1/7 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 87/2012 van 17 oktober 2012 Betreft: machtigingsaanvraag van de Direction de l Emploi et de Permis de travail, DGO Economie, Emploi et Recherche (DG6) van de Service Public de Wallonie (SPW) (Directie Tewerkstelling en arbeidsvergunningen Operationele Algemene Directie Economie, Tewerkstelling en Onderzoek (DGO 6) van de Waalse Overheidsdienst) om gemachtigd te worden het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken in het kader van haar toegang tot het DMFA register van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid RSZ (RN-MA-2012-196) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van DGO 6 van de SPW ontvangen op 28/03/2012; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 1 augustus en op 11 en 12 september 2012
Beraadslaging RR 87 /2012-2/7 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 17/09/2012; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 17 oktober 2012, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG. 1. De aanvraag strekt ertoe om de Direction de l Emploi et de Permis de travail, DGO Economie, Emploi et Recherche (DGO6) van de Service Public de Wallonie (SPW), hierna de aanvrager, te machtigen het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken als zoeksleutel in het DMFA-register van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 2. De aanvrager is al gemachtigd om toegang te hebben tot de informatie van het Rijksregister en het identificatienummer te gebruiken en dit voor meerdere doeleinden 1. 3. Dat betekent dat het Comité het onderzoek kan beperken en enkel moet verifiëren of: het doeleinde waarvoor hier het gebruik wordt gevraagd in overeenstemming is met artikel 4, 1, 2 van de WVP; het gebruik van het identificatienummer proportioneel is uitgaande van dit doeleinde (artikel 4, 1, 3 van de WVP). A. DOELEINDE 4. De aanvrager wenst het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken als zoeksleutel bij zijn opzoekingen in het DMFA-register van het RSZ, dat hij zal raadplegen via de Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid. Hij moet ook het identificatienummer kennen en gebruiken als uniek identificatiemiddel voor de betrokken personen voor wie hij fonetische opzoekingen doet in het DMFA-register 2. 1 Koninklijk besluit van 20 november 2007, beraadslaging RR nr. 11/2005, 57/2009 en 63/2009. 2 De persoonsgegevensbank DMFA wordt beheerd door het Rijksinstituut voor Sociale Zekerheid en het Rijksinstituut voor sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten. Die gegevensbank bevat naast de zuiver administratieve gegevens ook persoonlijke gegevens die afkomstig zijn uit de DMFA aangiftes ( déclaration multifonctionnelle/multifunctionele aangifte ) die worden ingevoerd door deze overheidsdiensten voor sociale zekerheid.
Beraadslaging RR 87 /2012-3/7 5. De aanvrager wil toegang tot het DMFA-register om na te gaan of de toegekende subsidies aan de gewestelijke zendingen voor arbeidsbemiddeling goed werden besteed aangezien die subsidies afhankelijk zijn van het aantal tewerkgestelde personen 3. Hij moet ook nagaan of een gewestelijke zending voor arbeidsbemiddeling niet geniet van een nietverschuldigde subsidie aangezien het personeel dat door haar werd tewerkgesteld, gedetacheerd kan worden naar een Kruispunt voor werkgelegenheid waardoor het salaris van dit personeel niet ten laste moet worden genomen door de gewestelijke zending voor arbeidsbemiddeling (en er dus geen rekening mee moet worden gehouden in de berekening van de subsidie) maar ten laste valt van de FOD Werkgelegenheid (RVA). 6. Uit het besluit van de Waalse Regering van 27 mei 2009 tot uitvoering van het Decreet van 11 maart 2004 betreffende de erkenning en subsidiëring van de gewestelijke zendingen voor arbeidsbemiddeling, blijkt dat de aanvrager het bevoegde bestuur is inzake subsidiëring van de gewestelijke zendingen voor arbeidsbemiddeling (MIRE). Krachtens artikel 17 van voormeld besluit, moeten de MIREs aan de aanvrager jaarlijks een exhaustieve lijst bezorgen van de personen die zij tewerkstelt. Krachtens de artikelen 11 en 12 van de wet van 16 mei 2003 4, moeten alle subsidies die de gewesten toekennen, gebruikt worden voor de doeleinden waarvoor ze werden toegekend. Door het enkele feit dat ze worden aangenomen, erkent de gerechtigde dat de Gewesten het recht hebben om ter plaatse een controle uit te voeren van het gebruik van de toegekende gelden. 7. Het Comité stelt vast dat het nagestreefde doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en rechtmatig is als bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, tweede lid van de RR. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Het identificatienummer van het Rijksregister 8. De aanvrager wenst het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken om zich beschermen tegen persoonsvergissingen over wie zij een opzoeking verrichten. 3 Zie over dit onderwerp artikel 13 van het Decreet betreffende de erkenning en de subsidiëring van de gewestelijke zendingen voor arbeidsbemiddeling. 4 Wet van 16 mei tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof.
Beraadslaging RR 87 /2012-4/7 9. Het identificatienummer van het Rijksregister is een persoonlijk identificatienummer van nationale omvang en het Rijksregister staat garant voor het eenduidig karakter ervan. Dit nummer wordt toegekend aan iedere persoon die ingeschreven staat in het bevolkingsregister, het vreemdelingenregister, het wachtregister maar ook de registers die de Belgische diplomatieke zendingen en consulaten in het buitenland bijhouden. Het identificeert de personen op unieke wijze en sluit ieder risico op homoniemen uit. Het is zo samengesteld dat een codeerfout van dit nummer in principe zou moeten worden opgespoord (de twee laatste cijfers zijn controlegetallen, cf. KB van 3 april 1984 betreffende de samenstelling van het identificatienummer van de personen die ingeschreven zijn in het Rijksregister van de natuurlijke personen). 10. Het Comité stelt vast dat het gebruik van het identificatienummer zoals geformuleerd in de aanvraag, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3 van de WVP. B.2. Frequentie en duur van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister 11. De aanvrager wenst voor het voormelde doeleinde het identificatienummer van het Rijksregisternummer driemaandelijks te gebruiken. Hij verduidelijkte dat hij de controles op het gebruik van de subsidies een maal per jaar verricht maar dat de verwezenlijking zelf van die controles vereist dat het DMFA-register na een eerste verificatie opnieuw wordt geraadpleegd. 12. Het Comité stelt bijgevolg vast dat een driemaandelijkse frequentie van de opzoekingen door de aanvrager (aan de hand van het identificatienummer van het Rijksregister) gepast lijkt te zijn. 13. Het Comité vestigt de aandacht van de aanvrager op het feit dat de eerbiediging van het finaliteitsbeginsel in dit geval betekent dat de raadpleging van het DMFA-register beperkt is tot de verwezenlijking van het voormelde doeleinden. Door bij een opzoeking het dossiernummer in te voeren, kan erop worden toegezien dat dit finaliteitsbeginsel werd nageleefd. 14. Er wordt machtiging gevraagd voor onbepaalde duur aangezien de toekenning van de subsidies aan de MIREs niet in de tijd beperkt is. 15. Het Comité stelt vast dat gelet op de verwezenlijking van het voormelde doeleinden, een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 van de WVP).
Beraadslaging RR 87 /2012-5/7 B.3. de bewaartermijn 16. De aanvrager wil de identificatienummers van het Rijksregister van de natuurlijke personen over wie hij opzoekingen verricht in zijn administratieve dossiers bewaren voor de tijd die nodig is om de subsidiecontrole uit te voeren. Na afloop van het administratief nut van 5 jaar 5, worden de dossiers overgedragen aan de Service d archive régionale voor de duur van 5 jaar waarna ze vernietigd worden. 17. Het Comité stelt vast dat de bewaartermijn die de aanvrager voorstelt in overeenstemming is met de vereisten van artikel 4, 1, 5 van de WVP. B.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 18. Uit de aanvraag blijkt dat de aanvrager naast de communicatie met het RSZ die via de KBSZ gebeurt, het identificatienummer van het Rijksregister uitsluitend zal aanwenden voor zijn interne activiteiten. 19. Het Comité neemt hiervan akte en stelt vast dat een dergelijk gebruik aanvaardbaar is, uitgaande van artikel 4, 1, 3) van de WVP. B.5. Netwerkverbindingen 1. Uit de uitleg die de aanvrager verstrekte, blijkt dat op basis van het identificatienummer geen enkel informatiegegeven zal worden uitgewisseld met derden en dat er bijgevolg geen netwerkverbindingen zullen tot stand komen. 2. Om volledig te zijn, vestigt het Comité de aandacht erop dat: wanneer er later netwerkverbindingen tot stand komen, de aanvrager het Comité hiervan vooraf moet inlichten; het identificatienummer van het Rijksregister uitsluitend in relatie met derden mag worden gebruikt mits dit valt binnen het kader van de doeleinden waarvoor deze derden eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken. 5 Zie art. 75 van het Decreet van 15 december 2011 houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering.
Beraadslaging RR 87 /2012-6/7 C. BEVEILIGNG C.1. Consulent inzake Informatiebeveiliging 22. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. 23. Uit de aanvraag en de verstrekte informatie blijkt dat de betrokken persoon als consulent inzake informatiebeveiliging kan toegelaten worden. C.2. Beveiligingsbeleid 24. Uit de verstrekte documentatie blijkt dat de aanvrager beschikt over een beveiligingsbeleid en over een plan om dit in de praktijk om te zetten. 25. Het Comité neemt hiervan akte en dringt erop aan dat de loggings worden bewaard zodat kan worden nagegaan wie, op welk tijdstip en om welke reden een bepaald dossier heeft geraadpleegd op basis van het Rijksregisternummer. C.3. Personen die het identificatienummer gebruiken en lijst van die personen 26. De verantwoordelijke van de Direction de l Emploi et des Permis de travail en ook haar personeelsleden belast met de behandeling van de dossiers voor de toekenning van subsidies en met de controle op die subsidies zullen het nummer gebruiken. 27. Het Comité eist dat de aanvrager een bijgewerkte, nominatieve lijst ter beschikking houdt van de personen die het identificatienummer zullen gebruiken. 28. Die personen op die lijst moeten een document ondertekenen waarin zij verklaren de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de informatiegegevens waar zij toegang tot hebben, te bewaren OM DIE REDENEN Het Comité 1 machtigt de aanvrager voor onbepaalde duur en voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinde vermeld onder punt A en onder de voorwaarden vastgesteld in deze beraadslaging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken;
Beraadslaging RR 87 /2012-7/7 2 stipuleert dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het formulier inzake informatiebeveiliging dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. 3 stipuleert dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de informatie toestuurt, de aanvragers deze vragenlijst naar waarheid moeten invullen en naar het Comité moeten terugsturen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon