Periodieke wijzigen wachtwoord OTYS Recruiting Technology Versie 2.0
OTYS Recruiting Technology OTYS Academy E: academy@otys.nl Datum 1-8-2013 Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel 52 3905 PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van 09.00-17.00 uur. T: +31 (0) 318-584 900 T: +31 (0) 900-666 666 9 (Customer Support) F: +31 (0) 318-508 938 E: info@otys.nl (Algemeen) E: sales@otys.nl (Verkoop) OTYS France 2/4 boulevard des Îles Batiment A Immeuble "Arc en ciel" 92130 Issy les Moulineaux T : +33(0) 1 80 18 06 00 OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 379 / 18 118 00 PRAHA 1 Czech Republic T: +420 257 534 025 OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg 159 9090 Melle T: +32 (0) 9 324 11 60 F: +32 (0) 9 324 11 61
Versiemanagement Hieronder vind je een overzicht van de verschillende versies van dit document. Versie Datum Auteur Omschrijving 2.0 31-07-2013 OTYS Academy Bestaande handleiding geplaatst in nieuwe format (inclusief versiebeheer).
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Over deze instructie... 5 1.1 Doel... 5 1.2 Basiskennis... 5 1.3 Commentaar... 5 Hoofdstuk 2: Introductie... 6 2.1 Over Periodiek wijzigen wachtwoord... 6 Hoofdstuk 3: Gebruik van de functionaliteit... 7 3.1 Periode instellen... 7 3.2 Wijzigen wachtwoord bij inloggen... 7 3.3 Wijzigen wachtwoord tijdens OTYS gebruik... 8
Hoofdstuk 1: Over deze instructie 1.1 Doel Deze instructie helpt u met de OTYS functionaliteit Periodiek wijzigen wachtwoord. Via deze functionaliteit kunt u uw gebruikers afdwingen om periodiek hun wachtwoord te wijzigen. Dit verhoogt de veiligheid van de gegevens in uw database. 1.2 Basiskennis Bepaalde taken worden in deze instructie niet toegelicht, omdat deze algemeen tot de basiskennis van de computergebruiker gerekend worden, of buiten het bereik van deze instructie vallen. Het gaat hierbij met name om de volgende taken: Gebruik van Windows; basisgebruik OTYS; taken die in een van de beschikbare handleidingen staan. 1.3 Commentaar Commentaar en reacties op deze instructie en OTYS zijn welkom. Deze kunt u per e-mail kenbaar maken aan OTYS Recruiting Technology: handleiding@otys.nl.
Hoofdstuk 2: Introductie 2.1 Over Periodiek wijzigen wachtwoord De gegevens in uw database zijn een waardevol bezit. Daarnaast is het belangrijk om vertrouwelijk met deze gegevens om te gaan. Vanuit OTYS nemen wij vele maatregelen om uw gegevens zo goed mogelijk te beveiligen. Wij merken echter dat gebruikers vaak hun wachtwoord niet of nauwelijks wijzigen. Het niet regelmatig wijzigen van uw wachtwoord verhoogd het risico dat een derde (bijvoorbeeld een ex-collega aan wie u ooit uw wachtwoord heeft gegeven) toegang krijgt tot uw systeem. Via de functionaliteit Periodiek wijzigen wachtwoord kunt u uzelf en uw collega's afdwingen om periodiek (eens per maand, 2 maanden, 6 maanden of 12 maanden) het wachtwoord voor OTYS te wijzigen. Indien de gebruiker het wachtwoord niet wijzigt, dan zal deze geen toegang hebben tot OTYS (totdat het wachtwoord is gewijzigd).
Hoofdstuk 3: Gebruik van de functionaliteit 3.1 Periode instellen Nadat de functionaliteit voor u is geactiveerd zal voor u standaard ingesteld zijn dat u eens per 2 maanden u en uw collega's het OTYS wachtwoord opnieuw moet instellen. Deze periode kunnen wij voor u aanpassen in één van de volgende periodes: Iedere maand Iedere 2 maanden Iedere 6 maanden Iedere 12 maanden Indien u deze periode wilt wijzigen, dan kunt u dit aangeven via een support ticket. Graag benadrukken we dat deze instelling voor alle backoffice gebruikers van uw systeem geldt. Het is niet mogelijk om voor één of meerdere gebruikers hier een uitzondering op te maken. Er zal gekeken worden naar de periode wanneer er voor het laatst via deze functionaliteit het wachtwoord is gewijzigd. Het eventueel tussentijds wijzigen van het wachtwoord door de gebruiker zelf of door de Key-user heeft geen effect op deze termijn. Voorbeeld: er is ingesteld dat het wachtwoord iedere maand aangepast moet worden. Drie weken na activatie van de functionaliteit wordt het wachtwoord handmatig aangepast via de gebruikersinstellingen. Iets meer dan een week later zal de gebruiker via deze functionaliteit echter weer gedwongen worden om het wachtwoord te wijzigen. 3.2 Wijzigen wachtwoord bij inloggen Indien u in probeert te loggen en de termijn vermeld in paragraaf 3.1 is verstreken, dan zal u bij het inloggen een foutmelding krijgen: Wachtwoord is verlopen Er zal automatisch een nieuw venster openen waarin u uw wachtwoord kunt wijzigen. Zolang u uw wachtwoord niet wijzigt, kunt u niet inloggen met uw oude wachtwoord.
In het nieuwe venster geeft u bij Huidig wachtwoord uw oude wachtwoord op. Vervolgens geeft u tweemaal een nieuw wachtwoord op bij Nieuw wachtwoord en Herhaal wachtwoord. Uw nieuwe wachtwoord mag uiteraard niet gelijk zijn aan uw oude wachtwoord. Klik tenslotte op de knop Wachtwoord aanpassen bovenin of onderin het scherm. Wacht vervolgens even totdat u de bevestiging krijgt dat uw wachtwoord is aangepast. Let op: het kan tot enkele seconden duren totdat u de bevestiging krijgt. Het heeft geen zin om meerdere keren op de knop Wachtwoord aanpassen te klikken. Als u deze melding in uw scherm ziet is uw wachtwoord aangepast. U kunt in de meeste gevallen direct inloggen met uw nieuwe wachtwoord. In uitzonderingsgevallen kan het heel even duren (maximaal 2 minuten) voordat u kunt inloggen met uw nieuwe wachtwoord. 3.3 Wijzigen wachtwoord tijdens OTYS gebruik Indien u OTYS gebruikt en de termijn vermeld in paragraaf 3.1 is verstreken, dan kan u automatisch uitgelogd worden uit OTYS om uw wachtwoord opnieuw in te stellen. Het proces voor het wijzigen van het wachtwoord is verder gelijk aan het proces zoals vermeld in paragraaf 3.2. Dit automatisch uitloggen kan in uitzonderingsgevallen tot een vervelende situatie leiden (bijvoorbeeld nadat u een hele lange e-mail hebt samengesteld zonder deze tussentijds op te slaan). Wij begrijpen dat dit voor u ongewenst kan zijn, maar hebben uit veiligheidsoverwegingen toch hiervoor gekozen. Wij adviseren u dan ook dat als u veel wijzigingen doorvoert (bij bijvoorbeeld het samenstellen van een e-mail) u regelmatig wijzigingen opslaat. Dit voorkomt tevens dat u onnodig gegevens verliest als bijvoorbeeld uw internetverbinding uitvalt.