstartgids vindt u hieronder een lijst met gouden regels om IRISDocument Server te gebruiken. Volg deze regels om een optimale werking van IRISDocument te verzekeren. Gebruik een geschikte pc met een sterke processor en veel RAM-geheugen. Raadpleeg het ReadMe-bestand voor de aanbevolen systeemvereisten. Gebruik indien mogelijk altijd IRISDocument Server - Watched Folders in plaats van IRISDocument Server - Batch OCR. De module Watched Folders (Bewaakte Mappen) is uitgerust met extra foutcorrectiefuncties. Het programma blijft gewoon draaien zelfs wanneer er een fout wordt gedetecteerd. Het probleem wordt genoteerd en IRISDocument werkt voort aan de andere taken. Gebruik een netwerkmap nooit als invoermap, uitvoermap of opslagmap. De invoer-, uitvoer- en opslagmappen mogen gedeeld worden maar MOETEN zich locaal, op dezelfde pc bevinden als IRISDocument Server. Zo niet, wordt IRISDocument Server blootgesteld aan netwerkfouten. Tip: indien u, om welke reden dan ook, toch besluit om netwerkpaden* te gebruiken, definieer ze dan als UNC-paden. (*) In dat geval wordt geen productondersteuning geboden. 35

Hoofdstuk 5 IRISDocument Gouden Regels Voorzie voldoende schijfruimte. IRISDocument Server - Watched Folders gebruikt veel tijdelijke bestanden en slaat ongecomprimeerde kopieën van de bestanden op voor tekstverwerking en uitvoerproductie. Eén enkele bladzijde van dergelijke documenten kan al snel 25MB innemen. IRISDocument slaat tijdelijke bestanden zowel op in de IRISDocument werkmap als in de map tijdelijke bestanden van Windows. Tip: defragmenteer regelmatig de harde schijf van uw pc. Andere tips om IRISDocument Server - Watched Folders te gebruiken. o Gebruik geen opties die niet van toepassing zijn. Ze vertragen niet alleen het herkenningsproces maar verhogen ook het risico op OCR-fouten. o Creëer niet meer dan 10 Bewaakte Mappen. Hoe meer Bewaakte Mappen u creëert, hoe meer tijd IRISDocument nodig heeft om ze te bewaken. o De Taken in de module Watched Folders moeten van een redelijke grootte zijn. Creëer liever meer taken dan grote taken. o Gebruik eenzelfde map niet als invoer- en uitvoermap. o Gebruik de werkmap niet als invoermap. o Zorg ervoor dat IRISDocument Server niet automatisch heropstart, bv. na automatische Windows-updates. 36

IRISDocument TM 9.0 Server for IRISPowerscan TM 9.0 Snelstartgids INDEX A Algemene beeldcompressie. 29 B Beeldcompressie... 29, 30 Beelden optimaliseren... 25 Bereik... 28 Bewaakte beeldmap... 25 Bewaakte Mappen... 15 C Contact opnemen met I.R.I.S.... 11 D Documentnamen... 31 G Gouden regels... 35 I I.R.I.S.... 11 ihqc... 7 Installatie... 9 Invoegtoepassingen... 6 J JPEG 2000-compressie... 30 K Karakterherkenning... 27 Kleurbeelden verzachten... 27 O OCR-server... 5 Oriëntatie tekst detecteren... 26 P Productondersteuning... 11 R Rechtzetten... 26 Registratie... 10 Ruis wegnemen... 26 S Secundaire talen... 28 Streepjescodeherkenning... 27 37

Index T Talen... 27 X XML-indexering... 30 U Uitvoertoepassing... 32 38