Documentbeheer Vastgesteld door Datum Datum laatste wijziging Paraaf procesverantwoordelijke

Transcriptie

1

2 Documentbeheer Vastgesteld door laatste wijziging Paraaf procesverantwoordelijke AB 6 juli september 2009 Pagina 2 van 23

3 INHOUDSOPGAVE 1. Algemeen Inleiding Doel Doelgroep Organisatie en voorbereiding Verantwoordelijkheid Organisatie Taken functionarissen CRAS Procesverantwoordelijke CRAS Hoofd AC CRAS Medewerker financiële afhandeling en verzekeringen Medewerker registratie Coördinator schadeverwerking gemeentelijke eigendommen Medewerker administratieve ondersteuning Afspraken met derden Beginsituatie Beschikbaar krijgen van personeel en middelen Personeel Middelen Inzetten van personeel en middelen Uitvoering Werkwijze Relatie met andere rampenbestrijdingsprocessen Bijlage 1: Schaderegistratieformulier...16 Pagina 3 van 23

4 1. ALGEMEEN Dit draaiboek maakt onderdeel uit van het Crisisbeheersingsplan. Het Crisisbeheersingsplan bestaat uit vier delen en is als volgt opgebouwd: Deel 1: Het Basisplan Hoofdlijnen en organisatiestructuur crisisbeheersing Deel 2: Deelplannen Activiteitenschema s Deel 3: Regionale procesbeschrijving DRAAIBOEK Deel 4: Concrete Lokale Invulling Dit draaiboek is een gedetailleerde regionale uitwerking van de hoofdlijnen die in het basisplan (deel 1) en de deelplannen (deel 2) zijn beschreven. De Veiligheidsregio heeft dit model opgesteld en aangeboden aan de gemeenten in de Veiligheidsregio. De deelnemende gemeenten leggen de verdere lokale uitwerking van dit draaiboek vast in deel 4. Vanwege privacy gevoelige informatie kan er voor gekozen worden om deel 4 niet openbaar te maken. 1.1 Inleiding De taken binnen het proces CRAS zijn: het registreren van alle schade (verzekerbaar en niet-verzekerbaar) gerelateerd aan het incident; het analyseren van schadeformulieren; het beschikbaar stellen van schadegegevens; het informeren van burgers, overheden en verzekeraars; het werven van tegemoetkomingen; Uitgangspunten hierbij zijn het registreren van alle schade en het verwerven tegemoetkomingen voor niet-verzekerbare schade (niet privaatrechtelijk). 1.2 Doel Het doel van het proces CRAS is het registreren van schade, deze gegevens beschikbaar stellen aan belanghebbenden en het zo goed mogelijk in beeld brengen van de aard en de omvang van de schade. 1.3 Doelgroep Gedupeerden, overheid en verzekeraars. Pagina 4 van 23

5 2. ORGANISATIE EN VOORBEREIDING 2.1 Verantwoordelijkheid De gemeente heeft een procesverantwoordelijke aangewezen voor het proces Registratie van schade en afhandeling (CRAS). De functie van procesverantwoordelijke kan verenigd zijn met de functie van hoofd AC CRAS. Onder zijn leiding vinden de voorbereiding op en de uitvoering van de activiteiten op het gebied van CRAS plaats. De procesverantwoordelijke is eindverantwoordelijk voor het beheer van het draaiboek (m.n. het actualiseren) en het opleiden en oefenen van personeel. De exemplaren van dit draaiboek bevinden zich in ieder geval bij/in: De adviseur crisisbeheersing; De proces verantwoordelijke CRAS; Het hoofd actiecentrum CRAS; De uitwijklocatie benoemd in deel Organisatie In onderstaand schema wordt de plaats van het actiecentrum CRAS binnen de crisisbeheersingsorganisatie weergegeven: Organisatieschema crisisbeheersing Burgemeester Regionaal Operationeel Team (ROT) Gemeentelijke Beleidsteam (GBT) Sectie GEMEENTE Secties Politie-Brandweer-GHOR Actiecentra (AC) + verschillende eenheden ter plaatse (COPI) Gemeentelijk Managementteam (GMT) AC Algemene en onderst. processen AC Uitvaart AC Opvangverzorging AC CRAS AC CRIB AC Voorlichting AC Milieuzorg AC primaire levensbehoeften AC Nazorg Het Gemeentelijk Managementteam (GMT) stuurt het Actiecentrum CRAS aan. De procesverantwoordelijke CRAS maakt onderdeel uit van het GMT. De andere CRASfunctionarissen zijn werkzaam binnen het Actiecentrum CRAS. In het Actiecentrum CRAS wordt een onderscheid gemaakt tussen een front- en een back-office. Pagina 5 van 23

6 2.3 Taken functionarissen CRAS In deel 4 van dit draaiboek zijn de persoonlijke gegevens van de functionarissen opgenomen. Hier volgen de taken van de verschillende functionarissen: Procesverantwoordelijke CRAS De procesverantwoordelijke neemt zitting in het gemeentelijke managementteam (GMT). Taken: Is de eindverantwoordelijke voor het proces CRAS; Is verantwoordelijk voor het opstellen van een plan t.b.v. CRAS; Is verantwoordelijk voor de organisatie van de alarmering t.b.v. het operationeel maken van het Actiecentrum CRAS en alarmeert het Hoofd Actiecentrum; Informeert het hoofd actiecentrum over de actuele situatie, de verwachte relevante ontwikkelingen en opdrachten vanuit het GMT. Op basis van deze opdrachten geeft hij instructie m.b.t. de concrete invulling van het proces CRAS; Is verantwoordelijk voor het beschikbaar krijgen van personeel en financiële middelen t.b.v. het Hoofd Actiecentrum. Indien er schaarste aan personeel en middelen is meldt de procesverantwoordelijk dit in het GMT waarna het GBT wordt gevraagd fiat te geven (o.a. voor bijstand uit omliggende gemeenten). Stelt het GMT direct op de hoogte van ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de beelden besluitvorming; Bewaakt in het GMT de afstemming van het Actiecentrum CRAS met de andere actiecentra. Vertaalt de operationele opdrachten vanuit het ROT/GMT in operationele opdrachten voor het Actiecentrum; Rapporteert aan het GMT en via het GMT aan het ROT betreffende uitvoering van de operationele activiteiten van het CRAS Hoofd AC CRAS Geeft dagelijkse leiding aan het actiecentrum. Werkt onder verantwoordelijkheid van de procesverantwoordelijke en ontvangt van deze rechtstreeks instructie. Taken: Stelt een plan op voor de uitvoering van het proces CRAS; Bepaalt en voorziet in de behoefte aan personeel voor het deelproces CRAS en regelt de alarmering. Instrueert het personeel, coördineert de aflossing en geeft leiding aan de medewerkers; Stelt de procesverantwoordelijke direct op de hoogte van ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de beeld- en besluitvorming; Schakelt de gemeentelijke registrator in. Vraagt indien nodig bijstand aan van de regionale pool CRAS (via het GMT). Voert overleg met externe instanties, die betrokken zijn bij de uitvoering van het proces CRAS. Stemt werkzaamheden binnen het Actiecentrum CRAS af. Verstrekt de benodigde informatie via het GMT aan Voorlichting, zoals de plaats van het AC CRAS en de manier waarop schades schriftelijk of digitaal gemeld kunnen worden. Stelt op basis van de registratie de geschatte omvang (aantallen meldingen) en de hoogte (bedrag) van de schades vast. Voert indien noodzakelijk overleg over de inzet en veiligheid van deskundig personeel voor werkzaamheden op de plaats van het incident. Organiseert de plenaire vergaderingen van het AC CRAS. Pagina 6 van 23

7 2.3.3 Medewerker financiële afhandeling en verzekeringen Taken: Vervangt het hoofd AC CRAS bij diens afwezigheid, als aanspreekpunt. Zorgt voor een bestand uit het bevolkingsregister van inwoners uit het getroffen gebied (via Actiecentrum CRIB). Voert controles uit op de schademeldingen, zoals doublures, ten aanzien van eigendom, met behulp van kadastrale gegevens en bevolkingsregister. Doet aangifte van valse aangiften. Inventariseert onverzekerde schade (eventueel door externe diensten). Inventariseert niet verzekerbare schade (eventueel door externe diensten). Inventariseert verzekerde schade en maakt daarbij onderscheid in gemeentelijke eigendommen en overige eigendommen. Gaat na of er tegemoetkomingen kunnen worden verkregen volgens de wettelijke regelingen. Maakt periodiek een overzicht van de schade en maakt een eindoverzicht. Maakt een verslag van de ondernomen activiteiten en houdt een eigen logboek bij Medewerker registratie (zowel in het actiecentrum als in de opvangcentra) De medewerker registratie maakt onderdeel uit van de front-office CRAS. Taken Registreert schademeldingen in een daarvoor bestemd computerprogramma (excel-access of specifiek programma). Verstrekt schadeformulieren en geeft hierover uitleg. Neemt schadeformulieren in en controleert of ze volledig en juist zijn ingevuld. Legt indien nodig een schadedossier aan van een schademelding Coördinator schadeverwerking gemeentelijke eigendommen Deze functie alleen instellen als er veel schade is aan de gemeentelijke eigendommen. In andere gevallen kan deze functionaris als (assistent)-medewerker financiële afhandeling en verzekeringen worden ingezet. Taken Legt indien nodig een schadedossier aan van een schademelding. Draagt zorg voor de melding van schades aan gemeentelijke eigendommen bij de registrator. Meldt de schades bij de gemeentelijke verzekeraar. Voert daar overleg over met de medewerker financiële afhandeling en verzekeringen. Kan worden ingeschakeld bij de ondersteuning van schade-experts. Maakt verslag van de ondernomen activiteiten en houdt een eigen logboek bij Medewerker administratieve ondersteuning Taken Ondersteunt de medewerkers van het deelproces CRAS in het gemeentelijk actiecentrum bij al hun taken. Voert administratieve taken uit en bedient telefoon, fax etc. Maakt verslag van de ondernomen activiteiten. Verzamelt de logboeken van de verschillende medewerkers en houdt op basis hiervan het logboek bij. Houdt de presentielijsten bij; Neemt schadeformulieren in. Pagina 7 van 23

8 2.4 Afspraken met derden Bij het proces CRAS zal de samenwerking met derden onontbeerlijk zijn. De gemeenten hebben veelal de benodigde voorzieningen, capaciteit of kennis niet in eigen beheer en zullen dus buiten de eigen organisatie naar middelen en mogelijkheden gaan zoeken. Tijdens de ramp kunnen onder meer de Verzekeraarshulpdienst of het Bureau Coördinatie Expertise-organisaties (BCE) op regiebasis worden ingezet. Er is gekozen om hiervoor regionaal geen waakvlamovereenkomst af te sluiten. Poolvorming Gemeentelijke Kolom In de Veiligheidsregio Utrecht hebben alle 29 Utrechtse gemeenten, qua personele omvang, een verschillende ambtelijke organisatie. Ten tijde van een crisis is de personele capaciteit één van de zaken die onder spanning komt te staan. Niet alle gemeenten kunnen de functies, zoals wordt beschreven in het crisisbeheersingsplan, vervullen. De Veiligheidsregio Utrecht heeft daarom tussen de 29 gemeenten een convenant afgesloten om elkaar daar waar mogelijk zullen de gemeenten elkaar helpen. Iedere gemeente stelt per crisisbeheersingsproces minimaal 2 medewerkers beschikbaar voor de poolvorming van de gemeentelijke processen. De Veiligheidsregio Utrecht zal deze medewerkers voorzien in opleidingen en oefeningen in het kader van crisisbeheersing. Op deze manier kunnen alle gemeenten bijstand aan elkaar geven. Pagina 8 van 23

9 3. BEGINSITUATIE 3.1 Beschikbaar krijgen van personeel en middelen Personeel Beslissen tot het instellen van een AC CRAS De beslissing tot het instellen van een AC CRAS is afhankelijk van het aantal te verwachten schademeldingen. Indien er tijdens een incident of calamiteit slechts enkele schademeldingen binnenkomen, dan wordt de schaderegistratie binnen de dagelijkse reguliere werkzaamheden afgewikkeld. Zijn er meer meldingen dan wordt bij een klein incident de procesverantwoordelijke CRAS namens het ROT gealarmeerd door de ambtenaar Rampenbestrijding. Wanneer er nog geen GMT is ingericht, overleggen zij over het al dan niet instellen van een actiecentrum CRAS. Bij een groter incident overlegt de procesverantwoordelijke CRAS met het GMT over het instellen van een actiecentrum CRAS. Als er sprake is van een incident waarbij twee of meer gemeenten zijn betrokken en de verwachting is dat er zeer veel schademeldingen zullen binnenkomen, kan er voor gekozen om een regionaal AC CRAS in te richten. De locatie wordt bepaald door het Regionaal Operationeel Team (ROT). Alarmering In eerste instantie wordt er gebruik gemaakt van materieel en personeel afkomstig vanuit de eigen gemeente. Let op geen personeel inzetten dat tot de gedupeerden behoort. Voorzover mogelijk worden de CRAS-medewerkers telefonisch gealarmeerd. De alarmering vindt plaats op basis van het alarmeringsschema en de persoonlijke gegevens van de functionarissen die zijn opgenomen in deel 4. Verder moet er bepaald worden van welke van de volgende personen of instanties ondersteuning noodzakelijk wordt geacht: Hulpdiensten beëdigde taxateurs Er kunnen ten behoeve van het CRAS-proces hulpdiensten worden ingeschakeld. Zijn die er niet, dan wordt met een van de verzekeraarhulpdiensten contact gezocht (zie deel 4 telefoonlijst hulpverlenende instanties). Worden er overeenkomsten afgesloten, dan moet daarin exact omschreven worden wat de hulpdiensten gaan doen. Personeel Bouw- en Woningtoezicht Dit personeel wordt ingeschakeld wanneer er sprake is van schade aan onroerende zaken. Het treedt op als adviseur voor het AC CRAS voor vragen van bouwkundige aard. Personeel Juridische Zaken Juridisch personeel wordt ingeschakeld voor de juridische aspecten van de schademeldingen. Opkomsttijd De opkomsttijd is 1 uur (streeftijd) nadat er opdracht is gegeven tot het voorbereiden en opzetten van een AC CRAS. Huisvesting Voor het actiecentrum CRAS dient een ruimte beschikbaar te zijn, voorzien van de benodigde communicatiemiddelen. In deel 4 van dit draaiboek wordt aangegeven welke ruimte in de gemeente is gereserveerd voor het actiecentrum. Uitgangspunt is het inrichten van het AC CRAS in het gemeentehuis. Indien deze locatie niet beschikbaar is, wordt uitgeweken naar een uitwijklocatie. Het hoofd actiecentrum dient na alarmering te gaan naar het Actiecentrum CRAS. Na alarmering van de medewerkers Actiecentrum dienen zij zich direct te begeven naar het actiecentrum i.v.m. instructies. Bij de alarmering wordt aangeven hoe men bij het Actiecentrum kan komen (aanrijroute). Zorg dat degene die alarmeert over voldoende stratenkennis beschikt. Voor zover mogelijk is op de opkomstlocatie minimaal een medewerker van de getroffen gemeente aanwezig om het (pool-)personeel instructie te geven. De schades kunnen door de CRAS-medewerkers worden geregistreerd afhankelijk van de situatie: Pagina 9 van 23

10 in het AC CRAS in de aangewezen opvangcentra door CRAS-medewerkers huis aan huis in het getroffen gebied in een uitwijklocatie in de getroffen gemeente in een locatie van een buurgemeente in een regionaal AC CRAS in een wijkbureau/steunpost Indien de verzekeraarhulpdiensten zijn ingeschakeld dan dienen zij ook een werkplek te hebben voor activiteiten die niet centraal kunnen worden afgewikkeld Middelen Schade-aangifte/schaderegistratieformulieren Een vaste voorraad van 250 schadeformulieren is noodzakelijk voor de situatie dat er geen gebruik kan worden gemaakt van een kopieermachine. Eventueel gedupeerden erop wijzen dat op de internetsite van de (buur)gemeente ook een schadeformulier is te downloaden. Gegevens uit kadaster/scheepsregister Deze gegevens kunnen worden verkregen van medewerkers van de gemeentelijke vastgoedinfoafdeling. Gegevens uit de Gemeentelijke Basis Administratie (zie ook paragraaf 4.2) Deze gegevens kunnen worden verkregen via het actiecentrum CRIB. 3.2 Inzetten van personeel en middelen Instrueren van personeel Tijdens een calamiteit zal er nog een korte werkinstructie plaatsvinden door het hoofd Actiecentrum CRAS. Personeel hulpdiensten, (beëdigde) taxateurs Personeel van hulpdiensten, (beëdigde) taxateurs dienen zich eerst bij het Actiecentrum te melden voordat ze kunnen worden in gezet voor hun taak. Hier wordt ook een toegangspas verstrekt. Zij dienen aan het AC CRAS verslag uit te brengen over hun bevindingen. Aflossing Bij onvoldoende bezetting of aflossing van personeel in het actiecentrum kan er een beroep worden gedaan op de regionale pool. In deze pool zitten collega s uit de regio met dezelfde expertise. De technisch voorzitter van het GMT of de adviseur crisisbeheersing is bevoegd om een verzoek tot bijstand uit de regionale pool te doen. De pool kan ingeschakeld worden via het Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing (BGC) van de VRU. Het BGC is 24/7 bereikbaar via het piketnummer ( ). De VRU zorgt er vervolgens voor dat de deelnemers naar de aangegeven locatie gaan. Pagina 10 van 23

11 Onderstaand is een districtsvolgordetabel weergeven waneer er een verzoek om bijstand wordt gedaan. Vecht & Venen, Rijn & IJssel Utrecht, Lekstroom Binnensticht, Heuvelrug Eemland Utrecht, Lekstroom Vecht & Venen, Rijn & IJssel Eemland Binnensticht, Heuvelrug Binnensticht, Heuvelrug Eemland Vecht & Venen, Rijn & IJssel Utrecht, Lekstroom Eemland Binnensticht, Heuvelrug Utrecht, Lekstroom Vecht & Venen, Rijn & IJssel De aflossing zal normaliter om de 8 uur zijn. Voor werkzaamheden waarbij een publieksfunctie wordt vervuld zal dat om de 4 uur zijn. Aangeven van aandachtspunten/bijzonderheden: Schade kan alleen schriftelijk (en dus niet telefonisch) worden gemeld. Alleen registeren (geen toezeggingen doen over schadevergoedingen): Op het schadeformulier is aangegeven dat schaderegistratie niet automatisch betekent dat de schade ook vergoed wordt door welke instantie dan ook. Op het schadeformulier is eveneens aangegeven dat van geconstateerde valsheid in geschrifte aangifte zal worden gedaan. Registratie van schade vereist stressbestendigheid: De melding en de registratie van schade kan gepaard gaan met heftige emoties (woede, verdriet etc.). De registratie-medewerkers moet dus kunnen omgaan met een hevig geëmotioneerde burger. Dit vereist dat deze persoon goed met stress moet kunnen omgaan. Probeer bij de functie-invulling hier zo veel als mogelijk rekening mee te houden. Spanningsveld tussen registreren en aansprakelijkheid: De gemeente registreert tijdens een incident de schade, terwijl zij ook aansprakelijk kan worden gesteld voor schade die door het incident is veroorzaakt. Het AC CRAS houdt zich uitsluitend bezig met schade-registratie (draaiboek CRAS). In- en externe verbindingen: Behoudens het te woord staan van gedupeerden met vragen over de schademelding, loopt de externe communicatie via Voorlichting. De interne communicatie gaat met memo s aan Voorlichting en via briefings aan het GMT. Pagina 11 van 23

12 4. UITVOERING 4.1 Werkwijze UITVOERING GEVEN AAN SCHADEREGISTRATIE 1 Inrichten van het AC CRAS Door de alarmering van het hoofd AC CRAS wordt een start gemaakt met het inrichten van het AC CRAS. 2 Intern en extern bekendmaken van de locatie van het AC CRAS Het hoofd AC CRAS geeft via Voorlichting aan het tijdstip waarop er een AC CRAS is ingericht. Het hoofd AC CRAS geeft ook aan op welke wijze gedupeerden het schaderegistratieformulier kan verkrijgen en vanaf wanneer en waar men het ingevulde formulier kan indienen. 3 Invullen van de schade-aangifte/schaderegistratieformulieren Door gedupeerden: particuliere eigenaren, bedrijven/instellingen, overheid, bewoners/gebruikers (niet-eigenaars) Gedupeerden moeten erop worden gewezen dat schadeaangifte slechts schriftelijk mogelijk is door middel van het daartoe bestemde schadeformulier. Het schadeformulier dient door de gedupeerde te worden ondertekend en dient daarna naar de gemeente te worden gestuurd. Assistentie door medewerkers van het AC CRAS De CRAS-medewerkers reiken alleen formulieren uit. Gedupeerden moeten zelf de formulieren invullen. De medewerkers kunnen daarbij wel ondersteuning geven. De gedupeerden ondertekenen zelf het schadeformulier. 4 Verzamelen van de schade-aangifte/schaderegistratieformulieren De Registratie-medewerkers verzamelen de schadeformulieren. 5 Verifiëren van meldingen van schades met betrekking tot eigendom en de omvang van de schade De medewerker financiële afhandeling en verzekeringen verifieert de melding op identiteit en eigendom. 6 Verstrekken van informatie aan het GMT over het schadebeeld in verband met het voorkomen van meer schade en het stellen van prioriteiten met betrekking tot opruim-, herstel- en wederopbouwwerkzaamheden Het hoofd AC CRAS informeert het GMT en Voorlichting (via het GMT) over de stand van zaken met betrekking tot het schadebeeld en adviseert over de opruim-, herstel- en wederopbouwwerkzaamheden. Pagina 12 van 23

13 7 In behandeling geven van schademeldingen aan verzekeringsmaatschappijen Geverifieerde schademeldingen De medewerker financiële afhandeling en verzekeringen meldt de schademeldingen aan verzekeraars. Schade aan gemeentelijke eigendommen In geval er ook schade aan gemeentelijke eigendommen is, wordt ook de coördinator schadeverwerking gemeentelijke eigendommen ingeschakeld. 8 Verrichten van onderzoek naar de omvang van de schade in het getroffen gebied op verzoek en ten behoeve van het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) Coördineren van de werkzaamheden Het hoofd AC CRAS coördineert de werkzaamheden in het AC CRAS. Het poolen van medewerkers (deskundigen, taxateurs) naar het ongevals-/rampterrein Het AC CRAS overlegt met via het GMT met het ROT op welke tijdstippen er deskundigen het rampterrein kunnen betreden en coördineert de werkzaamheden van die medewerkers. Het al dan niet onder begeleiding van de parate diensten (afhankelijk van omstandigheden) betreden van het ongevals/rampterrein AC CRAS-medewerkers zijn bevoegd als begeleider van deskundigen het rampterrein betreden of om poolshoogte te nemen. Het terugmelden van de onderzoeksresultaten Een AC CRAS-medewerker meldt zijn bevindingen als begeleider aan het hoofd AC CRAS 9 Inventariseren van niet te verzekeren schade in verband met een mogelijk beroep op het Rampenfonds (niet privaatrechtelijk) en de financiën kosten die gemeente maakt bij de bestrijding van de crisis Nagaan of van toepassing is: Wet tegemoetkoming bij schaden Regeling tegemoetkoming bij extreem zware regenval 1998 Regeling tegemoetkoming bij tweede extreem zware regenval 1998 Besluit mandaat Dienst Regelingen van LNV in verband met de Regeling tegemoetkoming schade bij extreem zware regenval Regeling beredderingskosten evacues Besluit rijksbijdragen bijstandskosten gemeenten en de Regionale brandweerwet 1985, artikel 11 Aanvragen indienen op grond van deze regelingen via de commissaris van de koningin (CdK). Inventariseren kosten bestrijding van crisis. N.B. Deze lijst is niet limitatief, voor andere regelingen contact opnemen met het ministerie van Binnenlandse Zaken. 10 Beleidsteam GBT en andere overheden Het GBT wordt door middel van memo s via het GMT op de hoogte gehouden door het hoofd AC CRAS. Pagina 13 van 23

14 11 Bepalen welke organisatie(s) de resterende werkzaamheden voortzet(ten) Het hoofd AC CRAS adviseert het GMT op basis van een inschatting over het aantal nog te verwachten schademeldingen over het tijdstip van opheffing van het AC CRAS. Mochten er in de nazorgfase nog werkzaamheden worden uitgevoerd dan wordt er een koppeling gemaakt met het draaiboek Nazorg en de organisatie van de nazorg die hierin beschreven is. Voor zover noodzakelijk zullen het hoofd Actiecentrum en medewerkers van het AC CRAS activiteiten uitvoeren in de nazorgfase (zie draaiboek Nazorg). 12 Intern en extern bekendmaken dat de werkzaamheden van het CRAS beëindigd zijn Het hoofd AC CRAS maakt door middel van een memo/persbericht via het GMT aan voorlichting bekend dat het AC CRAS is opgeheven en dat de nog resterende werkzaamheden binnen het proces nazorg worden uitgevoerd (o.a. door medewerkers CRAS). Pagina 14 van 23

15 4.2 Relatie met andere crisisbeheersingsprocessen Relatie met draaiboek Van belang zijnde informatie Draaiboek 16 Begidsen Inzetten van experts in het rampgebied; Draaiboek 17 Strafrechtelijk onderzoek Justitiële afhandeling valse aangiften; Draaiboek 18 Communicatie in crisissituatie Uitvoering geven aan de voorlichting: Behoudens het te woord staan van gedupeerden met vragen over de schademelding, loopt de externe communicatie via Voorlichting. De interne communicatie gaat met memo s aan Voorlichting en via briefings aan het GMT. Openstellen van de gemeentelijke rampensite: Op deze site staat informatie hoe een schadeformulier kan worden aangevraagd of kan worden gedownload. Op de site staat ook vermeld dat gebruik kan worden gemaakt van websites van de omliggende gemeenten, waarop deze informatie ook te vinden is. Indien mogelijk zal gebruik worden gemaakt van het centrale telefoonnummer. Voor het inschakelen van dit call-center kan contact worden opgenomen via het GMT met het AC Voorlichting. Het is wel gewenst een goede instructie aan het call-center te geven Een overzicht met tolken is opgenomen in het draaiboek Voorlichting. Draaiboek 19 Opvang en Verzorging Registratie van gegevens door CRAS-medewerker in Opvangcentrum; Draaiboek 21 Registratie van slachtoffers Gegevens uit de Gemeentelijke Basis Administratie (o.a. verspreiding van schade-formulieren); Draaiboek 25 Nazorg De processen die tijdens de bestrijding van de calamiteit opgestart zijn en na de calamiteit doorlopen krijgen een plek in het proces Nazorg. Het projectteam Nazorg neemt hierbij dan de coördinatie op zich. Een groot aantal functionarissen die ook een rol speelden bij de uitvoering van het proces CRAS in de crisisfase kunnen worden betrokken bij het uitvoeren van werkzaamheden in het kader van nazorg (o.a. schaderegistratie). Draaiboek Algemene en ondersteunende processen (AC Algemene en onderst. Processen) Telefoon en telefaxverbindingen: Voor de bereikbaarheid van het AC CRAS wordt gebruik gemaakt van de bestaande infrastructuur. De modelformulieren: logboek, berichtenformulier, presentielijst en situatierapport zijn opgenomen in het draaiboek ondersteunende processen. Ook worden deze formulieren digitaal aan dit draaiboek toegevoegd. Logistiek, o.a. eten en drinken; Evaluatie en archivering (door ondersteuningsgroep); Kantoor-/schrijfbenodigdheden, kopieermachine, computers; Pagina 15 van 23

16 BIJLAGE 1: SCHADEREGISTRATIEFORMULIER Pagina 16 van 23

17 Pagina 17 van 23

18 Pagina 18 van 23

19 Pagina 19 van 23

20 Pagina 20 van 23

21 Pagina 21 van 23

22 Pagina 22 van 23

23 Pagina 23 van 23