Stand van zaken Gemeentelijke Crisisbeheersing IJsselstein 2011 Goed voorbereid zijn, heb je zelf in de hand Ernout van Gils Beleidsadviseur Veiligheid Beleid en Strategie Datum: 1 december 2011 INHOUD
1 Stand van zaken...4 1.1 Inleiding...4 1.2 Gemeentelijke processen...4 1.3 Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO)...5 1.3.1 Algemeen...5 1.3.2 Opleiden...5 1.3.3 Trainen...5 1.3.4 Oefenen...6 1.4 2012 en verder...8 1.4.1 Algemeen...8 1.4.2 Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO)...8 1.4.3 Toekomstperspectief...9 1.5 Conclusie...9 3
1 Stand van zaken 1.1 Inleiding Ter informatie aan de gemeenteraad en het college wordt jaarlijks een stand van zaken gegeven van de crisisbeheersingsorganisatie van de gemeente IJsselstein. Het belang van een goed voorbereide crisisbeheersingsorganisatie is groot. De afgelopen jaren is geïnvesteerd in het professionaliseren van deze organisatie. 1.2 Gemeentelijke processen Binnen het volledige pakket aan crisisbeheersingsprocessen is de gemeente verantwoordelijk voor negen processen. Algemeen ondersteunde processen Centraal registratie afhandeling schades Centraal registratie en informatie bureau Milieuzorg Nazorg Opvang en Verzorging Primaire Levensbehoeften Uitvaartverzorging Voorlichten en Informeren Voor elk proces is een draaiboek beschikbaar met daarin alle benodigde gegevens om de uitvoering van het proces goed te laten verlopen. Iedere procesverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk voor de inhoud van zijn draaiboek. Elke zes maanden vindt een actualisatie van ieder draaiboek plaats om foutieve/verouderde informatie te voorkomen. Om de inhoud van de draaiboeken zo veel mogelijk te synchroniseren met de regiostandaard staan medewerkers van de Veiligheidsregio Utrecht ons bij in dit proces. Daarnaast is ingezet op een jaarlijks overleg tussen de Adviseur Crisisbeheersing en de procesverantwoordelijke. In dit overleg kijken we naar mogelijkheden om de uitvoering te verbeteren en hierin te faciliteren. We bespreken het huidige en gewenste opleidingsniveau van de betrokken medewerkers. 4
Elk proces kent twee of meer medewerkers die een functie hebben in de regio pool. Zodoende zijn zij niet alleen inzetbaar voor onze eigen gemeente, maar kunnen zij ook een bijdrage leveren bij een calamiteit in een andere gemeente van de regio Utrecht. Andersom geldt ook dat bij een incident in IJsselstein, collega s vanuit de regio pool ingezet kunnen worden. Dit naargelang de omvang of de duur van het incident. 1.3 Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO) 1.3.1 Algemeen Crisisbeheersing en Rampenbestrijding is een extra taak/rol bij de dagelijkse functie van de medewerkers. Opleiden, trainen en oefenen is daarom noodzakelijk. Het houdt de organisatie en medewerkers scherp voor het geval dat er een beroep op hen wordt gedaan in een crisissituatie. 1.3.2 Opleiden De veiligheidsregio Utrecht (VRU) verzorgt voor ons de opleidingen. Alle betrokken medewerkers volgen een basisopleiding. Hierdoor is de algemene kennis over crisisbeheersing bij iedereen op een gelijk niveau. Vervolgens is voor ieder proces afzonderlijk een procesopleiding, waarin men zich specialiseert voor dat specifieke proces. Degenen met een leidende functie en zij die participeren in de regiopool zijn verplicht een procesopleiding te volgen. Daarnaast kan het mogelijk zijn dat er taakspecifiek een opleidingsbehoefte bestaat, of dat de procesverantwoordelijke het nodig acht dat iemand uit zijn/haar proces een opleiding nodig heeft. Dit betekent dus dat niet alle medewerkers in een proces, processpecifiek opgeleid zijn. Deze personen beschikken dan, door de huidige functie-inhoud, al over voldoende kennis om de taak uit te voeren of ingezet te worden voor een algemene taak. In 2011 heeft dit geleid tot de volgende opleidingen: Basisopleiding 9 maal, Procesopleiding 12 maal. Omdat vier personen zowel de basisopleiding als de procesopleiding hebben gevolgd, betreft het in totaal 17 personen. Hiermee is iedere betrokkene in onze organisatie opgeleid tot het benodigde niveau en kunnen we ons in 2012 met het opleidingstraject voornamelijk richten op het onderhouden van het kennisniveau. 1.3.3 Trainen Training OVD Bevolkingszorg De VRU heeft dit jaar diverse trainingen georganiseerd voor de OVD-Bevolkingszorg. Ook de vier OVD s van IJsselstein hebben hieraan deelgenomen. De meest in het oogspringende is de vijfdaagse training in Engeland, waaraan één OVD van IJsselstein heeft deelgenomen. Deze intensieve dagen zijn in samenwerking met de Brandweer, Politie en de GHOR georganiseerd en zijn voor een OVD-Bevolkingszorg een goede gelegenheid om praktijk ervaring op te doen. Ook op 9 november is deelgenomen aan een training OVD- Bevolkingszorg. Deze training was vooral gericht op de vaardigheden/competenties van de OVD-Bevolkingszorg. 5
Ook heeft de Adviseur Crisisbeheersing op 17 mei deelgenomen aan de zogenaamde Copidagen van de VRU. Ook deze training is in samenwerking met de diverse disciplines georganiseerd en is gericht op de daadwerkelijke uitvoering van taken. Nafase GBT Het Gemeentelijk Beleidsteam heeft op 9 juni deelgenomen aan een door de VRU georganiseerde training Nafase. In deze interactieve training is dieper ingegaan op de onderwerpen waar je als gemeente mee geconfronteerd kan worden nadat een crisis of ramp heeft plaatsgevonden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan herhuisvesting, herstel van de infrastructuur, getraumatiseerde inwoners maar ook getraumatiseerde personeelsleden etc. Het was een boeiende bijeenkomst die door een ieder als zeer nuttig is ervaren. Processpecifieke Dit jaar hebben we voor nagenoeg alle processen één of twee specifieke trainingen georganiseerd. Alle mensen die een rol hebben in een proces zijn hiervoor uitgenodigd. Allereerst werd kort de theorie van de crisisbeheersing en het specifieke proces opgefrist. Hierna werd men geconfronteerd met een actuele casus, waarna de deelnemers vanuit hun eigen rol hun Hoofd Actiecentrum moesten adviseren. Dit zijn laagdrempelige trainingen, waarbij de draaiboeken weer worden doorgenomen en de taken uit het proces worden opgefrist. De deelnemers ervaren deze manier van werken als heel prettig. 1.3.4 Oefenen Oefenen is de beste manier om het geleerde in de praktijk te brengen. Van een kleine monodisciplinaire oefening tot en met een grootschalige multidisciplinaire oefening. Dit alles om de betrokken medewerkers hun kennis en kunde in de praktijk te zien brengen. Een groot aantal medewerkers, waaronder hoofdzakelijk de deelnemers aan de regio pool, hebben dit jaar deelgenomen aan een processpecifieke oefening georganiseerd door de VRU. Uit terugkoppeling van de deelnemers is op te maken dat zij dit als zeer leerzaam en prettige oefenmethode ervaren. Bereikbaarheidsoefening Om de crisisbeheersing up to date en onder de aandacht te houden zijn op 14 februari en 6 juni 2011 twee onaangekondigde bereikbaarheid/beschikbaarheidoefening gehouden. Er is 6
voor gekozen om in twee sessies de burgemeester, de gemeentesecretaris, de procesverantwoordelijken van de diverse gemeentelijke processen en de hoofden actiecentrum te bellen om de bereikbaarheid en beschikbaarheid te controleren. Tevens is hen gevraagd de naam te noemen van hun plaatsvervanger. Vervolgens kreeg men de opdracht een collega van hun eigen proces te bellen, met de opdracht om die naar een opgegeven telefoonnummer terug te laten bellen. De burgemeester en de gemeentesecretaris kregen de opdracht om hun plaatsvervanger te laten terug bellen. Beide oefeningen waren succesvol. In beide gevallen bleek 90% van de gebelde personen bereikbaar en beschikbaar. Opvallend was hierbij de betrokkenheid van de personen. Hieruit kunnen we concluderen dat de crisisbeheersing onder de aandacht is. J. Henri Dunant Na een gedegen voorbereiding hebben op zaterdag 7 mei 2011 de gemeente IJsselstein, de EHBO IJsselstein, de Lotuskring IJsselstein, de brandweer IJsselstein, de reddingsbrigade IJsselstein, de KLPD waterpolitie, Rijkswaterstaat, het Nederlandse Rode Kruis district Lekstroom en de J. Henry Dunant gezamenlijk een multidisciplinaire rampenoefening uitgevoerd. Elke deelnemer handelde hierbij vanuit een eigen draaiboek. De oefening is georganiseerd door de gemeente IJsselstein met enerzijds als doel de vrijwillige hulpverleningsorganisaties binnen de gemeente met elkaar te laten oefenen, en anderzijds hen in de gelegenheid te stellen, vaardigheden en samenwerking te oefenen met professionele hulpverleners. Het was een zeer nuttige oefening. Ruim 300 personen hebben zich ingezet om de oefening tot een succes te maken. Alle deelnemende organisaties hebben hun gestelde oefendoelen behaald. Verder is er meer inzicht verkregen in de mogelijkheden en onmogelijkheden van de diverse organisaties en is het onderlinge netwerk flink verstevigd. Het grote leerpunt uit deze oefening is de communicatie tussen de verschillende disciplines. Iedereen heeft de beschikking over eigen communicatie apparatuur. Daardoor kon er niet direct met elkaar gecommuniceerd worden. Door het over en weer uitwisselen van liaisons is er creatief met dit probleem omgegaan. Het lijkt niet waarschijnlijk dat dit probleem binnen afzienbare tijd op een andere manier opgelost kan worden. 7
1.4 2012 en verder 1.4.1 Algemeen In 2012 richten wij onze aandacht op het toekomstbestendig maken van onze crisisbeheersingsorganisatie. Veranderingen in de eigen organisatie en in de regio noodzaken ons om tijdig en adequaat te starten met voorbereidingen hiervoor. Ook zal 2012 in het teken staan van training en oefening. Behoud van niveau tijdens een veranderproces is van essentieel belang. Een ieder die al wat langer geleden een basisopleiding heeft gehad moet een opfriscursus volgen. Ook iedereen die hier behoefte aan heeft kan deelnemen. Daarnaast wordt de gelegenheid geboden deel te nemen aan oefeningen die de VRU aanbiedt. Dit kunnen algemene oefeningen zijn of processpecifieke oefeningen. Dit alles om het behaalde niveau van 2010 en 2011 vast te houden. Mogelijke toekomstige inrichting crisisbeheersing gemeente 1.4.2 Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO) De VRU biedt aan in 2012 een verkorte versie van de basisopleiding te geven. Deze versie is voor medewerkers die wat verder af staan van de daadwerkelijke crisisbeheersingsprocessen en voor medewerkers die al wat langer geleden de basisopleiding hebben gevolgd, of op dit moment behoefte hebben aan een opfriscursus. Uit inventarisatie blijkt dat ongeveer 25 collega s hiervoor in aanmerking komen. Wij hebben daarom de VRU verzocht deze opleiding intern te geven. Naast de opleidingen aangeboden door de VRU stimuleren wij de procesverantwoordelijken hun eigen proces tweemaal per jaar zelf door te nemen. Dit al dan niet in samenwerking met de adviseur crisisbeheersing. Zo n training kan bestaan uit het zelf oefenen van het proces met een papieren casus, tot het uitnodigen van een gastspreker die met de eigen praktijkervaring informatie kan delen op het meest primaire niveau van het uitvoeren van een proces. 8
Ook in 2012 zetten wij in op het organiseren van een grootschalige oefening waarin zoveel mogelijk processen zijn opgenomen. In samenwerking met de VRU wordt gekeken naar de inzet van hulpdiensten, zoals politie, brandweer, GHOR, EHBO, Rode Kruis, enz. 1.4.3 Toekomstperspectief Onze organisatie verandert. Dit is ook van invloed op de crisisbeheersingsorganisatie. Momenteel is dit nog binnen de bestaande processen op te lossen. Wij verwachten echter dat, met het verkleinen van de organisatie en het verdwijnen van organisatieonderdelen, de crisisbeheersingsorganisatie op andere wijze vorm moet worden gegeven. Om ook in de toekomst adequaat ingezet te kunnen worden tijdens een incident zijn wij gesprekken gestart met buurgemeenten om te kijken op welke gebieden wij elkaar kunnen versterken. Daarnaast zijn wij in gesprek met de VRU om te kijken of wij onze organisatie zodanig kunnen inrichten dat deze in overeenstemming is met het Referentiekader regionaal crisisplan 2009. Dit plan schetst een toekomstbeeld van de totale hulpverleningsorganisatie, waaronder de bevolkingszorg. Wij zien nu de gelegenheid hier, als eerste gemeente in de regio, een start mee te maken. In 2012 zetten wij ook in op het beter verankeren van de Crisisbeheersingsprocessen op de diverse afdelingen. Dit kan o.a. door het jaarlijks structureel inplannen van een aantal uren waarmee de medewerker belast is om te kunnen oefenen, trainen of een opleiding te volgen. 1.5 Conclusie Ons huidige niveau van voorbereiding op de crisisbeheersing is goed te noemen. Onze organisatie heeft een goede structuur en de taakverdeling is duidelijk. Huidige veranderingen worden opgevangen en er wordt adequaat ingezet op mogelijke veranderingen in de toekomst. De betrokken medewerkers zijn goed op de hoogte van hun taak in de crisisbeheersingsorganisatie en we kunnen stellen dat het onderwerp goed leeft onder de medewerkers. 9