Draaiboek. Stafsectie Bevolkingszorg ROT

Transcriptie

1 ORGANISATIEONDERDEEL ORGANISATIEONDERDEEL GEMEENTEN GEMEENTEN Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Kennis en Beheerteam Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0, 31 oktober 2012

2 ORGANISATIEONDERDEEL GEMEENTEN Colofon Dit document is tot stand gekomen in opdracht van Kennis- en Beheerteam Stafsectie Bevolkingszorg ROT van het Organisatieonderdeel Gemeenten van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Het document is na vaststelling aangeboden aan: functionarissen van de stafsectie Bevolkingzorg: stafsectieleden en Algemeen Commandanten Bevolkingszorg; gemeentesecretarissen binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant; AOV ers binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant; leden Kennis- en Beheerteam Stafsectie Bevolkingszorg ROT. Adres Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant Organisatieonderdeel Gemeenten Postbus AL Tilburg Druk Versie oktober 2012 Status: Definitief Inhoud en Beheer Kennis- en Beheerteam Stafsectie Bevolkingszorg ROT - Procesverantwoordelijke deelproces /vz KB-team : M. Dewachter, Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant, Organisatieonderdeel Gemeenten - Stafliaison Organisatieonderdeel Gemeenten : Y. van Loon, Gemeente Halderberge - Mede-auteur : S. Valk, ARSIS Personeelsmanagement & Organisatie-ontwikkeling Beheer Dit document beschrijft het Draaiboek Nazorg in de Veiligheidsregio MWB, en kent een sterke verbondenheid met het Deelplan Stafsectie Bevolkingszorg ROT. Het Deelplan wordt beheerd door het Organisatieonderdeel Gemeenten van de Veiligheidsregio MWB. Jaarlijks wordt voor dit document en de genoemde achterliggende documenten bezien of actualisatie gewenst is. Op basis van (landelijke) ontwikkelingen, evaluaties etc. kunnen wijzigingen en aanpassingen worden doorgevoerd. Het Draaiboek behorende bij dit deelplan beschrijft de operationele uitvoering; het is een levend document dat continue kan worden aangepast en aangevuld. Vaststelling geschiedt via het Kennis- en Beheerteam Stafsectie Bevolkingszorg ROT. De website van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant biedt op de extranet-pagina gemeenten voor de gebruikers van dit draaiboek en bijbehorend deelplan de meest actuele versie. Een regionale App is in studie. Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Pagina 2 van 39

3 Inhoudsopgave Pagina 1 Inleiding en leeswijzer Inleiding 4 2 Aansturing van Bevolkingszorg Regionaal en Lokaal door Stafsectie ROT Positionering Algemeen Commandant Bevolkingszorg (ACBz) Aansturing door de Algemeen Commandant Bevolkingszorg bij GRIP Aansturing door de ACBz in geval GRIP Samenwerking en afstemming met getroffen gemeente(n) 11 3 Taakomschrijvingen ROT-functies 12 3A Algemeen Commandant Bevolkingszorg 13 3B Sectielid Bevolkingszorg ROT Publieke Zorg 14 3C Sectielid Bevolkingszorg ROT Omgevingszorg 15 3D Sectielid Bevolkingszorg ROT Informatie & Ondersteuning 16 3E Sectielid Bevolkingszorg ROT Nazorg 17 3F Sectielid Bevolkingszorg ROT Evacuatie 18 3G Communicatieadviseur ROT 19 3H Liaison Communicatie ROT 20 4 Stroomschema s werkzaamheden ROT na alarmering Stroomschema Algemeen Commandant Bevolkingszorg Stroomschema Sectielid Bevolkingszorg ROT Aandachtspunten opschaling GRIP 3 naar 4 t.b.v. Algemeen Commandant Bevolkingszorg24 5 Toolkit Stafsectie Bevolkingszorg Format terugkoppeling opdrachtformulier ACBz Vz HTO Documenten Sectie Bevolkingszorg ROT Plattegrond RCC Toegang RCC, werkplek en voorzieningen Belangrijke telefoonnummers 29 6 Factsheet processen Bevolkingszorg 31 7 Overige tools Inrichting Sectieruimten Presentielijst Voorbeeld Logboek 37 8 Lijst met afkortingen 38 Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 3 van 39

4 1 Inleiding en leeswijzer 1.1 Inleiding Voor u ligt het Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT. Het Draaiboek is een operationele Toolkit Stafsectie Bevolkingszorg ROT. Het bevat naast taakomschrijvingen per functionaris, onder meer procesbeschrijvingen, checklists, sjablonen, contactgegevens en diverse andere hulpmiddelen die de collega s kunnen ondersteunen bij hun werkzaamheden tijdens een ramp of crisis. Dit Draaiboek kent een sterke verbondenheid met het Deelplan Stafsectie Bevolkingszorg ROT. Het Deelplan gaat onder meer in op het wettelijk kader, de beheerorganisatie t.a.v. Stafsectie Bevolkingszorg ROT en de relatie met de overige processen Bevolkingszorg. Deelplan Draaiboek Zowel het Draaiboek als het Deelplan maken onderdeel uit van de planstructuur binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Onderstaande illustratie geeft weer hoe beide documenten zich verhouden tot andere planfiguren die reeds zijn opgesteld of nog in ontwikkeling zijn. Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 4 van 39

5 2 Aansturing van Bevolkingszorg Regionaal en Lokaal door Stafsectie ROT De Stafsectie Bevolkingszorg ROT neemt een enigszins bijzondere positie in ten opzichte van de processen Bevolkingszorg. Vanuit de Stafsectie, in de functie van Algemeen Commandant Bevolkingszorg, wordt feitelijk de operatie voor wat betreft de processen Bevolkingszorg, zowel regionaal alsook lokaal aangestuurd. De Algemeen Commandant bewaakt de uitvoering van de monodisciplinaire processen Bevolkingszorg en zorgt voor de juiste afstemming met de processen van de andere kolommen. De stafsectie is faciliterend aan de Algemeen Commandant, en vanuit de kolom Bevolkingszorg aan het multidisciplinaire proces. Door de eenhoofdige aansturing van de kolom is een gecoördineerde inzet tussen de hulpverleningsdiensten in het ROT mogelijk, en daarmee worden de randvoorwaarden ingevuld om vorm en inhoud te geven aan de benodigde gecoördineerde en eenhoofdige leiding voor de crisisteams; de grondgedachte achter de GRIP-structuur. 2.1 Positionering Algemeen Commandant Bevolkingszorg (ACBz) De Algemeen Commandant Bevolkingszorg is in het ROT : 1. de operationeel leidinggevende voor de processen Bevolkingszorg; 2. de evenknie van de Commandanten Politie of Brandweer (eveneens eenhoofdige aansturing); 3. de vertegenwoordiging van de getroffen incidentgemeente(n) in de multidisciplinaire operationele organisatie. Hij is daarmee: Extern: - Verantwoordelijk voor de aansturing(s)-lijnen van de gemeentelijke processen (Bevolkingszorg) in en vanuit het ROT. De ACBz geeft inhoud aan het bevoegd gezag vanuit de veiligheidsregio in de repressie warme fase (conform het RCP-VRMWB en in gevolge artikel CAR-UWO). - Verantwoordelijk voor de aansturing van het proces Crisiscommunicatie en het inbedden van multidisciplinaire componenten, waaronder: o o Gezondheidsaspecten in relatie tot de risico s van het incident c.q. handelsperspectief (via advies Geneeskundig Adviseur Gevaarlijke Stoffen); Adviezen uitgebracht door derden 1 (bijv. BOTMI). - Ziet toe op passende opschalingniveau, geeft zo nodig in ROT signaal voor verdere opschaling. Intern: - Hiërarchisch verantwoordelijk voor de aansturing van alle gemeentelijke functionarissen binnen het ROT, de Taakorganisaties Bevolkingszorg en vertegenwoordiger(s) Bevolkingszorg in het COPI; - Aanwijzen van taakaccenten aan sectieleden gemeente; - Toezien op capaciteit: inzet (o.a. voorlichterpool, Taakorganisaties irt incidentbestrijding, alsook de aflossing regionaal, en waar van toepassing lokaal). 1 Eventueel vertaald door deskundigen zoals GAGS, AGS in concreet te communiceren adviezen richting bevolking Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 5 van 39

6 - Bij afschaling en opheffing ROT toezien op: o Opstellen en verzenden overdrachtsdossier naar getroffen gemeenten: vz Hoofden Taakorganisatie-overleg en gemeentesecretaris; o Opstellen evaluatie stafsectie-optreden. 2.2 Aansturing door de Algemeen Commandant Bevolkingszorg bij GRIP 3 Regionaal De Algemeen Commandant geeft leiding aan en heeft als aanspreekpunt in de getroffen gemeenten: Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie (i.s.m. Adviseur Crisiscommunicatie ROT); Voorzitter Hoofden Taakorganisatie (vz HTO). Lokaal Het HTO-overleg in de getroffen gemeente kent een tweetal hoofden waarvoor vanuit een regionale pool de invulling wordt voorzien: Hoofd Taak Organisatie Informatiemanagement; Hoofd Taak Organisatie Crisiscommunicatie (vertegenwoordigd in het HTO-overleg via een lokale functionaris). Directe aansturing van processen en ingezet personeel door de Algemeen Commandant Bevolkingszorg gebeurt in de incidentgemeente via de Hoofden Taakorganisatie onder coördinatie van de Voorzitter HTO-overleg. Operationele aansturing van de werkzaamheden vindt dus hoofdzakelijk plaats op afstand van het ROT, binnen de incidentgemeente. De aansturing van Bevolkingszorg gebeurt via onderstaande, algemene, sturingslijn. Zie voor een uitgebreider overzicht tevens de volgende pagina. Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 6 van 39

7 PM Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 7 van 39

8 2.3 Aansturing door de ACBz in geval GRIP 4 Regionaal Bij een GRIP 4 situatie zijn vaak meerdere gemeenten betrokken, dan wel is er sprake van een bijzonder aandachtsveld (impact). De gecoördineerde, operationele aansturing van de werkzaamheden blijft plaatsvinden vanuit het ROT. Voor Bevolkingszorg door de Algemeen Commandant Bevolkingszorg aan de betrokken gemeenten. De Algemeen Commandant Bevolkingszorg geeft rechtstreeks leiding aan de Hoofden Taakorganisatie; standplaats voor het HTO-overleg is het RCC te Tilburg. De leden van de stafsectie krijgen daarbij een extra coördinerende taak en treden meer dan voorheen functioneel op (namens de Algemeen Commandant Bevolkingszorg) naar de Hoofden Taakorganisatie in de betrokken gemeenten. Daartoe worden: Het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie naar het RCC gevraagd. Indien van toepassing wordt deze lokaal opgevolgd door een teamleider; De Stafsectieleden Publieke Zorg en Omgevingszorg worden aangewezen als Coördinerend Hoofd Taakorganisatie voor Publieke Zorg respectievelijk Omgevingszorg; Het Stafsectielid Informatie en Ondersteuning verdeelt de capaciteit over de Algemeen Commandant (proces Ondersteuning) respectievelijk Hoofd Taakorganisatie Informatiemanagement; Indien van toepassing worden Coördinerende Hoofden Taakorganisatie Evacuatie en Nazorg aangewezen. Deelplan Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 8 van 39

9 Gelet op het specifieke karakter en/of nut- en noodzaak van centrale coördinatie en regie bij bovengemeentelijke incidenten zal de Taakorganisatie Crisiscommunicatie inclusief bemensing zich bij een opschaling naar GRIP 4 vanuit de incidentgemeente verplaatsen naar het ROT. De Algemeen Commandant Bevolkingszorg wordt bijgestaan door de Coördinerende Hoofden Taakorganisatie. Deze zien er namens de ACBz op toe dat dezelfde processen Bevolkingszorg bij meerdere gemeenten ook eenduidig werken. Lokaal De directe aansturing van processen en ingezet personeel binnen de incidentgemeente verloopt (net als bij GRIP 2 en 3) via de Hoofden Taakorganisatie onder coördinatie van de Voorzitter HTO-overleg. Daarnaast zullen de processen Evacuatie en Nafase opgestart en voorbereid worden vanuit de ROTomgeving. De personele bemensing en de werkplek zullen ten tijde van het incident bepaald moeten worden. Voor een illustratie van de organisatiestructuur bij GRIP 4, zie de afbeelding op de volgende pagina Deelplan Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 9 van 39

10 pm Deelplan Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 10 van 39

11 2.4 Samenwerking en afstemming met getroffen gemeente(n) Algemeen Commandant Bevolkingszorg Algemeen Commandant Bevolkingszorg Algemeen Commandant Bevolkingszorg Algemeen Commandant Bevolkingszorg Algemeen Commandant Bevolkingszorg Voorzitter HTO-overleg Gemeentesecretaris van de getroffen gemeente Gemeentesecretaris van Voorzitter Veiligheidsregio Coordinerend Gemeentesecretaris van buurregio Reflectie - Gemeentesecretaris Formele commandolijn Hierarchische en functionele sturing binnen gemeentelijke kolom tijdens incident/grip 2 Informatie- en afstemmingslijn Tijdens incident informeren over aanpak, voortgang en bijzonderheden afhandeling incident Informatie- en afstemmingslijn Tijdens incident informeren over aanpak, voortgang en bijzonderheden afhandeling incident Informatie- en afstemmingslijn (alleen als incident en/of effecten regio grensoverstijgend zijn) Eigen klankbordlijn Optioneel en naar eigen inzicht/behoefte 2 In het verlengde van de bevoegdheden van de Burgemeester als opperbevelhebber en de gedelegeerde, eenhoofdige leiding aan de Operationeel Leider ROT, is de Algemeen Commandant Bevolkingszorg tijdens de GRIP-opschaling hiërarchisch en functioneel verantwoordelijk voor de invulling en uitvoering van de processen Bevolkingszorg bij de getroffen gemeente. De `eigen` gemeentesecretaris van de getroffen gemeente heeft in deze fase geen sturende rol in het operationele proces, noch naar de bij het incident ingezette functionarissen. Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 11 van 39

12 3 Taakomschrijvingen ROT-functies 3A 3B 3C 3D 3E 3F 3G 3H Algemeen Commandant Bevolkingszorg Sectielid Bevolkingszorg Publieke Zorg Sectielid Bevolkingszorg Omgevingszorg Sectielid Bevolkingszorg Informatie & Ondersteuning Sectielid Bevolkingszorg Nazorg Sectielid Bevolkingszorg - Evacuatie Communicatie-adviseur ROT Liaison Communicatie ROT Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 12 van 39

13 3A Algemeen Commandant Bevolkingszorg pm Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 13 van 39

14 3B Sectielid Bevolkingszorg ROT Publieke Zorg PM Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 14 van 39

15 3C Sectielid Bevolkingszorg ROT Omgevingszorg pm Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 15 van 39

16 3D Sectielid Bevolkingszorg ROT Informatie & Ondersteuning pm pm Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 16 van 39

17 3E Sectielid Bevolkingszorg ROT Nazorg Pm Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 17 van 39

18 3F Sectielid Bevolkingszorg ROT Evacuatie Pm Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 18 van 39

19 3G pm Communicatieadviseur ROT Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 19 van 39

20 3H Liaison Communicatie ROT Pm Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 20 van 39

21 4 Stroomschema s werkzaamheden ROT na alarmering 4.1 Stroomschema Algemeen Commandant Bevolkingszorg 4.2 Stroomschema Sectielid Bevolkingszorg ROT 4.3 Aandachtspunten opschaling GRIP 3 naar 4 t.b.v. Algemeen Commandant Bevolkingszorg Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 21 van 39

22 4.1 Stroomschema Algemeen Commandant Bevolkingszorg Pm Dfgfdg Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 22 van 39

23 4.2 Stroomschema Sectielid Bevolkingszorg ROT pm Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 23 van 39

24 Aandachtspunten opschaling GRIP 3 4, t.b.v. Algemeen Commandant BZ Aansturing verandert op BT niveau Het GBT wordt vervangen door het RBT. Het RBT stuurt de rampbestrijdingsprocessen aan voor meerdere gemeenten tegelijkertijd; 4.3 De Voorzitter Aandachtspunten van het Regionaal opschaling Beleidsteam GRIP wordt 3 bijgestaan naar 4 door t.b.v. zijn eigen Algemeen gemeentesecretaris; Commandant Consequenties Bevolkingszorg voor de aanwezige adviseurs binnen het GBT: - Communicatieadviseur pm Crisiscommunicatie verplaatst zich naar het RBT; - De gemeentesecretaris van de getroffen gemeente heeft vanaf dat moment een vrije rol. Aanbevolen wordt deze in te vullen door: o o o Te blijven fungeren strategisch adviseur van de eigen burgemeester binnen de gemeente; Het treffen van voorbereidingen voor de overgang/doorgang going concern i.r.t. de operationele crisisorganisatie; Het informeren van het eigen ambtelijk apparaat over de (aanpak van de) crisis. - De adviseurs van de kolommen POL, BW, GHOR begeven zich naar RBT. Leg contact met de nieuwe strategisch adviseur Bevolkingszorg (Gemeentesecretaris vd Voorzitter RBT) en maak duidelijke werkafspraken; Aansturing verandert in het ROT Het actiecentrum Crisiscommunicatie komt naar het RCC (ROT) toe, deze moeten huisvesting krijgen; De fysieke aansturing van het proces Crisiscommunicatie door de Algemeen Commandant Bevolkingszorg komt daarmee dichterbij te zitten; Het Hoofd Taakorganisatie Informatiemanagement komt vanuit de incidentgemeente naar het ROT en moet een werkplek krijgen. Opschaling betekent extra inspanningen en een groei van de gemeentelijke operationele organisatie. Overweeg of extra capaciteit binnen de Sectie Bevolkingszorg in het ROT nodig is! Aansturing verandert vanuit het ROT Houd er rekening mee dat het bemensen van alle deelprocessen bij méér dan één gemeente meer dan gemiddeld tijd kost, in verband met beperkte capaciteit voor bemensing; Er zijn meerdere gemeenten betrokken en dus in meerdere gemeenten zijn actiecentra actief. Er dient dus afgestemd/sturing gegeven te worden aan meerdere Voorzitters HTO-overleg. De liaisons t/m GRIP 3 veranderen van rol en worden Coördinerend Hoofd Taakorganisatie voor één of meerdere processen Bevolkingszorg. Logistieke / Organisatorische aandachtspunten Breng in beeld en tref de juiste maatregelen met betrekking tot de consequenties voor inzet van mensen/middelen op korte en middel(lange) termijn ivm de omvang van de crisisorganisatie. Is bijstand nodig vanuit andere regio s/landelijk? Houd je eigen span of control in de gaten en zorg desgewenst voor extra back-up van een collega, houd er echter rekening mee dat deze mogelijk ook voor zijn eigen gemeente aan het werk is.. Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 24 van 39

25 5 Toolkit Stafsectie Bevolkingszorg 5.1 Format terugkoppeling opdrachtformulier ACBz Vz HTO 5.2 Documenten Sectie Bevolkingszorg ROT 5.3 Plattegrond RCC 5.4 Toegang RCC, werkplek en voorzieningen 5.5 Belangrijke telefoonnummers Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 25 van 39

26 5.1 Format terugkoppeling opdrachtformulier ACBz Vz HTO Vorm: Sjabloon: Bron: met vaste indeling Aanwezig op werkplek (pc/netwerk) sectiekamer Bevolkingszorg RCC Computer in Sectiekamer Bevolkingszorg, RCC 5.2 Documenten Sectie Bevolkingszorg ROT Op de digitale werkplek in het RCC is op RCC-gem ingericht: - Nieuw incident Deze map bevat een invulformulier/opzet voor: - Logboek - Opdracht Algemeen Commandant Bevolkingszorg Vz HTO - Overdrachtsformulier Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 26 van 39

27 5.3 Plattegrond RCC Pm Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 27 van 39

28 5.4 Toegang RCC, werkplek en voorzieningen - Locatie: 2 e, 3 e, 4 e en 5 e verdieping van het Hoofdbureau Politie MWB, Ringbaan West 232, Tilburg ROT: Kamer 2.07 RBT: Kamer 3.07 Sectie Bevolkingszorg: Kamer 4.19 Crisiscommunicatie: Kamer 4.18 Overige secties en ondersteuning: Kamers op 4 e verdieping - Toegang: Via persoonlijke toegangspasje voor functionarissen met opkomsttijd < 1 uur; Parkeren mogelijk op parkeerdekken Regiobureau Politie (alleen buiten kantooruren); Bereikbaar via zijstraat Ringbaan 232 (West) te Tilburg, gelegen tussen gebouwen CZ-groep; Einde van de weg linksaf (automatische slagboom). - Voorzieningen aanwezig in ruimten: Kantoorartikelen (algemeen gebruik) Informatievoorziening: Kamer 4.13a Automatisering: aanwezig in ruimten, gebruiksinstructies: zie Facilitair Handboek GMK t.b.v. RCC, versie Login gegevens netwerk/pc: Netwerk PC: Inlognaam zoals op rode stikker + wachtwoord rcc Internet PC: Inlognaam internet + wachtwoord internet Toegangscode WiFi: rcc Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 28 van 39

29 5.5 Belangrijke telefoonnummers Piketrooster Wat Waar te vinden Wordt naast het RICK (extranet Veiligheidsregio) ook gelamineerd verspreid Belangrijke externe telefoonnummers Telefoonlijst RCC (Regionaal Crisis- en Coördinatiecentrum Hoofdkantoor van Politie, Tilburg) Worden via de Informatiegids openbare orde en veiligheid verspreid via de eigen gemeente Maakt enkel deel uit van het facilitair handboek RCC en is eveneens hieronder opgenomen Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 29 van 39

30 Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 30 van 39

31 6 Factsheet processen Bevolkingszorg Algemeen De multidisciplinaire rampenbestrijdingsprocessen zijn onderverdeeld per kolom. Daarnaast is vastgesteld welke kolom procesverantwoordelijk is, en welke (eventueel meerdere kolommen per proces) kolom ondersteunend en/of uitvoerend een bijdrage levert aan dit proces. Het gemeentelijke proces Crisiscommunicatie is bijvoorbeeld afhankelijk van informatie die aangeleverd wordt door de brandweer vanuit het proces waarnemen en meten of door de GHOR als het gaat om het slachtofferbeeld. Overzicht gemeentelijke processen De processen Bevolkingszorg waar de gemeentelijke kolom procesverantwoordelijk voor is, zijn: Crisiscommunicatie; 1. Pers- en Publieksvoorlichting; 2. Verwanteninformatie. Publieke Zorg; 1. Opvang; 2. Verzorging primaire levensbehoeften; 3. Registreren mens en dier op locatie (CRIB); 4. Registreren Schademeldingen (CRAS); 5. Verplaatsen van mens en dier (kleinschalig). Omgevingszorg; 1. Milieubeheer; 2. Bouwbeheer; 3. Ruimtebeheer. Evacuatie; 1. Grootschalige verplaatsing van mens en dier (multidisciplinair). Nafase; 1. Nazorg; 2. Uitvaartverzorging; 3. Collectieve rouwverwerking. Informatiemanagement; 1. Informatiemanagement Bevolkingszorg; 2. Beheer, output CRIB en CRAS. Ondersteuning. 1. Bestuurlijke advisering; 2. Juridische advisering; 3. Algemene ondersteuning. Op de volgende pagina worden deze processen kort toegelicht. Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 31 van 39

32 Ad 1: Crisiscommunicatie Dit proces geeft uitvoering aan de drie doelen van Crisiscommunicatie en heeft zowel betrekking op pers, publiek alsook verwanten van gedupeerden en/of slachtoffers: - Betekenis geven (duiden van de crisissituatie en die in een breder perspectief plaatsen, waarbij wordt aangesloten bij de gevoelens die in de samenleving leven); - Schadebeperking (instructies geven die gericht zijn op het beperken van schade voor en door (groepen in) de samenleving, waaronder het stimuleren van de zelfredzaamheid van burgers); - Informatievoorziening (verstrekken van algemene informatie die betrekking heeft op feiten en omstandigheden gerelateerd aan de crisis). Bij al deze punten, maar met name het eerstgenoemde punt, heeft de burgemeester een bijzondere rol. In relatie tot informatievoorziening en de overdracht van informatie van de feitelijke situatie is sprake van een afsprakenkader wat er door de burgemeester dan wel de crisisorganisatie wordt gecommuniceerd. Onderscheid wordt gemaakt naar accentvelden (teams): publieksinformatie en/of persinformatie en verwanteninformatie. Ad 2: Publieke Zorg Opvang en verzorging en voorzien in primaire levensbehoeften Onder opvangen en verzorgen wordt verstaan: het verschaffen van (tijdelijk) onderdak, voeding, drinken, kleding en psychosociale zorg voor evacués, minder zelfredzame en behandelde gewonden en daklozen. Ook het tijdelijk onderbrengen van kleine huisdieren en meegebrachte (kostbare) eigendommen valt onder dit proces, voor de periode dat de getroffenen nog niet naar hun huizen kunnen terugkeren. Registreren van slachtoffers (CRIB) Het proces CRIB houdt zich bezig met het verzamelen, groeperen en registeren van informatie over gedupeerden. De informatie die wordt verzameld, wordt doorgegeven aan (back-office) Informatiemanagement voor verdere verwerking en verspreiding onder de overige processen Bevolkingszorg en desgewenst multi partners. Afhandeling schade (CRAS) Het proces CRAS houdt zich bezig met het verzamelen, groeperen en registeren van informatie over schades en het begeleiden van gedupeerden voor een zorgvuldige afhandeling van de geleden schade. De informatie die wordt verzameld, wordt doorgegeven aan (back-office) Informatiemanagement voor verdere verwerking en verspreiding onder de overige processen Bevolkingszorg en desgewenst multi partners. Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 32 van 39

33 Ad 3: Omgevingszorg Milieu en Inzamelen besmette waren Het proces Milieu houdt zich bezig met het ten tijde van een ramp zorgen voor de handhaving van de kwaliteit, dan wel herstel van het milieu of de leefomgeving, als ook het inschatten van de risico's voor het milieu en het nemen van maatregelen om de rampenbestrijding voor het milieu optimaal te laten verlopen. Dit proces richt zich ook op het voorkomen van extra en/of gedupeerden c.q. besmetting van personen door het inzamelen van besmette waren. Ad 4: Evacuatie Bij het overgaan tot evacuatie moet gedacht worden aan het op grote schaal verplaatsen van mens en dier, bijvoorbeeld in relatie tot een dreigende overstroming, besmetting, e.d. Het gaat hierbij dus om grootschalige verplaatsingen waarbij er sprake is van een logistiek vraagstuk. Ten behoeve hiervan zal in multidisciplinair verband een generiek plan worden opgesteld waarbij aspecten als ontruiming, vervoersvoorzieningen (geheel,minder- tot niet zelfredzamen), processen CRIB en CRAS, begidsing route, opvang en verzorging, Crisiscommunicatie (verwanteninformatie) in onderling verband voor enkel voorbeeldgevallen (omvang) in de regio worden uitgewerkt. Oorzaak van grootschalige verplaatsing kan overigens ook buiten de regio zijn gelegen; de regio kan ook als doorvoer- en/of opvanggebied functioneren bij regio-overschrijdende calamiteiten. Ad 5: Nafase Nazorg Dit proces betreft het gecoördineerd afhandelen van de nazorgfase van een incident, calamiteit en/of crisis in de breedste zin des woords. De omvang en invulling van dit proces is daarmee sterk afhankelijk van omvang, duur en impact van het voorval. Uitvaartverzorging en collectieve rouwverwerking Dit proces heeft als doel het op zorgvuldige wijze regelen en begeleiden van het begraven, cremeren of op andere wijze zoals bijvoorbeeld het vervoer naar het buitenland van dodelijke slachtoffers of ontleding van (vaak grotere aantallen) overledenen en op passende wijze ruimte bieden voor ondersteuning bij de rouwverwerking binnen de gemeente. Hierbij valt onder meer te denken aan collectieve rouwverwerking, het begeleiden van nabestaanden en de begeleiding van media omtrent dit gevoelige onderwerp. Ad 6: Informatiemanagement Dit proces ondersteunt de overige processen qua informatievoorziening. Het faciliteert het zogeheten monodisciplinaire netcentrische werken. Daarnaast vormt het de counterpart voor het multidisciplinaire netcentrische werken en de contactpersonen Informatiemanagement multidisciplinair. Binnen (backoffice) Informatiemanagement wordt tevens het beheer gevoerd over de informatie rondom CRIB en CRAS. Ad 7: Ondersteuning Het geheel aan activiteiten dat ondersteunend is aan de processen Bevolkingszorg en het adviseren vanuit de gemeentelijke kolom aan Operationeel Leider en Voorzitter (G-/R-)BT. Hierbij valt te denken aan o.a. juridische advisering, facilitaire zaken en bestuursondersteuning. Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 33 van 39

34 7 Overige tools 9.1 Inrichting Sectieruimten 9.2 Presentielijst 9.3 Voorbeeld logboek Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 34 van 39

35 7.1 Inrichting Sectieruimten Voorwerpen Advies/opmerkingen Geregeld Werkplekken Computers Telefoons Printer / Kopieerapparaat Whiteboard en flipover Er moeten voldoende werkplekken beschikbaar zijn, bij voorkeur in één grote ruimte. Neem de kamernummers op in de registratielijst in de draaiboeken. Voor iedere werkplek een computer/tablet met internet/ aansluiting. Vooraf moet worden vastgesteld welke telefoonnummers (van werkplekken) beschikbaar worden gesteld zodat deze opgenomen kunnen worden in de registratielijst in de draaiboeken. Zorg dat in de draaiboeken de code van het apparaat is opgenomen en een korte beschrijving hoe een nieuwe printer door de gebruiker wordt geïnstalleerd/gebruikt. Inclusief stiften in verschillende kleuren (in rampenkist of -koffer). Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 35 van 39

36 Presentielijst Team Deelproces: Naam Functie Werkgever Locatie: Tijdstip begin Tijdstip einde Afgelost door (nr.) Telefoon Paraaf 7.2 Presentielijst Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 36 van 39

37 7.3 Voorbeeld Logboek LOGBOEK TEAM NAZORG Verslaglegger: Datum: Velnr.: Nr. Tijdstip In/Uit Onderwerp Korte inhoud Van: Aan: Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 37 van 39

38 8 Lijst met afkortingen ACBz AOV Algemeen Commandant Bevolkingszorg Ambtenaar Openbare (orde en) Veiligheid De vertegenwoordiger namens de gemeenten in het Regionaal Operationeel Team Ambtenaar Openbare (orde en) Veiligheid CGS Coördinerend GemeenteSecretaris Systeemverantwoordelijk voor de voorbereiding van de gemeentelijke kolom op regionale schaal. CoPI Coördinatie Plaats Incident Een team van vertegenwoordigers van de betrokken diensten/organisaties op de plaats waar het incident (de ramp) zich voltrekt. GBT Gemeentelijk Beleidsteam Team waarbinnen, ten tijde van een ramp of een zwaar ongeval in één gemeente, onder voorzitterschap van de burgemeester, beleidsvoorbereiding en beleidscoördinatie plaatsvindt. GRIP GRIP 1 GRIP 2 GRIP 3 GRIP 4 Gecoördineerde Regionale IncidentbestrijdingsProcedure Multidisciplinaire opschalingprocedure; Enerzijds regelt de procedure opschaling op operationeel niveau op de plaats van het incident, anderzijds op bestuurlijk niveau van gemeente tot waar nodig zelfs landelijk. 1 e opschalingniveau GRIP; hoogste operationele niveau: CoPI 2 e opschalingniveau GRIP; hoogste operationele niveau: ROT 3 e opschalingniveau GRIP; hoogste operationele niveau: GBT 4 e opschalingniveau GRIP; hoogste operationele niveau: RBT HTO Hoofd Taakorganisatie Leidinggevende van één van de (geactiveerde) Taakorganisaties Bevolkingszorg HTO-overleg Overleg tussen Hoofden Taakorganisatie Team waarbinnen, ten tijde van een ramp of een zwaar ongeval in één gemeente, onder voorzitterschap van de voorzitter HTO-overleg, de opdrachten van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg worden gecoördineerd en uitgevoerd. KBT Kennis- en Beheer Team Voor ieder proces Bevolkingszorg is een Kennis- en Beheerteam samengesteld dat, onder leiding van een gemeentesecretaris van één van de 26 gemeenten uit de regio, voorbereidende activiteiten in het kader van de preparatie van de gemeentelijke deelprocessen uitvoert. OvD Bz Officier van Dienst Bevolkingszorg Operationeel leidinggevende namens de gemeentelijke kolom op de plaats incident RBT Regionaal Beleidsteam Een team van adviseurs dat bij een ramp die Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 38 van 39

39 meer dan één gemeente treft ter beschikking staat van de Voorzitter Veiligheidsregio / Voorzitter RBT. De leden van het team adviseren de voorzitter op grond van hun deskundigheid ten aanzien van besluitvorming, beleidsbepaling en beleidscoördinatie. RCP Regionaal Crisisplan Landelijk planfiguur dat iedere Veiligheidsregio moet opstellen in het kader van haar taken omtrent Crisisbeheersing en rampenbestrijding RRCP Referentiekader Regionaal Crisisplan Landelijke leidraad ter ondersteuning van Veiligheidsregio s bij de implementatie van het Regionaal Crisisplan ROT Regionaal Operationeel Team Een team van vertegenwoordigers van de betrokken diensten/organisaties dat onder leiding van de Operationeel Leider, dan wel zijn plaatsvervanger, een gecoördineerde uitvoering van de rampbestrijding bevordert. Taakorganisatie TO Zie Taakorganisatie De organisatie c.q. plek die/van waaruit één van de operationele processen Bevolkingszorg uitvoert/uitgevoerd wordt. Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT Versie 1.0 Pagina 39 van 39

40 Draaiboek Stafsectie Bevolkingszorg ROT: BIJLAGE, pagina 1 van 1, Versie oktober 2012