B2Boost Hoe de adoptie van Mercurius tot een goed eind brengen? Lessons learnt uit de e-prior ervaring - 25 november 2014-
B2Boost 2014 2002 1975 2
Johannes Vermeire 3
De spelers Leverancier E-factuur dienstverlener Overheid Voordeel + Efficiëntieverhoging Kostenbesparing Snellere verwerking 4
K o s t e n b e s p a r i n g Elektronische facturen zijn niet het eindpunt Opzetten van workflow voor factuurgoedkeuring en/of -verwerking Streven naar maximalisatie van the touchless verwerken van facturen Verhoogde efficiëntie door overgang van papieren naar elektronisch proces 5
De spelers Leverancier E-factuur dienstverlener Overheid Voordeel + Kostenbesparing Sneller betaald Goodwill - Geen OH opdrachten meer Interessant als opbrengsten > kosten Voordeel + Efficiëntieverhoging Kostenbesparing Snellere verwerking 6
Het proces Leverancier E-factuur dienstverlener Overheid Factuur Bijlage Ontvangst Acknowledgment verwerking Acknowledgment Appl response verwerking Application response 7
Risico 1: versioning Latest version: 12 March 2014: The UN/EDIFACT directory version D.13B has been approved by BPS Validation Team and is now available on the UN/EDIFACT website. Een goede standaard gaat zijn tijd mee Een veelheid van standaarden verhoogt (in veel gevallen nodeloos) de kost van beheer 8
Risico 2: specifieke vereisten, processen Application response Bijkomende datavereisten door de sommige DG s, bvb departement Application response: Negatief en/of positief Voor welke redenen kan een factuur geweigerd worden? Vermijd bijkomende datavereisten via voorafgaand overleg interne PO s kunnen veel oplossen Voorzie een éénduidige (en geautomatiseerde) manier om wijzigingen te communiceren maar vermijd vooral wijzigingen Eén door iedereen gevolgd proces vermijdt bijkomend overleg en testen bij toevoegen van nieuwe spelers 9
Risico 3: teveel ruimte voor interpretatie Elément facture Cardinalit é UBL Description Invoice 1:n Description d'une facture M UBLExtensions 0:1 x UBLExtension 1:n extention voor "invoice entry date" dient door e scan ingevuld te worden of door de Java adapter M' mandatory voor e scan ID 0:1 waarde: ZFBDT M' ExtensionContent 1:1 extention content voor "invoice entry date" dient door e scan ingevuld te worden of door de Java adapter M' mandatory voor e scan UBLExtension 1:n extention voor de dispatching parameter dient door e scan ingevuld te worden M' ID 0:1 waarde: dispatch M' ExtensionContent 1:1 extension content om de waarde van de dispatch parameter in te vullen dient door e scan ingevuld te worden M' Dispatch 0:1 de waarde van de dispatch parameter (e scan fod Fin = de IKG) M' UBLVersionID 0:1 Valeur attendue "2.0" M CustomizationID 0:1 Valeur attendue "urn:oasis:names:specification:ubl:xpath:invoice-2.0:sbs-1.0-draft" M ProfileID 0:1 Identification de FFF + Nom du logiciel et version M ID 1:1 N de facture M CopyIndicator 0:1 false si facture originale ; true si duplicata M' IssueDate 1:1 Date d'émission de la facture M Note 0:n Commentaire x TaxPointDate 0:1 x DocumentCurrencyCode 0:1 Devise de la facture M InvoicePeriod 0:n Période de prestation M StartDate 0:1 Date de début de prestation M EndDate 0:1 Date de fin de prestation M Hoofding: Lijnen: 31 verplichte, 81 optionele velden 15 verplichte, 30 optionele velden BE Public dema nds invoic Veld definities Implementatie regels Wat in het geval met factoring wordt gewerkt Hoe moet het aankoopordernummer worden doorgegeven Hoe (lijn)-korting doorgeven... Zorg voor duidelijke, door alle partijen gesteunde definities en implementatie regels 10
Risico 4: communicatie Er zijn 308 gemeentes in Vlaanderen, 97 Vlaamse entiteiten (geteld op site bestuurszaken!) en nog wel wat andere. Hoe zullen we weten wie wanneer klaar is voor e-factureren Hoe kennen we hun specifieke vereisten Hoe vinden we hun identificatie-gegevens Op een efficiënte manier? Voorzie een systeem dat automatische detectie van wijzigingen toelaat 11
Voor verdere vragen of opmerkingen? Kom naar onze stand bezoek: http://www.b2boost.eu/mercurius Mail: Johannes.vermeire@b2boost.com Bel: 0477 42 39 78 12